Необходимые документы для перевозки. Требуемые документы для грузоперевозки

Наша современная жизнь невозможна без перевозки грузов. Практически любой россиянин хотя бы раз в жизни сталкивается с проблемой транспортировки мебели, вещей или техники. И это не говоря уже о том, что ежедневно в магазины необходимо доставлять продукты питания, товары бытового назначения и т.д. Перевозка грузов требуется во всех сферах жизнедеятельности людей. Однако, процесс транспортировки товаров не так прост, как может показаться сперва.

Для того, чтобы ваш груз был беспрепятственно доставлен до получателя, нужно позаботиться о сопроводительных документах. Без них грузовой автомобиль, выполняющий перевозку, может быть оштрафован или даже задержан.

Все необходимые сопроводительные бумаги можно разделить на две группы: основные и дополнительные. К первой группе относят:

Путевой лист. Данный документ во время перевозки груза должен находиться у водителя грузового автомобиля. Он выдается транспортной компанией, которая осуществляет транспортировку;

Товарно-транспортная накладная. Эту бумагу можно назвать главной во всем перечне документов. Ее подготовкой должен заниматься отправитель груза. При заполнении накладной в транспортном разделе нужно указать информацию о водителе, автомобиле, маршруте следования. В товарный раздел заносятся данные о весе, стоимости и количестве перевозимых товаров и вещей, а также их подробный список.

Кроме этого в накладной перечисляются дополнительные документы на перевозимый груз (которые имеются). Товарно-транспортную накладную выписывают в четырех экземплярах. Они выдаются грузоотправителю, грузополучателю, перевозчику груза, а четвертый прикрепляется к счету заказчика на оплату транспортировки товара;

Третий основной документ - это договор, заключенный между грузоотправителем (или грузополучателем) и транспортной компанией. У водителя автомобиля осуществляющего перевозку может быть не оригинал, а копия данного договора, но она должна быть заверена одной из сторон. Отметим, что договор - это очень важная бумага, она является подтверждением того, что доставка данного груза доверенна именно этому перевозчику.

Также договор может быть заменен доверенностью на транспортировку груза. Ее должен выписать отправитель или получатель груза на имя водителя транспортного средства. Она заверяется печатью.

К дополнительной документации причисляется:

Товарная накладная. Она обязательна, если в товарно-транспортной накладной нет полного перечня перевозимого груза;

Сертификаты качества, соответствия, паспорта. Их наличие определяется видом перевозимого груза;

Для того, чтобы избежать излишних проблем с инспекторами ГИБДД, многие перевозчики к сопроводительным документам прикладывают договор между поставщиком и покупателем, счета-фактуры и т.д., хотя они не относятся к обязательным бумагам.

Мы познакомились с документацией, которой должен сопровождаться перевозимый груз. Однако кроме этого, водитель, осуществляющий перевозку, должен иметь и свой пакет документов. В него входит:

• водительское удостоверение;
• документ на право распоряжения или владения машиной (доверенность, свидетельство о регистрации);
• талон о прохождении ГТО;
• копия трудового договора между водителем и транспортной компанией в случае, когда водитель не является собственником транспортного средства;
• страховой полис ОСАГО;
• если перевозятся продукты питания, нужен еще и санитарный паспорт автомобиля.

Таким образом, наличие всех вышеперечисленных документов позволит вам быть уверенным в том, что при перевозке груза не возникнет никаких задержек из-за недопонимания с сотрудниками дорожно-патрульной службы.

Организация оказывает транспортные услуги по грузоперевозкам собственным транспортом, но иногда привлекает для оказания услуг других грузоперевозчиков и в данной ситуации оказывается посредником.

В этой ситуации организация выставляет счета заказчикам на оплату за оказанные грузоперевозки, но к этим заявкам не прикладывает отрывной талон путевого листа и ТТН (т.к. не наш транспорт возил груз). При этом заказчики транспорта все-таки требуют от нас данные документы.

Кто их должен выписывать? Если их выпишет третья сторона, то где будет указано, что перевозка была поручена именно нашей организации, и мы получили оплату за предоставленные услуги от заказчика?

Отношения сторон, связанные с предоставлением услуг по перевозке грузов, регулируются Главой 40 Гражданского Кодекса РФ <Перевозка>. Так, статьей 784 ГК РФ установлено, что перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки, которым определяются условия перевозки грузов. При этом заключение договора перевозки груза подтверждается составлением транспортной накладной (п.2 ст.785 ГК РФ).

Оказание посреднических услуг по перевозке грузов оформляется договором транспортной экспедиции (гл. 41 ГК РФ). По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой грузов (п.1 ст.801 ГК РФ). При этом условия выполнения договора транспортной экспедиции определяются соглашением сторон, если иное не установлено Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ "Отранспортно-экспедиционной деятельности", другими законами или иными правовыми актами (п.3 ст.801 ГК РФ).

По Правилам транспортно-экспедиционной деятельности (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются следующие экспедиторские документы:

Поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания услуг клиенту). На практике такое поручение, как правило, называют заявкой;

Экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором груза для перевозки от клиента). Заполняется в том случае, если в перевозке принимает участие экспедитор;

Складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение), п.5 Правил.

При этом договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено, что стороны договора могут использовать и другие экспедиторские документы, не указанные в п.5 Правил.

Обратите внимание! Правила транспортно-экспедиционной деятельности не предусматривают предоставления клиенту (заказчику) талона путевого листа и (или) ТТН. Поэтому предоставление этих документов по договору транспортной экспедиции не обязательно.

Правда, на практике большинство клиентов все-таки требует от экспедитора предоставить им копии указанных документов. Как правило, связано это с тем, что при проверках большинство представителей налоговых органов требуют подтвердить факт оказания услуг по перевозке груза именно этими транспортными документами. Чтобы не потерять своих клиентов, большинство экспедиторов, как правило, "идут навстречу" пожеланиям своих заказчиков и предоставляют копии указанных документов.

Рассмотрим порядок оформления таких документов.

Товарно-транспортная накладная или ТТН

Для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом предназначена товарно-транспортная накладная (Форма 1- Т), утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление). Согласно этому Постановлению применять унифицированную Форму 1-Т должны юридические лица, осуществляющие эксплуатацию автотранспортных средств и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

По нашему мнению, из сказанного следует, что порядок оформления и предоставления ТТН (в т.ч. кто должен ее выписывать) должен быть установлен договором перевозки груза. Отметим, что на практике Форму 1-Т выписывает, как правило, владелец автотранспортного средства, т.е. перевозчик груза.

В товарно-транспортной накладной содержится информация о дате составления документа, наименование и адрес отправителя и перевозчика, указание места, даты принятия груза и места, предназначенного для его доставки, наименование и адрес получателя и т.д. ТТН служит основанием для учета транспортной работы и проведения расчетов с перевозчиком.

Транспортный раздел Формы 1-Т определяет взаимоотношения заказчиков автотранспорта с организациями владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. В ситуации, изложенной в вопросе, заключает договор перевозки груза и, соответственно, оплачивает услуги перевозчика Ваша организация, поэтому в графе "Плательщик" товарного раздела ТТН и в графе "Заказчик (плательщик)" транспортного раздела накладной должны быть указаны реквизиты Вашей организации. Что является непосредственным подтверждением того, что транспорт был заказан именно Вашей организации.

Путевой лист

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с ТТН при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Согласно указанному выше Постановлению Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации- владельца автотранспорта или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-перевозчика и заказчики.

Так, заказчиком заполняются отрывные талоны путевого листа, которые служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику перевозки. К счету на оплату услуги по перевозке груза прилагается соответствующий отрывной талон. При этом сам путевой лист, в котором повторяются идентичные талону заказчика записи о времени работы автомобиля у заказчика, остается у перевозчика.

Отметим, что в талоне заказчика в графе <Заказчик> Ваша организация может быть указана только в том случае, если на месте разгрузки будет находиться представитель Вашей организации с печатью. Но, как правило, на практике это встречается редко. Поэтому в талоне заказчика могут фигурировать реквизиты непосредственных отправителя и получателя груза по конкретной перевозке.

И здесь возникает вопрос: каким образом в этом случае Ваша организация может подтвердить свою причастность к конкретной перевозке?

Как отмечалось выше, общие условия перевозки грузов должны быть оговорены договором транспортной экспедиции (п. 3 ст. 801 ГК РФ). При этом конкретные условия перевозки (такие как, например, маршрут перевозки, дата и время подачи автотранспортного средства), на наш взгляд, должны определяться приложением к договору в виде оформленной заявки на конкретную перевозку груза. Тогда подтвердить тот факт, что перевозка была поручена именно Вашей организации, на наш взгляд, будет не проблематично.

Подтверждают факт оказания услуги по перевозке груза следующие документы:

Талон заказчика и (или) ТТН, в которых отражаются дата, направление перевозки (откуда, куда), марка и гос.номер транспортного средства, посредством которого была осуществлена перевозка груза и др. данные;

Акт об оказании услуг по перевозке груза, который оформляется в произвольной форме в соответствии с п.2 ст.9 Федерального Закона о бухучете от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

Если указанные документы соответствуют конкретной заявке заказчика, то нельзя отрицать тот факт, что перевозка была поручена именно Вашей организации.

Подтвердить оплату заказчиком конкретной перевозки можно в том случае, если к счету на оплату перевозки будет прилагаться копия талона заказчика и (или) ТТН (как того требуют Ваши заказчики), а в самом счете, на наш взгляд, целесообразно указать дату, маршрут перевозки, № и дату заявки заказчика или соответствующего данной перевозке акта об оказании услуг.

Компания "ЛОГИСТИКА ЗАПАД" утвердила новые правила оформления документации для оформления доставки грузов, в связи с нововведениями в законодательстве РФ: "О внесении изменений в Федеральный закон "О противодействии терроризму" ФЗ-374 от 06.07.16

Юридические лица :

1) Информацию О ГРУЗООТПРАВИТЕЛЕ:

Для представителя ЮЛ:

• Доверенность на отправку от юр.лица с ИНН+ОГРН. Если в доверенности отсутствует ИНН +ОГРН, то необходима копия свидетельства о гос. регистрации юр. лица

Для ген. директора юр.лица нужно предоставить документ, подтверждающий должность (приказ о назначении и т.д.), а также документ, удостоверяющий личность.

2) Информацию О ГРУЗОПОЛУЧАТЕЛЕ:

• Для юридического лица ИНН/ ОГРН и наименование организации
• Для физ. лица данные документа, удостоверяющего личность

3)ИНН/ ОГРН и наименование организации Плательщика

Физические лица должны предоставить для оформления отправки:

1. Информацию О ГРУЗООТПРАВИТЕЛЕ :

Для представителя ФЛ:

1. документ, удостоверяющий личность лица, указанного в доверенности.
2. Доверенность на отправку от физ.лица с приложенной копией документа, удостоверяющего личность грузоотправителя.

Для физического лица нужно предоставить документ, подтверждающий личность

2. Информацию О ГРУЗОПОЛУЧАТЕЛЕ:

• Для физ.лица данные документа, удостоверяющего личность (паспорт РФ, водительское удостоверение).
• Для юр.лица ИНН/ОГРН и наименование организации.
• Для ИП нужно и то и другое.

При остутствии этих данных, взамен необходимо предоставить копию документов из Списка возможных предоставляемых документов.

• ИНН/ ОГРН и наименование организации Плательщика

3. Информацию О ПЛАТЕЛЬЩИКЕ:

• Данные документа, удостоверяющего личность (паспорт РФ).

! Полные памятки для Юридических лиц, Физических лиц и ИП скачайте в разделе Документы на грузоперевозки, Договоры и требования для перевозки грузов

Сопроводительные документы для грузоперевозки

При передаче груза для отправки, клиент должен предъявить сопроводительные документы:

Для физических лиц:

• Товарная накладная (3 штуки)
• кассовый и товарный чек
• копии сертификатов (для грузов подлежащих обязательной сертификации) или отказное письмо Ростеста.

Для юридических лиц

• Товарная накладная (3 штуки)
• товарно-транспортная накладная (ТТН) (2 шт.)
• договор купли-продажи
• счет-фактура, в которой должна фигурировать страна-производитель. Если товар импортный в счет-фактуре указывается номер государственной таможенной декларации.
• реестр документов при паллетной доставке грузов (возвратные документы для сетевых магазинов, минимально 1ТТН, 1ТН, 1 СФ)

Требования к наличию данных документов связано с проверками документации на груз сотрудниками МВД (ГИБДД) во время транспортировки.

Какие документы получает отправитель при сдаче груза для перевозки?

Отправитель получает фирменную товарно-транспортную накладную и экспедиторскую расписку с печатью Экспедитора с указанием отправителя, получателя, плательщика, а также информации о характере груза: наименование, количество мест, вес, объем.

При безналичной форме оплаты , бухгалтерия транспортной компании выдаст счет, счет-фактуру, акт выполненных работ.

При наличной форме оплаты к вышеуказанным документам также дополнительно будет выдан кассовый чек и приходный ордер.

Какие документы необходимо иметь водителю, при выполнении перевозки груза? Давайте разберемся.

Осуществление любой грузоперевозки предполагает наличие определенным набором оформленных документов. Основные среди них: водительское удостоверение человека, который будет находиться за рулем автомобиля, непосредственно документ на автомобиль, а именно – техпаспорт, документы на сам перевозимый груз. Последние два – необходимы заказчику, для ведения отчетности, и по требованию предъявляются органам контроля.

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение, или права – основной документ, получение которого подтверждает приобретение человеком статуса водителя. Они всегда должны находиться при себе. Недопустима перевозка без наличия разнообразных лицензий, свидетельств, разрешающих пропусков. Таких, например, как разрешительный документ на перевозку опасных грузов и товаров, пропуск для .

Трудовой договор, доверенность

В случае, если водитель, которому доверено управление транспортным средством, не его собственник, то у него на руках должно находиться нотариально заверенное разрешение владельца на право управления данным транспортным средством, иначе говоря – доверенность.

Как свидетельство, подтверждающее, что управляющий транспортом человек, является сотрудником компании или временным сотрудником и работает на заказчика на законных основаниях, водитель должен иметь при себе соответствующим образом оформленный трудовой договор.

ПТС, страхование ТС, техосмотр.

ПТС (иначе – паспорт транспортного средства) является необходимым документом для совершения грузоперевозок.

Наравне с ним обязательными являются полис, подтверждающий факт заключения со страховой компанией договора ОСАГО и талон о прохождении процедуры технического осмотра. Наличие данных документов повысит безопасность рейса.

Путевой лист

При осуществлении грузоперевозки у водителя при себе должен быть оформленный транспортной компанией или отправителем груза путевой лист. Как правило, предъявить путевой лист требуют различные органы контроля перевозок, а также он необходим для контроля работы водителя и автомобиля. Выдается путевой лист на один автомобиль на срок не более одного месяца со дня выдачи, с указанием конкретного срока действия. Также в нем ставится отметка о времени подачи автомобиля под погрузку и выгрузку.

Путевой лист – довольно информативный документ. В нем отображается такая информация, как:
пробег автомобиля до и после рейса;
сведения о водителе;
сведения о проведении медицинского осмотра водителя;
маршрут следования;
время выезда и возврата в гараж.

Транспортная накладная (ТТН)

К необходимым документам при осуществлении грузоперевозки можно причислить , наличие которой подтверждает факт свершения сделки. Товарный раздел этого документа может являться основанием для оформления списания груза со склада или его принятие получателем.

Выписка товарно-транспортной накладной (ТТН) производится перед отправлением груза. Если одному получателю груз идет в двух машинах, то выписывается две накладные, т.е. – на каждую партию отправляемого в одной машине товара выписывается накладная. Если в одном автомобиле собраны партии товара разных получателей, то на каждого получателя будет выписана товарная накладная.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) должна выписываться непосредственно перед каждой поездкой. Для нескольких грузов для разных получателей накладная на каждую партию выписывается отдельно.

Согласно действующим правилам, товарно-транспортная накладная (ТТН) должна заполняться в четырех экземплярах. Действительной товарно-транспортная накладная (ТТН) считается, при наличии на ней печати фирм, которые данные накладные заполняли и подписи водителя. Могут быть просроченными или действительными. Один экземпляр находится у отправителя груза, как документальное подтверждение списания товара со склада. Остальные экземпляры товарно-транспортной накладной (ТТН) хранятся у водителя до момента завершения перевозки. Если в процессе погрузки произошло повреждение упаковки груза, водитель обладает правом внесения изменений в накладную, которая должна быть заверена грузоотправителем. По прибытию в конечную точку, водитель сдает один экземпляр накладной получателю. В случае недостачи товара, получатель составляет соответствующий акт поставщику. Остальные экземпляры ТТН водитель сдает в бухгалтерию.

Специальные документы

Нередки случаи, когда груз требует оформления специальных документов, таких, например, как сертификат качества. Наличие такого сертификата или удостоверения качества продукта необходимо, если перевозке подлежат скоропортящиеся продукты. Кроме этого, необходимо наличие листа контрольной проверки температуры груза, а также температуры груза в кузове. Оформить такие документы может как экспедитор, так и водитель. Если грузом являются живые животные, то необходимо ветеринарное свидетельство или карантинный сертификат. Во всех перечисленных случаях, органами Госсанэпиднадзора автотранспорту должен быть выдан санитарный сертификат.

В случае отсутствия или неверного оформления документов на перевозимый груз, можно получить отказ экспедитора от сопровождения такой перевозки. Не стоит пренебрегать сбором и оформлением нужной документации, поскольку она является весомой частью в обеспечении успеха перевозки.

Тонкости грузоперевозок

В случае, когда покупатель самостоятельно забирает товар у поставщика, оформление товарно-транспортной накладной (ТТН) не требуется. Для таких случаев существуют накладные продажи товара сторонней организации. При перевозках груза до 3,5 тонн для собственных нужд организации, не требуется лицензирование. Не нужна лицензия и для перевозок грузов частных лиц, если в них не участвуют юридические лица и из процесса перевозки не извлекается прибыль.

Фирмы, специализацией которых является перевозка строительных материалов и промышленного оборудования, должны обеспечить свой автопарк наличием различного транспорта. Компания должна обладать возможностями выполнить перевозку практически любого вида груза, поскольку именно это условие поможет соответствовать требованиям современного рынка и отвечать запросам клиента.

10.03.2019 / Александр / 1675 просмотров

Для перевозки грузов по всей России нужно подготовить пакет документов. В этой статье мы подробно рассмотрим тему документального сопровождения грузоперевозок. Прежде всего, стоит отметить, что существует три типа документов, необходимых для оформления:

• документы водителя;
• документы на транспортное средство;
• документы на груз.

В Гражданском кодексе Российской Федерации прописаны общие правила поведения при осуществлении перевозки грузов. Вы можете найти их в главе 40 - “Перевозка”. А обязанности экспедитора, который сопровождает грузоперевозку, находятся в главе 41, она называется “Транспортная экспедиция”.

Документы для водителя и на транспортное средство

Для осуществления грузоперевозки у водителя должны быть водительское удостоверение и документ, подтверждающий право владения, пользования или распоряжения машиной.

Обязательно наличие путевого листа для грузоперевозки. Это документ, который заказчик - транспортная компания или частное лицо - выписывает водителю на срок не более одного месяца. В путевом листе указывается точный срок действия. В него записывают следующие данные:

• дата и время прохождения водителем медосмотра;
• пробег автомобиля;
• расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Если перевозимый груз не имеет особенностей, то водителю достаточно вышеперечисленных документов. Если же грузоперевозка организована для перемещения опасного груза, водителю потребуется лицензия и свидетельство о допуске. При перевозке особо тяжелого или негабаритного груза, необходимо подготовить пропуск и специальное разрешение.

Также водителю рекомендуется иметь при себе копию трудового договора, который подтвердит, что он является наемным сотрудником логистической компании и выполняет поставленную работодателем задачу, а не ведет незаконную предпринимательскую деятельность по перевозке груза. Если грузоперевозку сопровождает экспедитор, ему также следует возить с собой копию договора о найме.

На транспортное средство, участвующее в грузоперевозке, необходимы ПТС, талон о прохождении техосмотра и страховой полис ОСАГО.

Документы на груз, товарно-транспортная накладная.

Обязательный документ, необходимый для оформления всех грузоперевозок, - это товарно-транспортная накладная, иначе ТТН, которая выписывается на каждую поездку. Она содержит два раздела - товарный и транспортный. В первом отображается факт совершения сделки между отправителем и получателем груза, что является основанием для списания груза со склада поставщика и принятия на склад заказчика. И это же основание для произведения расчетов за услуги по перевозке грузов.

В товарно-транспортной накладной должны быть заполнены все графы, а пустые следует зачеркнуть. Если в одной машине едет несколько партий груза для разных получателей, то ТТН выписывается отдельно на каждую партию.

Товарно-транспортная накладная заполняется в четырех экземплярах. На каждом стоит печать поставщика. Один экземпляр нужен для самого отправителя. На его основании и происходит списание товара со склада. После этого начинается погрузка товара. Если во время нее повреждается целостность упаковки груза или нарушен первоначальный вариант его крепления в кузове, то вся эта информация заносится в ТТН и заверяется отправителем. Остальные три экземпляра товарно-транспортной накладной остаются у водителя. Он ставит на ней свою подпись

По прибытии груза в пункт назначения получатель забирает у водителя один экземпляр товарно-транспортной накладной. Если груз получил повреждения в пути, то составляется акт, отметка о котором вносится в ТТН. На его основании получатель имеет право предъявлять претензии поставщику товара. Оставшиеся два экземпляра товарно-транспортной накладной возвращаются грузоотправителю.

Если покупатель самостоятельно забирает товар у поставщика и перевозит его на свой склад, оформляется не ТТН, а товарная накладная.

Непосредственно на груз, в зависимости от его типа, могут потребоваться дополнительные документы. Например, санитарный паспорт на продукты питания, лист контрольных проверок температуры в кузове для скоропортящегося груза или карантинный сертификат от Госсанэпиднадзора и ветеринарный паспорт для перевозки животных.