Главная » Пенсионерам » Листок согласования образец. Лист согласования договора

Листок согласования образец. Лист согласования договора

Документ, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту договора уполномоченными лица организации, называется листом согласования. Лист согласования является составляющей Положения о договорной работе предприятия (организации), разработанного юридическим отделом. Лист согласования представляет собой таблицу, в которую ответственные лица вносят свои замечания и предложения от руки. Наряду с электронными правками договоров, лист имеет ряд преимуществ, которые состоят, например, в том, что согласование договора можно осуществить даже при отсутствии присланного от контрагента экземпляра, а также что лицо, согласовывающее договор ставит свою подпись под замечаниями или предложениями или визирует отсутствие таковых.

Лист согласования также служит для того, чтобы избежать ситуаций, когда менеджер-исполнитель или инициатор договора пытается как можно быстрее заключить его с контрагентом, особо не вникая в суть соглашения. Результатом таких действий исполнительного персонала обычно является то, что в процессе выполнения договора, при возникающих разногласиях, необходимо доказывать, что организация заключала договор совсем на иных условиях.

Лист согласования договора должен содержать следующие реквизиты: - предмет согласования – договор, дополнительное соглашение к нему, а в редких случаях – протоколы разногласий, протоколы о намерениях и тому подобные документы; - полное наименование и адрес контрагента; - фамилия, имя, отчество и должность ответственного сотрудника предприятия, инициатора договора, реквизиты и наименование его отдела, подпись руководящего лица отдела, осведомленного в заключении соглашения; - дата листа согласования; - даты передачи договора на согласование в соответствующие отделы, а также сроки, предоставленные каждому из них согласно Положению о договорной работе; - дата возврата договора исполнителю; - подписи руководителей ответственных отделов по согласованию договоров.

Согласование договора осуществляется согласно определенному порядку: сначала лицо, курирующее заключение соглашения (например, ) согласует его с руководителем своего отдела или руководителем организации, затем договор с прикрепленным к нему листом согласования передается в юридический отдел, который осуществляет процедуру согласования с указанными в листе структурами. После подписания договора руководителем организации, он передается на регистрацию в юридический отдел, а после регистрации – исполнителю, который отправляет один экземпляр контрагенту. За возврат подписанного договора от контрагента отвечает исполнитель.

И учились оформлять эти реквизиты. Чтобы закончить тему, разберем сегодня лист согласования документа. Его оформление допускает ГОСТ Р 6.30-2003. Подчеркнем сразу: каждая компания сама разрабатывает свой лист согласования по той простой причине, что штатная структура и состав согласующих лиц у всех разный. Образец листа согласования показать можно, что и сделано в этой статье. Сделать же универсальный, подходящий для всех и при этом качественный и облегчающий работу исполнителя – вряд ли.

Общая информация о листе согласования

Пункт 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003 говорит о том, что «возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования». А если возможно, то давайте разберем, что такое лист согласования и внимательно рассмотрим его заполненный образец.

Лист согласования является неотъемлемой частью того документа, к которому относится и храниться должен а) вместе с ним, б) в течение того же срока. Если один из экземпляров документа выходит из организации (например, если это договор), то копия листа согласования контрагенту не отправляется, ему будет достаточно подписи генерального директора.

ЛС всегда бумажный! На нем должны быть проставлены собственноручные подписи согласующих лиц. Электронные листы согласования тоже бывают, но они уже содержат визы согласования, проведенного в электронном виде. Если в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа.

Составляем лист согласования

Лист согласования представляет собой обычную таблицу:

Из наименования граф вполне понятно, что в них содержится, останавливаться на этом не будем. Единственный вопрос, который может возникнуть: нужно ли вообще писать здесь вариант «не согласовано», если рано или поздно исполнитель устранит все ошибки и проект документа получит свое «добро»? По моему мнению, оставить нужно. Вот для чего: бывает так, что согласующее лицо принципиально против того, чтобы этот проект был подписан директором и превратился в полноценный документ. Поэтому он будет писать «н/с» всегда. Независимо от того, подпишет ли генеральный документ или нет, позиция СЛ будет задокументирована на листе согласования.

Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.

Вносим согласующих лиц

Если вы хотите сделать универсальный лист согласования для своей компании, то в таблице нужно перечислить всех согласующих лиц, какие только есть. Причем начать с тех, кто смотрит абсолютно все проекты документов. Это могут быть:

руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
финансовый директор – согласует экономическую часть;
главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно

Затем причисляются те должностные лица, кто согласует только некоторые проекты документов – те, что входят в зону их компетенции.

Такой лист согласования выглядит следующим образом:

Рисуя таблицу, нужно оставлять каждому согласующему лицу побольше места для возможных замечаний.

Как работать с листом согласования?

Готовый лист согласования должен быть доступен всем работникам организации в локальной сети. Подготовив свой проект, исполнитель (куратор) распечатывает лист, заполняет «шапку» и отмечает СЛ, визы которых должен получить. После этого с проектом документа и с листом согласования обходит всех по очереди. Первым должен быть его непосредственный начальник.

Посмотрим на заполненный лист согласования:

Регистрировать ли листы согласования?

Я считаю, что листы согласования в собственной регистрации не нуждаются. Это – часть согласуемого документа прямо с момента распечатывания листа. Когда документ будет подписан и зарегистрирован, на ЛС будут проставлены регистрационные данные этого документа:

Вопросы — в комментарии.

Вчера мы отличали гриф согласования от визы и учились оформлять эти реквизиты. Чтобы закончить тему, разберем сегодня лист согласования документа. Его оформление допускает ГОСТ Р 6.30-2003. Подчеркнем сразу: каждая компания сама разрабатывает свой лист согласования по той простой причине, что штатная структура и состав согласующих лиц у всех разный. Образец листа согласования показать можно, что и сделано в этой статье. Сделать же универсальный, подходящий для всех и при этом качественный и облегчающий работу исполнителя – вряд ли.

Общая информация о листе согласования

ЛС всегда бумажный! На нем должны быть проставлены собственноручные подписи согласующих лиц. Электронные листы согласования тоже бывают, но они уже содержат визы согласования, проведенного в электронном виде. Если электронное согласование документов в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа.

Составляем лист согласования

Лист согласования представляет собой обычную таблицу:

Вносим согласующих лиц

руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
финансовый директор – согласует экономическую часть;
главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно

Такой лист согласования выглядит следующим образом:

Рисуя таблицу, нужно оставлять каждому согласующему лицу побольше места для возможных замечаний.

Как работать с листом согласования?

Посмотрим на заполненный лист согласования:

Регистрировать ли листы согласования?

Какие бывают виды внутреннего согласования? - в статье по ссылке.

thebestsecretary.ru

Приложение 7. Образец листа согласования распоряжения, приказа руководителя Аппарата Правительства Москвы

Приложение 7
к Регламенту Правительства Москвы

Образец
листа согласования распоряжения, приказа руководителя Аппарата Правительства Москвы

Проект распоряжения, приказа внесен:

Первый зам. руководителя Аппарата Правительства Москвы

(виза на листе согласования)*

Проект распоряжения, приказа согласован: Управляющий делами Правительства Москвы

(виза на листе согласования)*

Проект распоряжения, приказа представлен:

Начальник Отдела информации

(виза на листе согласования)*

Начальник Организационно-аналитического управления

(виза на листе согласования)*

Начальник Протокольного отдела

(виза на листе согласования)*

Главный специалист Отдела информации

(виза на листе согласования)*

Разослать: структурным подразделениям Аппарата Мэра, Аппарата Правительства, органам исполнительной власти города, ВНИИДАД (103012, Б.Черкасский пер., д.5/26)

* Реквизит проставляется на окончательном варианте проекта распорядительного документа, при подготовке магнитной копии проекта распорядительного документа (дискета).

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

В каких случаях составляется лист согласования договора

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е. типовой). Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
юрисконсульт
представитель отдела бухгалтерии
сотрудник службы безопасности
заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе - Регламенте по договорной работе , который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
дата согласования;
замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре , но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

Действующая редакция

Приложение N 4. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА МВД РОССИИ «О МЕРАХ ПО ПОВЫШЕНИЮ. «

Приложение N 5
к Правилам
подготовки нормативных
правовых актов
в центральном аппарате
Министерства внутренних дел
Российской Федерации

Скачать ПРИКАЗ МВД РФ от 27-06-2003 484 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПОДГОТОВКИ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МВД РОССИИ. Актуально в 2018 году

Сайт использует файлы cookie.Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.

www.zakonprost.ru

Как ознакомить с приложениями к приказу?

Если с приказом и документом-приложением необходимо ознакомить небольшое количество сотрудников организации (примерно до 10), то отметки об ознакомлении могут оформляться на самом приказе . На лицевой стороне оригинала приказа ниже реквизита «подпись» (примерно через 4 интервала и двумя рядами) оформляются отметки об ознакомлении по образцу визы (т.е. с указанием личной подписи, расшифровки подписи и даты, а при необходимости – с указанием наименования должности лица, которое знакомится с документом):

Отметки об ознакомлении на самом документе

Отметки об ознакомлении оформляются в хронологическом порядке (в соответствии с датами реального ознакомления с документом), наименования и иерархия должностей могут не учитываться.

Если вся площадь листа лицевой стороны документа ниже подписи оказывается занятой, то отметки об ознакомлении продолжают оформлять на оборотной стороне последнего листа документа. Причем при проведении экспертизы ценности более ценным считается документ, на котором были оформлены и визы согласования, и отметки об ознакомлении.

Если с документом (распорядительным или организационным, т.е. локальным нормативным актом организации, в котором не затрагиваются конкретные трудовые отношения с конкретным работником) необходимо ознакомить большое количество сотрудников, то в момент подготовки проекта приказа исполнитель оформляет лист ознакомления (или лист рассылки, или лист рассылки и ознакомления), который направляется на согласование вместе с проектом документа и проектом приказа о его утверждении и введении в действие. Служба делопроизводства проверяет правильность формирования листа ознакомления, т.к. с документом должны быть ознакомлены те подразделения и должностные лица, которые названы в самом документе в качестве исполнителей, соисполнителей, контролеров и взаимодействующих подразделений или сотрудников .

Форма листа ознакомления может быть следующей:

В листе ознакомления можно заранее оформить наименования должностей / специальностей, но при ознакомлении с наиболее значимыми документами (приказы, трудовые договоры, должностные и иные инструкции и т.п.) желательно оставить возможность все атрибуты отметки об ознакомлении оформлять вручную (не только личную подпись и дату ознакомления), это может пригодиться в случае необходимости проведения графологической экспертизы.

Экспертиза ценности документа и с оформленным листом согласования, и с листом ознакомления, которые имеют юридическую значимость, проводится с учетом этого фактора. По решению службы делопроизводства и экспертной комиссии организации листы согласования и ознакомления могут быть переданы в архив на постоянное или долговременное (свыше 10 лет) хранение вместе с основным документом.

Кроме того, в положение о СЭД рекомендуется включать норму о том, что с применением механизма уведомлений и сообщений рассылка и ознакомление с документами осуществляются в этой информационной системе. И та электронная подпись, которая поддерживается СЭД (как правило, простая), в организации может признаваться соответствующей собственноручной подписи сотрудника.

www.delo-press.ru

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

централизованный или
децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы :

конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

как правило, по количеству сторон;
для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

Преамбула.
Предмет договора.
Права и обязанности сторон.
Стоимость и порядок осуществления расчетов.
Особые условия договора.
Ответственность сторон.
Изменение, расторжение и прекращение договора.
Конфиденциальность.
Разрешение споров.
Обстоятельства непреодолимой силы.
Срок действия договора.
Адреса и реквизиты сторон.
Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

документы, содержащие сведения о контрагентах:
- документы, предоставляемые юридическим лицом:
  - копии учредительных документов,
  - копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
    - копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
  - копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
  - копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
  - копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
  - документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
    - заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности , сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
- документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
  - копия паспорта,
  - копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
    - копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
  - банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
  - копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте :

в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Согласование проекта договора

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

проекта договора в электронной форме;
документов, подготовленных контрагентом;
листа согласования, содержащего следующую информацию:
- Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
- визу ответственного исполнителя,
- визы руководителей ответственного исполнителя,
- вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
- наименование контрагента,
- список визирующих,
- дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.
  Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;
- пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
  - обоснование необходимости заключения договора,
  - обоснование выбора контрагента,
  - о контрагенте,
  - предмет договора (кратко),
  - сумму договора,
  - условия платежа,
  - условия получения платежа либо исполнения обязательств;
технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
- обоснование целесообразности совершения сделки,
- предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
- смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
- сроки исполнения сделки,
- описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора , что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

юрист;
финансовый директор;
главный бухгалтер;
руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров , которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки , в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Следует различать типовые договоры , утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).

Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел «Подписание договора». Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел «Примечания» помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.

При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом «Согласование»:

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров , не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно . Образец приказа приведен в Примере 5.

Заключение договора
(подписание и заверение печатью)

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
- название организации,
- номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
- подпись соответствующего руководителя;
прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон . Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

Право подписания договора имеют:

лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
лица, получившие доверенность.

Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров. Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности). Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителю вместе с проектом договора.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

наличии подписи;
наличии виз необходимых лиц;
при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора : порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

регистрационный номер;
дополнительный номер (номер контрагента);
дата договора;
наименование контрагента;
предмет договора;
срок действия;
ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
цена договора;
наличие приложений;
кто подписал договор.

Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
срока действия лицензии, доверенностей;
адреса регистрации;
соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Хранение договоров

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

Обязательными элементами заголовка дела являются:

название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);
далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:
наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);
адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);
обобщенное краткое содержание документов дела;
указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);
даты, к которым относятся документы дела;
указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

договоры дарения;
договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
договоры о приватизации;
договоры об экономических, научных и культурных связях;
договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:

1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».