Лист согласования материалов. Лист согласования образец
Лист согласования составляется в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между двумя компаниями. В статье рассказывается об особенностях и правилах оформления листа согласования.
Из статьи вы узнаете:
В каких случаях требуется лист согласования?
Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования.
Этот вариант договора не всегда устраивает контрагента в полном объеме. Замечания могут вызвать способы производства, формы оплаты, сроки поставки и т. д. В таких ситуациях лист согласования - незаменимый инструмент по совершенствованию договора. Представитель каждого структурного подразделения, куда проект договора поступает на обсуждение, оставляет на листе свои комментарии, замечания и предложения.
Типы листов согласования
Листы согласования бывают:
- универсальные;
- индивидуальные.
Универсальные листы имеют одинаковую структуру и перечень лиц, которые участвуют в согласовании. Индивидуальные разрабатываются специально для каждого конкретного договора и включают список только тех специалистов, которые принимают участие в разработке данного договора.
Сотрудник, осуществляющий визирование, составляет список замечаний на отдельном листе, подписывает его и прикладывает к проекту. После этого отдел, занимающийся разработкой проекта, рассматривает замечания. Необходимости в повторном визировании нет, если замечания учтены полностью. Повторное визирование нужно в том случае, если после учета замечаний смысл документа изменился. Когда процедура согласования документа, имеющего замечания, завершена, автор-составитель проекта фиксирует все сделанные изменения в форме листа согласования.
Лист согласования оформляется следующим образом. Вначале документа пишут название структурного подразделения, которое является разработчиком проекта. Далее следует таблица, состоящая из четырех граф:
- порядковый номер и название отдела, в который поступает проект вместе с листом согласования для ознакомления;
- должность, ФИО и подпись ответственного лица;
- дата согласования;
- замечания и предложения.
Если подлинник документа, который проходил процедуру согласования , остается в компании, то визы ставятся на обороте последнего листа или на последнем листе под подписью.
Если подлинник документа будет отправлен из компании, то визы ставят на экземплярах документов, которые помещают в дело.
Ниже приведен образец отдельного листа согласования, на котором допускается оформлять визы документа. Такая практика распространена при оформлении распорядительных документов. В случае необходимости, визы могут быть оформлены на каждом листе документа.
Рис. 4. Образец листа согласования к приказу
Согласованию подлежат не только проекты документов, но и проектов договоров. Ниже приведен образец листа согласования договора:
Рис. 5. Образец листа согласования договора
Вывод
Лист согласования составляется в двух случаях: при разработке проекта распорядительного документа и при совместной работе двух сторон над проектом договора. При согласовании документа его текст корректируют на основе замечаний сотрудников, чьей деятельности он касается. В разработке проекта договора лист согласования совершенствует текст соглашения.
И учились оформлять эти реквизиты. Чтобы закончить тему, разберем сегодня лист согласования документа. Его оформление допускает ГОСТ Р 6.30-2003. Подчеркнем сразу: каждая компания сама разрабатывает свой лист согласования по той простой причине, что штатная структура и состав согласующих лиц у всех разный. Образец листа согласования показать можно, что и сделано в этой статье. Сделать же универсальный, подходящий для всех и при этом качественный и облегчающий работу исполнителя – вряд ли.
Общая информация о листе согласования
Пункт 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003 говорит о том, что «возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования». А если возможно, то давайте разберем, что такое лист согласования и внимательно рассмотрим его заполненный образец.
Лист согласования является неотъемлемой частью того документа, к которому относится и храниться должен а) вместе с ним, б) в течение того же срока. Если один из экземпляров документа выходит из организации (например, если это договор), то копия листа согласования контрагенту не отправляется, ему будет достаточно подписи генерального директора.
ЛС всегда бумажный! На нем должны быть проставлены собственноручные подписи согласующих лиц. Электронные листы согласования тоже бывают, но они уже содержат визы согласования, проведенного в электронном виде. Если в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа.
Составляем лист согласования
Лист согласования представляет собой обычную таблицу:
Из наименования граф вполне понятно, что в них содержится, останавливаться на этом не будем. Единственный вопрос, который может возникнуть: нужно ли вообще писать здесь вариант «не согласовано», если рано или поздно исполнитель устранит все ошибки и проект документа получит свое «добро»? По моему мнению, оставить нужно. Вот для чего: бывает так, что согласующее лицо принципиально против того, чтобы этот проект был подписан директором и превратился в полноценный документ. Поэтому он будет писать «н/с» всегда. Независимо от того, подпишет ли генеральный документ или нет, позиция СЛ будет задокументирована на листе согласования.
Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.
Вносим согласующих лиц
Если вы хотите сделать универсальный лист согласования для своей компании, то в таблице нужно перечислить всех согласующих лиц, какие только есть. Причем начать с тех, кто смотрит абсолютно все проекты документов. Это могут быть:
- руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
- начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
- финансовый директор – согласует экономическую часть;
- главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
- начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно
Затем причисляются те должностные лица, кто согласует только некоторые проекты документов – те, что входят в зону их компетенции.
Такой лист согласования выглядит следующим образом:
Рисуя таблицу, нужно оставлять каждому согласующему лицу побольше места для возможных замечаний.
Как работать с листом согласования?
Готовый лист согласования должен быть доступен всем работникам организации в локальной сети. Подготовив свой проект, исполнитель (куратор) распечатывает лист, заполняет «шапку» и отмечает СЛ, визы которых должен получить. После этого с проектом документа и с листом согласования обходит всех по очереди. Первым должен быть его непосредственный начальник.
Посмотрим на заполненный лист согласования:
Регистрировать ли листы согласования?
Я считаю, что листы согласования в собственной регистрации не нуждаются. Это – часть согласуемого документа прямо с момента распечатывания листа. Когда документ будет подписан и зарегистрирован, на ЛС будут проставлены регистрационные данные этого документа:
Вопросы — в комментарии.
Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения. Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора. Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.
Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть. Лист согласования договора должен содержать следующие данные:
- предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол намерений и пр.;
- полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
- фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
- дата составления листа согласования;
- дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
- дата возврата договора исполнителю;
- подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.
На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет). Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.
Рассматриваемая бумага необходима для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования можно скачать бесплатно.
Рассматриваемая бумага необходима сторонам сделки для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования - доступен для скачивания по прямой ссылке в соответствующем блоке страницы абсолютно бесплатно. Бланк можно отредактировать в простейшем редакторе, и применить его в собственной практике правоотношений. Лист согласования это взаимное встречное письменное предложение с конкретными условиями. В случае утверждения листа согласования, предлагаемый одной стороной образец подписывается вторым контрагентом.
Уникальным отличием этого листа от иных локальных пактов, является возможность редактирования бумаги, внося в нее собственные коррективы, дополнения, точки зрения узких специалистов. Таким образом, лист согласования могут рассматривать сразу несколько сотрудников предприятия и делать определенные умозаключения в тексте. Как и все правовые акты, лист согласования имеет обязательные пункты. Без них попросту невозможно существование правоотношения сторон. Указанный правовой пакт создается различными отделами компании, но обязательно согласовывается с руководством.
Обязательные пункты листа согласования
:- Название, дата, номер, реквизиты;
- Ниже возможно указать его принадлежность к основному проекту;
- Далее в виде таблицы или последовательным изложением вносится суть проекта;
- Указываются существенные условия сделки;
- Вносятся данные ответственных лиц и подразделений;
- Дополнения, замечания, подписи, печати.
Рассмотрим случай, когда организация достигла устных договоренностей с контрагентом. В результате этого в адрес компании был направлен проект договора. В крупных компаниях полномочное лицо не имеет права подписать это соглашение без соответствующего согласования с отделами.
Для того, чтобы документально подтвердить, что все ответственные лица согласны с предоставленным макетом, нужно издать бумагу, которая имеет название «Лист согласования договора».
У этого документа есть еще одна функция. Каждый ответственный сотрудник, который имеет возражения, либо замечания по проекту, вносит в лист свои требования об изменении текста.
Данная мера помогает избежать тех случаев, когда менеджер-исполнитель проявляет излишнюю поспешность в подписании. Ему нужно, чтобы соглашение было как можно быстрее оформлено и поэтому он не всегда вчитывается в его текст.
Форма документа
Лист подтверждения договора, как и любой другой документ, имеет ряд характерных обязательных атрибутов. Первым из них является согласовываемый предмет (договор). Допсоглашение, а при необходимости протокол разногласий, протокол о намерениях, и прочее.
Кроме этого необходимо внести в документ полное название контрагента, включая его местонахождение. Затем, прописывается Фамилия, Имя, Отчество, а также должность работника компании, который является инициатором данного акта. Кроме Ф.И.О. и должности необходимо написать название его отдела, а также получить подпись его руководителя. Естественно, этот документ должен содержать дату и, возможно, сроки.
Протокол согласования договора издается юридическим отделом. Процедура его подписания заключается в следующем. Первым подписывает тот, кто это соглашение курирует. Затем подписи ставят руководители отделов, а уже после этого руководитель компании. Проект вместе с листом возвращается в юридический отдел и уже там юристы исправляют текст макета договора в соответствии с пожеланиями компании, либо издают протокол разногласий или дополнительное соглашение.
Структура листа
В данном документе «шапка» несколько отличается от общепринятой. В ней сначала указывается дата поступления макета соглашения в юротдел, а также внутренний номер документа. Затем посредине пишется название, под названием определяется компания-контрагент и указывается предмет соглашения.
Затем идет таблица, в ней перечисляются все ответственные лица, которые будут рассматривать проект договора. Также вводятся графы для оригинальных подписей ответственных лиц с расшифровкой. Отдельной графой прописывается дата согласования. В последнем столбце оставляется побольше места. Оно необходимо для того, чтобы каждый из ответственных лиц мог внести свои замечания и рекомендации. Под этой таблицей приводятся данные о работнике-исполнителе.
