Лист согласования изменений. Лист согласования договора образец бланк
Документ, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту договора уполномоченными лица организации, называется листом согласования. Лист согласования является составляющей Положения о договорной работе предприятия (организации), разработанного юридическим отделом. Лист согласования представляет собой таблицу, в которую ответственные лица вносят свои замечания и предложения от руки. Наряду с электронными правками договоров, лист имеет ряд преимуществ, которые состоят, например, в том, что согласование договора можно осуществить даже при отсутствии присланного от контрагента экземпляра, а также что лицо, согласовывающее договор ставит свою подпись под замечаниями или предложениями или визирует отсутствие таковых.
Лист согласования также служит для того, чтобы избежать ситуаций, когда менеджер-исполнитель или инициатор договора пытается как можно быстрее заключить его с контрагентом, особо не вникая в суть соглашения. Результатом таких действий исполнительного персонала обычно является то, что в процессе выполнения договора, при возникающих разногласиях, необходимо доказывать, что организация заключала договор совсем на иных условиях.
Лист согласования договора должен содержать следующие реквизиты: - предмет согласования – договор, дополнительное соглашение к нему, а в редких случаях – протоколы разногласий, протоколы о намерениях и тому подобные документы; - полное наименование и адрес контрагента; - фамилия, имя, отчество и должность ответственного сотрудника предприятия, инициатора договора, реквизиты и наименование его отдела, подпись руководящего лица отдела, осведомленного в заключении соглашения; - дата листа согласования; - даты передачи договора на согласование в соответствующие отделы, а также сроки, предоставленные каждому из них согласно Положению о договорной работе; - дата возврата договора исполнителю; - подписи руководителей ответственных отделов по согласованию договоров.
Согласование договора осуществляется согласно определенному порядку: сначала лицо, курирующее заключение соглашения (например, ) согласует его с руководителем своего отдела или руководителем организации, затем договор с прикрепленным к нему листом согласования передается в юридический отдел, который осуществляет процедуру согласования с указанными в листе структурами. После подписания договора руководителем организации, он передается на регистрацию в юридический отдел, а после регистрации – исполнителю, который отправляет один экземпляр контрагенту. За возврат подписанного договора от контрагента отвечает исполнитель.
Рассмотрим случай, когда организация достигла устных договоренностей с контрагентом. В результате этого в адрес компании был направлен проект договора. В крупных компаниях полномочное лицо не имеет права подписать это соглашение без соответствующего согласования с отделами.
Для того, чтобы документально подтвердить, что все ответственные лица согласны с предоставленным макетом, нужно издать бумагу, которая имеет название «Лист согласования договора».
У этого документа есть еще одна функция. Каждый ответственный сотрудник, который имеет возражения, либо замечания по проекту, вносит в лист свои требования об изменении текста.
Данная мера помогает избежать тех случаев, когда менеджер-исполнитель проявляет излишнюю поспешность в подписании. Ему нужно, чтобы соглашение было как можно быстрее оформлено и поэтому он не всегда вчитывается в его текст.
Форма документа
Лист подтверждения договора, как и любой другой документ, имеет ряд характерных обязательных атрибутов. Первым из них является согласовываемый предмет (договор). Допсоглашение, а при необходимости протокол разногласий, протокол о намерениях, и прочее.
Кроме этого необходимо внести в документ полное название контрагента, включая его местонахождение. Затем, прописывается Фамилия, Имя, Отчество, а также должность работника компании, который является инициатором данного акта. Кроме Ф.И.О. и должности необходимо написать название его отдела, а также получить подпись его руководителя. Естественно, этот документ должен содержать дату и, возможно, сроки.
Протокол согласования договора издается юридическим отделом. Процедура его подписания заключается в следующем. Первым подписывает тот, кто это соглашение курирует. Затем подписи ставят руководители отделов, а уже после этого руководитель компании. Проект вместе с листом возвращается в юридический отдел и уже там юристы исправляют текст макета договора в соответствии с пожеланиями компании, либо издают протокол разногласий или дополнительное соглашение.
Структура листа
В данном документе «шапка» несколько отличается от общепринятой. В ней сначала указывается дата поступления макета соглашения в юротдел, а также внутренний номер документа. Затем посредине пишется название, под названием определяется компания-контрагент и указывается предмет соглашения.
Затем идет таблица, в ней перечисляются все ответственные лица, которые будут рассматривать проект договора. Также вводятся графы для оригинальных подписей ответственных лиц с расшифровкой. Отдельной графой прописывается дата согласования. В последнем столбце оставляется побольше места. Оно необходимо для того, чтобы каждый из ответственных лиц мог внести свои замечания и рекомендации. Под этой таблицей приводятся данные о работнике-исполнителе.
Лист согласования договора – это своего рода обходной (или маршрутный) лист договора, его «бегунок». Под листом согласования договора следует понимать внутренний документ, который составляется по утвержденной юридическим отделом табличной форме ответственным менеджером. Это может быть сотрудник любого бизнес-подразделения: отдела маркетинга, закупок, продаж. Этот документ необходим для утверждения предоставленной контрагентом, либо составленной внутри компании редакции (проекта) договора, в том числе внесения в него дополнительных правок, замечаний и комментариев.
Лист согласования договора как зеркало утверждения договора
Утверждение, или согласование договора посредством листа осуществляется ответственными сотрудниками, представляющими, как правило, ключевые подразделения компании:
- юридический отдел
- финансовый отдел
- бухгалтерия
- отдел маркетинга
- отдел продаж/закупок/коммерческий отдел
Участие юристов и финансистов в согласовании договора и подписи листа является строго обязательным. Юристы проводят правовую экспертизу и оценивают правовые риски, а финансисты оценивают, прежде всего, проходит ли договор по бюджету.
Следует различать лист согласования и протокол разногласий к договору. Если в первом случае целью документа является фиксация перечня исправлений внутри компаний, то цель протокола разногласий заключается в анализе изначального проекта, представленного контрагентом, и финальной версии, согласованной с помощью листа согласования договора. Договор с протоколом разногласий и листом согласования к нему возвращается организацией, контрагенту, который предоставил свой первоначальный вариант договора. Если протокол разногласий подписан сторонами договора, то существенные условия договора действуют в редакции протокола разногласий, который становится в этом случае неотъемлемой частью договора, приложением к нему.
После того как инициировавшее заключение договора бизнес-подразделение компании выделяет ответственного за согласование сотрудника, он должен распечатать пустой бланк согласования, приложить его к первоначальной версии договора, определить, с кем данный договор следует согласовать (т.е. маршрут согласования), и начать физический обход согласующих лиц по маршруту. Соответствие различных видов договоров маршрутам согласования (или одному-единственному маршруту) должно быть установлено в Положении (Регламенте) о договорной работе .
Как показывает практика, зачастую все договоры проходят по одному и тому же маршруту:
Финансисты > Юристы > Бухгалтерия > Коммерческий отдел
Однако в ряде случаев, маршруты, т.е. состав подразделений и согласующих сотрудников, а также последовательность прохождения договора по ним, могут различаться в зависимости от условий (параметров) договора: вид договора, сумма (цена) договора, контрагент и т.д.
После того как лист согласования соберет замечания и визы всех согласующих, ответственный сотрудник определяет, согласован он или нет, а также, в случае необходимости, вносит (после согласования с контрагентом) необходимые исправления в текст договора, если этот вопрос является принципиальным.
Именно так выглядит «ручное» прохождение листа согласования по согласующим, если этот процесс никак не автоматизирован.
Формирование листов согласования договоров в электронном виде
С помощью программы «Юрайт: Согласования и договоры» Вы легко можете сформировать и распечатать лист согласования к любому договору, который будет содержать:
- Предмет согласования – конкретный договор или иной документ, который согласуется
- ФИО и должность согласующего сотрудника
- Содержание внесенных правок (при их наличии)
- Дата и время начала/окончания согласования договора
- Результат согласования: согласовано, отклонено итд.
- Подпись (виза) согласующего лица, которой утверждается результат рассмотрения договора
Формирование и заполнение листа согласования полностью автоматизировано, поскольку является одним из элементов системы электронного согласования договоров и документов , реализованных в программе Юрайт.
Образец листа согласования договора , формируемого с помощью программы «Юрайт», выглядит следующим образом:
Придать юридическую силу и значимость визирования договора с отражением в листе согласования, Вы сможете, подключив в программе Юрайт в дальнейшем компоненту Электронной подписи (ЭЦП).
И учились оформлять эти реквизиты. Чтобы закончить тему, разберем сегодня лист согласования документа. Его оформление допускает ГОСТ Р 6.30-2003. Подчеркнем сразу: каждая компания сама разрабатывает свой лист согласования по той простой причине, что штатная структура и состав согласующих лиц у всех разный. Образец листа согласования показать можно, что и сделано в этой статье. Сделать же универсальный, подходящий для всех и при этом качественный и облегчающий работу исполнителя – вряд ли.
Общая информация о листе согласования
Пункт 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003 говорит о том, что «возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования». А если возможно, то давайте разберем, что такое лист согласования и внимательно рассмотрим его заполненный образец.
Лист согласования является неотъемлемой частью того документа, к которому относится и храниться должен а) вместе с ним, б) в течение того же срока. Если один из экземпляров документа выходит из организации (например, если это договор), то копия листа согласования контрагенту не отправляется, ему будет достаточно подписи генерального директора.
ЛС всегда бумажный! На нем должны быть проставлены собственноручные подписи согласующих лиц. Электронные листы согласования тоже бывают, но они уже содержат визы согласования, проведенного в электронном виде. Если в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа.
Составляем лист согласования
Лист согласования представляет собой обычную таблицу:
Из наименования граф вполне понятно, что в них содержится, останавливаться на этом не будем. Единственный вопрос, который может возникнуть: нужно ли вообще писать здесь вариант «не согласовано», если рано или поздно исполнитель устранит все ошибки и проект документа получит свое «добро»? По моему мнению, оставить нужно. Вот для чего: бывает так, что согласующее лицо принципиально против того, чтобы этот проект был подписан директором и превратился в полноценный документ. Поэтому он будет писать «н/с» всегда. Независимо от того, подпишет ли генеральный документ или нет, позиция СЛ будет задокументирована на листе согласования.
Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.
Вносим согласующих лиц
Если вы хотите сделать универсальный лист согласования для своей компании, то в таблице нужно перечислить всех согласующих лиц, какие только есть. Причем начать с тех, кто смотрит абсолютно все проекты документов. Это могут быть:
- руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
- начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
- финансовый директор – согласует экономическую часть;
- главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
- начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно
Затем причисляются те должностные лица, кто согласует только некоторые проекты документов – те, что входят в зону их компетенции.
Такой лист согласования выглядит следующим образом:
Рисуя таблицу, нужно оставлять каждому согласующему лицу побольше места для возможных замечаний.
Как работать с листом согласования?
Готовый лист согласования должен быть доступен всем работникам организации в локальной сети. Подготовив свой проект, исполнитель (куратор) распечатывает лист, заполняет «шапку» и отмечает СЛ, визы которых должен получить. После этого с проектом документа и с листом согласования обходит всех по очереди. Первым должен быть его непосредственный начальник.
Посмотрим на заполненный лист согласования:
Регистрировать ли листы согласования?
Я считаю, что листы согласования в собственной регистрации не нуждаются. Это – часть согласуемого документа прямо с момента распечатывания листа. Когда документ будет подписан и зарегистрирован, на ЛС будут проставлены регистрационные данные этого документа:
Вопросы — в комментарии.
Рассматриваемая бумага необходима для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования можно скачать бесплатно.
Рассматриваемая бумага необходима сторонам сделки для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования - доступен для скачивания по прямой ссылке в соответствующем блоке страницы абсолютно бесплатно. Бланк можно отредактировать в простейшем редакторе, и применить его в собственной практике правоотношений. Лист согласования это взаимное встречное письменное предложение с конкретными условиями. В случае утверждения листа согласования, предлагаемый одной стороной образец подписывается вторым контрагентом.
Уникальным отличием этого листа от иных локальных пактов, является возможность редактирования бумаги, внося в нее собственные коррективы, дополнения, точки зрения узких специалистов. Таким образом, лист согласования могут рассматривать сразу несколько сотрудников предприятия и делать определенные умозаключения в тексте. Как и все правовые акты, лист согласования имеет обязательные пункты. Без них попросту невозможно существование правоотношения сторон. Указанный правовой пакт создается различными отделами компании, но обязательно согласовывается с руководством.
Обязательные пункты листа согласования
:- Название, дата, номер, реквизиты;
- Ниже возможно указать его принадлежность к основному проекту;
- Далее в виде таблицы или последовательным изложением вносится суть проекта;
- Указываются существенные условия сделки;
- Вносятся данные ответственных лиц и подразделений;
- Дополнения, замечания, подписи, печати.
