Личные дела воспитанников детских домов. Даша Васильева

принято УТВЕРЖДАЮ

на общем собрании учреждения Директор МКОУ

20..03.2012 года

Приказ № от

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке ведения личных дел воспитанников МКОУ ДДС и ДОБПР «Алнашский детский дом».

Настоящее положение составлено на основании Федерального закона РФ от 01.01.2001 года № 000 - ФЗ «О персональных данных», Типового положения об образовательном учреждении для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000, Правил ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 года № 000, Устава детского дома.

Личное дело воспитанника - это совокупность документов, содержащих наиболее

полные сведения о нем. Личное дело входит в номенклатуру дел учреждения.

Документы личного дела воспитанников формируются в отдельной папке с титульным листом установленного образца. Документы в личном деле располагаются по мере их поступления.

На титульном листе личного дела указывается: полное наименование учреждения, индекс дела (цифровое обозначение дела по номенклатуре дел учреждения), фамилия, имя, отчество воспитанника, дата рождения, дата начала и окончания ведения личного дела.

К каждому личному делу прилагается фотография воспитанника (без головного убора) формата 3x4. На обратной стороне фотографии указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения, возраст ребенка, соответствующий его возрасту на фотографии. Фотография воспитанника меняется ежегодно.

В личное дело включаются следующие основные документы:

Путевка на право помещения в детский дом;

Личные дела хранятся в сейфе в кабинете соц. педагога, который является ответственной за их хранение. Личные дела расположены в сейфе в алфавитном порядке.

Доступ к документам личного дела воспитанников имеют сотрудники детского дома, с которыми заключены Соглашения о неразглашении персональных данных воспитанника. Изучение личного дела воспитанника происходит в кабинете социального педагога, в её присутствии. Выдача личных дел воспитанников сотрудникам не осуществляется.

По результатам ведения личного дела при выпуске воспитанников из детского дома составляется итоговая опись документов личного дела.

При переводе воспитанника в другое учреждение для детей - сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, его личное дело передается руководителю данного учреждения под подпись о получении и по акту.

По завершении пребывания воспитанников в учреждении для детей - сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, его личное дело направляется в орган опеки и попечительства по месту жительства и дальнейшей учебы выпускника, передается под подпись о получении и по акту.

Сотрудники компании – её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения.

Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.

В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.

Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

• руководители и их заместители;
• ведущие специалисты;
• материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
• работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Формирование личных дел сотрудников

Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах :

• в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
• лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
• каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
• одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
• приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Стоит заметить, что Федеральным законом «О персональных данных» запрещено включать и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия. При этом вся личная информация может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности имущества работника.

Документы личного дела сотрудника

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

• заполненная анкета компании;
• копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия военного билета (для мужчин);
• диплом или иные документы об образовании;
• фотография (цветная или черно-белая);
• характеристика с прошлого места работы;
• заявление работника о приёме на работу;
• копия приказа о приёме сотрудника на работу;
• копия трудового договора и должностной инструкции;
• опись документов в личном деле;
• иные документы;
• копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

• на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
• если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
• обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Хранение личных дел сотрудников

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

• с помощью нумерации;
• в алфавитном порядке;
• по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.

Порядок ведения личных дел.

Общие положения.

Детского дома

Ведении личных дел воспитанников

Анализ воспитательного мероприятия

«Масленица».

Проводили: Коллектив Детского дома.

Тема : «Масленица».

Цель: Проведение воспитательного мероприятия посвященное «Масленице».

Задачи:

Привить детям уважение к традициям;

Воспитывать любовь к своему краю, своей истории.

Анализ занятия :

Проводы зимы проходили на улице, у главного входа в здание, в празднование Масленицы, принимали участие, не только воспитанники детского дома, но и их родные и близкие, гости и студенты МГОСГИ. Была радостная обстановка, педагоги совместно с детьми пели частушки, все принимали участие в различных конкурсах и играх, а в конце угощались горячими блинами.

Приложение №10

1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Уставом.

1.3. Настоящее положение регламентирует порядок ведения личных дел

воспитанников.

1.4. Личные дела воспитанников ведутся с целью защиты прав и интересов

воспитанников.

2.1. Личное дело ведётся с даты определения ребёнка в детский дом и до выпуска из детского дома.

2.2. На титульном листе личного дела указываются фамилия, имя, отчество

воспитанника, сведении о родителях, сведения о закреплении жилого

помещения, дата поступления в детский дом, личное дело нумеруется.

2.3. Личное дело воспитанника формируется из следующих документов:

Путевка;

Постановление (распоряжение) о направлении в детское государственное интернатное учреждение;

Постановление (распоряжение) о закреплении жилого помещения либо

о праве получения жилья вне очереди;

Документы, подтверждающие статус воспитанника (решение суда о

лишении родительских прав; свидетельство о смерти; справка ф. 25 и

Свидетельство о рождении, паспорт (с 14 лет);

Сведения о наличии / отсутствии несовершеннолетних братьев и сестер;

Сведения о наличии / отсутствии ценного имущества;

Акт первичного обследования жилья;

Анкета на ребёнка с дополнениями и изменениями;

Пенсионное удостоверения (если сирота или пенсионер);

Страховой пенсионный полис;

Свидетельство о регистрации по месту пребывания;

Сберегательные книжки;

Переписка с судебными приставами и др.;

Характеристика.

2.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге

записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в

алфавитной книге на букву «К» под № 5).

3.1. При поступлении воспитанника в учебное заведение профессионального

образования или по достижении им совершеннолетия из личного дела

передаются подлинники правоустанавливающих документов по акту передачи.

3.2. При направлении воспитанника в другое интернатное учреждение личное дело передается по акту передачи.

3.3. В случае требования органа опеки и попечительства или учреждения

профессионального образования, в котором обучается выпускник детского дома, о передачи личного дела воспитанника, личное дело передается по акту передачи.

3.4. При передаче личного дела воспитанника в другое учреждение делается

отметка в книге движения воспитанников.

3.5. При передаче воспитанника на воспитание в замещающую семью замещающему родителю передаются подлинники документов по акту передачи.

3.6. Личные дела воспитанников, выбывших из детского дома, передаются в архив детского дома.