Корректировка остатков регистров накопления (обычные и управляемые формы). Документ «Корректировка записей регистров Программная корректировка регистра накопления в 1с 8.3

Пример: отражение исчисленного и удержанного НДФЛ с суммы вознаграждения по ДГПХ.

Давайте разберемся, где в 1С 8.3 найти “Корректировку записей регистров”, к которой мы привыкли в 1С 8.2?

В 1С конфигурации Бухгалтерия 8.3 отсутствует какой-либо специальный документ для отражения данной операции, поэтому отражение сумм начисления вознаграждения в регистре накопления проводят при помощи документа Операция, введенная вручную, а обложение НДФЛ оформляют документом Операция учета НДФЛ.

Заполним данные в документе следующим образом:

Проведем документ и посмотрим результат проведения:

Документ сделал движения по трем необходимым регистрам на основании данных, введенных пользователем.

Важно: в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0) такими документами-помощниками являются – Отражение НДС к вычету, Отражение начисления НДС, Запись книги доходов и расходов УСН, Запись книги доходов и расходов ИП, Запись книги доходов по патенту.

Корректировка записей регистров в 1С 8.3 ЗУП 3.0

Пример: отражение исчисленного и удержанного НДФЛ с суммы подарка бывшему сотруднику предприятия.

Хотя для отражения данной операции в 1С конфигурации Зарплата 3.0 существует специальный документ, но для примера отразим эту операцию при помощи документа Операция учета НДФЛ.

Несмотря на то, что в документе значится поле с наименованием «Сотрудник», выбор значений в данном поле происходит из списка физических лиц. Что очень важно, так как одариваемый уже не является сотрудником организации.

Таким образом, на рисунке ниже видно по какому количеству регистров документ сформировал движения:

Такие документы экономят время пользователям 1С ЗУП 3.0 и снижают количество ошибок в учете.

Документы с ручным созданием движений по регистрам в 1С

Пример: корректировка начального остатка в строке 100 РСВ-1.

Например, часто случается, что бухгалтер, устроившись на работу, сталкивается с тем, что до него учет в программе 1С велся некорректно, а отчеты в ПФР (возьмем РСВ-1) заполнялись вручную.

Соответственно, после автоматического заполнения начальные остатки, например, по строке 100 (1 193 370,74 р.) не соответствуют суммам в этой же строке, но уже в бумажном варианте отчета, принятого в ПФР (193 370,74 р.).

Так как начальные остатки в отчете РСВ-1 формируются на основе данных из регистра накопления Расчеты с фондами по страховым взносам, то и корректировать будем его при помощи документа Перенос данных (для 1С ЗУП 3.0) или Операция, введенная вручную (для 1С Бухгалтерия 3.0).

Как определить по какому регистру делать движения в 1С ЗУП 3.0

Чтобы проверить по каким регистрам документ сделал движения, воспользуемся следующим способом: откроем любой документ Начисление зарплаты и взносов, пройдем в Главное меню – Вид – Настройка панели навигации:

В открывшемся окне нажмем на кнопку Добавить Все:

В документе сверху появятся наименования регистров. Не совсем удобно, так как выходят все регистры, даже по которым движения отсутствуют. Среди них видим регистр по страховым взносам Расчеты с фондами по страховым взносам. Соответственно по этому регистру и формируем .

То есть, чтобы определить по каким регистрам нужно сделать движения, чтобы скорректировать ту или иную ситуацию, необходимо посмотреть движения по каким регистрам сделал один из документов, отражающих эту ситуацию. Например, если нужно подкорректировать взаиморасчеты, то наблюдаем за регистрами в документе Ведомость в банк или Ведомость в кассу.

Как правильно оформить движение по регистру в 1С 8.3 ЗУП 3.0

Для того чтобы понять, как правильно оформить движение по регистру, обратимся к Универсальному отчету. Главное меню – Все функции – Отчеты:

При настройке отчета выбираем период, за который формируется РСВ-1, регистр накопления Расчеты с фондами по страховым взносам и таблицу Остатки и Обороты. Далее по кнопке Настройка включаем Расширенный режим и добавляем отбор по Организации и Виду обязательного страхования = ПФР по суммарному тарифу с 1 января 2014 года, так как нас интересует сумма именно по этому тарифу:

Данные в отчете это своеобразная подсказка, какие значения в полях документа Перенос данных устанавливать. То есть столбцы в отчете имеют те же наименования, что и в самом регистре накопления:

Создадим новый документ Перенос данных и настроим состав корректируемых регистров как указано на рисунке. Главное меню – Все функции – Документы – Перенос данных:

Добавим новую строку с видом движения Расход, так как сумму нужно уменьшить. Далее заполняем значения теми, что сформировались в Универсальном отчете. Выбираем Вид обязательного страхования и сумму = 1 000 000 р. Дату в строке устанавливаем на день ранее, чем период формируемого отчета РСВ-1. Документ готов. Записываем его:

Перезаполняем отчет РСВ-1. Теперь в строке 100 колонка 3 нужная нам сумма:

Как определить по какому регистру делать движения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0?

В строке 100 отражается остаток по уплате страховых взносов. Уплата производится документом Списание с расчетного счета с видом операции Уплата налога с указанием вида налога = Страховые взносы в ПФР. Проверим, по каким регистрам данный документ делает движения:

Движение проходит по регистру Расчеты с фондами по страховым взносам. Соответственно по этому регистру и формируем Универсальный отчет.

То есть, чтобы определить по каким регистрам нужно сделать движения, чтобы скорректировать ту или иную ситуацию, необходимо посмотреть движения по каким регистрам сделал один из документов, отражающих эту ситуацию.

Например, если нужно подкорректировать взаиморасчеты, то наблюдаем за регистрами в документе Ведомость в банк или Ведомость в кассу.

Формируем Универсальный отчет по тому же принципу, что и в 1С ЗУП 3.0, но в 1С 8.3 бухгалтерия 3.0 для корректировки уже используется документ Операция, введенная вручную (раздел Операции).

В 1С 8.3 создаем новый документ, по кнопке «Еще» выбираем пункт Выбор регистров и отмечаем флажком нужный:

Добавим новую запись регистра накопления с видом движения Расход, так как сумму нам нужно уменьшить. Далее заполняем значения теми, что сформировались в Универсальном отчете. Выбираем Вид обязательного страхования и сумму = 1 000 000 руб. Дату документа устанавливаем на день ранее, чем период формируемого отчета РСВ-1. Записываем документ:

Ручная корректировка регистров непосредственно из документа в 1С 8.3

Иногда возникают ситуации, когда в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 необходимо скорректировать движения вручную быстро. В таких случаях используется флажок Ручная корректировка. Он доступен после нажатия в документе кнопки . После установки данного флажка появляется возможность корректировать любые данные в регистрах, по которым документ сделал движения:

Автоматически сформировать такой документ корректировки, который бы привел существующие остатки регистра накопления к желаемым нами.

Существует аналогичная обработка для .

Применение:

• исправление ошибок в регистрах, связанных с некорректным ведением учета ранее (если разбираться задним числом неуместно или невозможно)
• ввод, исправление остатков под желаемые (вы, разумеется, должны понимать, что вы делаете и зачем, и править смежные регистры тоже)
• быстрое обнуление остатков
• обнуление отрицательных остатков
• выборочная свертка базы (фиксация остатков регистров в документе "Корректировка записей регистров", после чего предшествующие документы можно пометить на удаление)

Практические примеры использования:

Обработка полезна на стадии "движения к светлому будущему" при исправлении/восстановлении учета в конфигурациях 1-2 поколения (БП 2.0, УТ 10.3, КА 1.1, УПП 1.3). особенно актуально для двух последних, где практически каждый участок учета находится в нескольких регистрах, и остатки по ним должны быть согласованы.

• Корректировка неправильных остатков в партионном учете (ПартииТоваровНаСкладах) УТ/КА/УПП под регистр "Товары на складах", под бухучет.
• Корректировка некорректных суммовых остатков в партионном учете УТ/КА/УПП под количественные.
• Правки остатков в НТТ (ТоварыВНТТ), особенно когда "упущен" учет в разрезе розничных цен.
• Корректировки и обнуления остатков в регистрах РАУЗ (УчетЗатрат, УчетЗатратРегл) по аналогии с вышеописанными.
• Исправление некорректных остатков по регистрам расчетов и взаиморасчетов всех видов в УТ/УПП/КА (ВзаиморасчетыСКонтрагентами, ....ПоДокументамРасчетов, РасчетыПоПриобретениюВУсловныхЕдиницахОрганизации/РасчетыПоРеализацииВУсловныхЕдиницахОрганизации) в валюте рег. учета и взаиморасчетов, приведение их друг к другу для рублевых договоров
• Исправление остатков по регистрам налогового учета НДС в УПП/КА - НДСНачисленный, НДСПредъявленный, НДСсАвансов и др.
• Исправление остатков по денежным средствам (ДенежныеСредства, РозничнаяВыручка) и заявкам (ЗаявкиНаРасходованиеСредств, ПланируемыеПоступленияДенежныхСредств).
• Расскребание регистров комиссионной торговли.
• Корректировки по всем видам резервов и размещений (РазмещениеЗаказовПокупателей, ТоварыВРезервеНаСкладах и др, и пр).
• Исправление всех промежуточных учетных регистров (...КПолучению, КПередаче, КСписанию и т.п.)

Обработка, сама по себе, не содержит бизнес-логики исправления. Общий принцип: вы выбираете остатки, правите их как необходимо, и сохраняете результат в виде разностной корректировки. Правки выполняются вручную, но какую-либо автоматизацию вы можете приписать на свое усмотрение.

Порядок использования:

1. Открывается обработка, выбирается дата анализа остатков, регистр накопления, документ корректировки (или задается только тип [Т] для нового документа корректировки), вид движения корректировки (приход или расход).
2. Устанавливается отбор измерений регистра
3. Кнопкой "Заполнить по остаткам" заполняется таблица остатков (необязательно)
4. В таблице остатков вносятся или исправляются записи. Если нужно обнулить регистр - таблица очищается.
5. Нажимается кнопка "Выполнить", после чего в документ корректировки помещаются такие движения регистра, которые приведут его состояние к заданным в таблице остаткам.

ВАЖНО! Пока вы исполняете п. 4, остальные пользователи могут оперировать данными и изменить остатки корректируемого регистра. У вас, в форме, в желаемых остатках, эти изменения, разумеется, не отразятся. После выполнения корректировки вы, таким образом, получите движения, "отменяющие" работу пользователей. Поэтому, работу над корректировкой остатков целесообразно выполнять в монопольном режиме.

Лайфхак. Если есть предположение, что однажды учет будет исправлен задним числом ДО вашей корректировки, и "развалит" вашу масштабную работу, то есть способ перестраховаться.

Целесообразно ввести две корректировки. Первая, на 23:29:58, будет обнулять остатки регистра полностью в 0. Вторая, на 23:59:59, будет выводить остатки регистра в целевые значения. Тогда, если кто-либо исправит учет задним числом, то во-первых это можно будет отследить, заполнив таблицу обработки на 23:59:58 (если остаток ненулевой, кто-то "влез"), а также легко исправить (мы можем тут же обнулить остаток, при этом вторая корректировка будет снова выводить остатки регистра в целевые значения).

Сделать это можно следующим образом:

1. Обеспечивается, чтобы ни один документ не делал движений по регистру на 23:59:59 - их можно оттащить назад по времени на 23:59:57, или использовать иные ухищрения -например, выполнять корректировки следующим днем в 0:00:00 / 0:00:01, и в конце всех правок оттаскивать их назад (удобно для 1 января).
2. Сначала выполняется корректировка регистра на 23:59:59 до целевых значений. Оператор убеждается, что все правильно.
3. Окно обработки, выполнявшее эту корректировку, перезаполняется без каких-либо отборов, чтобы получить полные остатки. НЕ закрывается.
4. Открывается второй экземпляр обработки (через Файл-Открыть сделать это непосредственно не получится, но можно скопировать файл и назвать его другим именем. Из Дополнительных внешних обработок - можно открыть два экземпляра без проблем), время устанавливается на 23:59:58, выбирается тип документа корректировки (будет создаваться новый документ). Выбирается целевой регистр.
5. Таблица не заполняется, нажимаем "Выполнить". Будет заведена корректировка на 23:59:58, обнуляющая регистр.
6. Возвращаемся к окну из п. 3, нажимаем там "Очистить записи регистра", "Выполнить". Корректировка на 23:59:59 будет заполнена движениями, выводящими регистр к целевым значениям от нуля.

Этот метод подходит не для всех регистров, и не для всех случаев, но иногда бывает крайне полезен.

По этой же схеме можно выполнять выборочную свертку базы: корректировка по п. 6 может быть сохранена как ввод остатков по регистру "с нуля", а все предшествующие записи регистров - удалены.

Совместимость

Разработано для обычного приложения, платформа 8.2 и 8.3.

Дополнительно разработана версия для управляемого приложения, платформа 8.2 и 8.3.

Обработка тестировалась для типовых конфигураций, но может работать с нетиповыми, в которых:

1. Имеются регистры накопления остатков
2. Имеется документ вида "Операция", "Корректировка записей регистров", "Перенос данных", аналогичный такому же из типовых конфигураций.
3. Может приложить руку программист, и дописать в модуле обработки функцию для документа какого-либо другого вида.

Изменения

19.01.11 - добавлена возможность групповой обработки строк - обнуления отрицательных значений ресурсов.

Как говорится, не прошло и 5 лет. Извините, коллеги, виноват, был занят.

• при выборе какой-либо даты, по умолчанию устанавливается время на конец дня (23:59:59). Можно отредактировать вручную. При выборе существующего документа корректировки дата-время устанавливается на его время.
• добавлена возможность выборочного обнуления отдельных ресурсов
• добавлена возможность копирования данных из одного ресурса в другой (удобно для регистров с двойными ресурсами, типа ВзаиморасчетыСКонтрагентами, РасчетыПоРеализации и т.п., только для рублевых договоров, разумеется)
• добавлена возможность очистки таблицы
• правки мелких ошибок, найденных в ходе 5-летней эксплуатации.

• версия для управляемых форм, различия интерфейса и функциональности постарался свести к минимуму.

Сначала дадим определение понятию регистры – это элемент бухгалтерского учета, который предназначен для накопления информации на основании созданных документов и проводок. В программе 1С имеется возможность корректировки регистров в ручном режиме.

Существует два способа:

при помощи операции, созданной вручную;

в документе, на основании которого проводки сформированы некорректно.

В более ранних версиях 1С имелся встроенный документ «Корректировка записей регистров», но впоследствии его заменили на документ «Операция». Рассмотрим создание корректирующей проводки ручной операцией.

Переходим на вкладку меню «Операции» раздел «Бухгалтерский учет» и нажимаем ссылку «Операции, введенные вручную»:

Для формирования нового документа жмем «Создать». Появится выпадающее окошко для выбора типа создаваемого документа:

операция - по этому типу формируются произвольные корректировки регистров;

сторно документа – можно сторнировать проводку по любому существующему документу с указанием любой даты;

типовая операция – в этом случае производится выбор созданного шаблона и по нему создается операция.

Выбираем первый тип «Операция».

Заполняем все необходимые поля: дата, обязательно содержание, сумма. В табличной части, через «Добавить» вносим строку. Здесь необходимо указать:

номер дебетового счета;

номер кредитового счета;

субконто по каждому счету;

сумму проводки.

После этого записываем и закрываем. Просмотреть и проверить отражение в учете выполненной обработки можно в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость».

Тип «Сторно» применяется для коррекции движения выбранного документа по закрытому периоду. Заполнение очень простое:

название организации;

тип документа;

документ, который нужно сторнировать.

Программа, после указания документа, самостоятельно заполнит табличную часть с минусовыми значениями:

Отраженную информацию можно редактировать вручную, например, убрать какой-либо субсчет. Типовые операции формируются по ранее созданным шаблонам, которые используются для регулярного отражения хозяйственных операций, не имеющих типовых форм. Допустим, нужно создать шаблон для новой операции по начислению налога. Все типовые операции хранятся в одноименном справочнике на вкладке меню «Операции»:

Создаем нужный вид, заполняем данные:

Хочется обратить внимание на аналитические данные и значение суммы в шаблоне. Они заполняются либо при составлении шаблона, либо по параметрам, которые определяются во время ввода операции.

Например, если сумма налога и субконто постоянные по создаваемой операции, то выбираем заполнение по значению. Проводим типовую операцию и можем создать проводки из журнала «Операции» с предварительным выбором документа. Операция вводится из шаблона:

По нажатию сформируется документ, в котором заполняем дату, вводим название организации и нажимаем «Заполнить»:

Типовой шаблон готов к использованию.

В 1С 8.3 также имеется возможность корректировки проводок прямо в начальном документе, отражающемся в регистре БУ. Вследствие неверной настройки, ошибок ввода информации или ошибки программы, возникает потребность в корректировке проводок. Разберем на примере, когда после формирования обработки «Закрытие месяца» 1С выводит ошибку об отсутствии в документе «Начисление амортизации» названия номенклатурной группы. При этом начисление амортизации является регламентной операцией, и группа была указана изначально. Но по каким-то причинам не попала в проводку. Для исправления нажимаем клавишу «Движение документа» и проверяем наличие ошибки:

Действительно, номенклатурная группа в проводке отсутствует:

Вверху формы имеется пункт «Ручная корректировка» (разрешает редактирование движения документа) - отметим галочкой, и появится возможность прямо в проводке указать недостающий реквизит. Нажимаем на соответствующем поле табличной части и добавляем номенклатурную группу.

Теперь можно вернуться к закрытию месяца и выполнить операцию без ошибок. По такому примеру возможно редактирование любой проводки.

Хочется обратить внимание на один важный момент – все изменения, произведенные в ручном режиме, необходимо будет заново сделать после дублирующего оформления регламентной операции или после перепроведения документов.

Большинство документов в типовых конфигурациях 1С формируют движения по нескольким регистрам, что, в свою очередь, может привести к проблемам с изменением (отменой или сторнированием) этих записей. Если пользователь вручную откорректирует данные одной таблицы и не тронет другую, это, в дальнейшем, повлечет за собой ошибки при формировании отчетов и создании других документов. Именно поэтому специалисты 1С рекомендуют в целях сторнирования движений использовать специальный документ – «Корректировка записей регистров» или другие существующие и отработанные встроенные механизмы.

Сразу следует оговорить две вещи:

1. В версиях конфигураций 8.3 и выше реализованы другие механизмы редактирования движений документов;
2. В типовых конфигурациях заполнять и проводить документ «Корректировка записей регистра» может только пользователь с полными правами.

Пара слов о расположении и внешнем виде документа «Корректировка записей регистра»

Если рассматривать вариант работы с программой в обычном (неуправляемом) режиме, в интерфейсе «Полный», то этот документ можно найти в меню «Документы», на закладке «Дополнительно» (Рис.1)

В режиме управляемых форм, запустить документ можно из меню «Все функции».

В программе «Управление производственным предприятием» (версия 8.3.11.2924) в режиме обычного приложения форма нового документа выглядит так, как представлено на Рис.2.

Рис.2

На этой форме, помимо стандартных для любого документа информационной базы реквизитов «Номер» и «Дата» мы видим четыре закладки:

• Заполнение движений;
• Регистры бухгалтерии;
• Регистры накопления;
• Регистры сведений.

На основании внешнего вида документа, мы можем сделать вывод, о том, что он не предназначен для внесения корректировок в записи регистров расчета.

Помимо закладок, на этой форме видна интересная кнопка – «Настройка состава регистров», с нее мы и начнем наш разбор.

Настройка состава регистров

Нажатие на эту кнопку открывает форму подбора тех регистров, информацию в которых мы собираемся редактировать (Рис.3).

Рис.3

Устанавливая и снимая соответствующие флажки в табличных частях закладок, мы сообщаем программе, данные каких таблиц необходимо будет формировать. В соответствии с нашим выбором будет изменяться внешний вид формы документа «Корректировка записей регистров». В частности, на закладках будут появляться табличные части с колонками, указывающими на реквизиты, измерения и ресурсы добавляемых регистров (Рис.4).

Рис.4

Аналогичную функцию выполняет одноименная кнопке команда, прописанная на каждой из трех закладок с типами регистров.

Закладка «Заполнение движений»

Как видно из Рис.5, на этой закладке нет команды «Настройка состава», однако есть флажок, устанавливающий будет ли этот документ служить корректировкой к какому-либо другому объекту.

Рис.5

Активация этого флажка открывает табличную часть, в которой пользователь может выбрать:

• Какое действие он собирается совершить (по умолчанию доступно только сторнирование движений документа);
• С каким объектом будут совершаться действия (сначала надо будет выбрать вид документа, а после конкретная запись информационной базы);
• Примечание или обоснование собственных действий (текстовая строка неограниченной длины).

После выбора объекта и нажатия на кнопку «Заполнить движения» на остальных закладках произойдет автоматическое заполнение табличных частей, и Вы сможете приступить к редактированию.

Важно! На данной закладке обязательно должна быть заполнена колонка «Действие», в противном случае проведение документа будет невозможно. В качестве действия может выступать как включенное в состав конфигурации типовое или нетиповое решение, так и внешняя компонента (обработка).

В частности, предопределенное действие «Сторнирование движений документа» формирует движения аналогичные движениям документа источника, но с противоположными знаками. Это действие не может быть осуществлено для регистров расчета и регистров сведений, так что, если у документа есть такие движения, сторнирование проигнорирует эти записи.

Требования к внешней обработке – действию

Для того чтобы тот или иной обработчик можно было выбрать в качестве «Действия» в табличной части «Заполнение движений», он должен соответствовать следующим критериям:

1. Он должен быть зарегистрирован в справочнике «Внешние обработки» (для конфигурации «УПП»);
2. Вид обработки должен быть – «Заполнение табличных частей»;
3. Модуль обработки должен содержать экспортную процедуру Инициализировать.

Так как реквизит «Документ» табличной части «Заполнение движений» не обязательно должен содержать ссылку на какой-либо объект информационной базы, проверку его на пустое значение необходимо включить непосредственно в модуль обработки.

Как мы уже говорили выше, в поздних версиях программы документ «Корректировка записей регистров» отсутствует. В разных конфигурациях его функции выполняют разные документы.

Особенности использования процедуры «Инициализировать» в документе «Корректировка записей регистров»

В общих случаях процедура «Инициализировать» в обработках заполнения табличных частей должны быть установлены и определены три параметра:

• СсылкаНаОбъект – указывает на документ, откуда происходит вызов процедуры обработчика;
• ИмяТабличнойЧасти – привязывает обработку к конкретной табличной части документа;
• Объект – объект информационной базы, который будет обработан.

Именно последние два параметра для документа «Корректировка» имеют некоторые особенности использования.

Во-первых, при добавлении обработчика в справочник внешних обработок для её использования невозможно выбрать конкретную табличную часть.

Во-вторых, в отличии от других процедур заполнения, в параметр «Объект» будет передаваться не тот объект, для которого вызывается обработчик, а данные из реквизита табличной части «Документ».

Таким образом, так-как поле «Документ» необязательно для заполнения, проверку на его заполненность необходимо включать в код модуля обработки.

Сторнирование движений в Бухгалтерии 8.3

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» и всех отраслевых решениях, созданных на ее основе, эта функция выпала на документ «Операция, введенная вручную».

Помимо своей основной функции – регистрации бухгалтерского отражения хозяйственной деятельности, этот объект может отсторнировать движения практически любого документа по любому регистру.

Для этого:

• Откроем журнал операций и нажмем на кнопку «Создать»;
• В открывшемся меню (Рис.6), выберем «Сторно документа»;

Рис.6

• Открывшаяся форма (Рис.7) содержит обязательный для заполнения реквизит «Сторнируемый документ»;

Рис.7

• На основании его движений программа автоматически создаст и заполнит закладки с данными по бухгалтерским регистрам и регистрам накопления;
• Пользователь может самостоятельно указать, какие данные должны быть скорректированы.

Корректировку произвольного регистра можно осуществить, если при создании операции выбрать тип документа «Операция». После этого в командной панели формы объекта необходимо нажать кнопку «Еще» (Рис.8)

Рис.8

Активация команды «Выбор регистров» откроет окно подбора (Рис.9)

Рис.9

Дальнейшие действия мало чем отличаются от любого заполнения табличных частей других документов.

Однако, в некоторых типовых конфигурациях (в частности в «Зарплате и управление персоналом») полностью отсутствует бухгалтерская часть, а, следовательно, нет и «Операций», что же тут придумали разработчики?

Корректировка регистров в ЗУП

В программе «Зарплата и управление персоналом», версии 8.3 для большинства документов, регистрирующих информацию о расчетах, начислениях и кадровых движениях на форме доступны две команды – «Исправить» и «Сторнировать». Кроме этого существует третий вариант решения проблемы корректировки – внесение «забытого» документа задним числом.

Некоторые документы, например «Работа в выходные и праздники», не являются самостоятельными расчетчиками заработной платы, а всего лишь служат основанием для формирования записей при начислениях, именно поэтому в них не предусмотрены рассматриваемые нами команды.

Давайте разберемся в чем разница, что общего у этих двух команд и определимся с основными принципами их использования.

На формах документов, проведенных и находящихся в закрытом для расчета периоде, мы можем увидеть надпись, представленную на Рис.10:

Документы текущего расчетного периода мы можем исправлять и перепроводить без особых проблем, а вот изменения закрытых периодов, скорее всего, потребует дополнительных перерасчетов и внесения корректировок в уже сформированные отчеты.

• Командой «Исправить» мы должны пользоваться в тех случаях, когда документ содержит неправильные или непроверенные данные (не тот сотрудник, не тот период, не в той должности и так далее) и документ находится в закрытом для исправления периоде;
• Командой «Сторнировать» следует пользоваться, когда документ в целом введен ошибочно и все его движения должны быть отменены (больничные листы признанные недостоверными, ошибочно назначенные доплаты или удержания и т.д.).

В первом случае в информационной базе будет создан документ-исправление, на форме исходного документа появится соответствующая информация, форма вновь созданного (в открытом периоде) объекта так же будет содержать ссылку на исходную запись. (Рис.11).

В исправляющем документе будет создана либо закладка «Пересчет прошлого периода», либо «Доначесления», либо «Пересчет начислений».

Во втором случае в программе будет создан отдельный документ «Сторнирование начислений».

«Сторнирование начислений»

Сторнирующий документ можно создать из подсистемы «Зарплата», в меню «См.также» имеется соответствующая команда.

Основным реквизитом объекта является поле «Сторнируемый документ», которое имеет существенное ограничение по типу. Кроме того, на форме предусмотрены:

• Указание периода, в который попадут начисления;
• Переключатель автоматического формирования доначисления;
• Табличная часть, содержащие данные о сотруднике, размере и основных показателях отменяемых движений.

Важно понимать, что любые исправления заработной платы сотрудника, вне зависимости от того в какую сторону оно происходит (доначисление или удержание) жестко регламентируется существующим законодательством. В частности, согласно ст. 137 Трудового кодекса удержать излишне начисленную заработную плату можно, для:

1. Возмещения выданного в счет з/п и неотработанного аванса;
2. Погашения аванса, если он был не израсходован и не возвращен;
3. Возврата сумм, выплаченных в результате счетных ошибок (то есть ошибках при арифметических расчетах);
4. В качестве компенсации излишне оплаченного отпуска при увольнении.

Кроме этого, существует несколько случаев, когда работник может в добровольном порядке возместить ошибочно выданную ему заработную плату и все они регламентируются п.3 ст. 1109 ГК РФ.

Подводные камни корректировок

Прежде, чем приступать к внесению изменений в закрытые периоды и редактированию записей следует тщательно взвесить все за и против этой процедуры:

1. Даже незначительные корректировки могут повлечь серьезные последствия, так как на основе старых данных уже могут быть сформированы новые документы;
2. Всегда представляйте, как Ваши изменения повлияют на работу других подразделений;
3. Если в компании настроена синхронизация (обмен данными) между базами, изменения лучше делать на исходном документе.

Понятно, что полностью избежать корректировок при большом количестве пользователей вряд ли получится, но постарайтесь свести их к минимуму, в частности, за счет тщательного оперативного контроля вводимой информации. В этом случае Вы существенно сократите влияние «человеческого фактора».

Учимся работать с регистрами (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T13:50:45+00:00

Дорогие читатели, в этом уроке я хочу затронуть крайне важную тему при работе в 1С:Бухгалтерия 8.3 - Регистры .

Сразу покажу на небольшом примере почему это так важно.

Пусть у нас есть начисление заработной платы за январь:

В начале февраля мы создаём ведомость на выплату зарплаты из кассы и нажимаем кнопку "Заполнить":

И получаем следующее:

Но ведь за январь:

• Начисление 50 000 рублей
• НДФЛ 6 500 рублей
• Итого к выплате 43 500 рублей

Где закралась ошибка? Что пошло не так? Неужели теперь всегда вводить сумму к выплате вручную?

Опытный бухгалтер тут же сделает оборотно-сальдовую ведомость по 70 счёту:

И будет в ещё большем недоумении, потому что по данным отчёта к выплате выходят всё те же 43 500! И откуда же взялись лишние 5 000 рублей?

Причём такая ситуация (с любыми расчётами) может произойти как в "тройке", так и в "двойке".

Сегодня я попытаюсь приоткрыть завесу тайны - почему же иногда программа ведёт себя так странно. Я расскажу как в таких случаях находить и устранять ошибку. Ближе к концу статьи мы разберёмся - откуда же взялись эти самые 5 000 рублей.

Итак, поехали!

Учимся видеть регистры

При проведении документов 1С:Бухгалтерия 8 делает проводки по бухгалтерским счетам (кнопка ДтКт у любого документа):

Именно на основании этих проводок строятся все бухгалтерские отчёты: Анализ счёта, Карточка счёта, Оборотно-сальдовая ведомость...

Но есть огромный пласт данных, которые пишутся программой параллельно с проводками и используются для всего остального: заполнение КУДИР, книги покупок и продаж, регламентированной отчётности... заработной платы к выплате , наконец

Как вы уже, наверное, догадались этот пласт называется регистрами , вот он:

Я сейчас не буду вдаваться в подробности описания самих регистров, чтобы не запутать вас ещё больше.

Скажу лишь, что нам просто жизненно необходимо постепенно учиться "видеть" движения по этим регистрам, чтобы лучше понимать и, когда надо, корректировать поведение программы.

Давайте присмотримся к регистру "Зарплата к выплате" - именно он имеет смысл для решения нашей проблемы с лишними 5 000:

Мы видим две записи по этому регистру, сделанные в приход, то есть в плюс. Если пролистать экран в право, то мы увидим в первой строчке сумму к выплате "-6 500", а во второй "50 000".

Остаток по этому регистру -6 500 + 50 000 равен 43 500, который и должен попасть в документ "Ведомость на выплату из кассы", когда мы нажимаем на кнопку "Заполнить".

Ещё раз повторюсь - ведомость на выплату определяет нашу задолженность по заработной плате перед сотрудником не по 70 счёту, а по регистру "Зарплата к выплате" .

Получается мы знаем, что зарплата к выплате заполняется на основании этого регистра, но даже видя записи регистра не можем понять что не так.

Скорее всего мы не видим всей картины (может быть существуют другие записи по этому регистру) и напрашивается некий инструмент для анализа регистра подобный бухгалтерским отчётам.

Учимся анализировать регистры

И такой инструмент есть, он называется "Универсальный отчёт ".

Переходим в раздел "Отчеты" пункт "Универсальный отчёт":

Выбираем тип регистра "Регистр накопления", регистр "Зарплата к выплате" и нажимаем кнопку "Сформировать":

Получилось не очень информативно:

Всё потому, что требуется предварительная настройка отчёта, нажимаем кнопку "Показать настройки" и на закладке "Группировка" добавляем поле "Сотрудник":

На закладке "Отборы" делаем отбор по нашей организации:

Нажимаем кнопку "Сформировать":

Вот это уже более интересно. Видим остаток к выплате нашему сотруднику те самые 48 500 рублей!

Снова заходим в настройки отчёта и добавляем на закладку "Показатели" новое поле "Регистратор":

Снова формируем отчёт:

Вот теперь мы прекрасно видим, что 5 000 появились как результат операции (видимо ввода остатков) 31 декабря 2014 года.

И нам нужно либо изменить эту операцию, либо вручную откорректировать регистр "Зарплата к выплате" и закрыть эти 5 000 рублей, например, 31 декабря 2015 года.

Давайте пойдём вторым путём. Итак, наша задача - сделать так, чтобы на начало 2016 года по регистру "Зарплата к выплате" не было нашей задолженности перед сотрудником.

Это делается ручной операцией.

Учимся корректировать регистры

Заходим в раздел "Операции" пункт "Операции, введенные вручную":

Создаём новую операцию концом 2015 года:

Из меню "Ещё" выбираем пункт "Выбор регистров...":

Указываем регистр "Зарплата к выплате" и нажимаем ОК:

Переходим на появившуюся закладку регистра и делаем расход на 5 000 рублей:

Этим самым мы как бы отнимаем от регистра 5 000 рублей по сотруднику, чтобы выйти на ноль к началу 2016 года.

Проводим операцию и заново формируем универсальный отчёт:

Всё получилось! Видим, что наша ручная операция от 31.12.2015 вывела остаток в ноль и зарплата к выплате после начисления равна ожидаемым 43 500.

Замечательно. И сейчас мы проверим это в ведомости на выплату.

Но прежде я хочу обратить ваше внимание на ещё один важный момент:

Обратите внимание, что остатки на начало и на конец по группировке "Сотрудник" показывают ерунду. Это никакая не ошибка, это нюанс, который нужно учитывать, связанный с архитектурными особенностями 1с.

Запомните. В том случае, если универсальный отчёт выводится с детализацией до документа (регистратора) - остатки по группировкам будут показывать ерунду.

Если нам требуются остатки по группировке сотрудник - нужно сначала удалить из настроек добавленный нами показатель "Регистратор".