Главная » Военные » Каков срок хранения приказа об отпуске по беременности и родам? Приказы на отпуск и по беременности родам храняться в одной папке Хранение приказа по беременности родам.

Каков срок хранения приказа об отпуске по беременности и родам? Приказы на отпуск и по беременности родам храняться в одной папке Хранение приказа по беременности родам.

Чтобы отправить сотрудника отдыхать, кадровому работнику необходимо оформить приказ о предоставлении отпуска работнику. Подскажем, как это правильно сделать, когда следует издать соответствующее распоряжение. И также выясним, каков срок хранения этого документа.

Основанием для издания приказа является заявление работника на предоставление ему одного из видов отпусков. Документ составляется в свободной форме. Главное требование к его содержанию - это указание вида запрашиваемого отпуска, например, ежегодный трудовой или педагогический.

В какие сроки издаётся документ

Законодательно не оговорены точные сроки составления приказа. Но на практике он составляется как минимум за 14 рабочих дней до отправления сотрудника в отпуск. Это делается для того, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и выплатить ему отпускные.

Образец и правила заполнения приказа на трудовой отпуск

Заполняется документ строго по форме Т-6 (для одного работника) или Т-6а (для коллектива работников).

Образец приказа на очередной оплачиваемый отпуск одного работника

Как составить правильный приказ на декретный отпуск

При оформлении приказа на отпуск по беременности и родам нужно не только иметь соответствующее заявление от работника, но и оформленный по всем правилам больничный лист. Чтобы заполнить приказ, достаточно внести в графу Б сведения о длительности отпуска. Все необходимые данные можно взять из предоставленного работницей больничного.

Образец приказа на отпуск по беременности и родам (заполняется графа Б.)

Кто подписывает распоряжение на отпуск

Заверять своей подписью документ имеет право директор компании или другое лицо, которому вменена такая обязанность. Кроме того, документ обязательно подписывается работником, уходящим в отпуск.

Исправление ошибок, допущенных при оформлении документа

В самом приказе ошибки недопустимы. Поэтому при выявлении неточности необходимо составить новый приказ. Возможно также издать дополнение к уже существующему документу с указанием всех необходимых корректировок.

Как отменить приказ

Уже существующий приказ отменить нельзя. Может быть лишь составлен новый приказ с указанием всех необходимых корректировок.

Таблица: как должна оформляться выписка

Где хранятся приказы на отпуск, срок их хранения

Как и многие другие кадровые документы, приказы должны храниться от 5 до 75 лет. Всё это время они обязаны находиться в специальном архиве. При этом сроки хранения приказов различаются. В течение 5 лет нужно сохранять следующие виды:

о предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска;
о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
о предоставлении учебного отпуска.

Приказы по личному составу нужно хранить 75 лет. Перечень приведён ниже:

о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до 1.5 лет, 3-х лет;
о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребёнком до 1.5 лет, 3-х лет;
о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы.

По какой форме заполнить журнал учёта приказов

По правилам кадрового делопроизводства все приказы обязательно фиксируются в соответствующих журналах. В журнал учёта приказов на отпуск вносятся документы со сроком хранения 5 лет, а в журнал регистрации приказов по личному составу - документы, хранящиеся 75 лет. Заполнять и те, и другие необходимо по мере издания очередного распоряжения.

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот. К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск. Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

К каким документам относятся приказы на отпуск?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

Перечень сроков хранения кадровых документов

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

приказы о приеме сотрудников на работу;
распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока - в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

приказы об отпусках;
распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск - пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками. В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Работа с документами по отпуску: нюансы

Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
приказы по иным

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

регистрации приказов об отпусках;
фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте.

Любой приказ - на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту - должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

Организация хранения кадровых документов: нюансы

Рассмотрим теперь особенности организации хранения Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел. При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты. Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока. Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами. Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив. Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.

Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации.

Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа

Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника. Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Оформление документов на отпуск: издание приказа

Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные. При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами. Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Оформление приказа: нюансы

Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров.

Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Оформление документов на отпуск: регистрация приказа

Готовый приказ на отпуск должен быть зарегистрирован в кадровой службе. В этих целях в соответствующих структурных подразделениях предприятий используется специальный журнал. При этом он может вестись в нескольких экземплярах, что обусловлено применяемым кадровой службой подходом к классификации документов, которые имеют отношение к отпускам сотрудников. Но если штат фирмы небольшой и существенной потребности в распределении кадровой документации по разным группам не возникает, то журнал может вестись и в одном экземпляре.

Регистрация приказов: нюансы

В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

Срок хранения журнала регистрации приказа

Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале. В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме. Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» требует от организаций сохранности используемых документов в течение предписанных сроков хранения. Сроки хранения для отдельных категорий документов устанавливаются нормативными актами. При этом иногда возникают вопросы отнесения конкретного документа к той или иной категории и, соответственно, определения срока его хранения.

В данной статье мы рассмотрим:

форму приказа на отпуск по беременности и родам;
особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам;
сроки хранения приказов на отпуск по беременности и родам.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Форма приказа на отпуск по беременности и родам

Работу по документальному оформлению отпусков сотрудников, включая отпуска по беременности и родам, ведет кадровая служба организации. Для того чтобы пойти в отпуск по беременности и родам, работница должна предоставить в кадровую службу листок нетрудоспособности и написать заявление о предоставлении отпуска на имя непосредственного руководителя. На основании этих документов издается приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Ранее для составления приказов по отпускам организации были обязаны использовать унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако в данном документе есть унифицированная форма лишь для приказа на предоставление ежегодного основного и дополнительного отпуска. Более того, с 1 января 2013 унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению.

Таким образом, организация вправе самостоятельно устанавливать форму приказа на отпуск по беременности и родам.

Сроки хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Срок хранения кадровых и бухгалтерских документов в общем случае составляет 5 лет, а документов, относящихся к личному составу, - 75 лет.

Приказы на отпуск не включаются в личные дела сотрудников, то есть можно предположить, что они должны храниться в течение 5 лет. На самом деле это не так. В течение 5 лет хранятся лишь приказы на предоставление ежегодных основных и дополнительных отпусков, а также документация по отпускам на время учебы. Приказы на отпуск по беременности и родам должны храниться в течение 75 лет. Давайте разберемся, почему для них положен такой срок хранения.

Особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Для определения срока хранения конкретного вида документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения для перечня типовых управленческих документов. В настоящее время таким нормативным актом служит Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

В этом перечне установлены сроки хранения различных документов, связанных с предоставлением отпусков. К примеру, журнал учета отпусков имеет срок хранения 3 года, а график отпусков - 1 год. В то же время упоминания приказов на отпуск по беременности и родам, как и прочих документов, связанных с материнством, в перечне нет. Поэтому, чтобы определиться со сроком хранения приказов на отпуск по беременности и родам, надо разобраться, к какой категории документов их следует отнести.

Например, приказы и распоряжения по личному составу, а также другие связанные с личными делами сотрудников документы имеют срок хранения 75 лет. В перечислении видов таких документов присутствуют, в частности, приказы на отпуск по уходу за ребенком, однако нет приказов на отпуск по беременности и родам. По этой причине иногда такие приказы хранят лишь 5 лет, как и прочие кадровые документы краткосрочного действия.

В то же время специалисты по юридической и кадровой работе рекомендуют хранить такие приказы 75 лет. Во-первых, приказы по беременности и родам все-таки относятся к документации по личному составу. Во-вторых, для всей документации по личному составу устанавливается срок хранения 75 лет. В-третьих, для некоторых документов по личному составу установлен срок хранения 5 лет, но приказов по беременности и родам в списке исключений нет.

Вложенные файлы

Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам (образец).doc
Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам (образец).doc

Доступно только подписчикам

Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам (бланк).doc
Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам (бланк).doc

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов на отпуск (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу. Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки. Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения "лс", "л/с", "N К", "N К", "N К/2", "N -П" или другие, в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя. В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Отметим, что согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документов в дела. Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности (например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком). Или же общая подшивка приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет, например, приказов о предоставлении ежегодного отпуска и приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Нормативные акты : Срок хранения приказов на отпуск

Приказы по основной деятельности и кадровые приказы

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

Нормативные акты

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы . Срок хранения приказов на отпуск

Статья: Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы
(Демидов Г.И.)
(«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 11) Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации, доклады) по личному составу, касающиеся:

Документ доступен:

Статья: Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров
(Кожанова Е.)
(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2016, N 12) Примечание. Подробнее о последних изменениях в продолжительности хранения документов по личному составу читайте в статье «Сроки хранения документов по личному составу» на с. 48 журнала N 5, 2016.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

Читайте также: Характеристика условий труда работника для мсэ образец заполнения

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

«Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Читайте также: Ответственность за несвоевременную выплату заработной платы

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

— применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

Важно! В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения 5 лет . например:

О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
О предоставлении учебного отпуска
и т.д.

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет . регистрируются отдельно (например, в Журнале регистрации приказов по личному составу ). К таким приказам относятся:

О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
и т.д.

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года . Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 19 «Отпуска» (выдержки)
Унифицированная форма № Т-6. «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»
Таблица «Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков»
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации приказов на отпуск НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Срок хранения приказов об отпуске

Ежедневно предприятие сталкивается с ведением большого количества документации и важно делать это правильно. Как правильно хранить всю документацию, и какие бывают виды кадровых документов, каким образом ведется учет и хранение приказов об отпуске. Сколько хранятся приказы об отпуске, и каким образом проводить их уничтожение после истечения срока хранения.

Из этой статьи вы узнаете: