Какие ошибки нельзя допускать в путевых листов. Какой штраф за путевой лист

Путевые листы выписываются на все служебные транспортные средства, будь то легковые автомобили или . Без таких документов невозможно вести учет расхода горючего и контролировать пройденное расстояние. Занимается заполнением таких листов ответственное лицо, которое должно быть назначено директором предприятия. Обычно это диспетчер или старший механик. Оформление такого документа – дело непростое, оно требует знания многих нюансов, но, даже зная все тонкости заполнения, иногда можно допустить опечатки или ошибки. В данной статье мы поговорим о том, как правильно делаются исправления в путевых листах, чтобы они могли считаться верными с юридической точки зрения.

На что обращать внимание

Работая с путевыми листами, человек может допускать некоторые ошибки. Согласно Федеральному закону под номером 402 в ст. 9 , в первичной документации допускаются некоторые исправления, если они не противоречат федеральным законодательным актам. Любые правки должны подтверждаться подписями ответственных лиц и содержать точную дату. Подписи обязательно нужно расшифровывать. Это относительно новое требование. Главное, делая корректировку, не допустить при этом такие ошибки:

• Нет расшифровки подписи ответственного сотрудника.
• Не проставлена дата внесения изменения.
• Нет подписи человека, который составил документ.
• Внесенное изменение не содержит информацию о том лице, которое данное изменение внесло, и нет его подписи.

Во время заполнения путевого листа, когда правятся ошибки, корректором пользоваться воспрещается. Ведь в Федеральном законе четко прописано, что внесение правок возможно лишь одним способом, путем зачеркивания неверных данных и написания рядом с ними верных. Причем зачеркивать отдельные буквы или цифры воспрещается. Нужно зачеркнуть все слово или полную цифру. Подробный и наглядный образец исправлений, представленный , может стать хорошим примером, на который можно смело ориентироваться.

При исправлении ошибок в путевом листе корректором пользоваться воспрещается.

На вопрос, допускаются ли исправления в путевых листах, можно однозначно ответить, что допускаются. Но при этом обязательно следует соблюдать некоторые правила исправления, которые действуют для всех документов первичного вида. Федеральный закон № 402 как раз и говорит, можно ли делать такие корректировки, и ему надо следовать.

Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленностьзатрат служебного автомобиля подтверждает путевойлист вне зависимости от того, является ли организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен не надлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и значительным доначислениям. Сразустоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют: механик и диспетчер-нарядчик. Самое трудное для бухгалтера - добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.

Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, рассмотрим самые распростра-ненные из них.

Обращаем внимание, что наличие в унифициро-ванных формах незаполненных реквизитов не до-пускается.

Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.

Ошибка 2. Не указано время возвращения. От-сутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надле-жащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.

Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указа-ны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходо-вано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.

Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не про-ставлен норматив расхода топлива автомобиля. Не-смотря на то, что речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы.

Ошибка 5. Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно, т.к. указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, название организации. Пункты назначе-ния по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области». Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо прило-жении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.

Ошибка 6. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.

Ошибка 7. Не указан номер лицензионной карточки при выполнении перевозок в междугороднем сообщении.

Ошибка 8. В строке «Автомобиль» не указ гаражный номер автомобиля, что осложняет автоматизированный учет его работы.

Ошибка 9. В соответствующих строках медицинский работник подписью и личным штампом не удостоверил возможность допуска водителя по < здоровья к управлению автомобилем.

При выполнении перевозок для собственных нужд перед выездом в рейс проводится не медицинское освидетельствование водителя, а контроль на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном употреблением наркотиче-ских средств, психотропных, токсических или других одурманивающих веществ, который осуществляется в упрощенном порядке.

Приказом руководителя назначается работник, ответственный за проведение приборного контроля опьянения. Для проведения приборного контроля используются специальные приборы и экспресс-пластины, которые должны соответствовать поло-жениям технических нормативных правовых актов. Контроль обязателен перед началом рабочей смены водителей, но также может проводиться во время смены и после ее окончания. При отказе от про-хождения приборного контроля опьянения водитель может быть отстранен от работы. На основании по-казаний приборов и экспресс-пластин в путевой лист вносится дата осуществления контроля, скрепленная jличной подписью работника, проводившего контроль, и ставится штамп «допущен к работе».

При несогласии с результатами приборного кон-троля водитель направляется на предрейсовое меди-цинское обследование.

Также следует помнить, что до выезда автомобиля на линию обязательно проводится контроль техниче-ского состояния транспортного средства.

Прибывающие с линии и выпускаемые на линию автотранспортные средства проверяют водитель и лицо, ответственное за исправное состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств (работник предприятия, имеющий необходимую квалификацию). Так, согласно Квалификационному справочнику «Должности служащих, занятых на автомобильном транспорте», утвержденному постановлением Министерства труда и социальнойзашиты Республики Беларусь от 5 ноября 2002г. № 142 должность механика автомобильной колонны(гаража, автотранспортной организации) предполагает наличие высшего технического образования и стажаработы по специальности на автомобильном: не менее трех лет или среднего специального образования и стажа работы по специальности на автомобильном транспорте не менее пяти лет.

В нижней части путевого листа в строке «Механик;(подпись, штамп)» своей подписью или личным штампом механик организации удостоверяет, что 5автомобиль технически исправен и выезд разрешен, подтверждает соответствие фактического спидометра показанию, перенесенному диспетчером в данный путевой лист из предыдущего (часть вторая п. 2.2.3 Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов грузовогоавтомобиля, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12000 г. №31).

Часто задаваемым вопросом является вопрос о том, как оформить путевой лист при обслуживании в течениеодного дня нескольких заказов. Такие перевозки можно оформить несколькими путевыми листами. При этом один путевой лист заполняется полностью, на остальных листах заполняется только талон заказчика.

Перечисленные выше ошибки в документе исправимы. Порядок исправлений в путевых листах определен Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. №3321-ХII«О бухгалтерском учете и отчетности». Изменения в первичных учетных документах должны подтверждены подписями соответствующих лиц и датами исправлений. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

Исправление производится следующимобразом: зачеркиваем тонкой чертой неправильные суммы, текст и надписи, над зачеркнутым исправленным текстом пишем верное значение или таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Лицом, осуществившим исправление, производится запись «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Например, исправления в путевом листе показаний счетчика пройденного пути на конец рабочего дня нужно подтвердить подписями соответствующих должностных лиц: водителя и механика (или иного уполномоченного лица). Также следует отметить, что журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, использующие транспорт в своей деятель-ности, т.к. пока водитель не расписался в сдаче одного путевого, он не может получить следующий.

Изменения законодательства в области ав-томобильных перевозок в 2011 году

С пяти до десяти лет увеличен срок, на который выдается лицензия, для тех видов услуг, которые продолжают оставаться лицензируемыми. С 1 января 2011 г. не нужно получать лицензию для выполнения:

• внутриреспубликанских перевозок грузов всех видов (не предусмотрены среди услуг, оставляющих лицензируемый вид деятельности в области автомо-бильного транспорта);
• внутриреспубликанских автомобильных пере-возок пассажиров для собственных нужд;
• международных автомобильных перевозок гру-зов с использованием автомобиля, предназначенного для перевозки грузов, разрешенный максимальный вес которого, включая вес прицепа (полуприцепа),не превышает 3,5 т (часть вторая п. 120 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Бе-ларусь от 1 сентября 2010 г. № 450).

Изменениям подвергся и перечень грубых на-рушений законодательства о лицензировании, лицензионных требований и условий. Использование транспортного средства, оформленного в соответ-ствии с определенными требованиями к оформле-нию автомобилей-такси, для нужд, не связанных с осуществлением лицензируемой деятельности, будет относиться к грубым нарушениям, если в установлен-ном порядке не будет оформлен путевой лист.

Также не повлечет аннулирования лицензии си-стематическое непредставление в предусмотренный срок государственной статистической отчетности, которое сейчас относится к грубым нарушениям.

Производственно-практическое издание Транспорт/ сост. Е.В. Гриценко. - Минск: КапиталМедиаГрупп, 2011

Многие предприниматели или организации имеют собственные или арендованные транспортные средства. Для того, чтобы вести учет пробега и времени эксплуатации транспорта, нужно выписывать путевые листы. Иногда приходится вносить поправки в этот документ, и важно сделать это правильно, чтобы избежать дальнейших проблем с налоговой службой. Рассмотрим, как это осуществить согласно законодательству.

Допускаются ли исправления?

В бухгалтерском учете предусмотрена корректировка ошибок, однако для этого нужно знать инструкцию по их исправлению. Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.

В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье 9 пункте 7 сказано, что в первичных учетных документах можно допускать ошибки и по необходимости исправлять их. Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.

Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке. Исправлять ошибку нужно штрихом.

Как вносить исправления + пример

Вносить изменение следует так: зачеркните неправильную сумму тонкой линией и сверху напишите правильный текст разборчивыми цифрами или буквами. Зачеркнуть слово требуется так, чтобы его потом мог прочитать представитель проверяющего органа. Возле корректировки пишут слово «Исправлено» указывают дату исправления, фамилию и инициалы лица, составляющего этот документ. Заверить ошибку подписью должны соответствующие лица, участвовавшие в исправлении.

К примеру, в путевом листе нужно изменить время прибытия водителя в пункт назначения. Подписи должны поставить водитель, механик и лицо, которое составляло этот лист.

С 1 января 2013 года вышли изменения, как вводить исправления в первичных документах. Добавился один пункт: нужно расшифровывать подписи лиц , которые участвуют в заверении правки.

Пример внесения правок в путевой лист

Частые ошибки

Исправляя путевой лист, бухгалтера или диспетчеры совершают типичные ошибки, среди них:

• не указана дата внесения правки;
• отсутствуют расшифровки подписи (подразумевается фамилия и инициалы) диспетчера;
• отсутствуют подписи возле исправления лица, составляющего путевой лист;
• изменение внесено лицом, который не составлял путевой лист. Согласно Федеральному закону №402 части 7 статьи 9, изменения в документ могут вносить только те лица, которые его составляли.

Важно не забывать заполнять все обязательные реквизиты первичного документа, так как незаполненные графы делают его недействительным. После правок нужно все хорошо проверить.

Порядок, как исправлять ошибки в первичных документах, закрепите в учетной политике для целей бухучета или приложении к ней.

Количество израсходованного бензина должно быть подтверждено документально. Поэтому, путевые листы с неверным расчетом, должны быть исправлены. Ошибки в путевом листе исправьте так: зачеркните неправильный текст и надпишите над этим исправленный текст.

Если при проверке путевых листов выяснится, что бензина списано меньше, чем положено по норме, то на основании бухгалтерской справки (ф.0504833) датой обнаружения ошибки отразите в учете дополнительное списание бензина: Дебет 0.401.20.272 Кредит 0.105.Х3.440. При этом водителю необходимо будет возместить понесенные расходы на бензин.

Если списано бензина больше, чем положено по норме, то выявленный перерасход надо отразить как недостачу и взыскать с водителя в установленном порядке.

Обоснование

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Совет: когда оформляете путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде

Каким документом исправить

Исправления оформляйте первичным учетным документом - Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Основание - документы, которые в отчетном периоде не провели или провели с ошибками (например, акт об оказании услуг, дополнительное соглашение и т. д.). В Бухгалтерской справке отразите:

 причину, почему вносите исправления;

 наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций), его номер, период, за который регистр составлен;

 период, в котором обнаружили ошибку.

Такой вывод следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, пунктов 7, 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Когда вносите исправительные проводки в регистры бухучета, главбух (руководитель структурного подразделения) ставит отметку об этом в Бухгалтерской справке в разделе «Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету». Такой порядок установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.

Как исправить

Исправления в электронный регистр вносит сотрудник, ответственный за его формирование (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Правила, как исправить ошибку, зависят от того, в какой момент она обнаружена: до момента представления отчетности или после.

Пример, как исправить ошибку в бухучете казенного учреждения дополнительной проводкой. Ошибка обнаружена до представления отчетности

В сентябре бухгалтер казенного учреждения «Альфа» обнаружил счетную ошибку: больничное пособие за апрель сотруднику начислили на 500 руб. меньше (за счет ФСС России).

30 сентября исправления в бухучет внесли дополнительной бухгалтерской записью на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833):

Пример, как исправить ошибку в бухучете казенного учреждения способом «красное сторно». Ошибка обнаружена до представления отчетности

В сентябре бухгалтер казенного учреждения «Альфа» обнаружил счетную ошибку: больничное пособие за апрель сотруднику начислили на 5000 руб. больше (за счет ФСС России).

Бухучет: недостача по вине сотрудника

Ущерб от недостачи имущества, который должен возместить виновный сотрудник, отразите на счете 209.00 «Расчеты по ущербу имуществу и иным доходам» (п. 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

В учете казенных учреждений:

Начисление задолженности виновного лица, а также списание недостающего имущества отразите нижеприведенными проводками.

Порядок отражения в учете операций по возмещению виновным лицом ущерба от недостачи зависит от того, в какой форме он возмещается - в натуральной или в денежной.

Как исправить ошибку в первичном документе

Порядок, как исправлять ошибки в первичных документах, закрепите в учетной политике для целей бухучета или приложении к ней. Учреждение самостоятельно должно разработать порядок исправления первички на бумаге или в электронном виде. Ориентируйтесь на требования Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» и Инструкции к Единому плану счетов № 157н, а также учитывайте особенности документооборота. При разработке таких способов руководствуйтесь действующими нормативно-правовыми актами, которые регулируют аналогичные вопросы. Например, Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Об этом сказано в письме Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

Ошибки в первичных документах исправьте так: зачеркните неправильный текст и надпишите над этим исправленный текст. Зачеркивание проведите одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправления. Исправления в документах заверьте подписями лиц, которые их составили. Для идентификации этих лиц укажите расшифровку их фамилий и инициалов или иные реквизиты. Также проставьте дату, когда внесли исправления, и надпись «Исправленному верить» или «Исправлено»:

Важно! Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Также нельзя заменять принятый к учету первичный документ с ошибкой новым документом.

Такие правила установлены частью 7 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пунктом 27 Стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности», пунктом 10 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, и пунктом 4.7 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, их подтверждает письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280.

Из правовой базы

Письмо Минфина России от 08.07.2011 № 02-06-10/3056

[О вопросе списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) по нормам расхода топлива, рекомендуемым Министерством транспорта Российской Федерации]

Департамент бюджетной политики и методологии Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел письмо по вопросу списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) по нормам расхода топлива, рекомендуемым Министерством транспорта Российской Федерации, и сообщает следующее.
В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее - Инструкция 157н), а также Инструкцией по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее - Инструкция 162н), списание ГСМ следует осуществлять на основании оправдательных первичных документов, подтверждающих расход топлива.
Документом, применяемым для списания в расход всех видов топлива, согласно Инструкции 162н является Путевой лист (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007).
Одним из реквизитов, предусмотренных в формах Путевого листа, является отражение расхода топлива с указанием его фактического потребления и по норме.
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, носят рекомендательный характер.
В случае использования учреждением при расчетах указанного показателя норм, рекомендуемых Минтрансом России, он отражается в Путевом листе в поле, предназначенном для записи данных о расходе горючего по норме.
Если фактический расход топлива согласно Путевому листу превысил расход топлива, рассчитанный по норме Минтранса России, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности.
Утвержденные согласно распоряжению руководителя учреждения нормы по расходованию ГСМ, превышающие установленные Минтрансом России, могут подтверждаться в том числе контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями по обращению юридических лиц, осуществляющими исследования по соблюдению владельцами транспортных средств правил их эксплуатации с целью избежания перерасхода топлива.
При установлении вины водителя, допустившего перерасход топлива при ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля, сумма выявленного перерасхода учитывается в бюджетном учете учреждения как недостача и взыскивается с водителя в установленном порядке.

Ошибки в путевом листе опасны тем, что инспекторы могут исключить расходы на топливо, командировку, зарплату водителя. Проверьте свой бланк путевого листа.

Компания сама разрабатывает и использует удобный для нее бланк путевого листа. Типовой формы документа нет (письма Минфина России от 25.08.09 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308 и от 13.10.09 № 16-15/107268).

Включите в бланк все реквизиты, которые должны быть в путевом листе. Они перечислены в части II Обязательных реквизитов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152). С 26 февраля 2017 года этот перечень дополнен. Путевой лист должен включать отметку о техсостоянии авто (приказ Минтранса России от 18.01.17 № 17). А вот печать в этом документе больше не нужна.

БУКВА ЗАКОНА

Проверьте обязательные реквизиты «первички»

Инспекторы снимают расходы, если в «первичке» заполнены не все обязательные реквизиты. Оспорить доначисления не удастся даже в суде (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.01.17 № Ф02-7133/2016, Ф02-7330/2016 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.07.14 № А78-7040/2013).

Перечень обязательных реквизитов приведен в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Это:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование компании, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина и единица измерения;
• должность ответственного лица;
• подписи

Также надо учесть требования к первичным документам (см. врезку выше). Компания вправе включить в путевой лист дополнительные реквизиты - мы показали их на образце ниже (кликните, чтобы увеличить). Они обезопасят расходы на топливо.

Какие ошибки критичны, а какие можно не исправлять, видно из таблицы ниже.