Главная » Виды пенсий » Какие документы сдаются в архив при ликвидации. Хранение документов при ликвидации ооо

Какие документы сдаются в архив при ликвидации. Хранение документов при ликвидации ооо

П еред тем как разбираться с вопросом «в чьи руки могут быть переданы документы организации на дальнейшее хранение», необходимо уяснить 2 принципа:

Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива?

Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций - источников комплектования архива. Эта работа проводится по следующему алгоритму:

Проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, по реестрам органов государственной регистрации юридических лиц, статистическому регистру хозяйствующих субъектов и др.
Кроме того, дополнительно архивным учреждением проводится анализ организаций:
- действовавших ранее, но не включенных в Списки источников комплектования архивного учреждения по каким-либо причинам, а также
- проявивших инициативу по их включению в Списки (на основании письма организации-заявителя).
Далее у претендентов изучаются учредительные документы; это позволяет установить подведомственность, юридическую самостоятельность организации, форму собственности, профиль деятельности, масштаб деятельности, юридический адрес.
Уточняется наличие негосударственных организаций, созданных на базе государственных, являвшихся ранее источниками комплектования государственных архивов. Такие негосударственные организации включаются в Списки источников комплектования соответствующего архива (без заключения договора) и находятся в нем до момента передачи архиву документов государственной организации-предшественника.
На стадии выявления проводится классификация организаций: по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности, по организационно-правовой форме, по форме собственности (государственная, муниципальная, частная). В результате определяется: количество однородных (аналогичных) организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, как в составе определенных ведомств, так и в целом с учетом негосударственных организаций; разделение организаций на производственные и непроизводственные, осуществляющие определенные виды деятельности; разделение общественных объединений на общественно-политические партии, общественные движения, общественные фонды, общественные учреждения, организации общественного самоуправления, затем - по разным целям создания и разного уровня (общероссийские, межрегиональные, региональные, местные общественные объединения).
Среди критериев отбора выделяется:
- особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги - награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческая преемственность ее документов);
- место среди других организаций в зоне комплектования государственного, городского или муниципального архива (является ли организация градообразующей или наиболее типичной для данной территории).
Из каждой классификационной группы выбираются организации для дальнейшего анализа. Такие организации включаются в рабочий Перечень организаций для определения источников комплектования соответствующего архива .
В завершение составляется Экспертное заключение и справка об организации как источнике комплектования государственного / городского / муниципального архива .

На основе проведенного анализа в негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования конкретного архивного учреждения .

В случае положительного письменного ответа на предложение архивного учреждения готовится проект договора о включении в Список организаций - источников комплектования архива . Если же такого согласия архив не получил, но он заинтересован в документах конкретной негосударственной организации или общественного объединения, то возможно заключение договора о сотрудничестве - это позволит наблюдать за сохранностью документов организации / объединения и будет способствовать принятию ими впоследствии решения о передаче своих документов в архив.

Особенности договора о включении негосударственной организации / общественного объединения в Список государственного / городского / муниципального архива (далее для краткости будем именовать их «организация» и «архив»):

При заключении договора организация получает преимущество в виде бесплатной консультационной поддержки со стороны архива при ведении делопроизводства, подготовке документов к длительному хранению . Ведь не у всех в штате есть настоящие специалисты по делопроизводству и архивному делу, а соответствующие обязанности распределены между секретарем, бухгалтером и кадровиком, которые формируют документы организации в дела, систематизируют и обрабатывают их не оптимально. Более того, архивы оказывают не только консультационные услуги, но и весь спектр услуг относительно обработки документов, их упорядочивания, постановки на архивный учет, хотя это уже, как правило, за отдельную плату . Следующее преимущество: если ликвидируется организация - источник комплектования архива, то процедура передачи архиву документов, сроки хранения которых не истекли, пройдет гораздо легче.

Если ваша ныне действующая организация процветает и еще не включена в список источников комплектования архива, то стоит проявить инициативу и попробовать заключить договор хотя бы о сотрудничестве, если удастся сделать это на выгодных для себя условиях. Чем более архив будет заинтересован в ваших документах, тем большего вам удастся добиться. Перед подписанием необходимо внимательнейшим образом оценить и те обязательства, которые архив захочет на вас возложить. Вашу организацию могут обязать:

упорядочить, т.е. обработать, все свои документы в соответствии с архивными требованиями;
составить описи на дела постоянного хранения, по личному составу, временного хранения и, конечно, представить акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения и не представляющими научно-практической и исторической ценности и передать их на согласование архиву;
в дальнейшем ежегодно представлять описи на согласование архива;
ежегодно (или 1 раз в 2 года) заполнять паспорт архива (так называемую «инвентаризацию» вашего документального фонда);
ежегодно составлять либо вносить изменения в номенклатуру дел;
по истечении определенного срока, установленного графиком, организация должна будет передавать документы на хранение в архив (более подробно эта процедура описана в пунктах 9.1-9.7 Правил);
разработать положения об архиве и экспертной комиссии (ЭК);
проводить методическую работу по ведению делопроизводства и архивного дела в подразделениях своей организации;
участвовать в конференциях и семинарах, организуемых архивом для повышения квалификации и обмена опытом;
обеспечить сохранность всех документов вашей организации, поставленных на учет в архив.

Рассмотрим ситуацию с ликвидацией организации

Обратите внимание на п. 9.7 Правил, в котором указано, что при ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. Здесь есть неточность , и вот по какой причине: ликвидация юридического лица не предполагает институт правопреемства . Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Ликвидация организации может быть добровольной, по решению суда и в порядке банкротства.

Фактически если у ликвидируемого предприятия есть вышестоящая организация , то его архив как часть имущества вполне может ей достаться. Чаще всего архивные учреждения перегружены и пытаются «откреститься» от новой дозы документов, пытаясь возложить эту ношу на другие плечи, и делают это даже с документами по личному составу. Если вышестоящая организация и ликвидируемая находятся в одном городе / регионе, то это куда ни шло. А если ликвидируемая, например, в Саранске, а головная - в Москве, то головной организации везти документы к себе либо оплачивать их депозитарное хранение в Саранске одинаково «неприятно». Если же документы «уедут» из Саранска, то как людям потом разыскивать их и получать архивные справки, когда они понадобятся для Пенсионного фонда и иных целей?

Итак, при ликвидации организации (без правопреемника) первой в очереди получателей ее документов постоянного срока хранения и по личному составу окажется вышестоящая организация . В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив / центр данного региона).

Отдельно поясним роли действующих лиц этой «пьесы»:

Вышестоящая организация - она может быть таковой для филиала или представительства и не только. Вышестоящая и подчиненная организация могут иметь совершенно разные наименования и их взаимосвязь может быть видна лишь из учредительных документов. Если ликвидируемая организация создана по распоряжению органа власти, то он тоже может получить «в наследство» ее документы.
Ликвидационная комиссия - это орган управления предприятием, находящимся в стадии ликвидации или банкротства (конкурсного производства).
Орган управления архивным делом - это орган исполнительной власти, уполномоченный на управление архивным делом на территории субъекта Российской Федерации и реализующий государственные функции в сфере архивного дела.
Специализированный архив (центр) документов по личному составу - государственное учреждение, которое создается в субъекте на основании постановления Правительства субъекта и входит в систему архивных учреждений субъекта РФ с подчинением органу управления архивным делом субъекта РФ.

Если ваша организация является вышестоящей для ликвидируемой, но вы хотели бы передать в местный архив хотя бы ее документы по личному составу, а архив отказывает вам, то можете попробовать обратиться с официальным письмом в вышестоящую организацию этого архива, орган управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Ваш главный аргумент - документы имеют социальную направленность, защищают права жителей данного региона и их нельзя увозить оттуда.

Если дело дошло до передачи документов ликвидируемой организации в архив, то , чтобы документы передавались в упорядоченном состоянии, т.е. оформленными по всем архивным требованиям. Обеспечить это должен конкурсный управляющий (ликвидационная комиссия), порой ему приходится . Передача документов в архивное учреждение осуществляется на договорной основе.

Если организация имеет договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив. Если же договорных отношений с архивным учреждением не имеется, то в этом случае архив обязан принять на хранение только документы по личному составу. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Итак, перечислим, что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:

Согласно п. 2 ст. 62 Гражданского кодекса РФ учредители юридического лица или орган, принявший решение о ликвидации юридического лица, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации.
Разработать и утвердить Положение о ликвидационной комиссии, в которое необходимо включить раздел о документах (уничтожении документов с истекшими сроками хранения, упорядочивании оставшихся и их передаче вышестоящей организации и / или в архивное учреждение, о лицах, ответственных за реализацию этих положений).
От имени ликвидационной комиссии инициировать процесс по включению документов предприятия в состав Архивного фонда РФ (Пример 1), а также заключению договора с государственным или муниципальным архивом.
Необходимо поставить в известность о начале процедуры ликвидации предприятия орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.) путем направления информационного письма с просьбой оказать содействие в дальнейшей судьбе документов ликвидируемой организации. В случае судебного разбирательства это письмо будет использовано как подтверждение намерений предприятия, направленных на обеспечение сохранности документов (Пример 1).
Определить перечень дел, подлежащих передаче на дальнейшее архивное хранение.
Определить перечень дел, подлежащих научно-технической обработке.
Определить перечень дел временного хранения с истекшими сроками хранения и составить акт на уничтожение.
Определить перечень дел временного хранения, срок действия которых еще не истек на момент ликвидации организации, и составить на эти документы опись или акт - в зависимости от указаний архива.
После определения всей документационной массы необходимо организовать заседание экспертной комиссии и результаты ее работы зафиксировать в протоколе.
Все документы должны быть поставлены на архивный учет, а именно: сформированы в дела в соответствии с п. 3.5-3.6 Правил; включены в описи дел в соответствии с пунктом 7.2 тех же Правил. Вместе с тем должны быть оформлены учетные документы: дело фонда, реестр описей, научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям), сами описи и др.
Направить письмо с просьбой о принятии документов на хранение в архив по месту нахождения ликвидируемого предприятия (Пример 2). Как «вычислить» это архивное учреждение, мы поясним чуть ниже.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Если коротко, то на постоянный учет в архивы ставят, как правило, крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества.

Малые предприятия смогут передать свои документы на хранение в архив только после ликвидации и отсутствия правопреемника и вышестоящей организации. Скорее всего, их документы будут принимать в муниципальный архив.

Как ликвидируемой организации выяснить, в какой архив ей сдавать свои документы?

Во-первых, необходимо обратиться с этим вопросом в орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (отталкиваться надо от юридического адреса, указанного в учредительных документах). Это шаг 4 описанного выше алгоритма. См. также Пример 1 - обратите внимание: здесь в письме уже фигурирует архив, в который организация предполагает сдать свои документы. Но письмо может быть составлено и иначе - с вопросом о том, в какой архив сдавать документы.

Во-вторых, чтобы определиться, в какое архивное учреждение можно сдать свои документы, организация может сначала просто позвонить в ближайший архив, который либо готов будет принять документы, либо отправит вас дальше «по нужному адресу». Первое обращение может быть и по телефону, и письменным с личным визитом (тогда на своем экземпляре письма попросите оформить отметку о его получении архивом). Второй вариант хорош тем, что ответить вам тоже должны будут официальным письмом, и отказ потом можно будет опротестовать, особенно если процесс с поиском архива начнет напоминать «игру в мячик», когда архивные учреждения будут вам отказывать одно за другим. Все эти отказы нужно коллекционировать и потом обращаться:

сначала к исполнительной власти (подчеркивая социальную и иную значимость ваших документов):
- в орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.),
- непосредственно к мэру или губернатору;
и только потом - идти в суд (если потребуется).

Итак, если архивные учреждения отказали вам по каким-то основаниям в принятии документов на хранение, стоит обратиться сначала в их вышестоящую организацию и только потом идти в суд, приложив к заявлению и материалам дела все документы, подтверждающие досудебный порядок урегулирования спора.

При составлении искового заявления необходимо учесть, что:

ответчиком должно быть надлежащее лицо - соответствующий архив, который действительно должен принять эти документы (и вот тут важно «не промахнуться»);
изучите законодательство субъекта РФ об архивном деле, где находится ликвидируемое предприятие, в т.ч. нормативные акты муниципального образования об архивном деле;
укажите конкретный перечень документов и количество единиц хранения. Документы, которые вы хотите передать на хранение в архивное учреждение, должны быть индивидуально определены;
представьте доказательства того, что передаваемые на хранение документы имеют надлежащий вид (обработаны).

Анализ судебной практики выявляет следующий лейтмотив. Если возникает спор с архивом о приеме документов ликвидированной организации им на хранение, то задача суда - установить, к какой форме собственности относятся документы этой организации. От ответа на данный вопрос зависит, какой архив - государственный или муниципальный - обязан принять документы. При этом суды учитывают и социальную направленность хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате граждан (личных дел, лицевых счетов и т.п.) - ведь они необходимы для соблюдения социальных прав людей (чаще всего такие документы востребованы при назначении пенсий, но не только).

См. статью «Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив ». Вы сможете разобраться в технологии подготовки дел к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет) на примере приказов по основной деятельности. А также узнаете специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения. Тонкости обработки документов по личному составу и «времянки» - в продолжении статьи в № 5’2012 и № 6’ 2012

Большинство судебных споров о приеме архивных документов на хранение связано с ликвидацией крупных государственных предприятий или тех, что были выведены из государственной собственности в частную путем приватизации. Ситуацию часто усугубляют:

большие объемы накопившихся документов, включая советский период, особенно это касается дел по личному составу;
неупорядоченность документов, претендующих на их сдачу в архив.

Есть еще один важный вопрос: что делать с документами временного хранения, срок хранения которых не истек к моменту ликвидации организации?

Если есть правопреемник, то данные документы передаются ему на дальнейшее хранение. Если нет правопреемника, но есть вышестоящая организация, то данные документы передаются ей.

Если нет правопреемника и вышестоящей организации, этот вопрос следует решать с архивом, в который будут передаваться документы постоянного хранения и по личному составу. Архив подскажет, как и с кем оформить эту процедуру в соответствии с пунктом 9.7.3 Правил.

Рассмотрим вариант передачи документов небольшого ООО. Организация такого типа при ликвидации должна уточнить в архиве, в который будет передавать документы, попала ли она в так называемую «выборку организаций» или нет.

Если попала, то необходимо подготовить и передать в архив документы:

постоянного хранения и
по личному составу.

В качестве примера приведем основные виды документов постоянного срока хранения:

приказы по основной (профильной) деятельности;
штатное расписание;
лицензии, их дубликаты, заверенные копии;
номенклатуры дел организации;
бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.);
расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонды, отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию;
книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих специальную систему налогообложения.

Если деятельность ликвидируемой организации представляет научно-практическое и историческое значение, то архив поможет определить, какие еще документы необходимо передать на постоянное хранение.

Но если деятельность ликвидируемой организации не представляет значимого интереса, то, . А вот документы по личному составу ликвидируемой организации (не имеющей вышестоящей структуры, правопреемника) архив в любом случае . Именно эти документы придадут уверенности гражданам (бывшим работникам организации) в завтрашнем дне.

Основные документы по личному составу (75 лет хранения):

приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников);
штатные расстановки (штатно-списочный состав работников с указанием Ф.И.О., должности и оклада);
лицевые счета работников;
рассчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты;
ведомости на выдачу дивидендов (если выплачивались);
личные дела работников;
трудовые договоры, трудовые соглашения, договоры подряда;
личные карточки работников (Перечень 2010 г., ст. 658).

Если лицевые счета и расчетно-платежные ведомости утрачены, то вместо этих документов необходимо включить в опись по личному составу другие документы с аналогичной информацией: налоговые карточки, декларации, сведения о доходах физических лиц.

Пример 3

Свернуть Показать

Допустим, были утрачены расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты за май 2012 года. Поэтому нужно внести в опись заменяющие документы, например, сведения о доходах физических лиц за 2012 год, чтобы восполнить утерянную информацию. Благодаря такой замене граждане, оформляющие пенсию, не пострадают.

Если какие-то документы были утрачены, то необходимо указать этот факт в колонке «Примечания» табличной части описи и в предисловии к ней.

Если же ликвидируемая организация достаточно крупная, то, возможно, архив потребует передать на хранение еще какие-то документы.

После обработки документов / оформления дел необходимо составить описи на передаваемые дела. Соединять дела постоянного хранения и по личному составу в единую опись категорически запрещено!

Обязательна ли передача документов после ликвидации непубличного акционерного общества на хранение в государственный архив? Возможно ли хранить документы ликвидатором? Какие документы должны храниться и каков срок хранения? Какая ответственность и для кого именно (генерального директора, ликвидатора) предусмотрена за несоблюдение порядка хранения документов при ликвидации АО?

Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ) обязывает акционерное общество (далее - АО, общество) - как публичное, так и не публичное, - хранить документы, предусмотренные данным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами РФ. В соответствии с пунктом 2 той же статьи Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение).
В соответствии с нормами Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) и п. 3.9 Положения в случае ликвидации АО:
1. Если у АО был договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения АО с работниками) подлежат передаче в соответствующий государственный архив.
2. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в государственный архив на хранение передаются только документы по личному составу работников АО. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Передача документов ликвидируемой организации в архив входит в обязанность ликвидационной комиссии. Сроки хранения документов ликвидируемой организации не отличаются от общих. При этом документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются (п.п. 9.7.4 и 9.7.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Дополнительно заметим, что с учетом норм Закона N 125-ФЗ, а также пункта 3.9 Положения государственный архив обязан принять документы по личному составу в отсутствие соответствующего договора и безвозмездно (смотрите, к примеру, Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.02.2012 N Ф07-118/12 по делу N А05-3700/2011).

К сведению:
Исходя из того, что в процессе ликвидации АО организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия (ликвидатор), полагаем, что субъектом ответственности за нарушение перечисленных обязанностей выступают члены ликвидационной комиссии (ликвидатор). Данный вывод основан также и на том, что в связи с ликвидацией права и обязанности общества, в том числе по хранению документов, прекращаются ( Третьего арбитражного апелляционного суда от 15.09.2016 N 03АП-4855/16).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

После окончания процедуры ликвидации организации налогоплательщики обязаны обеспечить сохранность документации. О каких документах идет речь?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К ним относят все бухгалтерские, а также налоговые, трудовые и кадровые документы. Кроме того, для ряда предприятий обозначен ряд управленческих документов.

Закрытие предприятия по нормам

Что подразумевает термин ликвидация? Это прекращение рабочей деятельности фирмы или начало ее работы в другом статусе (после реорганизации, с новым составом учредителей). Как юридически грамотно поступить с образовавшимися за все время деятельности организации документами, сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Законы

После того, как процесс ликвидации официально завершен и прекращены взаимоотношения организации с контролирующими органами налоговых инстанций, социального и пенсионного фондов, представителям этих служб уже не требуется предоставлять какие-либо документы. Но бывают ситуации, когда может возникнуть необходимость в обращении к документации бывшей фирмы. Поэтому законодательством и предусмотрены обязательные сроки по хранению документов.

Эти сроки едины и не зависят от рода деятельности, правового статуса фирмы и применяемого ею режима налогообложения.

То есть, даже если баланс организации был нулевой, или предприятие находилось на упрощенной или вмененной системе, оно обязано соблюдать установленные сроки.

Документы

Бывшим работникам предприятия требуются различные справки и подтверждающие документы для назначения пенсий, установления стажа, назначения пособий. Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов.

Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года).

Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23. Дополнительно, ряду предприятий может понадобиться согласование с комиссией государственного архива. Обычные фирмы передают дела в архив на договорных отношениях.

Можно выделить три группы документов по срокам хранения:

Постоянно хранящиеся.
Длительно хранящиеся – кадровая документация по сотрудникам хранится 75 лет .
Временно хранящиеся – не больше 10 лет .

Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях. Документы третьей группы такие учреждения хранить не обязаны и могут отказать в их приемке. Для временно хранящейся документации существуют профессиональные архивные компании.

О персонале

Наиболее длительные сроки определены для документации по персоналу. По кадровой документации, трудовым книжкам увеличен срок хранения. До пяти лет необходимо хранить табеля по учету рабочего времени.

Среди прочего определено, что 75 лет обязаны храниться:

трудовые договора;
карточки личные по всем сотрудникам, (включая временно работающих);
неистребованные подлинники личной документации (книжки трудовые, документы об образовании);
книги и вкладыши учета трудовых книжек;
удостоверения командировочные работников, направленных в районы Крайнего Севера, а также в местности, приравненные к ним;
приказы об увольнениях/приемах на работу либо о переводах;
документы по заработным платам работников;
акты по травмам и авариям на производстве.

Табеля, графики трудовые, справки о заработках, расчетные ведомости и журналы хранят 5 лет; документацию, связанную с аттестацией мест работы — 45 лет.

Бухгалтерские

Документы подлежат хранению в течение четырех лет согласно 23 статьи НК РФ. К ним причислены: данные налогового и бухгалтерского учетов; регистры; первичные документы; счета-фактуры; документы по оплате налоговых платежей; документы, подтверждающие доходы и расходы.

Ряд документов относится к первой группе и подлежит постоянному хранению:

книги по учету доходов/расходов ИП/организаций на УСН;
свидетельства, связанные с постановкой на учет;
полисы страхования по опасным объектам производства;
отчетность финансовая по стандартам МСФО;
документы и акты по операциям с недвижимостью;
документы по утверждению и рассмотрению бюджетной бухгалтерской отчетности.

Документы с истекшими сроками длительности хранения на момент передачи в архив подлежат уничтожению с обязательным составлением акта.

Регистрационные

Документация по уставной деятельности предприятия подлежит сдаче в архив (протоколы собрания, решения и прочее) в установленном порядке.

Документация, связанная с первичной регистрацией бывшего предприятия, в полном объеме имеется в налоговых органах по месту учета, поэтому хранению не подлежит.

В случае необходимости, вся информация может быть запрошена в ИФНС.

Ликвидационные

Все документы, связанные с ликвидационными или реорганизационными процедурами, также относятся к регистрационным делам по организациям, которые уже прекратили свою деятельность.

Такая документация подлежит обязательному хранению в налоговых органах на протяжении 15 лет с момента записи в государственных реестрах о соответствующей процедуре.

Подобная информация хранится отдельно от общих сведений по действующим фирмам и предпринимателям и по истечении срока хранения также передается в государственные архивы.

Предварительно обязательно проведение экспертизы по установлению ценности информации и длительности хранения документов. Порядок и последовательность действий процедуры установлены в Правилах хранения Постановлением № 760 от 13 декабря 2005 года.

Смотрите видео, как подшивать документы перед сдачей в архив

Избавиться по правилам

После ликвидации общества лица, назначенные ответственными по данной процедуре (к ним могут относиться члены комиссии по ликвидации или конкурсные управляющие, либо учредители), обязаны произвести три действия:

По закрытию расчетного счета. Данная операция производится по заявлению клиента на основе выписки об исключении из ЕГРЮЛ. После закрытия счета необходимо уведомить налоговые органы и фонды в семидневный срок (считаются рабочие дни).
По передаче документации в специальные архивы согласно закона федерального № 125.
По уничтожению всех печатей и штампов, чтобы избежать дальнейшего использования в мошеннических целях (Разд. 7 мет. рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003)

Ликвидационная комиссия обладает всеми полномочиями по управлению делами, в том числе организации передачи документов на хранение, ликвидируемой организации. Все подробности по организации хранения документации оформляются в акте – сроки хранения, места хранения, порядок обработки документов.

Если ликвидация была добровольной, следовало заранее заключить договор с архивом, чтобы передать на хранение все необходимые документы.

В обратной ситуации передается для хранения в архив только кадровая документация. В случае с реорганизацией ответственной за документацию становится сторона, принимающая дела. Когда идет разделение, это будет сторона с большим по величине уставным капиталом.

В заключаемом договоре необходимо предусмотреть:

на ком лежат расходы и обязанность по подготовке документации;
срок хранения;
кто несет расходы по уничтожению документов по окончании срока хранения;
обязательно дополнительно составляется акт в двойном экземпляре.

Чтобы передать документацию в центр государственной архивации необходимо обратиться в орган, управляющий архивами на территории субъекта России, адрес которого размещен на сайте местной администрации.

Предметы и документы, подлежащие уничтожению

В процессе подготовки документов на хранение необходимо выделить те, которые подлежат уничтожению в связи с завершением срока хранения. Это относится к документам бумажным и электронным. По общим требованиям, содержащимся в налоговом кодексе, срок хранения бухгалтерской и налоговой документации не может быть меньше четырех лет. Касаемо документов, подтверждающих убытки, срок сохраняется в течение всего налогового периода уменьшения убытка, то есть десяти лет.

Уничтожать можно документы того периода, проверка которого уже завершена.

Исчисляется срок хранения с 01.01 года за годом завершения дел. Процедура уничтожения документации оформляется актом унифицированной формы.

Помимо документов утилизации подлежат печати и штампы ликвидируемой организации. Уничтожение печатей производится специальными штемпельными организациями по заявлению Председателя ликвидационной комиссии с предъявлением необходимых документов или самостоятельно силами организации с составлением акта. Если печать была учтена в реестре печатей, ее уничтожением должен заниматься орган, занимающийся учетом печатей.

Оформление

Непросто бывает передать документы на хранение, особенно, если бухгалтерия предприятия была не в порядке, длительно время нарушались условия учета, структуризации и внутреннего хранения документов. До передачи документов в архив, их следует предварительно подготовить. Для этого можно обратиться в специализированные фирмы.

Что включает в себя подготовка документации?

Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения. Внутренняя организация дел должна быть упорядочена по хронологии, алфавиту или подгруппам.
Подшивка дел – производится специальным образов в твердые папки с обязательным приложением бланков описи и заверения. Предварительно из документов должны быть удалены все предметы типа скрепок, скобок и прочее. Проколотые в четырех местах, документы переплетают и помещают в папки.
Нумерация документов в делах – производится с помощью простого карандаша цифрами арабскими. Размещение чисел обязательно в правом верхнем углу; для схем, чертежей и рисунков – на обороте в левом углу.
Опись внутренняя – необходимо составлять на отдельном бланке для документации со сроком хранения более десяти лет к моменту ликвидации. Обязательно указывать вид документа, количество его листов, номер по порядку. В конце описи прописью подводится общий итог.
Обложка – делается по установленному формату к каждому делу с указанием названия дела, названия предприятия, дате создания и сроке хранения.

Если не уничтожать

Если при ликвидации организация не осуществит процедуру передачи документов в архивы, она может быть привлечена к административной ответственности. Это предусмотрено в Законе об архивном деле и в КоАП.

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

Ответственность за хранение документов при ликвидации

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.

Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (). При передаче документов составляется соответствующий акт .

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.

Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.

Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.

Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется . В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.

Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет .

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

Документы постоянного хранения.

Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.

Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.

Структура ООО, расписание работы.

Документы, посвященные ценообразованию.

Акты уничтожения документов.

Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.

Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.

Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.

Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.

Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.

Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.

Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.

Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

Название, юридический адрес и контактные данные ООО.

Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.

Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.

Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.

Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.

Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.

Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.

ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя. Думаем, что ответ на него будет интересен многим.
Кому: delo@сайт

Тема: Вопрос читателя

Ликвидируется акционерное общество. Документацию по личному составу и организационные (уставные, регистрационные и т.п.) документы мы сдадим в государственный архив. А что делать с бухгалтерскими документами, которые сформированы, переплетены и хранятся в архиве компании? Срок хранения у них - 5 лет, за 2003-2007 годы объемы приличные.

Леднева Ю.К.,

г. Курск

В опросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс)
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование. Если же она реорганизуется, то все документы передаются «одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ».

В октябре 2004 года с принятием закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в нашем законодательстве был закреплен порядок хранения архивных документов при реорганизациях и ликвидациях. Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами»
9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

К сожалению, в нашем законодательстве фактически закреплено требование о хранении документов временного срока хранения ликвидированной организации даже после того, как ликвидационная комиссия завершит свою работу и организация прекратит свое существование . В законе об архивном деле предусматривается передача таких документов на хранение в государственные архивы на платной основе .

Но данное положение по разным причинам не всегда выполняется. В результате создается реальная угроза того, что документы могут стать бесхозными со всеми вытекающими из этого последствиями.

Порядок действий

Итак, при ликвидации коммерческой структуры рекомендуем поступить следующим образом:

1. В акционерных обществах решение о ликвидации юридического лица принимается общим собранием акционеров большинством голосов (пункт 4 статьи 49 Закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ). В обществах с ограниченной ответственностью такое решение принимается всеми участниками общества (пункт 8 статьи 37 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ).

На общем собрании назначаются и утверждаются:

состав ликвидационной комиссии;

проект порядка ликвидации;

сроки ликвидации.

С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами юридического лица (это зафиксировано в пункте 3 статьи 62 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому сначала нужно:

оформить передачу документов организации ликвидационной комиссии передаточным актом , в котором обязательно должна быть информация о документах прежде всего постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения;

с точки зрения автора, сама организация, принимая решение о ликвидации, должна предусмотреть, что ликвидационная комиссия должна будет сделать с документами, и принять решение о финансировании этих работ . Идея заключается в том, чтобы сами собственники организации приняли решение о дальнейшей судьбе документов.

2. Ликвидационная комиссия должна поступить с документами ликвидируемой организации следующим образом:

можно заключить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом (государственным, муниципальным) или с коммерческой фирмой, которая оказывает подобные услуги. Это следует сделать, если ликвидируемая организация не в состоянии самостоятельно подготовить свои документы для последующего хранения;

теперь следующий вопрос - куда передавать все эти дела? Тут возможны варианты:
документы постоянного срока хранения и кадровые дела нужно будет сдать в государственный архив по договору;

а вот документы временного срока хранения можно передать как в госархив, так и на внеофисное хранение в коммерческую организацию. В любом случае вам потребуется заключить договор. И тут - внимание! Важно предусмотреть в нем условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.

Просмотров