Как заполнить 2 ндфл при увольнении. Справки, выдаваемые работодателем увольняющемуся работнику

Увольнение сотрудника выполняется на законодательном уровне. В первую очередь – это приказ, в котором указано, с какого времени и по какой причине работник увольняется. В этот день делают окончательный расчет и возвращают оформленную трудовую книжку. Также на руки выдают при увольнении справку по форме 2 НДФЛ, которая понадобится во время нового трудоустройства. Для чего выдают справку и особенности ее оформления рассмотрим в этом обзоре.

Наниматель при увольнении в обязательном порядке выдает физ. лицу на руки декларацию 2 НДФЛ.

Справка понадобится в нескольких случаях:

• На новом месте работы для исчисления средней оплаты труда при начислении по больничному листу, отпуска;
• если физ. лицо зарегистрируется на бирже как безработный. Сведения из справки, выданной при увольнении, понадобятся для начисления пособия, расчет которого берется из среднего заработка за месяц по последнему месту работы;
• при обращении в визовый центр или посольство для получения визы;
• при обращении в кредитные организации за оформлением ссуды;
• для получения средств из государственных фондов.

Выдавать при увольнении справку – не право, а обязанность нанимателя без напоминаний физ. лица об этой необходимости. Если справку не выдали вовремя, это выполняется после обращения работника в короткие сроки. Эта норма закреплена в статье 62 ТК.

При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.

Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.

На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.

После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.

Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.

2 НДФЛ выдается за какой период

На новом трудовом месте бухгалтеру понадобятся доходы физ. лица за последний год. Также нужна поданная декларация о сумме вычетов и “совокупный” размер НДФЛ при увольнении. Кроме того, понадобятся сведения о начислениях и удержаниях за произвольный отрезок времени для иных целей, это зависит от конкретных задач.

Так, например:

• Для получения ссуды при обращении в кредитные организации инспектор потребует информацию о заработке за квартал или полугодие;
• для получения средств из государственных фондов справка понадобится за указанный работником период, например, годовой период.

Справка 2 НДФЛ выдается после увольнения при обращении сотрудника, и по окончании отчетного года.

У бухгалтера возникает вопрос, за какой период выдается справка 2, если необходима информация о доходах за два и больше лет. В таком случае работодатель выдает справку, отдельно за каждый год.

Если за декларацией обратилась женщина, получающая пособие по уходу за ребенком до полутора лет, в справке укажут, что за этот период времени заработок с предприятия не перечисляли, а источник доходов для нее – пособие от ФСС. Организация выдаст уведомление о том, что прибыль не выплачивалась и НДФЛ не удерживался.

Вид декларации утвержден 30 октября 2015 года. В обязательные требования при заполнении 2 НДФЛ входит оформление следующих полей:

• Информация о работодателе, реквизиты. Сокращения допускаются только согласно уставным актам;

• информация о получателе прибыли – физ. лице;
• прибыль, подлежащая налогообложению;
• вычеты, которые применены в отчетном периоде;
• сумма прибыли и НДФЛ.

В информационном поле об агенте необходимо указать полную информацию о юр лице.

В графе сведений о физ. лице сообщают следующее:

• Фамилию, имя, отчество;
• гражданство и статус как налогоплательщика;
• место регистрации и место жительства;
• паспортные данные.

Прибыль, с которой удерживают НДФЛ, отражают с разбивкой по месяцам. Одновременно указывают код дохода и налоговых вычетов с указанием сумм. Если физ. лицо имело право на иные вычеты – социальные или имущественные, эти сведения отражают в справке 2 и указывают, что такое право было представлено.

Бланк в обязательном порядке заверяют у руководителя или иного уполномоченного лица и ставят печать. Справка считается недействительной без печати.

В отношении расчета 2 НДФЛ действует порядок оформления: не допускаются исправления, при обнаружении ошибок выдают новый бланк в кратчайшие сроки.

За искажение сведений, затягивание по времени к налоговому агенту применяют административные санкции.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.

К такому виду относятся:

• Справка о доходах работника с учетом выходного пособия при увольнении;
• о страховых суммах в пенсионный фонд России;
• о стаже работы в компании.

Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.

При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:

• Сведения предоставляются только безвозмездно;
• декларацию представляют не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления;
• не в каждой организации работает кадровый сотрудник, который подготовит бумаги о стаже физ. лица в этой компании. В таком случае, если работник увольняется, обязанность по выдаче ложится на бухгалтера.

Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.

Когда подавать 2 НДФЛ на уволенного в налоговую инспекцию

Декларация 2 НДФЛ за 2017 год делается по каждому физ. лицу, в том числе и уволенному. Подавать в ИМНС следует не позднее 2 апреля 2018 года.

Справка 2 НДФЛ по сотруднику, уволенному в течение календарного года, содержит такой же номер, под которым зарегистрирована при увольнении. Эти же правила касаются и даты.

Если по физ. лицу числится задолженность по НДФЛ, справку подать в фискальные органы следует не позднее 1 марта 2018 года и одновременно уведомить бывшего работника об образовавшемся долге.

Что делать, если ликвидировано предприятие

Если нужна декларация после увольнения, а предприятие ликвидировано и исключено из ЕГРЮЛ, приведем ряд решений для такой проблемы:

• Сотрудник бухгалтерии новой организации отправляет запрос в местные фискальные органы, где указаны причины такой необходимости. Декларация понадобится для среднего заработка при расчете отпускных, больничных, применении стандартных вычетов;
• также обратиться за такими сведениями физ. лицо может самостоятельно.

ИФНС в ответе на запрос предоставит полную информацию.

Если в справке допущена ошибка

Если в справке, выданной физ. лицу при увольнении допущена ошибка, которую обнаружили самостоятельно или при проведении фискальной проверки, формируют “уточненку” и передают в налоговые органы. В обязательном порядке исправленный вариант отправляют и бывшему сотруднику.

Заключение

Прямого обязательства за непредставление декларации 2 НДФЛ по письменному запросу сотрудника на руки при увольнении нет, однако в КоАП в ст. 5.27 предусмотрены штрафы за несоблюдение трудового законодательства и руководителя накажут в сумме 1 000 – 5 000 руб., а к организации применят санкции 30 000 – 50 000 руб.

Основанием для увольнения могут быть самые разные причины, самым безобидным из которых будет желание самого работника. Однако чаще увольнение все-таки происходит по воле его начальника. Но в любом случае оно должно пройти по нормам закона.

Основания для увольнения

Причины для увоольнения могут быть различными:

1. Для того, чтобы уволиться по собственному желанию , работнику нужно за 2 недели до предполагаемой даты увольнения . Отрабатывать эти 2 недели его никто не заставит: работник может отправить заявление, находясь в отпуске или на больничном.
2. Если работник увольняется по приказу работодателя , то увольнение должно иметь достаточные причины, и не может произойти, когда он находится в отпуске или болеет.
3. Увольнение может произойти по взаимному соглашению обоих сторон.
4. Иногда увольнение не зависит от воли двух сторон .
5. Произойдет увольнение и при прекращении трудового договора , независимо, по воле работника или работодателя, или по окончании .

Порядок увольнения

Увольнение обычно происходить в следующем порядке :

1. Руководитель готовит .
2. Работник должен ознакомиться с приказом и расписаться. Если он отказывается от подписи, или по каким-то причинам получить его подпись невозможно, то соответствующая запись делается на приказе.
3. В день, когда прекращается (обычно это день увольнения) работник должен получить расчет и , где сделана запись об увольнении. В ней должна быть прописана статья, по которой его уволили.

Если работник хочет получить дополнительные документы , он должен написать заявление об этом.

Ищите ответ? Задайте вопрос юристам!

9507 юристов ждут Вас Быстрый ответ!

Задать вопрос

Если в день увольнения работник по каким-то причинам не получил трудовую книжку , работодатель должен выдать ее в трехдневный срок. Работнику, который не приходит за книжкой, направляется письменное уведомление с предложением забрать документы или получить их по почте. С этого момента работодатель уже не отвечает за задержку трудовой книжки. Не отвечает он и в том случае, если:

• последний день работы не совпадает с днем прекращения трудового договора (в отдельных случаях);
• увольняется женщина, у которой трудовой договор был продлен из-за беременности.

Справки при увольнении

При увольнении работник может потребовать документы, которые связаны с работой. Для этого ему надо написать письменное заявление о выдаче справок при увольнении. Работнику безвозмездно выдадут копии документов, заверенные должным образом. В число этих документов могут войти:

1. Копия трудового договора;
2. Копия приказа о ;
3. Копия приказов о переводах, поощрениях;
4. Копия приказа об увольнении;
5. Справки о ;
6. Справки о пенсионных, страховых, подоходных отчислениях;
7. Справка о периоде, проработанном у данного работодателя и так далее.

Справки при увольнении выдаются один раз , их можно получить в течение одного календарного года после увольнения. Копии выданных справок сохраняются в личном деле уволенного. По письменному заявлению работника документы выдаются ему на руки или посылаются по почте заказным письмом. Выдача справок фиксируется в специальном журнале.

Справка о доходах при увольнении

Справка о доходах при увольнении выдается работнику за последние 2 года , проработанные на данном предприятии, которые предшествовали году увольнения. Также ему выдается справка 2-НДФЛ, где будут прописаны отчисления в , налоговые отчисления, . Обе эти справки должны быть заполнены без помарок и исправлений.

Сделать процесс увольнения максимально цивилизованным , открытым и освобожденным от взаимных претензий можно, если следовать нормам закона и придерживаться принятых правил.

Для каких целей может понадобиться справка 2-НДФЛ при увольнении с работы, и за какой период ее следует составлять? Некоторые сотрудники отдела кадров и бухгалтерии, не зная допустимых сроков предоставления документации, допускают серьезные ошибки.

Помощь справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ – документ определенной, установленной государством формы, который предназначен для различных ситуаций, однако в первую очередь он нужен для подтверждения уплаты подоходного налога сотрудников организации в налоговую инспекцию.

Также, например, справка может понадобиться физическому лицу для подтверждения достаточного дохода при обращении в банк за кредитом или же при смене работы для того, чтобы новый руководитель был осведомлен о периоде и размере уплаченных за сотрудника налогов, а также ранее получаемой заработной плате.

В этом случае, если новый рабочий соберется в декрет или на какой-то период потеряет трудоспособность по другим причинам, 2-НДФЛ, которая выдавалась ему ранее, поможет рассчитать размер больничного.

Для справки! Из этого же документа можно будет выяснить, является ли семья рабочего малоимущей, в некоторых организациях осуществляется финансовая поддержка таким семьям.

Период, за который выдается справка

Многие задаются вопросом, за какой период выдается справка 2-НДФЛ. Если работник устраивается на новое место работы, в большинстве случаев кадровики или сам начальник требует предоставить сведения о регулярных удержаниях подоходного налога за год с предприятия, где до этого трудился новый сотрудник. 12 месяцев – общепринятый расчетный период для налоговой инспекции.

Однако в некоторых случаях может понадобиться подтверждение доходов и уплаты налогов за более длительный или, наоборот, менее длительный период для тех сотрудников, которых уволили. Согласно Налоговому кодексу, минимальный расчетный период в данной ситуации не установлен. Если же речь идет о документации за два года или несколько лет, то руководитель может выдать несколько справок, то есть одну справку за каждый год.

Случаются ситуации, когда рабочие только числятся в организации, к примеру, трудящаяся находилась в отпуске по уходу за детьми до полутора лет и требует предоставить подтверждение уплаты налогов за этот период.

Бухгалтер откажет в оформлении такого документа, так как за время нетрудоспособности рабочей выплачивалось пособие от ФСС, а оно не должно облагаться налогами, то есть налоговых выплат, соответственно и подобных сведений, быть не может. Скорее всего будет выдано уведомление о том, что доходов от организации не начислялось, налогов не удерживалось.

Важно! Поскольку хранение налоговых документов не должно превышать 4 лет, начальство может выдать уволенному сотруднику информацию о налогах только за этот период.

Когда предоставляют информацию о доходах и налогах?

Как показывает практика, чаще необходимая сотруднику документация выдается в тот день, когда он увольняется. Но, поскольку Трудовой кодекс подразумевает письменно оформленное требование для выдачи определенных бумаг, до этого момента бухгалтерия имеет полное право не давать никаких документов.

Требование может быть оформлено в свободной форме, обязательно следует указать такую информацию:

• наименование и другие данные нанимателя;
• занимаемую ранее должность, имя и фамилию сотрудника;
• максимально точно изложенное требование предоставить копии или подлинники документов;
• правильную дату.

Обязательно нужно поставить подпись. Дата понадобится для того, чтобы в случае отказа в выдаче документации по истечении срока доказать в суде собственную правоту. Промежуток времени, за которое бухгалтером выдаются подобные сведения, должен быть равен трем рабочим дням независимо от того, когда пришел трудящийся с таким ходатайством.

Выдача справки 2-НДФЛ – действие бухгалтерии, требующее соблюдения определенных нюансов. Отказать в предоставлении ее невозможно, если трудящийся осуществлял должностные обязанности и регулярно получал за это заработную плату. Организации, которая не выдала необходимые бумаги уволенному, грозит штраф до 50 000 рублей и административная ответственность за нарушение охраны труда.

Справка 2-НДФЛ оформляется работникам для предоставления в различные финансовые учреждения, но она же может понадобиться и .

Без этого документа сложно обойтись при начислении новым работодателем определенных выплат, льгот и компенсаций.

Именно поэтому справка 2-НДФЛ при увольнении очень важна, но не все знают, на каких основаниях ее можно затребовать у нанимателя, а также какой именно период должен быть включен в бланк, и как он правильно оформляется.

Процедура увольнения строго регламентируется законодательными нормами. При ее проведении, главное, произвести с работником и выдать ему все причитающиеся документы на руки. Фактически стороны должны закрыть взаимные претензии друг к другу, чтобы впоследствии не поднимать документацию для решения дополнительных вопросов. Получение всех обязательных бланков на руки позволяет увольняемому в будущем сэкономить время на дополнительные поездки к бывшему нанимателю для получения не забранных ранее документов.

При расторжении трудового договора с сотрудником наниматель обязан в обязательном порядке выдать ему на руки:

1. с записью о работе в данной организации.
2. Медицинскую книжку, если таковая имелась.
3. Документы об образовании, при условии, что их оригиналы хранились у нанимателя. Речь идет не о дипломах, а о сертификатах повышения квалификации, удостоверениях о полученных в процессе работы навыках и иное.
4. Справку, которая позволит на будущей работе производить начисления по листкам нетрудоспособности в случае болезни работника.
5. При сокращении сотрудника ему выдается справка для центра занятости.

По требованию самого увольняемого ему выдаются:

1. Копии приказов о приеме и увольнении.
2. Заверенные копии бланков о поощрениях и переводах.
3. Справка о доходах за последние 12 месяцев по форме 2-НДФЛ.

Все бумаги требуют соответственного заполнения и заверения, наниматель обязан придерживаться установленных норм оформления.

Справка о доходах при увольнении

При расторжении трудового договора не входит в пакет обязательных к выдаче бланков, но должна предоставляться по требованию самого увольняемого. К тому же ее можно затребовать даже после того, как договор расторгнут, отказать в ее выдачи организация не вправе, а подготовить документ необходимо в трехдневный срок.

Чтобы получить справку 2-НДФЛ вместе со всеми иными документами при увольнении, работнику не понадобится производить каких-то дополнительных действий. Теоретически он просто обязан оповестить о своем желании работодателя, просьба выражается кадровым служащим, бухгалтерам или самому руководителю. Устной формулировки должно быть достаточно для удовлетворения потребности.

Если по каким-то причинам наниматель отказывается от выдачи документа или, ссылаясь на свою занятость, отговаривает от ее получения, лучше подстраховать себя письменной просьбой.

Письменная просьба о подготовке бланка может выражаться в произвольной форме. Важно не то, как она будет составлена, а то, что она представляется.

При написании заявления следует соблюсти два важных пункта:

1. В тексте прошения четко изложить свою просьбу, с указанием срока его подачи.
2. Зарегистрировать бланк при подаче. Сделать это можно путем подачи его нанимателю напрямую или отправкой документа по почте заказным письмом.

При письменном прошении отказать в просьбе наниматель не сможет, согласно законодательным нормам.

Назначение справки 2-НДФЛ

Справка 2 НДФЛ при увольнении позволяет подтвердить наличие официальных доходов за предыдущий период и показать, что подоходный налог был уплачен.

Этот документ может понадобиться:

1. Для предоставления в налоговую инспекцию.
2. При обращении к банковским организациям для оформления кредитных сумм.
3. Для нового работодателя, чтобы подтвердить свои доходы и выплаты.

Новый наниматель может воспользоваться ею для:

1. Расчета больничной компенсации.
2. Произведение налогового вычета на детей.
3. Начисление иных компенсаций и льгот.

Расширение границ требования данного документа не позволяет с уверенностью сказать, где может понадобиться бланк для каждого конкретного уволенного, поэтому лучше оформить его при увольнении, чтобы впоследствии не тратить время на его получение.

Правила оформления документа

Перед оформлением справки следует определиться с тем, какие именно финансовые сведения в нее необходимо включать. Чтобы не путаться с тем, какие суммы включаются, а какие исключаются из бланка, следует уяснить главное – прописываются только те сведения, которые подлежали налогообложению.

Нельзя учитывать такие материальные выплаты:

1. Пособие, выплачиваемое или при ликвидации предприятия.
2. Государственные компенсации за время в декрете и отпуске по уходу за ребенком.
3. Компенсации за причиненный моральный или физический вред.
4. Иные необлагаемые подоходным налогом суммы.

При заполнении самой формы указываются поэтапно следующие сведения:

1. Год, за который предоставляются сведения.
2. Порядковый номер бланка и дата оформления.
3. Код налогового органа, куда поддаются сведения об уплаченном налоге.
4. Реквизиты работодателя, как юридического лица.
5. Сведения об увольняемом, его ФИО, ИНН, гражданство и адрес проживания.
6. Налоговая ставка, по которой производятся отчисления.
7. Доходы помесячно и итоговой суммой.
8. Вычеты, произведенные в каждом месяце из начисленных сумм.

Справка заверяется главным бухгалтером предприятия и его директором. Подписи скрепляются печатью, после чего документ отдается на руки работнику.

Период, за который выдается справка

Справка 2-НДФЛ в общих случаях заполняется за отчетный календарный период, то есть за год.

Для нового работодателя важны исчисления за текущий год, для расчета положенных вычетов и совокупного подоходного налога. Однако справка может быть выдана и за иные отрезки времени как меньшие, так и большие, все определяет цель, ради которой она собственно и берется.

Для получения кредита могут потребовать документ о расчетах за последний квартал или полугодие. Иногда бланк о доходах может быть затребован и иными бюджетными и небюджетными организациями, при этом каждая из них сама определяет требуемый период расчета.

Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.

Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление. В течение трех дней с момента его регистрации в журнале входящей корреспонденции работодатель обязан предоставить сотруднику по его запросу копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, а также выписки из личного дела, справки о зарплате и премиальных выплатах, сведения о взносах на социальное страхование и др. При этом работник имеет право не указывать целей использования этих бумаг (ст. 62 ТК РФ).

О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.

Формы справок

Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:

• Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
• Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
• В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
• В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.

Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.

Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:

• Справка 2-НДФЛ

Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).

Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.

• Справка для расчета пособий от ФСС

Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).

Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др., что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.

• Справка для центра занятости

Если сразу после увольнения работник собирается зарегистрироваться в центре занятости населения, то ему следует запросить у работодателя справку о его среднем заработке за последние три месяца его трудовой деятельности. Оформляется этот документ строго на основании заявления увольняемого сотрудника в отдел кадров организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ).

Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.

• Документы учета в ПФР

Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)

Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:

• От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
• От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Обязательная справка

В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года . Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.

Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:

1. о зарплате;
2. о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
3. о сроке работы в рамках данной организации.

По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.

Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:

• Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
• Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.

Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.

Обязанность компании в день увольнения

Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).

Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?

• Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
• Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.

По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:

1. Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
2. Данных о страховом стаже сотрудника;
3. Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.

Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.

Как оформить сведения

Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).

В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:

• С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
• РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.

Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.

Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:

1. Расписка в получении документа;
2. Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
3. Роспись в журнале учета выданных справок.

Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:

• Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
• Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
• Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.

В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:

1. Номер по порядку;
2. Дата представления документа;
3. Ф.И.О. заявителя;
4. Вид документа (справка, копия и др.);
5. Краткое содержание справки;
6. Роспись сотрудника-получателя.

Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.

Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.