Как установить время документа в 1с 8.3. Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»
Рассмотрим сегодня возможности интерфейса «Такси», которые сделают работу в программах 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8 редакции 3 и 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3 значительно комфортнее. Как добавить на форму документа кнопку «Отмена проведения», посмотреть движения по регистрам, прикрепить сканы? Эти и другие интересные нюансы мы разберем в данной статье.
1. Отмена проведения
В документах старых редакций программ всегда были парные кнопки: «Провести» и «Отменить проведение». В новых версиях команда «Провести» тоже всегда доступна в шапке документа, а «Отменить проведение» видна только по верхней кнопке «Еще» - «Отменить проведение», что некоторым пользователям не нравится.
Первым делом, напомню, что в некоторых окнах форм есть две кнопки «Ещё»: верхняя, относящаяся к шапке документа, и нижняя – для таблицы.
При желании команду «Отменить проведение» можно вынести в шапку документа следующими действиями. Переходим по верхнему значку «Еще» – «Изменить форму».
Открывается окно настройки формы, где выбираем строку Командная панель формы – Проведение – Отменить проведение.
В правой части окна в Свойствах элемента формы раскрываем выпадающий список строки «Только в «Ещё» и заменяем слово «Авто» на «Нет».
Затем на следующем элементе «Отображение» выбираем вид отображения «Картинка и текст».
Сохраняем настройки, получаем привычную кнопку «Отменить проведение» в шапке документа.
Таким же образом вы можете вывести и остальные желаемые команды.
2. Движения документа по регистрам
Для того, чтобы отследить движение конкретно выбранного документа (в нашем случае – это «Начисление зарплаты и взносов») по регистрам, предназначен отчет, открывающийся по кнопке в шапке документа «Ещё» – «Движения документа».
Здесь выводятся все регистры, в которых отметился документ «Начисление зарплаты и взносов», одновременно в виде перечня. Приходится искать среди них нужный нам и просматривать. Есть вариант более привлекательный.
В левом верхнем углу экрана в меню - Вид – Настройка панели навигации формы… выбрать из доступных видов регистров интересующий вас.
Перенести его в правую часть окна «Выбранные команды» операцией «Добавить», и таким образом вывести в шапку документа под наименованием активные ссылки на необходимые для работы регистры.
Данные настройки сохраняются при закрытии документа.
3. Сортировка и подробности расчета
Доступные операции при работе с формами документов в новых редакциях программ 1С отличаются от предыдущих составом и месторасположением.
По нижней кнопке «Ещё» можно проделывать те же операции, что и на панели действий табличной части.
Дополнительно есть возможность упорядочить данные столбцов по алфавиту, виду начисления, дате, сумме. Вид сортировки зависит от того, на каком столбце таблицы вы установили курсор до задания интересующей команды.
Как и в предыдущих редакциях, присутствует вариант пересчета сумм только одного сотрудника, а также нескольких.
Примечание: чтобы пометить несколько сотрудников щелкайте на нужные строки, удерживая нажатой клавишу Ctrl. При этом нет необходимости выделять все строки видов начислений и удержаний сотрудника, достаточно только одной.
Есть вариант просмотреть более детально расчет начисленных сумм по каждому сотруднику нажатием кнопки «Показать подробности расчета».
4. Сканы документов
Теперь нам предоставлена возможность прикреплять заранее отсканированные копии оригинальных документов, справок, заявлений к соответствующим документам в 1С: ЗУП и 1С: ЗГУ.
В последствии можно просмотреть их по кнопке «Присоединенные файлы» на панели документа или в подменю кнопки «Ещё», даже если файлы документов были удалены из компьютера. Конечно, они несколько «утяжеляют» программу, но иногда, определенно, стоит воспользоваться предложенной опцией.
Необходимость в перепроведении ранее созданных документов в 1С 8.3 чаще всегда возникает тогда, когда вы внесли какие-либо изменения в документ прошлого периода. В такой ситуации все последующие документы могут оказаться некорректными.
Приведем простой пример. У вас было 100 единиц товара на складе. В январе вы списали 50 единиц и в феврале 50. Через какое-то время вы зашли в первый документ и изменили в нем количество на 100. В результате документ от февраля будет неправильным, так как получилось так, что в феврале остатка данного товара уже нет.
В данной статье мы расскажем вам, как можно осуществить групповое перепроведение документов в 1С 8.3 Бухгалтерия, как штатными средствами, так и при закрытии месяца.
Для начала разберемся где найти обработку перепроведения в 1С. Функционал доступен в меню «Все функции».
В том случае, когда у вас нет меню «Все функции», попробуйте его включить. Для этого перейдите в «Сервис» и выберите пункт «Параметры».
В появившемся окне установите флаг на пункте «Отображать команду «Все функции»». Если вы не нашли в настройках такого пункта, обратитесь к системному администратору за предоставлением расширенных прав доступа.
После того, как вы все-таки смогли запустить команду «Все функции», перед вами откроется показанное на изображении ниже окно. Перейдите в раздел «Стандартные» и выберите пункт «Проведение документов».
Перед вами откроется форма настройки перепроведения документов.
Проведение документов
На первой вкладке сначала нужно указать период. По умолчанию он равняется месяцу до текущей даты. Если в программе учет ведется уже давно и накопилось внушительное количество документов, крайне не рекомендуется устанавливать большой период, так как время выполнения операции может сильно затянуться. Так же при возникновении ошибок, их будет неудобно исправлять.
Справа от периода расположены две надстройки для указания того, какие документы проводить. По умолчанию установлены обе.
Если вам нужно перепроводить те документы, которые уже проведены, установите флаг в пункте «Перепроводить проведенные». В том случае, когда вам нужно провести те документы, которые на текущий момент не проведены, установите флаг на втором пункте – «Проводить непроведенные». Данные надстройки можно устанавливать как совместно, так и по отдельности.
Перейдем дальше – к выбору самих документов. На данной форме вы видите две табличные части. В левой расположены все доступные для выполнения данной операции документы. В правой – выбранные вами, проведение которых будет осуществляться. Добавлять и удалять документы в правую таблицу можно как по кнопкам, так и двойным щелчком левой кнопки мыши.
В самом низу окна для вас доступна еще одна настройка под названием «Прекращать проведение при возникновении ошибки». При необходимости вы можете ее установить.
Обратите внимание, что одновременно вы можете перепровести несколько документов, добавив их в список справа. Так же крайне желательно одновременно перепроводить связанные документы. В нашем примере вы выбрали документ «Поступление (акты, накладные)». Было бы нелогично и некорректно одновременно с ним выполнять данную операцию с кадровыми документами.
После того, как вы все настроили и перепроверили, нажмите на кнопку «Провести».
Восстановление последовательностей проведения документов
На данной вкладке вы можете запустить выполнение восстановления границы последовательности. Вы можете восстановить границу, как по определенному типу документов, так и по всем.
Перепроведение документов при закрытии месяца
Кроме описанного выше способа, перепроведение документов будет доступно при закрытии месяца. Данная обработка определит правильность установленной границы последовательности документов.
В том случае, когда граница будет нарушена, т. е. установлена не на самом последнем документе закрываемого месяца, обработка по закрытию месяца предложит вам перепровести документы. В результате перепроведения последовательность восстановится.
Главным отличием описанных в данной статье способов массово провести документы является то, что в первом случае мы задаем конкретный период и документы. Кроме этого мы можем выбрать, перепроводить уже проведенные, либо провести те, которые не были проведены. Обработка закрытия месяца учитывает только уже проведенные документы.
Новым документам бухгалтерская программа на платформе 1С:Предприятие 8.3 присваивает номера автоматически. Но бывают ситуации, когда нумерация счетов, счетов-фактур или других документов сбилась, и нужно поменять номер документа и установить новый. Номер документа бухгалтер не может исправить обычным способом, поскольку в настройках программы установлены значения для защиты от необдуманных и поспешных действий пользователя.
Рассмотрим, как изменить порядок и установить номер документа на примере документа «Счет» в 1С:Бухгалтерия 8.3.
Откроем документ и попытаемся отредактировать номер. На наши действия программа выдает сообщение о том, что номер заполняется автоматически, и предлагает его отредактировать.
Рис.1. Диалоговое окно – Редактирование номера документа
Ответив «Да», мы можем отредактировать номер документа. Обратите внимание, что система запоминает исправление, и новый номер автоматически будет проставлен как следующий за номером исправления. Ручное исправление номеров не рекомендуется, т.к. это может привести к нарушению нумерации документов. Чаще всего ошибки нумерации в журналах возникают при ручном исправлении номеров документов.
Отключение «Автонумерации» документов в «Конфигураторе»
В более ранних версиях программ 1С в меню «Сервис» - «Служебные» был доступен пункт «Настройка стратегии изменения номеров (кодов) объектов». Такую функцию убрали из редакции 3.0, но все же сохранили возможность, чтобы номер редактировать сразу, не делая лишних шагов с записью. Для этого необходимо всего лишь снять галочку «Автонумерация» в конфигураторе программы (нельзя сделать в базовой версии). Минус этого варианта в том, что при обновлении эту галочку придется постоянно снимать, а нумеровать документы вручную, поскольку она вообще не будет проставляться.
Так, если у вас версия программы ПРОФ, запускаем программу в режиме конфигуратор, открываем конфигурацию – меню «Конфигурация» - «Открыть конфигурацию».
Прежде чем мы будем вносить изменения, надо снять защиту с изменения конфигурации. «Конфигурация» - «Поддержка» - «Настройка поддержки».
Рис.2 Окно конфигуратор программы. Меню конфигуратора - снятие с поддержки
В открывшемся окне, справа вверху нажимаете кнопку «Включить возможность изменения» и отвечаем «Да».
Рис.3 Окно настройки поддержки
В следующем окне ставим две точки «Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки».
Рис.4 Диалоговое окно – Настройка правил поддержки
Двойным щелчком мышки открываем документ и слева ищем пункт «Нумерация». Справа надо снять галочку с пункта «Автонумерация».
Рис.5 Окно конфигуратора - редактирование документа «Счет»
Но все же отключать «Автонумерацию» я бы не рекомендовала.
Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»
В версии программы 1С:Бухгалтерия 3.0 реализована возможность проверки нумерации ПКО, РКО, счетов-фактур и автоматического исправления нумерации в хронологическом порядке. Для этого предназначен сервис «Экспресс-проверки».
Рис.6 Окно «Экспресс-проверка»
По нажатию кнопки «Выполнить» производится проверка и выводится отчет.
При наличии ошибок программа выдаст совет по их устранению – перенумерация документов. При этом система предупредит о возможном несовпадении номеров уже выданных документов с находящимися в базе (Рис. 7) и выполнит перенумерацию документов.
Рис.7 Окно «Экспрес-проверка» - сообщение об ошибках
Рис.8 Перенумерация счетов-фактур
Но важно помнить, что при перенумерации возникает риск отклонения номеров уже выданных документов от исправленных в программе учета.
При исправлении документов задним числом почти всегда в 1С 8.3 требуется перепроведение документов, имеющих дату и время больше, чем у документа, который исправляли. Рассмотрим, как исправить это и как перепровести документы в .
Перепроведение документов в 1С 8.3 Бухгалтерия специальной обработкой
Обработка группового перепроведения находится в меню « «:
Обычно по умолчанию, даже если у пользователя есть полные права, этот пункт меню не виден. В этом случае нужно зайти в меню «Сервис», далее «Параметры»:
И установить соответствующий флажок:
Если «Сервис» недоступен, обратитесь к специалисту, который настраивал .
Итак, выбираем команду «Все функции». В открывшемся окне выбираем в разделе «Стандартные» строку «Проведение документов»:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Откроется окно обработки проведения:
На закладке «Проведение документов» выбираются типы документов, которые нужно провести или перепровести (в зависимости от настройки флажков).
Внимание! Если Вы планируете только перепровести уже проведенные документы, но не желаете проводить не проведенные документы, обязательно снимите флаг «Проводить проведенные»:
Очень важно правильно установить период, за который будут выбраны документы, особенно если база данных большая. Процедура проведения длительная и оказывает большую нагрузку на сервер. Желательно перепроведение запускать, когда в программе больше никто не работает.
Кроме этого, желательно знать, какие виды документов связаны.
Например, если следует перепровести документы, связанные с товародвижением, не стоит добавлять в список документов на перепроведение связанные с зарплатой.
Для удобства программа может сама отслеживать изменение (при проведении/перепроведении автоматически устанавливается на этот документ). Причем их можно настроить несколько, в зависимости от типов документов. Восстановить границу последовательности можно на закладке «Восстановление последовательностей»:
В процессе работы у пользователей 1С часто возникает множество вопросов: как в 1С поменять время документов, дату, автора, вид и прочие характеристики. Чтобы сделать это не нужно обладать глубокими компьютерными знаниями. Для комфортной работы достаточно запомнить несколько простых команд.
Как изменить время проведения документа?
Такая задача, как поменять местами документы в 1С, часто возникает перед множеством пользователей. Документы в базе следуют один за другим, в зависимости от времени и даты их проведения. Поэтому сделать перестановку объектов возможно только одним способом.
Последовательность объектов в очереди изменится после того, как поменять время документа в 1С 7. Для этого необходимо, чтобы он был непроведенным. Отменить проведение одного или группы документов можно следующим образом:
перейти в меню «Сервис»-«Обработка документов»;
выбрать период и вид документов;
нажать «Отменить проведение документов».
Чтобы поменять время документа, как в 1С 7.7, так и в других версиях программы, нужно выбрать необходимый документ и перейти в меню «Действия»-«Изменить время». После этого откроется окно для указания времени. Выглядит оно так же, как и то, которое появляется при создании нового документа.
Если изменения нужно внести для большого количества объектов, поменять время проведения документов в 1С как можно быстрее, поможет функция «Изменение выделенных элементов». Она предоставляет возможность выделить все нужные документы и изменить их, вместо того, чтобы вносить правки для каждого отдельно. Доступна эта функция в конфигурации 1С: Бухгалтерия 8.
Как поменять дату в документе в 1С?
Иногда пользователю нужно провести документ под другой датой, или же изменить ее, если на компьютере она была установлена неверно. Чтобы это сделать, в первую очередь, так же необходимо изменить статус документа и сделать его непроведенным, так как поменять дату проведенного документа в 1С не получится. После того как статус будет изменен, можно будет поменять и дату. Это можно сделать отдельно для каждого документа или сразу для нескольких. Дату группы документов можно изменить тем же способом, что и время, используя выделение объектов.
Перед тем как поменять дату в документе 1С: Розница, необходимо убедиться, что права пользователя позволяют внести изменения. Для этого в Настройках пользователя нужно поставить галочку возле пункта «Доступность поля «Дата». Если этого не сделать, изменить дату не получится.
Также существует такая функция, как поменять дату запрета документов в 1С. Ее используют в тех случаях, когда нужно запретить пользователям вносить изменения в некоторые документы. Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия:
перейти в меню «Администрирование»-«Поддержка и обслуживание»;
установить галочку возле пункта «Дата запрета изменения» и перейти в раздел его настройки;
выбрать нужную дату.
Номер документа в 1С 8: как поменять?
В 1С каждый документ имеет свой порядковый номер, который присваивается ему автоматически. По умолчанию вносить изменения в номера запрещено, чтобы избежать ошибок и не нарушать последовательность. Но при необходимости это возможно сделать, если знать, как поменять нумерацию документа в 1С.
Для начала нужно активировать возможность редактирования нумерации. Чтобы сделать это необходимо:
открыть раздел «Сервис»-«Служебные»;
перейти в «Настройку стратегии нумерации»;
выбрать документы, которые будут подвергаться изменениям;
разрешить изменения в колонке «Редактирование номера».
Теперь можно переходить непосредственно к тому, как в 1С поменять номер кассового документа. Открыв нужный, необходимо перейти в меню «Действие»-«Редактировать номер», и вручную внести правки. После этого нужно подтвердить изменения после предупреждения программы о возможных последствиях.
Префикс номера прописан в разделе «Организации» и автоматически присваивается всем документам. Чтобы отдельно поменять префикс документа в 1С, нужно ввести его в том же окне «Действие»-«Редактировать номер». Для редактирования префикса справочника нужно выбирать «Действие»-«Редактировать код». Все последующие документы, которые будут создаваться, будут иметь заданный пользователем префикс.
Перед тем как поменять номера кассовых документов в 1С, нужно помнить, что это может привести к сбоям в работе целого предприятия. Такие изменения нужно вносить только при острой необходимости, соблюдая все нормы. Нарушение правильной нумерации и, соответственно, последовательности документов в базе может привести к исчезновению важной информации, ошибкам в составлении бухгалтерских отчетностей и другим неточностям.
Если номера документов все же сбились, существует возможность автоматически поменять нумерацию документов в 1С с помощью «Экспресс-проверки ведения учета». Открыть ее можно в меню «Отчеты»-«Анализ учета». Обнаружив ошибки в номерах, система проверки предлагает автоматически устранить их и восстановить правильную нумерацию. Перед тем как выполнить обработку, рекомендуется сделать копию базы данных, чтобы избежать потери важных сведений.
Как поменять автора документа в 1С?
Иногда пользователям необходимо изменить автора документа. Зачастую такая потребность возникает при приеме на работу новых сотрудников или же увольнениях. Существует несколько способов внести подобные правки.
В зависимости от версии программы, можно поменять исполнителя в документах 1С как с конфигуратором, так и со стандартной обработкой. Гораздо проще сделать это, используя обработку программы. Для этого нужно:
открыть «Сервис»-«Универсальные обработки»-«Групповая обработка документов и справочников»;
выбрать тип документов, нажать «Добавить»;
в новом окне выбрать необходимые документы;
в поле «Действие» выбрать «Изменить исполнителя»;
выбрать пользователя.
Таким способом можно поменять автора документа в 1С 8, для других версий нужно будет использовать конфигуратор. Для каждого документа в общие реквизиты необходимо вписать процедуру «Ввод нового»: «Автор=Имя пользователя()». После этого в журналах документов необходимо выполнить: «Вставить»-«Графы»-«Автор».
Изменить другие характеристики документов в 1С
Можно в 1С поменять вид документа как реализации, так и другой бухгалтерской документации. Для этого нужно кликнуть на документ в списке реализаций и выбрать пункт «Изменить вид операции». В появившемся окне требуется сделать необходимые изменения и сохранить их.
С помощью конфигуратора можно поменять представление документа в 1С. Чтобы сделать это, нужно:
открыть окно «Конфигурация»;
выбрать нужный объект;
перейти в меню «Реквизиты»-«Формы»;
отредактировать представление и сохранить.
Стандартная «Групповая обработка документов и справочников» поможет решить и такую проблему, как поменять валюту документа в 1С. Она отбирает документацию с другой валютой, заменяет ее и снова проводит документы. Обработка считает неверной ту валюту, которая не является валютой регламентированного учета.
Часто пользователи попадают в ситуации, когда нужно изменить печатную форму документов. Если нужно поменять в 1С печатный документ, сначала стоит убедиться, что редактирование разрешено. Внести изменения можно будет только в том случае, когда кнопка «Только просмотр» на верхней панели будет неактивной. После этого, открывая разделы «Таблица»-«Вид»-«Редактирование», пользователь сможет вносить правки и поменять текст в документе в 1С 8.
Ответы на вопросы по 1С
Специалисты компании «Сетби» предоставляют полный пакет услуг для внедрения, настройки и программирования продуктов 1С. Мы берем под контроль все аспекты технической поддержки вашего предприятия. Если вы уже начали работать с 1С и хотите узнать, как поменять документы в 1С, обращайтесь к нам, мы поможем разобраться во всех нюансах работы. Оставьте свои контакты на нашем сайте, и менеджеры свяжутся с вами для согласования деталей сотрудничества.
