Как сделать выписку из графика отпусков образец. Копия выписка из графика работы сотрудника

Для чего может пригодиться? График предоставления отпусков – довольно громоздкий документ, который содержит информацию о планируемых отпусках каждого сотрудника предприятия. Его не стоит копировать ещё и потому, что существует Закон №152-ФЗ, ограничивающий разглашение персональных данных сотрудников третьим лицам. А вот информация, содержащаяся в графике отпусков, по конкретному сотруднику может понадобиться ему самому:

• для военнослужащих такая информация нужна для подтверждения дат отпуска, поскольку по статье 121 ТК РФ их супругам предоставляется право совмещать отпуска.

Составляем и утверждаем выписку из графика отпусков: образец правильной записи

Юридическая сила, оформленного таким образом документа, равноценна оригиналу. В Указе №9779-Х также указано общее правило: если документ касается законных интересов и прав работника, выдавать его нужно на бланке предприятия.
ВНИМАНИЕ! Данные по запросу должны быть указаны так, как они отражены в самом графике – с примечаниями и отметками о выполнении. Теперь, когда вы знаете о важности выписки из графика отпусков, образец – следующий вопрос, которым вы возможно зададитесь.

Как получить выписку из табеля учета рабочего времени?

Именно на основании табеля производится начисление зарплаты, поэтому сдаются эти документы обычно дважды в месяц - перед выплатой аванса и непосредственно самой зарплаты. Выписка же содержит лишь часть информации, касающейся только определенного работника и определенного времени.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работник вправе затребовать выдачу копий всех документов, которые касаются его самого. Именно поэтому по его запросу выдается не копия табеля, а лишь выписка из него.

Выдавать копию - значит, без разрешения других работников передавать информацию о них, что прямо запрещено законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Как оформляется выписка? Для того чтобы оформить выписку из табеля, можно воспользоваться применяемой на предприятии формой (Т-12, Т-13 или иной - с 2013 года разрешается разрабатывать свои образцы, если в них отражается вся необходимая информация).

Работник запросил копии документов – выдавать или нет?

Однако если запрошенный формат предоставления данных невозможен, в том числе по причине соблюдения законодательства о защите персональных данных, то работодателю нужно предоставить сведения в другом формате, например в виде справки или выписки из требуемого документа. Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, апелляционные определения Кемеровского областного суда от 16 апреля 2015 г.
№ 33-3852, Московского городского суда от 8 октября 2013 г. № 11-33795. Из ответа «Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника» 3.
Ответ: Как составить график сменности в организации Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России При сменной работе сотрудники трудятся в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

Копия, выписка, дубликат

В выписке должна иметься следующая информация:

• название организации в целом и подразделения, в котором работает сотрудник;
• номер документа и дата его оформления;
• период, за который сделана выписка;
• имя, инициалы и должность работника;
• его табельный номер;
• отметки о явке или неявке на работу с использованием кодировки, применяемой в табеле;
• количество отработанных дней и часов;

Выписка заверяется подписью руководителя либо иного ответственного лица, а также печатью организации.

Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с Указом Президиума Верховного совета СССР от 4.04.1983 №9779-Х. Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…».

На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка. Рассмотрим пример оформления выписки: ВЫПИСКА Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И.

25 ноября 2014 года Далее приводятся все данные по запросу. Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица: Председательствующий В.В. Селиверстов По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию. Штамп «копия верна», ФИО ответственного лица, производящего заверение, его подпись и печать организации.

Чтобы составить корректный график, необходимо определить учетный период, например месяц, квартал или год. С учетом количества сотрудников, объема выполняемых работ и общего числа смен в сутки распределите смены и определите их примерную продолжительность.

Определите число рабочих дней (смен) за учетный период. Затем рассчитайте суммарное количество часов по сменам каждого сотрудника в учетном периоде.
Сравните полученный результат с нормой рабочего времени за учетный период. С учетом сравнения скорректируйте график в части продолжительности смен и их частоты (при необходимости). Утвержденный график сменности работодатель обязан довести до каждого сотрудника не позднее чем за один месяц до его введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

Копия выписка из графика работы сотрудника образец

Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом. И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество.

Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее. Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка. На основании ГОСТа Р 7.0.8-2013 определяются следующие типы документов.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ВЫПИСКИ ИЗ ГРАФИКА ОТПУСКОВ Исходя из сроков хранения (по приказу Минкультуры РФ №558-В от 25.08.2010 года) по Перечню архивных документов графики отпусков следует хранить на предприятии один год. По истечении этого периода предприятие вправе отказать сотруднику в выдаче выписок за прошлые годы.

Составление большинства управленческих документов при оформлении отпуска не составляет особой сложности, если составитель знает правила делопроизводства и предмет запроса.
Как сделать выписку из графика отпусков? Основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника. Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года.

Для выписок используют следующие правила, указывая:

• полное наименование и коды предприятия или организации;
• заголовок документа «Выписка из графика отпусков за … год»;
• перенесённая информация об утверждении руководителем и согласовании профкомом (должность, фамилия, дата подписания, вместо живой подписи – слово «подпись»);
• данные по запросу.

Заверяются выписки так же, как и копии:

• штамп «Копия верна»;
• фамилия и должность заверителя, его подпись;
• печать организации.

Итак, теперь вы ознакомились с образцом того, как сделать выписку из графика отпусков.
Отдельная статья о том, как заверить копию документа - по ссылке, а здесь - статья о том, по каким правилам осуществляется хранение копий документов. Повторно выданный документ – «дубликат» Дубликат выдается тогда, когда подлинный документ либо потерян,либо испорчен.

Рассмотрим пример:

• если к вам обратились за копией трудовой книжки, например, для оформления визы, необходимо отксерить все значимые страницы, заверяявсе развороты
• если трудовая книжка потеряна или же пришла в негодность, тогда необходимо оформить дубликат. «Хозяин» трудовой книжки, в таком случае, пишет заявление по форме, указанной Постановлении РФ №225, после чего начинается изготовление дубликата.

Выписка из документа Существенное отличие выписки от пусть даже и заверенной копии состоит в том, что выписка дает только ту часть информации, которая была запрошена.

График отпусков – локальный нормативный акт, регламентирующий последовательность и длительность предоставления отпусков в рамках какого-либо предприятия. Составление подобного документа – трудовая обязанность руководства любой организации. В нем указывается сводная информация обо всех сотрудниках. И, соответственно, каждый работник имеет право потребовать из него выписку для личного пользования.

Необходимость составления графика отпусков на предприятии

Нормативно-правовой основой составления графика является ряд законов и законодательных актов:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 123);
• Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» № 1 от 2004 года;

При этом закон не запрещает работодателю отреагировать на устное требование от коллеги . И выдать любую справку на этом основании. Но, если этого не происходит, работник не сможет доказать, что его трудовые права нарушены, и наниматель игнорирует правила, изложенные в ст. 62 ТК РФ .

Обязательные реквизиты

Поскольку нет особенных требований к выписке графика, этот документ составляется по общим стандартам, прописанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (требования к оформлению документов). Согласно общему правилу, в ней должны быть обязательные реквизиты :

• название с указанием даты и номера исходящего документа;
• наименование организации, ее ОГРН;
• ФИО и должность лица, утвердившего оригинал;
• дата утверждения;
• фрагмент сводной таблицы из графика (в той части, которая касается отпуска обратившегося работника);
• ФИО, должность руководителя отдела кадров, а также слово «подпись» вместо оригинальной, написанной от руки;
• Пометка «ВЕРНО»;
• ФИО, должность и роспись сотрудника, который составлял выписку.

Если бумагу готовил рядовой сотрудник кадровой службы, начальник кадров свою подпись на справке не ставит.

В середине документа расположена таблица, куда переносятся все данные из графика. В нее входит информация:

• структурное подразделение;
• должность;
• ФИО работника;
• табельный номер;
• сведения об отпуске;
• примечание.

Если в основном документе есть пометки и замечания, они также переносятся в выписку.

Все реквизиты должны соответствовать официальным данным организации , именно поэтому выписка составляется на фирменном бланке (в шапке которой указаны общие сведения о компании).

Состав данных, включаемых в выписку

Все чаще отдел кадров ссылается на ФЗ № 152 «О персональных данных» в вопросе предоставления информации о трудовом отдыхе другого сотрудника. В этом законе четко не прописано, относятся данные сведения к персональным или нет, поэтому каждая организация отвечает на этот вопрос самостоятельно.

Чаще всего, заявителю выписываются сведения только о его отпуске , поскольку другие работники не давали разрешения на распространение информации о них (ст. 7 ФЗ № 152).

В случае если начальник подразделения этой же организации укажет в служебной записке, что ему нужны данные об отпуске нескольких человек, то кадровик такие сведения предоставляет в виде служебной записки.

Формы и способы заверения документа

Юридическую силу выписке дает правильное заверение. Для этого кадровик, составляющий бумагу, должен:

• прописать слово «ВЕРНО» на бланке ;
• проставить свои ФИО, должность и подпись;
• указать дату составления документа;
• поставить печать («мокрый» оттиск, если таковая имеется у организации).

Приведенный пример является приблизительным. Некоторые крупные компании разрабатывают внутренние правила документооборота, включая выписки из каждой формы или бланка. Однако обязательными условиями являются:

• подача письменного заявления на выдачу справки;
• обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• юридически грамотно заверение.

Порядок работы с графиком отпусков, от составления до практического применения, описан в следующем сюжете.

График предоставления отпусков – довольно громоздкий документ, который содержит информацию о планируемых отпусках каждого сотрудника предприятия.

Его не стоит копировать ещё и потому, что существует Закон №152-ФЗ , ограничивающий разглашение персональных данных сотрудников третьим лицам.

А вот информация, содержащаяся в графике отпусков, по конкретному сотруднику может понадобиться ему самому:

• для военнослужащих такая информация нужна для подтверждения дат отпуска, поскольку по статье 121 ТК РФ их супругам предоставляется право совмещать отпуска. Выписка предъявляется по месту работы супругов;
• для судебных разбирательств, если необходимо доказать отсутствие на рабочем месте ;
• для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы или бухгалтерии;
• для предоставления на дополнительном месте работы, когда работник трудится где-то ещё в качестве совместителя. По статье 123 ТК РФ отпуск у таких сотрудников следует совмещать с отпуском на основном месте работы. Как правильно оформить отпуск совместителю .

Кроме таких случаев, возможен внутренний, служебный запрос на доступ к части документа, касающийся определённого подразделения.

Обычно он поступает со стороны руководителя этого подразделения с целью получения актуальной информации. Если график составлен по подразделениям – достаточно предоставить копию листов и не заверять их печатью предприятия.

Бывают различные ситуации в процессе составления графика отпусков, что может потребовать внесения изменений в документ, как это сделать правильно .

Запрос

Оформляется запрос в произвольной форме , в виде заявления, с указанием подразделения, фамилии, должности, табельного номера заявителя. В случае наличия «двойников» на предприятии, личность должна быть идентифицирована без ошибок.

ВАЖНО! Запрос должен касаться самого работника, а не его знакомого, родственника, соседа.

Ниже представлен пример запроса на выписку из графика отпусков:

• «Начальнику отдела кадров ООО «Вестерос» инженера-технолога инструментального цеха Ананьева Андрея Николаевича, табельный номер 264 заявление. Прошу выдать выписку из графика отпусков на 2016 год для предъявления в ООО «Кварта», где я работаю по совместительству. Дата. Подпись.».

Порядок оформления выписок

Как сделать выписку из графика отпусков? Основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника. Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года.

Для выписок используют следующие правила, указывая:

Заверяются выписки так же, как и копии:

• штамп «Копия верна»;
• фамилия и должность заверителя, его подпись;
• печать организации.

Итак, теперь вы ознакомились с образцом того, как сделать выписку из графика отпусков. Юридическая сила, оформленного таким образом документа, равноценна оригиналу.

В Указе №9779-Х также указано общее правило: если документ касается законных интересов и прав работника, выдавать его нужно на бланке предприятия .

ВНИМАНИЕ! Данные по запросу должны быть указаны так, как они отражены в самом графике – с примечаниями и отметками о выполнении. Теперь, когда вы знаете о важности выписки из графика отпусков, образец – следующий вопрос, которым вы возможно зададитесь.

Образец выписки из утвержденного графика отпусков:

Исходя из сроков хранения (по приказу Минкультуры РФ №558-В от 25.08.2010 года) по Перечню архивных документов графики отпусков следует хранить на предприятии один год. По истечении этого периода предприятие вправе отказать сотруднику в выдаче выписок за прошлые годы.

Составление большинства управленческих документов не составляет особой сложности, если составитель знает правила делопроизводства и предмет запроса. Надеемся, этот материал помог вам сориентироваться в вопросе правильно.

Выписка — это документ, в котором говорится об отпуске конкретного сотрудника . Сам по себе график отдыха целого предприятия очень объемен и громоздок по содержанию. Выписка позволяет из него быстро получить информацию по одному сотруднику.

Кроме того она может потребоваться:

• Во время суда чтобы доказать свое алиби официальным документом об отсутствии на рабочем месте.
• Чтобы осуществить перерасчет выплат.
• Военнослужащим чтобы супруги могли совместить время своего отдыха.
• Для получения данных в другом подразделении.

Как правило, такой документ запрашивается у начальника самим работником.

Справка! Пригодиться она может, например, если сотрудник работает на двух работах по совместительству, и выписка необходима с основного места работы для предоставления в тоже время для отпуска на другом месте занятости.

Как правильно оформить?

Порядок создания регламентирован Указом ВС СССР, выпущенным в далеком 1983 году: №9779-Х от 4.08.1983 года . Также следует помнить, что официального бланка для выписки также не существует . Составляется она произвольно, либо, если она затрагивает законные права и интересы сотрудника — на официальном бланке организации. Рассмотрим пример, как правильно ее сделать, а ниже вы найдете шаблон и заполненный образец выписки.

Шапка

На самом верху прописываются данные организации, которые, в принципе, уже должны будут стоять автоматически, если берется бланк предприятия.

Потом ниже по центру указывается исходный документ, из которого была сделана выписка, его дата, номер и наименование. Например, «Выписка из графика отпусков №457 от 10.06.2016 «.

Основная часть

В «теле» прописывается:

1. Название структурного подразделения — «цех по сборке мебели «.
2. Должность так, как прописано в штатном расписании: «Мастер по сборке корпусной мебели «.
3. ФИО — Абашев Андрей Викторович .
4. Табельный номер — 456 .
5. Продолжительность отпуска, указанная в календарных днях в две строчки — 14 и 14 .
6. Плановая дата, когда должен начаться отпуск — 14.02.2017 (первая строчка), и вторая плановая дата, когда сотрудник должен начать отдыхать (вторая строчка) — 15.03.2017 .
7. Фактическая дата начала ставится на первой строчке — 16.02.2017 . Во второй строке проставляется прочерк
8. Далее ставятся примечания так, как указано в графике.

Внимание! Документ нужно дать сотруднику не позднее трех дней с того момента, когда поступило обращение.

Сколько печатей ставят?

Печати ставят 2:

Таким образом заверяется выписка, и ей придается юридическая сила.

Кто подписывает?

Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда , но без «живой» подписи должностного лица. Например, председательствующий В.В. Селиверстов.

На основании чего можно сделать?

Ответ на этот вопрос очевиден из названия — на основании утвержденного графика отпусков. Именно оттуда берутся сведения и вносятся в выписку.

Пример запроса

Официальный бланк запроса оформляется произвольно с соблюдением правил деловых переписок в виде заявления с указанием:

1. Данные начальника, от которого хотят получить сведения.
2. Информация об отпуске — его месте и дате предоставления.
3. Сведения куда предоставляется документ.
4. Дата, подпись.

Приведем пример: «Начальнику отдела по производству корпусной мебели ООО «Весна» Алексину Анатолию Валерьевичу табельный номер №765. Заявление. Прошу предоставить мне выписку из графика отпусков за ноябрь 2015 года для предъявления в ООО «Тритон», где я работаю как совместитель. Ставится дата, подпись».

Заключение

Выписка из графика отпусков — очень полезный документ, который может потребоваться для самых различных целей. Составляется он чаще всего на бланке организации и заверяется должностным лицом.