Как рассчитать компенсацию на отпуск при увольнении. Расчет числа дней неиспользованного отпуска при увольнении

При увольнении это конечная расчетная выплата организацией сотруднику, решившемуся на увольнение и у него остались не отгулянные дни отпуска, за которые подлежит возврату. Рассмотрим подробнее:

• кому и в каких случаях полагается;
• не положена компенсация;
• алгоритм расчета;
• пример расчета на практике двух разных ситуаций;
• код дохода компенсации.

В процессе увольнения работодатель должен выплатить сотруднику не только заработанную им зарплату, но и компенсацию за не отгулянный (данный момент подробно рассмотрен в статье 127 ТК РФ). Это при условии, что прямо, перед тем как уволиться сотрудник не захочет использовать свой отпуск (такое возможно, только если его увольняют не за серьезную провинность).

Как происходит процедура увольнения главного бухгалтера порядок и как ведется передать дела, также несет ли ответственность главный бухгалтер после увольнения

Рассмотрим подробней, как происходит расчет компенсации и кому он полагается.

Код дохода

После того как работодатель произвел конечный расчет выплаты при увольнении работника, по закону выплата производится до наступления крайнего рабочего дня в данной организации. В справке выплата за неиспользованный отпуск будет отражена кодом дохода 2013. Данный код дохода введен с 2018 года, в 2017 году -4800.

Пример расчета, на практике дух разных ситуаций

Пример 1: Сотрудник Федотов С. Н. отработал в компании ООО «Метал» с 20.08.2013 по 08.02.2018. средняя длительность отпуска в течение года в данной компании 28 дней.

Федотов использовал свой отпуск только один раз. Это было в марте 2016-го года – 14 дней. Его среднесуточный заработок составляет 3000 рублей. Как посчитать компенсацию?

Производится расчет неиспользованных дней:

• С 20.08.2013 по 20.08.2014 – 28 дней.
• С 20.08.2014 по 20.08.2015 – 28 дней.
• С 20.08.2015 по 20.08.2016 – 14 дней (с учетом отгулянного отпуска).
• С 20.08.2016 по 20.08.2017 – 28 дней.
• С 20.08.2017 по 08.02.2018 14 дней (28 дн. / 12 мес. * 6 мес. = 13,99, округляем до 14).

Суммируем 28+28+14+28+14=112 дней. Умножаем 112 на среднесуточный заработок. Получается 112*3000=336000. Эта сумма накопилась у Федотова за три полностью неотгулянных года и два года по половине. Выплачивают компенсацию в размере 336000 рублей.

Пример 2: Работник Хомонова А. В. отработала с 01.09.2017 по 25.09.2017. это более половины месяца (если точнее то 25 дней). Соответственно при увольнении Хомонова должна получить компенсацию за один месяц. Один день работы стоит 1500 рублей.

Производим расчет:

1 мес.*28 дней/12 мес.=2,33 дня (округляем до 3). Это количество не отгулянных дней за месяц.

3 дня * 1500 (стоимость дня) =4500 рублей.

В итоге Хомонова должна будет получить компенсацию в размере 4500 рублей — за три дня. Денежная выплата составит 4500 рублей.

Компенсация отпуска при увольнении является правом или обязанностью работодателя? Трудовой кодекс дает однозначный ответ - предприятие обязано компенсировать бывшему сотруднику неиспользованные отпускные дни. Поэтому приступая к расчету и начислению данной выплаты важно учесть нюансы, касающиеся разных категорий работников и размера их трудового стажа. В материале рассмотрим разные случаи начисления отпускной компенсации и на конкретном примере разберем механизм ее расчета.

В каких случаях выплачивается компенсация за отпуск?

Согласно статьям 126-127 ТК РФ денежные компенсации сотрудникам предоставляются:

• при увольнении, а также при переводе на другое предприятие - за все неиспользованные дни отпусков;
• без увольнения - за часть отпуска, превышающую 28 дней.

На заметку!

Проработав даже пол месяца, сотрудник получает право на компенсацию за неиспользованные отпускные дни.

Это касается ежегодных оплачиваемых основных и дополнительных отпусков. Сотрудник имеет право на компенсацию независимо от:

• причины увольнения;
• профессиональной категории;
• условий работы - по срочному трудовому договору, по совместительству и т.д.

Компенсация за отпуск без увольнения

На замену части отпуска денежной выплатой могут рассчитывать сотрудники, которым согласно Трудовому кодексу положены удлиненные или дополнительные отпуска. Но это только право, а не обязанность работодателя.

На заметку!

Если дополнительный отпуск для трудящегося во вредных или опасных условиях составляет более 7 обязательных дней, оставшаяся часть - может быть заменена компенсацией.

Нюансы предоставления компенсации “декретнице”

Хотя сотрудницы в декрете некоторое время не выполняют свои трудовые обязанности, при увольнении они также имеют право на денежное возмещение за отпускные дни. Но при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный отпуск, важно учесть, что:

• отпуск по беременности и родам входит в трудовой стаж;
• отпуск по уходу за ребенком до 3 лет не входит в трудовой стаж.

Компенсация за отпуск при увольнении со знаком минус

Сотрудник полностью не отработал год, но уже потратил весь отпуск и решил уволиться? В таком случае работодатель имеет право удержать сумму излишне выплаченных отпускных. Но так поступить он может далеко не всегда.

Работодатель может простить отпускной долг сотруднику. Но для этого придется оформить соответствующее соглашение и впоследствии выполнить пересчет налога на прибыль.

Какой механизм выплаты компенсации?

Для получения компенсации работающему сотруднику нужно подать заявление с указанием периода работы и количеством предоставленных за него за дней отпуска. Руководствуясь им работодатель издает указ о назначении соответствующей выплаты.

Компенсация отпуска увольняющемуся сотруднику должна быть выплачена в его последний рабочий день. Если же трудовые отношения не разрываются, компенсацию можно включить в зарплату за текущий месяц.

Уклонение от выплаты компенсации грозит работодателю и должностным лицам административными штрафами, а также дисциплинарными взысканиями. Если же нарушаются сроки выплаты - за каждый день задержки работнику начисляется дополнительная компенсация (статья 236 ТК РФ).

Как рассчитать компенсацию?

Порядок расчета компенсации за неиспользованный отдых прописан в пунктах 28-29, 35 Правил об отпусках. В общем случае она начисляется пропорционально отработанному на предприятии времени. Но в некоторых случаях работнику положено полное возмещение за год:

• если до увольнения сотрудник успел проработать 11 месяцев;
• если сотрудник проработал 5,5-11 месяцев и был уволен по обстоятельствам, перечисленным в пункте 28 Правил об отпусках.

Считаем неиспользованные отпускные дни

В первую очередь нужно подсчитать количество месяцев отпускного стажа, за который предоставляется право на ежегодный отпуск (руководствуясь статьей 121 ТК РФ). Затем количество дней отпуска, подлежащих компенсации, определяют по формуле:

Хотя законодательством это не предусмотрено, на предприятии решение об округлении рассчитанных дней до целых чисел может быть закреплено в специальном акте. При этом округление всегда должно быть в пользу сотрудника.

Рассчитываем средний дневной заработок

Для подсчета среднего дневного заработка нужно знать, какая зарплата начислялась сотруднику последние 12 месяцев и сколько из них он фактически отработал. Если за расчетный период оклад менялся, необходимо также применить правило индексации. В общем случае пользуются формулой:

На момент расчета сотрудники обычно не отрабатывают ровное количество месяцев. В таком случае пункт 35 Правил об отпусках предписывает:

• если сотрудник отработал большую часть месяца - учитывать его как полный;
• если сотрудник отработал менее половины месяца - не принимать его в расчет.

На заметку!

При расчете среднего заработка не принимаются во внимание материальная помощь и социальные выплаты.

Подсчитываем размер компенсации

Теперь, когда известны количество неиспользованных отпускных дней и средний заработок за 1 день, расчитать компенсацию по формуле не составит труда:

Разберем алгоритм расчета на конкретном примере:

Сотрудница подала заявление об увольнении 22 декабря 2018 года. На предприятии она работает с 12 ноября 2016 года. Ее средний заработок за день составляет 935,45 рублей. Ежегодный отпуск на данном предприятии - 28 дней. За время работы сотрудница использовала 52 дня отпуска.

1. Определяем отпускной стаж сотрудницы: 22.12.18-12.11.16= 2 года 2 месяца. Тогда:
   Неиспользованные дни отпуска=2 года*28дней+28 дней/12*2 месяца-52 дня=8,67,
   округлим до 9 дней.
2. Средний заработок известен, можем рассчитать размер компенсации:
   

   Сумма компенсации=935,45*9=8 419 рублей 5 копеек

Какими налогами облагается компенсация отпуска?

Независимо от используемой предприятием системы налогообложения, с компенсации отпуска нужно удержать НДФЛ и страховые взносы. При этом важно учесть несколько нюансов:

1. При начислении подоходного налога датой получения дохода считать день выплаты компенсации.
2. Сумму начисленного подоходного налога нужно занести нарастающим итогом в расчет 6-НДФЛ и отразить по коду доходов 2013 в 2-НДФЛ.
3. Если компенсация отпуска выплачивается не по причине увольнения, нужно дополнительно начислить по ней ЕСН.

Чтобы быть в курсе актуальных изменений налогового законодательства и требований к составлению отчетности, участвуйте в вебинарах для бухгалтеров .

Для определении налога на прибыль в зависимости от используемого предприятием метода учета доходов и расходов компенсации включаются:

• в число прямых или косвенных расходов - при методе начисления;
• в расходы на момент выдачи сотруднику - при кассовом методе.

Как отразить компенсацию в бухгалтерском учете?

В бухучете компенсацию нужно отразить в числе расходов на оплату труда проводками:

• Дебет 20 Кредит 70 - начислена компенсация (какая);
• Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» - удержан НДФЛ;
• Дебет 70 Кредит 50(51) - выдана компенсация (какая).

Если же учреждение не является субъектом малого предпринимательства, в бухгалтерском учете должен быть создан резерв на оплату отпусков. В таком случае компенсация признают не текущим расходом, а выполнением ранее предусмотренного обязательства. После выплаты ее списывают в уменьшение резерва на оплату отпусков.

Резюме

Итак, мы выяснили, что компенсация за отпуск может предоставляться при увольнении и некоторым категориям работающих сотрудников. В общем случае она рассчитывается пропорционально отпускному стажу, а в случае изменения оклада - подлежит индексации. Данная выплата облагается НДФЛ, страховыми взносами и в обязательном порядке должна быть отражена в бухгалтерском учете.

Хотите получить систематизированные знания по бухгалтерскому учету и добавить престижный международный диплом в профессиональное портфолио?

Курс“IPFM: Бухгалтерский учет и отчетность России” позволит на практике изучить актуальные принципы ведения бухучета и оформления финансовой отчетности согласно действующему законодательству РФ. По завершении курса предоставляется возможность сдать официальный онлайн-экзамен и получить диплом от международного института IPFM. Регистрируйтесь, чтобы открыть бесплатный доступ к 1-му уроку и примерить на себя такой формат обучения!

Независимо от причины увольнения работникам полагается денежная компенсация за весь неиспользованный отпуск. Как произвести расчёт компенсации при увольнении при помощи онлайн калькулятора и без? Нужно ли платить НДФЛ с этой выплаты? Как считать число дней, за которые положено возмещение, без калькулятора? Ответы на эти вопросы мы проиллюстрировали примерами и формулами.

Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Гласит: сотрудник имеет право на компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении. В последний день работы он получит полагающиеся выплаты. У каждого работающего человека есть 28 календарных дней в году на отдых (ст. 114 ТК РФ). В указанных в законе случаях гражданам полагается дополнительные оплачиваемые дни, либо бонусное время на отдых предусматривает сам работодатель в коллективном договоре и локальных актах. Часть свыше 28 дней можно заменить материальной выплатой по заявлению сотрудника. Сразу отметим, что рабочий год не равняется календарному, отсчёт начинается каждый раз с даты трудоустройства.

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении происходит за 28 дней, если сотрудник не отдыхал в отработанном году. Если же часть положенных дней использована, то компенсируют оставшиеся дни. Деньги не выплачиваются, если весь положенный период использован.

Какие суммы берут в расчёт?

Сумма возмещения за неиспользованные дни высчитывается как отпускные. Зависит размер выплаты от среднего дневного заработка конкретного работника (СДЗ). Выведя эту величину и умножив на число дней, получим сумму компенсации.

Какие дни берут в расчёт?

Понять, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, можно определив принцип расчёта отпускных дней, которые возмещаются деньгами. Количество таких дней зависит от того, сколько времени проработал человек перед увольнением. Отработанные дни в году округляются до месяцев. Если отработано больше половины месяца, стаж для расчёта выплат округляется в большую сторону, если меньше половины - наоборот. Чтобы получить выплаты за 28 дней, достаточно отработать полных 11 месяцев (без округления). Также компенсируют все 28 дней гражданам, проработавшим от 5,5 до 11 месяцев и уволенным из-за ликвидации предприятия, призыва в армию или сокращения штата. А вот если работник отработает меньше, чем полмесяца, то возмещение он не получит.

Пример: Панфилов И.Л. работает на предприятии с 10 апреля 2014. Каждый рабочий год Панфилова начинается с 10 апреля. Увольняется он с 15 августа 2017. За последний рабочий год он отработал 4 месяца и 5 дней. Округление происходит в меньшую сторону, поскольку отработано меньше половины месяца. При условии, что дни отдыха за предыдущие периоды Панфилов уже использовал, компенсация начисляется за 4 месяца. За это время работы ему полагается 9,33 дня отдыха. Формулу, по которой мы произвели расчёт неисрользованных дней, смотрите ниже.

Важно! Округление неиспользованных дней не предусматривается. Руководство фирмы вправе решить округлять дни до целых чисел, но делать это обязано не арифметическим способом, а в пользу работника. Так число 9,33 округляется до 10 целых дней, а не до 9 (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17).

Как пользоваться калькулятором для расчета компенсации

Приведём пример расчёта с использованием калькулятора неиспользованного отпуска при увольнении 2019 - рассчитаем сумму выплат.

1 шаг - вводим в калькулятор дату приема на работу и дату увольнения

Вписываем в калькулятор расчета неиспользованного отпуска при увольнении 2019 даты трудоустройства и увольнения в формате "ХХХХ-ХХ-ХХ" (год-месяц-число) или выбираем из календаря.

Шаг 2 - указываем количество дней отпуска, положенное работнику за год

Количество таких дней нужно выбирать из списка. Если нажать на стрелочку в калькуляторе, то станет виден следующий перечень:

• 30 работникам-инвалидам
• 31 несовершеннолетним с ненормированным рабочим днем
• 35 занятым на работах с вередными (2, 3 и 4 степени) и/или опасными условиями труда
• 44 трудящимся в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
• 52 трудящимся в районах Крайнего Севера
• другое

Если категория работника не попадает в предложенный список (например, педагогам, которым полагается 42 или 56 дней на отдых), то выбирайте из списка калькулятора послендний пункт "другое" и указывайте количество дней в появившемся окошке.

Шаг 3 - добавляем в калькулятор периоды, не включаемые в отпускной стаж

Обратите внимание на периоды, которые исключаются из расчёта. Если такие были, отмечаем это в калькуляторе.

К таким периодам относятся:

• время отпусков за свой счет, если они превысили 14 календарных дней за год;
• время ухода за ребенком до 3 лет;
• время отсутствия на работе без уважительных причин;
• время отстранения от работы по вине сотрудника.

Чтобы отметить период в калькуляторе, нажмите кнопку "добавить период" и введите даты в том же формате, как делали на этапе первого шага.

Шаг 4 - указываем количество дней отпуска за все время работы и СДЗ и производим расчёт

Укажите в специально отведенном поле калькулятора общее количество отгулянных работником дней за весь период его трудоустройства и введите сумму среднего дневного заработка сотрудника (СДЗ).

Важно! Дробные числа в калькуляторе расчёта компенсации на нашем портале указывайте через точку, а не через запятую.

Калькулятор неиспользованного отпуска при увольнении 2019 выведет справа на вашем экране количество неиспользованных дней и сумму полагающейся компенсации - расчёт завершён.

Итак, расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении с калькуляторм выглядит довольно просто. Но откуда берутся эти цифры? Давайте разберемся.

Формула для расчета компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается по простой формуле:

Где, СДЗ - средний дневной заработок сотрудника.

Средний заработок определяется по правилам ст. 139 ТК РФ . Формула расчёта такова:

Где, СГД - средний годовой доход (выплаты трудового характера за последние 12 месяцев);

12 - количество месяцев для расчёта СДЗ,

29,3 - усреднённое число календарных дней в месяце для расчёта отпускных выплат.

Как итог, получаем сумму, которую зарабатывал сотрудник в день.

Число неиспользованных дней отдыха перед увольнением рассчитывается за всё время работы в фирме, а не только за год увольнения. Посчитать это число за предшествующие периоды можно по формуле:

Где, КНД - количество неиспользованных отпускных дней;

ОГ - отработанные годы;

ПДО - положенные отпускные дни в году;

ИДО - использованные дни отпуска за весь период работы.

Если в последнем году отработано меньше 11 месяцев, число неиспользованных дней для возмещения рассчитывают так:

Где, КНД - количество неиспользованных дней;

ПДО - положенные дни отдыха за 12 месяцев;

12 - число месяцев в году.

Пример расчёта компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении на основе формул - без калькулятора

Пример: Панфилов И.Л. трудится в ОАО "Синема" с 10 апреля 2014, увольняется 15 августа 2017. Ежегодно Панфилову И.Л. полагается 28 дней отдыха по календарю. За время работы в ОАО "Синема" он использовал 20 дней в октябре 2014, 14 дней в мае 2015, 28 дней в июле 2016, то есть всего 62. Ежемесячные трудовые выплаты Панфилову И.Л. - 30 000 рублей с учётом премии. Рассчитаем сколько дней отдыха осталось У Панфилова за 2014-2016 гг.:

За трехлетний период с 2014 по 2016 гг. Панфилову И.Л. полагалось 84 дня на отдых (3*28), использовал он 62 дня. Число неиспользованных дней за предыдущие периоды - 22.

Сколько отпускных дней "наработал" Панфилов И.Л. за 2017 г., если отработал он полных 4 месяца (4 месяца и 5 дней округляются в меньшую сторону):

Допустим, по внутренним правилам организации дни для возмещения при увольнении округляются в пользу сотрудника. Тогда за 2017 г. у Панфилова И.Л. не использовано 10 дней. Общее количество дней к возмещению 22 + 10 = 32 дня.

Посчитаем средний заработок Панфилова И.Л. в день. С учётом зарплаты 30 000 рублей, за 12 месяцев он зарабатывает 360 000 рублей:

Теперь легко произвести расчёт возмещения за 32 дня:

Итоги расчёта: перед увольнением Панфилов получит 32 764 рубля 50 копеек возмещения.

Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией без увольнения

Замена денежной компенсацией без увольнения допустима только в части отпускного периода свыше 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Это происходит по письменному заявлению сотрудника. Заменить деньгами можно дни, превышающие основной отпуск. Получить денежное вознаграждение вместо отдыха могут только те категории сотрудников, которым полагаются дополнительные дни отдыха (инвалиды, педагоги, медики, работники Севера и т.п.). Или если дополнительные дни на отдых предусмотрел работодатель в локальных актах фирмы. И то, не во всех случаях.

• В правовой норме использована формулировка "может быть заменён", что оставляет за работодателем право отказать сотруднику в материальном возмещении. Выплата денег вместо предоставления лишних дней отдыха происходит на усмотрение руководства.
• Не заменят отпуск деньгами беременным женщинам, несовершеннолетним и работникам вредных и опасных производств.

Также не получится накопить отпускные дни за предыдущий год, а затем часть двойного отпуска свыше 28 дней взять деньгами. Статья 126 ТК РФ при суммировании и переносе отпусков с одного года на другой допускает замену только части свыше 28 дней в каждом году.

Компенсация за неиспользованный отпуск в 6 НДФЛ

Материальное возмещение за отпуск в полной сумме облагается НДФЛ. Работник получает при увольнении зарплату и компенсацию за вычетом налога. Работодатели в 2019 г. каждый квартал предоставляют в налоговую расчёт по форме 6 НДФЛ. Разберемся, как отразить в этом расчёте суммы компенсации за неиспользованный отпуск.

В форме 6 НДФЛ заполняются отдельно 2 блока строк 100-140: для зарплаты и для компенсации.

Для отражения ЗП:

• в строке 100 впишите дату признания дохода в виде зарплаты за последний месяц;
• в строке 110 - дату удержания НДФЛ (дата выплаты ЗП);
• в строке 120 - срок перечисления налога - следующий за днем выплаты зарплаты.

Для отражения компенсации за неиспользованный отпуск:

• в строке 100 укажите дату признания дохода (последний рабочий день);
• в строке 110 - дата удержания налога (день выплаты);
• в строке 120 - срок перечисления налога - следующий за днем выплаты компенсации.

В строках 130 и 140 раздела 2 впишите соответствующие суммы.

Окончательный расчет с работником при его увольнении подразумевает под собой выплату денежных средств, которые причитаются последнему за все время его трудовой деятельности. При этом необходимо учитывать основания прекращения договора. Ведь зарплата гражданина и иные необходимые выплаты будут зависеть от данного основания. В подобной ситуации руководителю не следует забывать о том, что полный расчет с увольняющимся лицом должен быть произведен в тот день, когда работник последний раз осуществляет свою деятельность в данной организации. Иначе начальнику просто не избежать проблем с законом.

Основания

Окончательный расчет при увольнении производится во всех случаях прекращения трудового договора. Но только от оснований, по которым взаимоотношения между работником и его начальником прекращаются, будет зависеть размер денежных средств, которые лицо получит в конечном итоге. Согласно нормам статьи 140-ой Трудового кодекса, руководитель должен выплатить все причитающиеся гражданину средства в последний день его работы. А в случае невозможности осуществить данную процедуру в указанное время, нужно сделать это на следующий день, когда работник предъявил требование о расчете с ним. В противном случае у руководства могут быть большие неприятности, если лицо обратится за защитой нарушенных прав в суд.

Может быть прекращен как по желанию работодателя, так и по инициативе самого гражданина, а также по не зависящим от них причинам. Кроме этого, желание расторгнуть соглашение о труде часто является обоюдным. В последнем случае окончательный расчет по договору может быть осуществлен не только в конечный день работы лица, но и после этого момента.

Виды выплат

Вне зависимости от причин расторжения трудового договора, требуется произвести окончательный расчет. К обязательным выплатам относятся:

• зарплата работника;
• компенсация за отпуск, который не был использован;
• выходное пособие при прекращении взаимоотношений между сторонами договора по п. 2 ч. 1

К дополнительным видам денежной поддержки можно отнести: пособие при увольнении по соглашению двух сторон, а также иные виды материальной компенсации, установленной коллективным договором.

Порядок выдачи и удержания

Понятно, что все причитающиеся денежные средства должны быть выплачены работнику. Одновременно некоторые из них иногда могут быть и удержаны. В конкретном случае речь идет об отпускных при увольнении работника за отдых, который им был использован, но период трудовой деятельности не был полностью отработан, а гражданин решил прекратить взаимоотношения с данной организацией и написал заявление об уходе.

Но есть еще один важный нюанс. Деньги за использованный отпуск не будут удерживаться работодателем из зарплаты лица при его увольнении только в том случае, если его уход с работы будет осуществлен в связи с сокращением штата или ликвидацией организации. В этом случае работник будет иметь право еще и на выходное пособие в сумме среднего дохода за два месяца, а если он не устроился на работу, то и за третий месяц. Окончательный расчет при увольнении гражданина происходит в последний день его трудовой деятельности. И ему выплачиваются: зарплата, компенсация за неизрасходованный отпуск, выходное пособие, если оно положено.

Расчет отпускных

Предприятие, с которого увольняется работник, в обязательном порядке должно выплатить ему компенсацию за отпуск, который не был использован за весь период трудовой деятельности. В том случае, когда лицо не было в нем несколько лет, соответственно и сумма выплат производится за все это время. Если гражданин прекращает трудовые отношения с организацией по собственной инициативе, и период работы им полностью не закончен, то в этом случае из его зарплаты производятся удержания за использованный отпуск. При этом бухгалтерии придется рассчитать точное количество дней или месяцев работы лица.

Сумма отпускных при увольнении рассчитывается следующим образом:

1. Берется количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, например 28. После этого делится на количество месяцев в году, т. е. на 12. Затем полученное число (2.33) умножается на количество отработанных в рабочем периоде месяцев, например 4.
2. Если 2.33 умножить на 4, получается 9.32 неиспользованных дней отпуска. Затем это число умножается на ежедневный заработок, например 900 рублей. Получается 8388 руб. Это те деньги, которые положены лицу в качестве компенсации за неиспользованный отпуск. С этой же суммы будет удержан НДФЛ - 13%.

Окончательный расчет с работником не должен быть задержан начальником. Его необходимо производить вовремя независимо от того, по какому из оснований, указанных в Трудовом кодексе, увольняется гражданин.

Правила подсчета при прекращении трудового договора

Все выплаты, полагающиеся работнику, последний должен получить в конечный день своей трудовой деятельности на данном предприятии. В том случае, если руководитель не произвел окончательный расчет в указанное время, он понесет административную ответственность. При этом гражданин должен получить не только компенсирующие выплаты, но и саму зарплату за время работы.

За каждый день просрочки выплат руководитель уплачивает штраф в размере 1/300 ставки рефинансирования Центрального банка РФ. Кроме этого, если сумма окончательного расчета при выплате выходного пособия составит больше суммы трехкратного заработка работника, то с данного денежного довольствия должен будет уплачен НДФЛ в размере 13%. Налог также удерживается при выплате отпускных.

Уход по собственной инициативе

Окончательный расчет при увольнении по собственному желанию должен быть произведен с человеком в последний день осуществления им трудовых обязанностей, что в себя включает:

• зарплату за все время работы;
• компенсацию за отпуск или за отпуска, если человек работал без ежегодного отдыха несколько лет подряд.

Здесь же следует отметить важный факт. Если отпуск был использован гражданином, но период работы не был полностью завершен, соответственно при расторжении договора по желанию последнего работодатель вправе удержать из его денег ранее выплаченные средства.

Когда невозможно производить удержания за неотработанный отпуск

В ряде случаев, которые предусмотрены законодательством, удержание за отпуск при увольнении не производится. К этой категории относятся такие ситуации:

1. Ликвидация организации работодателя.
2. Сокращение штата.
3. Прекращение трудового договора, когда гражданин в связи с заболеванием не может выполнять обязанности.
4. Призыв в армию.
5. При полной потере прежней трудовой способности.
6. Восстановление в прежней должности по решению суда.
7. Расторжение трудового договора при наступлении обстоятельств, которые не зависят от сторон.

При любом из вышеуказанных случаев увольнения человека начальник должен произвести окончательный расчет с ним в последний день его трудовой деятельности и выплатить все полагающиеся по закону денежные средства. В противном случае лицо имеет полное право на отстаивание своих интересов в прокуратуре и судебных органах.

его расчет и размер

В той ситуации, когда инициатором прекращения трудовых отношений выступает работодатель, гражданин имеет право в ряде случаев на получение компенсирующего пособия. Оно еще называется выходным. При этом размер данной выплаты может быть в размере двухнедельного либо месячного заработка. Денежное довольствие в сумме зарплаты работника за две недели может быть в следующих случаях:

1. Если состояние здоровья человека не позволяет продолжать ему трудовую деятельность в данной организации. Или когда он отказывается от перехода на другую должность, и начальнику нечего ему больше предложить.
2. При полной потере трудовой способности гражданина.
3. Если меняются условия трудового договора.
4. Когда лицо призывают на военную или альтернативную службу.

В сумме месячного заработка пособие выплачивается:

• при расторжении трудового договора в связи с сокращением;
• в случае ликвидации организации.

Также могут быть установлены и другие обстоятельства, когда такое пособие выдается работнику. Тем не менее выплата окончательного расчета при увольнении, в том числе и компенсирующего пособия, должна быть проведена в последний день трудовой деятельности лица. Кроме этого, при расчете данного вида компенсации необходимо учитывать и уплату налогов, если сумма денежного довольствия будет превышать зарплату работника в три раза. В ином случае НДФЛ не уплачивается.

Пример окончательного расчета

Сотрудник, который завершает свои трудовые взаимоотношения с конкретной организацией, имеет право на получение заработанных денег и иных компенсаций, если основания увольнения позволяют это сделать. Рассмотрим следующий пример.

Работник Иванов увольняется с предприятия по собственному желанию. Естественно, что он не получает в данном случае выходное пособие и сохранение среднего заработка за третий месяц до момента трудоустройства. Но он имеет право на выплату заработанных денег за все время и компенсацию за отпуск. Окончательный расчет работника в этой ситуации будет производиться по форме Т-61. заполняемая при прекращении трудовых отношений.

Иванов написал заявление в апреле и уволился 19 числа. Соответственно, ему должно быть насчитано и выдано вознаграждение за труд с 1 по 18 включительно. Если его средняя зарплата 20 000/ 22 рабочих дня (такое количество их в апреле), в итоге выходит сумма за день - 909.09 руб. Она умножается на число отработанных в месяце увольнения дней - 18. В итоге выходит сумма 16363.22 - зарплата Иванова за апрель. Кроме этого, организация сначала уплачивает с этих денег налог, а потом уже бухгалтеры выдают окончательный расчет гражданину.

Так как человек увольняется в апреле, а отпуск по графику у него только в июне, и он его не использовал, ему положена компенсация. Расчет происходит по следующему порядку:

Иванов отработал в этом году 3 месяца и 18 дней. Но подсчет пойдет за 4 полных. Округление до десятой и сотой части не делается, поэтому сумма высчитывается из 28 дней отпуска/12 месяцев в году =2.33 дня. После чего 2.33*4 (отработанные месяцы)=9.32 дней. А уже потом 9.32*909.9 (ежедневный заработок)=8480.26 (компенсация за отпуск).

Таким образом, окончательный расчет производится из всех положенных работнику сумм. Но в данном случае это только зарплата и денежная выплата за отпуск, потому что Иванов увольняется по собственной инициативе. Если бы он был сокращен или уволен в связи с ликвидацией, то получил бы еще и выходное пособие, которое также выплачивается со всеми денежными средствами (на основании статьи 140 ТК РФ).

Судебная практика

В настоящее время многие бывшие работники обращаются в суд за защитой своих прав, которые, как они считают, были нарушены руководителем при увольнении. Особенно если вопрос касается денежных выплат, которые не были своевременно и в нужном размере выданы на руки сотруднику. На практике встречаются даже и такие случаи, когда работодатели, осуществляя расчет с гражданином при производили из его дохода удержания за отпуск, который был ранее использован. И это в итоге приводило к судебным разбирательствам и жалобам.

Приведем красочный пример из практики. Работник был уволен из организации по сокращению штата. Начальник с ним полностью рассчитался, но при выплате денежных средств произвел удержания за отпуск, который уже был использован гражданином в июне. Кроме этого, процедура увольнения по сокращению была нарушена работодателем в плане того, что он не предложил имеющиеся вакансии сотруднику. Но в то же время принимал на свободные должности других лиц, что запрещено делать при проведении мероприятий по увольнению по таким основаниям. Посчитав свои заработанные деньги и обнаружив нарушения трудового законодательства, бывший служащий обратился в судебный орган с заявлением о восстановлении на работе и оплате вынужденного прогула, который произошел по вине его начальника.

Рассмотрев все материалы дела, суд пришел к выводу: работодатель провел процедуру сокращения без соблюдения норм кодекса о труде. Кроме этого, он произвел с работником совершенно неверный расчет. Окончательного расчета при увольнении (2016 год) у него просто не получилось. Он грубо нарушил нормы кодекса о труде, в связи с чем гражданин был восстановлен на работе в своей должности, а работодатель выплатил ему моральный вред и компенсацию за использованный отпуск, которую ранее незаконно удержал. Именно поэтому руководителям при расчете с работниками нужно быть особенно внимательными и не допускать нарушений со своей стороны, чтобы потом не доказывать свою правоту в судебных органах.

ТК РФ гарантирован ежегодный отпуск каждому работнику. Если он полностью не использован, то сотруднику полагается компенсация. Ее размер зависит от продолжительности работы. Детальнее о том, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, читайте далее.

Правовые основы

В ст. 122 ТК РФ описан порядок предоставления ежегодных отпусков и правила подсчета компенсации. Право на 28 дней оплачиваемых каникул имеют все трудоустроенные сотрудники, которые проработали более 6 месяцев. Компенсацией оплачивается часть, которая превышает указанный период, или дни, которые переносятся на следующий календарный год. Основанием в обоих случаях является заявление сотрудника. Компенсация работнику за неиспользованный отпуск может оплачивается раньше, если:

• женщина уходит в декрет;
• речь идет о несовершеннолетних сотрудниках;
• работник усыновляет ребенка до 3 месяцев;
• при увольнении.

При выплате компенсации следует учитывать некоторые нюансы:

• неполный рабочий день не влияет на длительность отпуска;
• работник может воспользоваться своим правом на оплачиваемые каникулы в любое время;
• денежная компенсация за неиспользованный отпуск начисляется также сотрудникам, которые трудятся по срочному договору;
• при увольнении нужно начислить сотруднику компенсации в полном объеме за неиспользованные отпускные дни.

В ТК РФ также прописаны ограничения, при которых выплата не осуществляется:

• если с сотрудником заключен гражданско-правовой договор;
• если человек проработал менее полумесяца.

Если компенсация будет выплачена за весь отпуск, то фирму могут оштрафовать за нарушение законодательства:

500–5000 рублей выплачивают руководители и предприниматели;

30-50 тысяч рублей погашается за счет средств организации.

Переносить отпуск на будущий год можно только по производственной необходимости. Не предоставлять его вообще более двух лет запрещено (ст. 124 ТК РФ).

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

• продолжительность работы на последнем месте;
• количество использованных дней.

Отдых предоставляется за каждый год работы. Расчет начинается с момента преступления к обязанностям. Следующий год считается с первого дня января. Право на отдых возникает после полугода непрерывной работы. По соглашению сторон он может быть предоставлен раньше этого срока. Оплачиваемые выходные дни за последующий рабочий стаж могут быть использованы в любое время в соответствии с внутренними правилами компании. Законодательством допускается возможность предоставить в одном календарном году отгулы за ранние периоды. Если какие-то месяцы подлежат исключению, то расчетный период смещается на аналогичное число дней. Это могут быть неоплачиваемый отпуск продолжительностью более 14 дней, период по уходу за ребенком, прогулы (ст. 122).

Количество дней

Величина компенсации зависит от стажа, должности, профессии и региона. Среднестатистическому гражданину компенсируют за один год 28 дней. Отдельным категориям работников положен более длительный отпуск:

• государственным служащим - 35 дней (ФЗ № 79);
• судьям, работающим в районах:
  • Крайнего Севера – 51 день;
  • приравненных к Крайнему Северу – 45 дней;
  • в обычных климатических условиях – 30 дней.

На длительность их отпуска также влияет стаж. Судьям, отработавшим от 5 до 10 лет, положено дополнительно 5 дней отпуска, 10-15 лет – 10 дней, более 15 лет – 15 дней. Это же положение распространяется на инвалидов (ФЗ №181), которые проходят службу в ВВС РФ, сотрудников МВД, прочих силовых структур Крайнего Севера.

НДФЛ

Компенсация за неиспользованные дни отпуска так же, как и другие вознаграждения за труд, облагается НДФЛ. Удержание осуществляется в момент выплаты. Расчеты взносов нужно проводить в том же месяце, в котором были начисления. То есть если сотрудник увольняется 1 сентября, а компенсация была выплачена в августе, то все начисления должны быть отнесены на восьмой месяц.

Примеры

За расчётный период сотруднику была начислена зарплата в размере 400 тыс. руб. Календарный год полностью отработан. Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск?

1. Средний заработок: 400 000 / 12 мес. / 29,3 = 1137,65 руб.
2. Сумма отпускных: 1137,65 * 28 дн. = 31854,20 руб.
3. НДФЛ: 31854,20 * 0,13 = 4141,05 руб.
4. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается по такой формуле:

СДЗ * КДО, где

СДЗ – среднедневной заработок;

КДО – количество дней отдыха.

В данном примере сотрудник получит на руки полную сумму за вычетом НДФЛ:

31854,20 – 4141,05 = 27713,15 руб.

Рассмотрим более сложный пример.

Сотрудник проработал в организации с 01.02.14 г. по 30.09.14 г. Он имеет право получить 28 дней отпуска. Его оклад в полные месяцы работы составил 40 тыс. руб., а в сентябре – 45 тыс. руб. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается следующим образом:

1. Количество дней: (28 / 12) * 8 = 19 (округление в большую сторону).
2. Средний заработок: (40000*7 + 45000) / (8*29,4) = 1380 руб.
3. Сумма компенсации: 1380 * 19 = 26220 руб.
4. НДФЛ: 26220 * 0,13 = 3408,6 руб.
5. Сумма на руки: 26220 – 3408,6 = 22811,40 руб.

Расчетный период

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении проводится на основании полностью отработанных 12 месяцев. Продолжительность их считается с 1 по 30 (31) число и 28 (29) число в феврале. Из калькуляции исключаются дни, когда сотрудник находился:

• на больничном;
• в отпуске по беременности;
• в отпуске без сохранения зарплаты.

Хотя процесс расчёта достаточно прост, часто встречаются такие ошибки:

• компенсация выплачивается за неотгулянные дни;
• используется иная формула;
• дни отпуска округляются в меньшую сторону;
• расчет осуществляется за неиспользованные дни последнего года работы.

Число дней считается путем деления продолжительности отдыха на 12, а затем умножением на месяцы стажа:

– 2,33 при продолжительности каникул 28 дней;

– 2,92, если предусмотрены дополнительные 7 дней отдыха.

Когда происходит начисление компенсации за неиспользованный отпуск, округление дней отпуска в большую сторону законодательно не предусмотрено. Но руководитель может отрегулировать этот пункт внутренними указами.

Особые случаи

Согласно ст. 120 ТК РФ, отпуск исчисляется и предоставляется в календарных днях. Для сотрудников, занятых сезонными работами (ст. 291), и лиц, заключивших договоры на срок до 2 месяцев (ст. 295), каникулы рассчитываются в рабочих днях.

Немало вопросов также вызывает расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в случае, если сотрудник трудился неполные месяцы. Рассмотрим конкретные примеры.

Иванов И. М. приступил к работе 15 мая. В первый год он 3 раза брал отгулы на 3, 6 и 5 дней. Как определить расчетный период? По правилам, первый год должен считаться с 15.05.14 по 14.05.15. Если количество дней неиспользованного отдыха не превышает 14 (3 + 6 + 5), то сдвигать дату окончания не следует.

Карасева И. В. принята на работу 15 августа 2012 года. С 06.06.13 по 22.11.13 она находилась в отпуске по беременности, с 23.11.2013 взяла отпуск по уходу за ребенком до 22.05.15 года. С 03.02 сотрудница вышла на работу на неполный день. А 16.06.15 она уволилась по собственному желанию. Нужно определить стаж.

Отпуск по беременности подлежит исключению. Дату окончания расчетного периода не нужно сдвигать. За первый полностью отработанный год полагается 28 дней отдыха. Второй рабочий год полностью исключается из подсчета:

• с 23.11 по 31.12. 2013 г. - 39 дней;
• с 01.01. по 31.12.2014 г. - 365 дней;
• с 01.01 по 02.02. 2015 г. - 33 дня.

Весь этот период сотрудница была в отпуске по уходу за новорожденным.

Следующая расчетная дата начинается с 15.08.13 и длился до момента увольнения 16.06.15. Этот период можно разделить на два отрезка:

• с 15.08 по 23.11.2013 года - 3 месяца 9 дней (отпуск по беременности);
• с 03.02 по 16.06. 2015 года - 4 месяца 14 дней.

Общий стаж работы составляет год 7 месяцев и 25 дней.

Прогулы

При увольнении работнику полагаются выплаты за неиспользованный отпуск. Но прогулы исключаются из стажа (ст. 121).

Ковалев М. П. приступил к обязанностям 2 сентября 2014 года. С 02.04.2015 г. он отсутствовал на работе без уважительной причины. Руководство приняло решение уволить Ковалева с 02.06.15 за прогул. Нужно рассчитать отпускной стаж. Период с 02.04 по 01.06.2015 исключается из калькуляции. С 02.09.14 по 02.04.15 Ковалев отработал 7 месяцев. За этот срок будет начислена компенсация.

Удлиненный отпуск

ТК РФ предусмотрены дополнительные дни (ст. 334) некоторым категориям работников. Например, педагоги отдыхают на 14 или 29 суток больше. Выплата компенсации за неиспользованный отпуск осуществляется, если сотрудник проработал более 11 месяцев (при 42 днях отдыха) и 10 месяцев (при 56 днях отдыха).

Преподаватель Грачева Р.Ф. принята на работу 26.08.14 года. 30.06.15 года она уволилась. Ежегодный отпуск в 56 дней работнице не был предоставлен. Нужно рассчитать компенсацию. За год (26.08.14 – 30.06.10) было отработано 10 месяцев и 5 дней. По правилам округления отчет будет проводиться, исходя из 10 месяцев. За них педагог может претендовать на компенсацию из расчета 56 дней.

Полная выплата

При прочих равных условиях один год состоит из 11 месяцев работы и 28 дней отдыха. Если сотрудник проработал меньше указанного срока, ему полагается полная компенсация за неиспользованный отпуск. Образец заявления, которое в таком случае пишет работник, ничем не отличается от стандартного.

На полную компенсацию также могут претендовать сотрудники, которые проработали более 5,5 месяцев и уволились по таким причинам:

• в связи с ликвидацией, реорганизацией предприятия или временной приостановкой работ;
• поступление на военную службу;
• командирование в вузы, техникумы;
• переброска на другую работу;
• по причине непригодности.

Примеры

Петров В. В. приступил к обязанностям 11.06.14 года. Через год 19 июня он увольняется. В расчетном периоде пропусков не было. Как посчитать неиспользованный отпуск? На дату увольнения 19 июня человек проработал 11 месяцев 9 дней. Поскольку 9 к. д. составляют менее половины месяца, то они исключаются. Таким образом, базой для расчетов служат 11 месяцев, за которые сотруднику положено 28 дней отдыха.

Работник трудится на предприятии с 13.10.14 года. Его призвали на военную службу 31.01.15 года. За расчетный период не было пропусков. Нужно просчитать неиспользованные дни отпуска. Общий стаж составляет:

–13.10.14 – 12.03.15 - 5 полных месяцев;

– 13.03.15 – 31.03.15 - 19 дн. > 15 дн. Для целей расчета оно округляется в большую сторону. Общий стаж составляет 6 месяцев.

Поскольку сотрудник проработал более 5,5 месяца, ему положена полная компенсация за 28 дней.

Частичная выплата

Если сотрудник проработал на предприятии меньше 11 месяцев, компенсация начисляется в пропорциональном размере.

Пример. Человек был принят на работу 26.05.15. 20.06.15 он решил уволиться. Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск? Сотрудник проработал меньше месяца. На дату увольнения его стаж составил 23 к. д. Эта цифра округляется до 30. Компенсация полагается за:

(28 дней / 12 месяцев)*1 месяц = 2,33.

Если в компании предусмотрено округление, то выплата будет осуществлена за 3 дня.

Аналогичные расчеты проводятся, если стаж составляет от 1 до 11 месяцев.

Пример. Сотрудник проработал в организации 5 месяцев и 19 дней. Затем он уволился по собственному желанию. Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск в таком случае? По правилам, отпускной стаж составляет полгода. Если внутренними правилами компании предусмотрено округление дней, то выплата будет осуществлена за:

28 к.д. / 12 мес. * 6 мес. = 13,99 или 14 дней.

Изменение условий

Если в течение 12 месяцев сотрудник проработал на нескольких должностях, а затем уволился, то неиспользованный отпуск за год рассчитывается отдельно для каждого периода. Затем полученный результат суммируется.

Пример. Педагог была принята на работу 01.10.14 года. Ей положен отпуск продолжительностью 42 дня. 12 января она была переведена на должность секретаря. Продолжительность отпуска уменьшилась до 28. В связи с сокращением штата 30 июня она увольняется. В период работы сотрудница отгуляла 5 дней отпуска. Подсчитаем количество дней, подлежащих компенсации.

Срок работы педагогом составил 3 полных месяца и 12 дней, которые исключаются из расчетов. Компенсация должна быть выплачена, исходя из: 42 / 12 * 3 = 10,5 д. На должности референта сотрудница проработала 5 месяцев и 20 дней. Общий стаж - 6 месяцев. Так как она была уволена по причине сокращения штата, то ей положена полная выплата за 28 дней. Суммируем полученный результат: 28+10,5 = 38,5 – 5 (использованные дни) = 33,5 дня.

Отдых с последующим увольнением

По заявлению сотрудника неиспользованные дни в полном объеме могут быть предоставлены перед его увольнением. Период отдыха стаж не увеличивает. Оплачиваются только те дни, которые подлежали бы компенсации при стандартной ситуации.

Пример. Сидоров В. И. принят на работу 02.09.14. А 09.06.15 он написал заявлением о предоставлении отпуска с дальнейшим увольнением с 16.06.15. Из установленных 30 дней работник использовал 10. Дата увольнения – 15.07.15. На 16.06.15 Сидоров отработал 9 месяцев 14 дней. Общий стаж - 9 месяцев. Выплата компенсации за неиспользованный отпуск будет осуществлена из расчета (30 / 12) * 9 – 10 = 12,5.