Как правильно составлять приказы образец. Приказы по основной деятельности
Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.
ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ
Наш словарик
Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):
| Вид приказа | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| По основной (профильной) деятельности | Постоянно |
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 |
| По личному составу |
75 лет, если приказ создан до 2003 года; |
5 лет для приказов: О дисциплинарных взысканиях; Ежегодных оплачиваемых отпусках; Об отпусках в связи с обучением; О дежурствах; Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках |
| По административно-хозяйственным вопросам |
Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.
ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?
Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;
Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.
РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.
Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:
Или оформляет отметку от руки:
Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.
Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.
Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.
Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.
ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.
Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.
Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:
- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;
- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;
- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».
Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:
- «О создании Канцелярии»;
- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;
- «Об утверждении Положения об архиве».
Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:
- «О проведении аудита делопроизводства»;
- «О проведении экспертизы ценности документов»;
- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».
Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:
- «О проведении Дня охраны труда»;
- «О доступе автотехники на склад».
И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:
К приказам по личному составу относятся:
Приказ о приеме на работу;
Расторжении трудового договора (увольнении);
Предоставлении отпуска;
Возложении обязанностей;
Премировании;
Переводе;
Направлении в командировку и т.д.
Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:
О приеме работника на работу - форма № Т-1;
Приеме работников на работу - форма № Т-1а;
Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;
Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;
Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);
Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;
Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;
Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;
Направлении работника в командировку - форма № Т-9;
Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;
Поощрении работника - форма № Т-11;
Поощрении работников - форма № Т-11а.
- По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.
Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.
Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).
ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:
Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
Эксплуатация зданий, помещений;
Транспортное обслуживание, внутренняя связь;
Обеспечение безопасности организации.
Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.
Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.
Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:
Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);
Об определении места для курения;
О переходе на электронную пропускную систему;
Ремонте помещений;
Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;
Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;
Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);
О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;
Выделении транспортных средств для решения различных задач;
Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;
Проведении инструктажа по ГО и ЧС;
Об охране объектов и т.д.
Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.
- АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:
«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):
1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);
2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;
3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;
4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.
Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ
- Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
- Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:
- Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.
КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД
Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.
- Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.
Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).
Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.
- ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Оформление трудоустройства работника строго регламентировано трудовым законодательством. Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в этой процедуре наряду с заключением трудового договора.
Разберемся, каким правилам должно соответствовать создание этого документа.
Что трудовое законодательство говорит о приказе и его форме
Старт оформлению отношений дает подписание работником и работодателем главного для них документа — трудового договора.
Следующий обязательный этап - издание приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.
На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 и Т-1а в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.
Основание в приказе о приеме на работу
В приказе по унифицированной форме Т-1 в качестве основания указывается трудовой договор, заключенный между работником и работодателем.
Заявление о приеме на работу основанием для издания приказа не является, как и докладная записка должностного лица, уполномоченного осуществлять фактический допуск к работе, и прочие внутренние документы.
Если работодатель посчитает необходимым ссылаться в приказе также и на эти документы, ему следует внести соответствующую графу в утвержденную форму приказа.
Сроки оформления приказа о приеме на работу
Относительно сроков составления и издания приказа закон говорит только то, что его необходимо представить работнику под роспись в течение трех дней после фактического начала работы.
Значит, издать приказ работодатель должен не раньше, чем трудовой договор начнет свое действие, и не позднее трех дней после фактического начала работы.
В любом случае срок издания приказа о приеме на работу не должен предшествовать началу работы, чтобы в случае аннулирования трудового договора (согласно ст. 61 ТК РФ если работник не приступил к работе, работодатель имеет такое право) оформлять меньшее количество документов.
Процедура ознакомления работника в трехдневный срок с изданным приказом под роспись проста: в самом тексте приказа (в унифицированной форме № Т-1) есть место для этого и даты ее совершения.
Какими-либо иными особенностями оформление и издание приказа о приеме работника не отличаются.
Новая страница 1
Бланки и реквизиты
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:
наименование организации;
название вида документа (ПРИКАЗ);
дата издания;
регистрационный номер;
место издания;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы.
Оформление основной части приказа
Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.
Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.
· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.
Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.
Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти . Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.
Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:
· наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);
· поручение;
· срок выполнения поручения.
Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.
Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.
При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.
Последний пункт приказа – пункт о контроле , в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.
Оформление приложений к приказу
При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу.В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:
…(приложение) – если приложение одно;
... (приложение 1) ... (приложение 2) – если приложений несколько.
На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: ... (приложение) , а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.
Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.
Визирование и подпись
До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.
Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.
После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.
Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.
ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.
Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.
После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».
Все кадровики понимают важность этого документа. Этот документ необходимо оформить по всем правилам. Как оформить (составить) приказ о приеме на работу?
В момент его оформления необходимо указать наименование структурного подразделения, должности работника, испытательный срок, условия трудоустройства и характер работы, которой предстоит заниматься работнику.
(Тут необходимо указать, если работник трудоустраивается по совместительству, если это перевод из другой организации, если работник является заместителем отсутствующего в компании человека, если он занимается определенной работой).
В случае заключения договора на неопределенный срок, в реквизитах «дата» (Т1) или «Период работы» (Т1а) графа «по» заполняться не должна.
Когда приказ подписан руководителем, он объявляется принятому работнику. Работник должен своей подписью заверить, что он ознакомился с приказом.
Отсутствие прописки в необходимо регионе стать препятствием в трудоустройстве. На основании статьи 64 ТК РФ не обязательно предъявлять документы, которые подтверждают прописку по месту пребывания.
Отказ в трудоустройстве на основании отсутствия таких документов считается незаконным. Но все же, получить регистрацию — это ответственность гражданина. Несоблюдение этой ответственности может повлечь за собой то, что человеку будет выписан штраф. Сумма штрафа не может превышать 2500 рублей.
Понятие
Это документ, на основании которого заносятся данные в трудовую книжку, личное дело работника, открывается лицевой счет и присваивается табельный номер. Его издают, когда руководитель решает принять в штат нового работника.
Существует 2 формы этого приказа.
- Форма приказа Т1. Такая форма используется в случае приема на работу одного сотрудника.
- Форма Т1а. Эта форма приказа используется, если организация принимает на работу нескольких работников.
Правильное заполнение унифицированной формы Т1
Этот документ обычно составляет сотрудник отдела кадров предприятия.
Затем его подписывает руководитель организации.
Как заполнить приказ о приеме на работу, что бы все было верно?
Наименование организации . Тут указывается полное название организации. Нельзя его сокращать.
Должность. В этой графе следует указать должность работника. Должность также нельзя сокращать.
Дата прекращения трудового договора. Если работник трудоустраивается, как временный, например, замещает отсутствующего работника, то указывается дата, когда трудовой договор будет прекращен.
Индивидуальный номер рабочего (откуда берется этот номер?)
. Этот документ выдает налоговая инспекция по обращению гражданина. ИНН гражданин должен получить до трудоустройства и предоставить в отделе кадров.
ФИО рабочего. Эти данные также необходимо заполнить в приказе. ФИО заполняются полностью, без сокращений. Если гражданин является иностранцем, у него может не быть отчества. В таком случае отчество записывать в приказ нет необходимости.
Подразделение. Здесь делается запись о том, в какое подразделение принимается работник.
Испытательный срок, его условия и порядок прохождения. Для различных должностей устанавливаются различные условия. Не всем новым работникам может быть установлен испытательный срок. Кому он не устанавливается? Об этом подробно расписано в ст 70 ТКРФ .
В этой графе надо подробно расписать информацию, на какой именно срок устанавливается испытание, какая зарплата будет на испытательном сроке, какие условия его прохождения работником.
Условия приема на работу. Что писать в приказе? Необходимо уточнить условия, на которых работник принимается на эту должность (Совмещение, временная работа, постоянная работа, работа в качестве заместителя временно отсутствующего работника). Такие условия зависят от того, что в этот момент нужно работодателю- найти постоянного работника или заместителя? Эта графа заполняется, если характер работ несколько отличается от стандартного. К примеру, сотрудник принят по совместительству, внешнему или внутреннему. Если все стандартно, то указывают, что работника принимают на обычных условиях.
Характер работ. ТК РФ указывает, что характер работы может быть следующим:
- подвижной характер работы;
- разъездной характер работы;
- работа в пути.
Разъездная работа означает, что работник перемещается по одному или нескольким населенным пунктам. В этом случае у работника не будет стационарного места работы. Например, именно такой характер работы будет указан в приказе у курьера, водителя или почтальона.
Если это работа в пути, это значит, что человек не может ежедневно возвращаться к себе домой. Такая работа, например, будет у проводника или экспедитора. Им не оформляют командировки, но, тем не менее, они могут не появляться дома от суток до нескольких недель.
Подвижный характер работ. В таком случае рабочее место сменяется очень часто. Например, строитель, охранник или лесозаготовитель.
Оплата труда (фиксированная оплата и почасовая оплата — рассмотреть два случая). Можно ли не указывать оклад в приказе на работу?
Указывается обычно ставка или оклад, по которой работает сотрудник. Можно указывать либо почасовую ставку, либо оклад. Это зависит от специфики работы сотрудника.
В случае, если работник нанимается на условиях почасовой ставки (Например, работник общепита), то в приказе указывается ставка в час, по которой работает работник.
В более простом случае, если работник устраивается или на полую ставку, или на половину ставки, то тут можно указать оклад.
Основание для приема на работу в приказе.
Такой документ составляется, если руководитель принял решение принять работника в штат компании. После решения руководителя между компанией и работником заключается трудовой договор. Трудовой договор является основанием для составления приказа о приеме на работу.
Виза руководителя (может ли подписывать приказ другое лицо, ставят ли на приказе печать организации?). Кроме руководителя, приказ может подписывать его заместитель. Печать организации должна присутствовать на всех приказах, в том числе и на этом.
Дата (совпадает ли дата приема на работу и дата приказа о приеме на работу? Может ли дата в приказе о приеме быть позже выхода рабочего? Может быть дата в приказе быть раньше приема рабочего?)
Не всегда бывает так, он составляется в день выхода работника. Иногда приказ составляется раньше. В этом случае указывается, что работник приступает к работе в иную дату. Бывает так, что документ составлен 5 мая, в приказе значится, что работник начинает трудиться 10 мая.
Номер приказа. Он присваивается в соответствии с журналом регистрации.
Сколько экземпляров необходимо?
Обычно составляется один экземпляр. Больше экземпляров составлять нет необходимости.
Нужно ли ознакомить работника?
Да, это необходимо сделать, приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись.
Журнал регистрации приказов о приеме на работу
Хранится такой журнал в отделе кадров, ведут его работники этого отдела. Он содержит такие графы, как номер записи, дата приказа, номер приказа, вид приказа, ФИО сотрудника, табельный номер и основание.
Этот журнал является стандартным. Его можно приобрести в отделе канцелярии .
Образец журнала регистрации приказов о приеме на работу:
Как заполнить форму Т1а?
Приказ формы Т1а можно унифицировать. Он заполняется на нескольких работников сразу, например, если на работу принимается уже сформированная бригада отделочников.
Форма Т1 а заполняется сразу на всю бригаду- нескольких работников.
Заполняется приказ также тщательно, как и приказ формы Т1.
Место и срок хранения
Приказы о принятие на работу сотрудников хранится 75 лет в личном деле работника . Папка личного дела находится в отделе кадров.
Правильно заполнить приказ при оформлении человека на работу бывает очень сложно. есть много нюансов, связанных с заполнением приказа. Учитывая, что срок хранения приказа составляет длительное время, то подойти к его заполнению следует тщательно.
Статья 68 ТК РФ: « Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.»
Как должен выглядеть приказ о приеме на работу?
То, в какой форме составлены первичные учетные документы (в том числе приказы по личному составу), очень важно для компании. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы для целей исчисления налога на прибыль, доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование не соответствующих закону форм документов может повлечь нежелательные последствия.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу имеет унифицированные формы (УФ) № Т-1 и № Т-1а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). До 2013 года считалось, что применение этих УФ обязательно, так как применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Проверяющие органы квалифицировали несоблюдение УФ как нарушение и выписывали штрафы.
С 1 января 2013 года вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, в котором не содержится требования об обязательном применении УФ при составлении первички. И, по мнению Роструда, теперь негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письмо от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).
Но полностью отказываться от использования УФ, на наш взгляд, нецелесообразно. Во-первых, за 10 лет существования унифицированных форм их использование стало привычным для компаний. Во-вторых, самостоятельная разработка форм документов требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки.
Чтобы не нарушить требования к отдельным документам, установленные другими федеральными законами и нормативными актами, целесообразнее использовать все-таки унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. А если Вы решили разработать собственные формы, возьмите за основу УФ, добавив или удалив часть реквизитов.
Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. Поэтому, во избежание разногласий с контролирующими органами, использование УФ или своих разработанных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.
Если у Вас нет образцов УФ, можно бесплатно скачать их (Обязательно скачайте, при простом просмотре пропорции формы выглядят искаженными).
Шаг 1. Составляем проект приказа
На практике все по-разному заполняют приказ о приеме. Кто-то старается впихнуть в него как можно больше условий из трудового договора, выполняя требование статьи 68 ТК РФ о том, что «содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора». Кто-то, наоборот, оставляет пропущенными многие строчки в форме, потому что «писать нечего» или «не знаю, что писать».
Давайте разберемся и с этим вопросом. Изучим нормативные акты, регламентирующие оформление и заполнение документов:
- «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденные тем же Постановлением N 1 от 05.01.2004.
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
И заполним все строки формы:
1. Наименование организации пишем сначала полное (в точности как в Уставе), а в скобках краткое (если в Уставе зафиксировано краткое название). ФИО предпринимателя можно указать только полное. Код по ОКПО присваивается каждой организации при регистрации. Вписываем его в верхний блок.
2. Что писать в графе «по», если мы принимаем работника постоянно? Читаем об этом в Указаниях:
При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.
Если принимаем по срочному договору, то ставим дату последнего рабочего дня. Заметьте, что дата записывается в документах с помощью восьми арабских цифр, разделенных точкой. Это ГОСТ. Никаких букв «г.»! Если принимаем на работу на период отсутствия основного работника, который находится, например, в отпуске по уходу за ребенком, то желательно это указать. Но как? Ведь мы не знаем точно, в какой день работник выйдет на работу. Напишите так:
3. Принять кого? ФИО работника указываем в родительном падеже. В УФ №Т-1а (прием нескольких работников) все графы заполняются в табличном режиме, т.е. ФИО работника записывается в именительном падеже. Если структурного подразделения нет, ставим прочерк. Принять кем (если по профессии) или на должность кого (если специалист, служащий или руководитель).
«…по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.».
5. Как указать тарифную ставка (оклад) в случае, если принимаем не на полную ставку? Об этом никаких указаний нет. Чтобы не было недопонимания со стороны работника и проверяющих органов, лучше указывать полную ставку и применяемый коэффициент, как в нашем случае.
|
с тарифной ставкой (окладом) |
8 000 х 0.5 |
|||
|
(цифрами) |
6. Испытание указывается, если оно установлено в трудовом договоре.
Шаг
2. Подписываем приказ
Шаг 3. Регистрируем приказ
Приказ о приеме на работу нужно обязательно зарегистрировать в Журнале регистрации приказов по личному составу. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе (в идеале — от руки, потому что регистрация происходит всегда после оформления).
Шаг 4. Объявляем работнику приказ под роспись
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. Срок подготовки копии –три дня с момента затребования её работником. Думаю излишне говорить, что за выдачу копий документов, связанных с работой, запрещено брать плату с работников (статья 62 ТК РФ).
Шаг 5. Направляем приказ в дело
Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о приеме на работу в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.
