Как правильно разобрать документы в офисе. Организация и хранение документов дома

Ценным бумагам необходимо бережное отношение, ведь из-за порчи возникает много неблагоприятных последствий. Потребуется тратить время для восстановления. Чтобы этого не допускать, необходимо обеспечить правильное хранение документов дома. Для этого можно воспользоваться различными методами.

Особенности хранения

Организация хранения документов дома имеет свои особенности. Следует позаботиться о безопасности. Бумаги должны быть скрыты от глаз, а также защищены от повреждений. Если в доме живут дети, то документы надо размещать так, чтобы они не были доступны для них. Можно выбрать сейфы для дома, а также антресоли, верхние полки шкафа.

Следует учитывать, что рабочий стол не является безопасным местом. Из-за случайно пролитого кофе или сквозняка бумаги могут испортиться. Но если их помещать в ящики с ключом или потайным дном, то это защитит от повреждений.

Где хранить документы дома? Существует множество вариантов, но следует учитывать, что место должно быть доступным для хозяина. Часто бывают ситуации, когда нужно срочно достать некоторые бумаги. При чрезвычайном происшествии каждая секунда на счету. Сейчас для этого есть функциональные элементы интерьера, включающие специальные тайники. Ими являются полки с выдвижными ящиками, книги-сейфа, розетки-муляжи.

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

• На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
• Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
• Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
• Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
• Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
• Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
• Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
• Фотографии. Их надо поместить в конверт.
• Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
• Редко используемые документы.

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Варианты хранения документации

При наличии множества ценных бумаг появляется вопрос, как хранить документы дома? Идеи могут быть различными, главное, чтобы все содержалось в порядке. Иначе на поиск будет тратиться много времени.

Для хранения применяются сейфа, папки, шкафы. Бумаги разместить в них следует по нужному критерию: назначению, дате или виду. Так будет намного проще найти необходимую бумагу.

Папки

Папка для хранения документов дома считается отличным выбором. В нее поместится множество файлов с бумагами. Большинство таких изделий имеют формат А4, поэтому они прекрасно подходят для хранения справок, свидетельств, договоров.

Для удобства можно пометить документы надписями, например, «работа», «банк», «жилье». Так будет намного проще отыскать необходимый документ. Можно вложить в первый файл список всего содержимого. Чеки и квитанции желательно приклеить к листам А4. Фиксировать лучше уголок, чтобы не испортить документ.

Портфель

Хранение документов дома может осуществляться с использованием специального портфеля. В нем обычно есть много отделений. Изделие можно купить в канцелярском магазине. Эти приспособления бывают разными по исполнению, включая классические, а также оригинальные виды. Выбрать подходящий будет несложно.

Папка-портфель для хранения документов дома может содержать различные бумаги. Недостатком считается невозможность перелистывания страничек и свободного просмотра. Поэтому для удобства желательно создать надписи и пометки.

Фотоальбомы

Хранение документов дома возможно и в этих приспособлениях. Они должны иметь магнитные листки. Например, в них могут размещаться квитанции по оплате, для фиксирования которых не потребуется клей. На каждом листике будет место для пометок, что является очень удобным.

Конверты

«Кармашки» из бумаги отлично подходят для хранения документации, которую следует отправить в архив. Такие бумаги нужны редко, а выбрасывать их еще рано или не хочется. Нанеся пометку, можно поместить его в ящик или на полку.

Сделать конверты можно и самостоятельно. Для этого применяется прочная бумага, клей и аксессуары. Получится практичная вещь, если использовать свою фантазию, и выполнить работу качественно. С таким конвертом не стоит беспокоиться за целостность бумаг.

Коробки

Они используются для хранения многих вещей, и документы не являются исключением. В них можно разместить множество бумаг, нужно лишь правильно разложить их, чтобы в любое время найти что-то нужное. Желательно предварительно их рассортировать по папкам.

Чтобы сохранить паспорта, диплоты и другие нестандартные документы в твердых обложках, то для этого лучше использовать плотный конверт. Сейчас продается много и других аксессуаров, многие из которых даже закрываются на ключ. Ящик для хранения документов дома тоже считается удобной вещью, так как защищает бумаги от свободного доступа.

Сейфы

Сейфы для дома считаются самыми надежными приспособлениями. Там можно размещать трудовые книжки, деньги, печати. В некоторых конструкциях есть несколько ячеек, что позволит разместить много ценностей.

При покупке этого приспособления надо учитывать следующее:

• Объем, присутствие полочек, кассовой ячейки.
• Размеры, вес.
• Вид замка.

Есть сейфы с электронными или ключевыми замками, благодаря чему хранение документов дома будет безопасным. Код надо ввести самостоятельно. Стоимость на сейфы, которые открывают ключом, несколько меньше. Если к устройству будет иметь доступ много людей, то следует выбирать с ключами.

Сейфы имеют несколько полок, которые можно фиксировать на разную высоту для удобства хранения папок. В некоторых приспособлениях есть внутренние отделения для печатей. Следует выбирать устройства с сертификатами, так как это подтверждает их соответствие качеству.

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

Этой статьей открываю новую рубрику на сайте — «Наводим порядок!»
Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д.

Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.
На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.
2. Сортировка по категориям.
Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:
-финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
-имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
-личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
-инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
-документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)
В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)
3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.
После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:
-вместить необходимый объем документов;
-легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах» Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

4. Упорядочивание документов в категориях.
Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.
Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.
На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?
Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде.

Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в заметки в эверноут (Evernote). Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в эверноут (Evernote). Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации.

От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в . Сейчас все больше рецептов помещаю также в эверноут (Evernote). Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид.

Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск).

Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Буду рада, если мой опыт станет и ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

Когда в документах нужно наводить порядок

• Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
• Проблематично отследить срок выполнения поручений.
• Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
• Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
• При увольнении работников документы не передаются в срок.
• Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
• Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Кто должен разобрать накопившиеся документы

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Как упорядочить документы. Основные этапы

Этап 1. Изучите документы.

Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно - подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

Этап 5 . Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

К акие средства подойдут для оперативного хранения документов
	Лотки Идеально подходят для хранения корреспонденции. Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.
	В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.
	Короба Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

Как подшить документы в папки

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории). Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием. Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Меняйте делопроизводство, но постепенно

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже. Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами... Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители…. Неподписанные дела и короба... Чтобы что-то найти, нужно поработать грузчиком, переставляя короба из одной стопки в другую, одновременно проверяя их содержимое. Кто-то когда-то знал, что и где тут лежит (или должно лежать), но люди уходили, а вместе с ними ушли в небытие и эти знания.

И в этот самый момент «сверху» спускается команда – навести порядок в архиве. Неподготовленного человека среднестатистический коммерческий архив может повергнуть в легкий шок: за что хвататься?

Начнем с систематизации

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании положения об архиве и экспертной комиссии. Если их нет, типовые образцы можно найти в интернете. Пока вы не знаете специфики работы архива организации, доработать эти положения не получится. Поэтому для начала их можно принять в типовом виде.

К «разбору завалов» будь готов!

• Перед тем как приступить к «разбору завалов», попросите выделить вам рабочий халат, иначе к концу рабочего дня вас будет не узнать. Халат лучше выбрать темного цвета.
• Если архив в очень запущенном состоянии, возможно, вам потребуются респиратор и перчатки.
• Бумага сильно сушит руки, поэтому стоит позаботиться и о хорошем креме для рук.

Теперь можно начинать систематизацию. Если есть описи – это уже хорошо. Но часто оказывается, что они устарели. В промежутке между уходом предыдущего заведующего архивом и приемом на работу нового проходит какое-то время, когда перемещение дел происходит произвольным образом, а новые поступления не учитываются. Описи необходимо пересмотреть и сопоставить с имеющимися в архиве документами. Если хотя бы часть совпадет, вы облегчите себе работу, а ее предстоит очень много. Но, как показывает практика, на такое везение особенно рассчитывать не приходится. Чаще выясняется, что вся информация об архиве не оформлена на бумажных носителях.

Всем полкам и коробам присваиваются порядковые номера, т.е. без учета специфики хранившихся там документов. Короба нумеруются отдельно, полки – отдельно. Делать это проще с помощью клеящихся бумажек, на которых пишутся номера. Даже если нумерация уже существует, лучше ввести свою, особенно если прежние номера имеют индексы.

Разберемся со сроками хранения и составим опись дел

Затем наступает пора самой сложной работы – составления описи хранящихся дел. Сначала готовится черновая опись, которая послужит информационной базой для систематизации архива, а потом превратится в электронный справочный аппарат к архиву.

Каждое дело нужно просмотреть на предмет сохраняемых документов и сроков их хранения, определить, к какому подразделению оно относится, когда было создано. На корешок каждой папки или на первую обложку скоросшивателей нужно наклеить этикетку с номером. Номера также присваиваются поточно, без учета вопросов, подразделений, в которых эти дела составлялись, места хранения и других особенностей. На короба, в которых хранятся дела, наносится информация о начальных и конечных номерах сохраняемых в ней дел. Делать отметку о делах, хранимых на полках, необходимо только в том случае, если дела стоят в два ряда. Чтобы различить дела, хранящиеся на полках и в коробах, можно к номеру добавить индексы «п» и «к» соответственно.

Опись дел

		Подразделение	Название дела (документарный состав)	Место хранения	Крайние даты (годы создания докуметов)	Срок хранения	Год уничтожения	Примечание
			Приказы (приказы по командировкам)	Общий архив		Переформировать с выделением дел 5-летнего срока хранения
			Приказы о приеме на работу (приказы о приеме на работу в Московском офисе)	Общий архив
		Бухгалтерия	Командировки (Первичная документация: чеки, счета, билеты)	Архив бухгалтерии

Опись дел лучше подготовить с использованием программы MS Excel, подключив функцию фильтра, – это облегчит подготовку выборки документов по подразделениям.

Срок хранения документов определяется по перечню документов. Если у вас есть вышестоящая организация, часто перечни с указанием сроков хранения составляет она, и чтобы определиться со сроками, необходимо пообщаться с руководством архива этой организации. Возможно, установленные ими сроки хранения дел превышают те, которые указаны в типовых перечнях.

Если вышестоящей организации нет, срок хранения документов определяется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Росархива 06.10.2000, в ред. от 2710.2003) и Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Если в одном деле есть документы временного и длительного сроков хранения, то срок хранения дела устанавливается по максимальному значению. Когда такой подход неоправдан, дело подлежит расформированию и разбивается на два или больше дел, затем к номеру дела через дробь присваивают индекс, а в таблицу добавляют дополнительную строку. Дела, образовавшиеся из расформированного дела, хранят рядом в одном коробе или на одной полке.

Обратите внимание

Срок хранения дел определяется по нормативам, которые действовали на момент создания документов. Так, в отношении документов, созданных до 2000 г., будет применяться Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом 15.08.1988, или предыдущие версии перечня документов, составленного всышестоящей организацией.

Обратите внимание

Если в компании нет оригинала документа, а только его копия, то ей присваивается срок хранения оригинала. Обычно это относится к документам юридического и финансового департамента. Поэтому после того, как архив будет описан, нужно проверить документы на предмет соотношения копий с оригиналами. Для упрощения работы, даже если можно установить дату изготовления копии, в описи проставляется год выпуска оригинала. Копиям, оригинал которых не был обнаружен, присваивается срок хранения оригинала.

Все ненужное – уничтожить

Далее необходимо решить вопрос о списании документов, срок хранения которых истек. Изначально это должно быть согласовано с руководством компании. Если руководство компании придерживается мнения, что уничтожать ничего не нужно, данный этап можно пропустить. Если вопрос о списании документации решен руководством положительно, предстоит работа с руководителями подразделений. Как правило, начальники отделов не хотят заниматься списанием, потому, что это дополнительная работа, а также из страха, что что-то может понадобиться в будущем.

Для списания документов нужно сформировать экспертную комиссию в составе не менее трех человек. Вопрос о списании документов рассматривается на заседании экспертной комиссии. Результаты работы комиссии оформляют в виде протокола.

Важно!

Помните, что срок хранения документов – это не тот срок, после истечения которого дело должно быть уничтожено, а срок, после истечения которого можно начать рассмотрение вопроса об уничтожении документов.

Решение о списании документов может приниматься только генеральным директором. Оно оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

После уничтожения документов не забудьте сделать отметку об удаленных делах в описи или просто перенести их в другую опись.

Сейчас, когда в архиве стало свободнее, можно расставить все дела по тематике и в хронологическом порядке, не забывая при этом внести изменения в опись и на короба.

Дела постоянного и длительного срока хранения хранят раздельно. Если ваша компания передает документы на аутсорсинг, выгоднее всего передавать именно эти дела, т.к. они реже требуются в работе, и компания может сэкономить на доставке документов.

После этого необходимо систематизировать записи в описи в соответствии с порядком хранения документов в архиве. Можно перенести дела по каждому подразделению или дела, хранящиеся в разных местах, на отдельные листы, а можно продолжать работу в одной таблице. Если в компании есть система электронного документооборота, можно начать заносить в нее информацию. На этом же этапе разрабатывается индексация дел в соответствии с тематикой и местом хранения. Поточные номера на делах заменяют на новую индексацию. Теперь эта опись станет вашей электронной информационной базой, облегчающей поиск документов в архиве.

В случае необходимости в архиве устанавливают указатели с наименованиями подразделений или годов.

Осталось оформить документы

Сотрудники архива должны вести следующие учетные документы:

• Книга учета поступления и выбытия документов;
• описи дел (отдельно постоянного, временного сроков хранения и по личному составу);
• реестр описей и др.

Полный перечень необходимых учетных документов и их образцы можно найти в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009).

Работа с документами архива

• Так как дела в архивах организации должны храниться не прошитыми, а собранными в скоросшиватели и папки, выдавать все дело целиком, как это практикуется в государственных архивах, не следует. Сотруднику удобнее выдавать отдельный документ, а на его место вкладывать лист-заместитель или выдавать копию запрашиваемого документа.
• Необходимо вести учет выданных документов. Это нужно делать таким образом, чтобы сотрудник своей подписью мог засвидетельствовать изъятие документа из дела.
• Хорошо, если удастся организовать место для работы с архивными документами на территории архива и не выносить документы из помещения.

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы - это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос - как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья : паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт : документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование : аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа : контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина : полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель : гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее : договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда - свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию - это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб : электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум - 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал , который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации , если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна :

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу - положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек - столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной - личные документы, в другой - квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов - своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой - квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках - самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль , можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в п ластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина . Квитанции - в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна . В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом - оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем - ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

Фотоальбомы и конверты - прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена - на полке и в ящике письменного стола.

Отмечу, что в спальне и в кабинете - самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых , удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых , проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню - личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус - если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы - это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа .

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности - это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах