Главная » Работающим пенсионерам » Как правильно исправить ошибки в путевых листах. Исправления в путевых листах

Как правильно исправить ошибки в путевых листах. Исправления в путевых листах

В случаях, установленных законодательно, водителю требуется иметь при себе оформленный путевой лист. При отсутствии данного документа к ответственности могут привлечь как водителя, так и должностное лицо, ответственное за выезд ТС на линию.

Определения

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Суммы

Согласно ч. 2 ст. 12.3. КоАП, если путевой листок требуется согласно законодательству, а у водителя, при остановке ТС инспектором ГИБДД, его не окажется, последует:

либо предупреждение в письменном виде, налагаемое в соответствии со ст. . КоАП;
либо штраф за путевой лист 500 рублей, накладываемый согласно ст. . КоАП.

Конкретного наказания за отсутствие путевого листка для должностных и юридических лиц не предусмотрено, однако такие лица понесут санкции за косвенные нарушения, связанные с оформлением данного первичного документа.

Отсутствие медосмотра

Так, при нарушении п. 2 ч. 7 Приказа, то есть при непростановке в путевом листе сведений о предрейсовом или послерейсовом осмотре водителя, последуют штрафы согласно ч. 2 ст. 12.3.1.:

на должностных – 5000 руб.;
на юридических – 30000 руб.

Неправильное оформление

На основании п. 5 ч. 6 Приказа, в путевом листке должны быть проставлены дата и время совершения дорейсового техосмотра ТС.

В случае неисполнения данного требования инспектором ГИБДД будет составлен протокол по ч. 3 ст. 12.31.1. КоАП. Статья предусматривает штрафные санкции:

для автоводителя – 3000 рублей;
для должностных – 5000 рублей;
для юрлиц – 30000 рублей.

Для юридических лиц

Основные реквизиты представлены в ч. 3 Приказа:

наименование документа, его номер;
срок действия;
информация о юрлице или ИП, в собственности которого находится ТС;
информация о ТС и о водителе.

Информация о собственнике ТС включает в себя:

Данные о транспортном средстве:

тип авто (легковой, грузовой, трамвай и др.);
регзнак;
показания одометра при осуществлении выезда с места постоянной парковки ТС и при заезде на него по окончании рейса (смены);
дата выезда с места парковки и заезда на него.

Данные о водителе:

дата и время осуществления предрейсового и послерейсового медосмотра.

Ч. 8 Приказа допускает также включение в путевой листок и иных дополнительных реквизитов, не указанных в вышестоящем перечне. Включение дополнительных реквизитов производится согласно распоряжению руководителя организации.

Допускаются ли исправления в листе

Поскольку специальной нормы в отношении исправлений в путевых листах ни Приказом, ни Постановлением не установлено, действует общая норма в отношении первичных учетных документов, указанная в ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402 от 6 дек. 2011 года “О бухгалтерском…” .

Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленностьзатрат служебного автомобиля подтверждает путевойлист вне зависимости от того, является ли организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен не надлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и значительным доначислениям. Сразустоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют: механик и диспетчер-нарядчик. Самое трудное для бухгалтера - добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.

Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, рассмотрим самые распростра-ненные из них.

Обращаем внимание, что наличие в унифициро-ванных формах незаполненных реквизитов не до-пускается.

Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.

Ошибка 2. Не указано время возвращения. От-сутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надле-жащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.

Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указа-ны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходо-вано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.

Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не про-ставлен норматив расхода топлива автомобиля. Не-смотря на то, что речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы.

Ошибка 5. Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно, т.к. указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, название организации. Пункты назначе-ния по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области». Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо прило-жении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.

Ошибка 6. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.

Ошибка 7. Не указан номер лицензионной карточки при выполнении перевозок в междугороднем сообщении.

Ошибка 8. В строке «Автомобиль» не указ гаражный номер автомобиля, что осложняет автоматизированный учет его работы.

Ошибка 9. В соответствующих строках медицинский работник подписью и личным штампом не удостоверил возможность допуска водителя по < здоровья к управлению автомобилем.

При выполнении перевозок для собственных нужд перед выездом в рейс проводится не медицинское освидетельствование водителя, а контроль на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном употреблением наркотиче-ских средств, психотропных, токсических или других одурманивающих веществ, который осуществляется в упрощенном порядке.

Приказом руководителя назначается работник, ответственный за проведение приборного контроля опьянения. Для проведения приборного контроля используются специальные приборы и экспресс-пластины, которые должны соответствовать поло-жениям технических нормативных правовых актов. Контроль обязателен перед началом рабочей смены водителей, но также может проводиться во время смены и после ее окончания. При отказе от про-хождения приборного контроля опьянения водитель может быть отстранен от работы. На основании по-казаний приборов и экспресс-пластин в путевой лист вносится дата осуществления контроля, скрепленная jличной подписью работника, проводившего контроль, и ставится штамп «допущен к работе».

При несогласии с результатами приборного кон-троля водитель направляется на предрейсовое меди-цинское обследование.

Также следует помнить, что до выезда автомобиля на линию обязательно проводится контроль техниче-ского состояния транспортного средства.

Прибывающие с линии и выпускаемые на линию автотранспортные средства проверяют водитель и лицо, ответственное за исправное состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств (работник предприятия, имеющий необходимую квалификацию). Так, согласно Квалификационному справочнику «Должности служащих, занятых на автомобильном транспорте», утвержденному постановлением Министерства труда и социальнойзашиты Республики Беларусь от 5 ноября 2002г. № 142 должность механика автомобильной колонны(гаража, автотранспортной организации) предполагает наличие высшего технического образования и стажаработы по специальности на автомобильном: не менее трех лет или среднего специального образования и стажа работы по специальности на автомобильном транспорте не менее пяти лет.

В нижней части путевого листа в строке «Механик;(подпись, штамп)» своей подписью или личным штампом механик организации удостоверяет, что 5автомобиль технически исправен и выезд разрешен, подтверждает соответствие фактического спидометра показанию, перенесенному диспетчером в данный путевой лист из предыдущего (часть вторая п. 2.2.3 Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов грузовогоавтомобиля, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12000 г. №31).

Часто задаваемым вопросом является вопрос о том, как оформить путевой лист при обслуживании в течениеодного дня нескольких заказов. Такие перевозки можно оформить несколькими путевыми листами. При этом один путевой лист заполняется полностью, на остальных листах заполняется только талон заказчика.

Перечисленные выше ошибки в документе исправимы. Порядок исправлений в путевых листах определен Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. №3321-ХII«О бухгалтерском учете и отчетности». Изменения в первичных учетных документах должны подтверждены подписями соответствующих лиц и датами исправлений. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

Исправление производится следующимобразом: зачеркиваем тонкой чертой неправильные суммы, текст и надписи, над зачеркнутым исправленным текстом пишем верное значение или таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Лицом, осуществившим исправление, производится запись «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Например, исправления в путевом листе показаний счетчика пройденного пути на конец рабочего дня нужно подтвердить подписями соответствующих должностных лиц: водителя и механика (или иного уполномоченного лица). Также следует отметить, что журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, использующие транспорт в своей деятель-ности, т.к. пока водитель не расписался в сдаче одного путевого, он не может получить следующий.

Изменения законодательства в области ав-томобильных перевозок в 2011 году

С пяти до десяти лет увеличен срок, на который выдается лицензия, для тех видов услуг, которые продолжают оставаться лицензируемыми. С 1 января 2011 г. не нужно получать лицензию для выполнения:

внутриреспубликанских перевозок грузов всех видов (не предусмотрены среди услуг, оставляющих лицензируемый вид деятельности в области автомо-бильного транспорта);
внутриреспубликанских автомобильных пере-возок пассажиров для собственных нужд;
международных автомобильных перевозок гру-зов с использованием автомобиля, предназначенного для перевозки грузов, разрешенный максимальный вес которого, включая вес прицепа (полуприцепа),не превышает 3,5 т (часть вторая п. 120 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Бе-ларусь от 1 сентября 2010 г. № 450).

Изменениям подвергся и перечень грубых на-рушений законодательства о лицензировании, лицензионных требований и условий. Использование транспортного средства, оформленного в соответ-ствии с определенными требованиями к оформле-нию автомобилей-такси, для нужд, не связанных с осуществлением лицензируемой деятельности, будет относиться к грубым нарушениям, если в установлен-ном порядке не будет оформлен путевой лист.

Также не повлечет аннулирования лицензии си-стематическое непредставление в предусмотренный срок государственной статистической отчетности, которое сейчас относится к грубым нарушениям.

Производственно-практическое издание Транспорт/ сост. Е.В. Гриценко. - Минск: КапиталМедиаГрупп, 2011

При работе с путевыми листами зачастую возникают ситуации, в которых требуется внести изменения в путевой лист. В этой статье будет рассмотрен порядок внесения изменений в путевой лист и типичные ошибки при исправлении данных путевого листа.
Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Напомним, что с 01.01.2013 утратил силу Закон ¹ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором в п. 5 ст. 9 говорилось, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских, но при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Как видно в приведенных выдержках из законов ¹ 129-ФЗ и ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», для путевого листа, как первичного документа, изменилось немногое: добавилось требование к расшифровке подписей лиц, заверяющих внесенные в документ изменения.
Рассмотрим данные изменения на примере путевого листа, составленного диспетчером. При исправлении в путевом листе, например, показаний спидометра на начало или конец рабочего дня диспетчер указывает дату внесения изменений, свою фамилию и инициалы, заверяет внесенные изменения своей подписью.
При внесении изменений в путевой лист следует обратить внимание на отсутствие следующих возможных ошибок:

Ошибка ¹1
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и расшифровки подписи лица составившего документ, в частности диспетчера. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их составившие и подписавшие.
Ошибка ¹2
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и подписи лица, составившего документ. Такое изменение путевого листа является не действительным и, как следствие, не действительным становится весь документ.
Ошибка ¹3
Отсутствует расшифровка подписи лица, составившего документ.
Ошибка ¹4
В разделе данных о возврате автомобиля не изменена фамилия и инициалы водителя, для исправления ошибки следует внести дополнительное изменение в раздел данных о возврате автомобиля, которое устранит противоречие в данных о водителе автомобиля, на который выписан путевой лист.
Ошибка ¹5
Отсутствует подпись лица, составившего документ.
Ошибка ¹6
Изменение, внесенное в путевой лист, не содержит информации о лице, составившем документ, и не подтверждено подписью данного лица. Согласно ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить изменения и заверять их подписью с указанием расшифровки, могут только лица, составившие данный документ.

Таким образом, при внесении изменений в путевые листы нужно руководствоваться ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и обращать внимание на отсутствие рассмотренных ошибок.

Налоговики могут исключить расходы на бензин, если путевые листы были заполнены ошибками

Рассмотрим самые частые ошибки, допускаемые компаниями, на которые налоговики обратят внимание в первую очередь.

Не указан конечный адрес

Контролерам важно, чтобы путевые листы содержали описание маршрута следования автомобиля с указанием названий улиц, номеров домов и наименований компаний, как конечной или промежуточной цели следования. Если такие сведения не включены в путевой лист, налоговики могут посчитать, что поездка была фиктивной и исключить расходы по ней.

Что сделать?

Указывайте в путевом листе весь маршрут следования со всеми пунктами остановок.

Иногда сделать это затруднительно, например, при отсутствии точного адреса. В таком случае можно написать название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку на дороге или просто взять координаты из навигатора с указанием широты и долготы. Судебная практика доказывает, что такой способ защиты понесенных компанией расходов суды признают правомерным (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).

Выезд в выходной день

Руководитель может взять служебный транспорт в нерабочий день. Налоговики при этом вполне резонно могут решить, что поездка совершалась в личных целях, даже если на нее был грамотно оформлен путевой лист. Если организация не сможет оправдать такую поездку в выходной день, налоговики исключат понесенные расходы на топливо.

Руководитель имеет право ездить по делам компании в свой выходной на служебном автомобиле. Но оформлять такие выезды нужно по всем правилам - вписывать в табель учета рабочего времени выход в нерабочий день. Также могут потребоваться документы, подтверждающие такую необходимость.

Грамотный учет и ведение путевых листов поможет организовать программа Путевые листы от Бухсофт!

Поездки в одной и то же место

Может случиться так, что сотрудник совершает на служебном транспорте изо дня в день поездки по одному и тому же маршруту. Это насторожит контролеров. Особенно налоговики обращают внимание на такие поездки, совершенные руководителем компании. Инспекторы могут проверить каждый адрес, указанный в путевом листе, и если сделают вывод, что поездки носили личный характер, то расходы на топливо снимаются.

Нужны бумаги, которыми можно будет доказать оправданность поездок по делам фирмы.

Меньше вопросов у контролеров будет, если поездки совершаются в филиалы компании или к контрагентам, с которыми уже заключены договоры. Однако если сотрудник выезжает к потенциальным клиентам, нужно позаботиться о подготовке документов, которые подтвердят предстоящие совместное сотрудничество (переписка по электронной почте, отправка коммерческих предложений, заключение предварительных соглашений).

Развозка скоропортящихся продуктов не на спецтранспорте

Если компания осуществляет продажу или доставку продуктов питания и среди них есть скоропортящиеся, например, рыба, овощи и фрукты, молочные продукты, использование рефрижератора обязательно. Налоговики в ходе проверки обязательно обратят внимание на этот нюанс транспортировки. Если использовался обычный автомобиль, инспекторы вправе признать поездку фиктивной.

В летний период для скоропортящихся продуктов лучше осуществлять перевозку исключительно спецтранспортом, даже если от склада до точки продаж несколько метров. В противном случае придется доказывать реальность поставки. Кроме того, разгрузочно-погрузочные работы можно оправдать наличием транспортных накладных, фотоснимков отгруженного товара, видеозаписями с камер наблюдения.

Обратите внимание, если в процессе транспортировки в обычном автомобиле продукты испортились, списание расходов по ним возможно лишь в рамках естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Расход топлива выше, чем вмещает бак

Инспекторы могут проверить путевые листы на расход топлива. Иногда по документам выясняется, что расходы были больше, чем может вместить в себя топливный бак автомобиля. Если поездка долгосрочная заправляться придется не один раз, на каждую заправку должен быть чек с АЗС. Все чеки контролеры обязательно изучат. Если по одному из документов топлива оказалось больше, чем может вместить бак, инспекторы признают расходы завышенными и вычтут разницу.

Сравните путевые листы на расход горючего с реальной вместимостью бака. Узнать ее можно из документов на транспортное средство или на сайте производителя автомобиля.

Выявили, что водитель потратил больше, чем вмещает бак, просмотрите каждый чек с АЗС и потребуйте от сотрудника объяснений, зачем он купил больше топлива.

Не исключено, что часть бензина он залил в канистру, особенно, если поездка предстояла по местности, где невозможно будет позже заправиться. В таком случае нужно попросить водителя написать объяснительную, она станет оправдательным документом по расходам перед налоговыми инспекторами.

В служебной записке на имя директора просто изложите, что такого-то числа в Журнал регистрации путевых листов внесены 2 путевых листа со следующими дробными номерами (и укажите их). Поставьте в известность бухгалтерию.

В служебной записке можно указать, что несовпадение номеров путевых листов и количества записей в Журнале за такую-то дату будет зафиксировано в итоговой записи Журнала в конце текущего года или месяца (это зависит от того, ежегодно или помесячно ведется у вас этот Журнал ). См. Пример 3.

И в этом случае появится надежда на нейтральную либо положительную резолюцию руководителя, например, «согласен».

Отметим еще, что записка, направляемая руководителю, обычно называется докладной (используется при вертикальных коммуникациях), а не служебной (предназначена для горизонтальных коммуникаций). Но если в вашей организации такое деление не принято, то придерживайтесь существующих правил.

Когда календарный год или месяц будут заканчиваться, не забудьте в соответствующей итоговой записи указать, сколько записей за 2018 год / месяц было внесено в Журнал регистрации, т.к. их количество не будет совпадать с порядковыми номерами путевых листов в Журнале (см. «2» в Примере 2).

Первичными документами строгой отчетности являются сами путевые листы, а не Журнал, в котором они учитываются. Но правила ведения Журналов как учетных документов тоже необходимо соблюдать.

Помните, что в процессе регистрации документы идентифицируются одновременно и по дате, и по номеру. В данном случае номер в Журнале может быть оформлен с дробью (это допустимо, но крайне нежелательно, поскольку сразу выдает нарушения в учете), а вот дата выдачи путевого листа должна быть правильной (и это самое главное).

Что же касается отметки «исправленному верить», то придется вас разочаровать. Этот вариант считается устаревшим и в настоящее время не рекомендуется к применению. Все изменения в учетных документах должны быть зафиксированы иначе и быть подписаны лицом, которое назначено ответственным за ведение соответствующего учета. Заверить исправление необходимо в графе «Примечание» на свободном месте на этой же строке мелким почерком (см. отметки «1» в Примере 2). Например, если пропущены только номера, а дата выдачи осталась правильной, то в Журнале учета путевых листов это допустимо отобразить так:

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Как составить текст служебной записки на имя директора об ошибках, допущенных в Журнале учета путевых листов

Свернуть Показать

Сообщаю, что 15 марта 2018 года в Журнал выдачи путевых листов внесены путевые листы с дробными номерами: