Как подписать документ электронной подписью. Как подписать документ Word электронной подписью (ЭП)

Работая в Microsoft Word с файлами, которые необходимо подтверждать, утверждать, подписывать, Вы знаете, что их нужно распечатывать, и нести на проверку определенному человеку. Или Вы даете на проверку электронную версию, а потом слышите, что все хорошо, и нужно распечатывать его и приносить снова. Но подобных действий можно и избежать.

В данной статье мы с Вами разберемся, как можно подписать документ, созданный в Ворде, электронной цифровой подписью или ЭЦП. Рассмотрим ее различные варианты: создадим ее на видимой строке, или же просто добавим к файлу.

Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде

Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.

Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.

Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:» , а с новой строки вставить пустые строки.

Дальше перейдите на вкладку «Вставка» , в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office» .

В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК» .

Откроется окно «Настройка» . В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК» .

В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно распечатать документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.

Если Вам не обязательно добавлять подобную линию, тогда можете сами сделать линию в Ворде нужного вида и нужной длины. Воспользуйтесь для этого инструкцией, перейдя по ссылке.

Как подписать файл, с помощью ЭЦП

Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.

Для начала прочтите текст и убедитесь, что в нем все верно. Затем нажмите в области правой кнопкой мышки и выберите из контекстного меню «Подписать» .

В следующем окне жмите «ОК» .

Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.

Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.

Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок» .

Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать» .

Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать» .

Подтвердите создание подписи.

После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный» , и возможность его редактирования будет ограничена. Также в строке состояния появится соответствующий значок.

Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи» . Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке . Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные» .

Нажав на стрелочку возле подписи, из выпадающего меню можно выбрать один из пунктов: состав, настройку или удаление.

Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.

Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.

После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке .

Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать» . Затем выполните все описанные выше действия.

Как подписать весь документ

Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.

Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл» , затем «Сведения» . Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись» .

Нажмите «ОК» в появившемся окне.

В окне подтверждения жмите «ОК» .

Теперь файл будет подписан, и на вкладке «Файл» – «Сведения» можно будет посмотреть, кем именно.

Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.

Мало кто знает из пользователей о том, что продукты Microsoft Office могут работать с ЭЦП (Электронно-цифровавшая подпись). Данная возможность позволяет подписывать документы Word или Excel в электронном виде и отправлять их по почте. Такой подписанный документ равносилен бумажному варианту с подписью и печатью.

Это значительно упрощает обмен между заинтересованными лицами и организациями. Так как нет необходимости возить бумажные варианты или отправлять их по почте.

Но при использование ЭЦП для подписанию электронных документов очень часто возникают различные проблемы. Они могут появляться из-за проблем с самим офисом. Кстати у меня есть целый раздел посвященный , в нем много статей в которых я описывала различные проблемы и их решения возникающие при работе с Microsoft Office, рекомендую почитать будет очень полезно. Сегодня поговорим о двух наверно самых распространенных из них.

Для работы лучше всегда использовать лицензионное программное обеспечение это касается Microsoft Office и КриптоПро. Если офис стоит достаточно дорого есть методы решения проблемы с . То цена КриптоПро приемлема.

Причин, по которым могут возникать данные ошибки много. В моем случае первая ошибка возникла после первоначальной настройки. Это установка КриптоПро, установки сертификата ЭЦП. И первой попытки подписания документа. Вторая ошибка появилась после перевыпуска сертификата по новому госту 2012. Решение для этих проблем было одно.

Для повышения знаний по работы с электронными ключами рекомендую почитать вот . Из неё вы узнаете как скопировать сертификат из закрытый ключ из реестра на носитель. И здесь я рассказал как решить проблемы с долгим открытием хранилища сертификатов.

Первая ошибка, которая может появиться при попытке подписания документа «Алгоритм шифрования не установлен на этом компьютере».

И вторая «Не удается добавить подпись в документ, если для подписи используется смарт-карта, необходимо убедиться что устройство для чтения смарт-карт установлено правильно».

Две самые распространенные ошибки при работе с ЭЦП в Microsoft Office

И так что же делать если возникли проблемы. Первым делам нужно установить продукт КриптоПро Office Signature. Эта программа позволяет создавать и проверять электронную подпись документов Microsoft Office.

Заходим на сайт скачиваем программу устанавливаем. Если возникнуть трудности с установкой там есть подробная инструкция.

После установки перезапускаем Microsoft Office. Заходим в пункт меню «Файл», в примере я использую Microsoft Office 2016. В данных продуктах есть встроенный механизм работы с ЭЦП. После установки КриптоПро Office Signature должен появиться дополнительный пункт именно от КриптоПро. Если раньше нужно было зайти в пункт «Защита документа» и выбрать там «Добавить цифровую подпись». То сейчас выбираем «Добавить электронную подпись (КриптоПро)» и пробуем подписать.

После проделанных действий документ должен быть успешно подписан. В большинстве случаев программа КриптоПро Office Signature помогала избавиться от этих ошибок. Если у вас все равно не получается подписать документ и возникают различные ошибки пишите в комментариях буду рад помочь.

Использование КриптоПро CSP в Word/Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

Для создания ЭП документа в Microsoft Office Word/Excel 2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature» . Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

В Microsoft Office Word/Excel 2007 есть возможность подписывать документы как с плагином «КриптоПро Office Signature» , так и без него.

Важно помнить, что, если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.

Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office.

Документ сделан и подписан в:	Документ открывается в:
	Office 2003	Office 2007	Office 2007 с плагином	Office 2010/2013/2016	Office 2010/2013/2016 с плагином
Office 2003	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Office 2007	Подпись не будет показана		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись не будет показана
Office 2007 с плагином	Подпись не будет показана		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6
Office 2010/2013/2016	-	-	-	-	-
Office 2010/2013/2016 с плагином	Подпись не будет показана	При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003

1.1. Создание цифровой подписи

Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить .

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

ОК .

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис , выбрать Параметры . В появившемся окне на вкладке Безопасность , нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

Замечание:

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

2. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2007

2.1. Создание Цифровой подписи

В главном меню выберите пункт

Появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП.

Нажмите Изменить . В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК . Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

В результате подписанного документа, в строке состояния появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок, и справа появится окно, на котором указан статус подписи. Для просмотра состава подписи, правой кнопкой мыши выберите пункт Состав подписи.

Подписанный документ доступен только для чтения.

2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз. В главном меню выбрав пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись . Для выбора сертификата нажмите Изменить .

В результате в области задач Подписи

Для просмотра состава подписи, статусов сертификатов в области задач Подписи Состав подписи .

2.3. Видимая строка подписи

2.3.1. Добавление строки подписи

Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите Строка подписи или щелкните по стрелке рядом с кнопкой и в появившемся меню выберите Строка подписи Microsoft Office.

Появится информационное окно. Нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок

В диалоговом окне Настройка подписи вводится информация о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе.

• в поле Предложенный подписывающий ввести имя подписывающего.
• в поле Должность предложенного подписывающего название должности подписывающего.
• поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего ввести адрес электронной почты подписывающего
• в поле Инструкции для подписывающего можно снабдить подписывающего какими-либо инструкциями. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись , в котором подписывающий будет ставить подпись.
• для добавления комментариев установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
• для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК

Созданная строка подписи представляет собой графический объект.

2.3.2. Добавление подписи в строку подписания

Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи, нажав ссылку

Для выбора цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать . Появится информационно окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК . Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена область задач Подписи Действительные подписи.

Требуемые подписи.

После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует переслать этим лицам для подписания

Щелкните по кнопке Просмотр подписей , после чего отобразится область задач Подписи , в которой приведен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи или в области задач щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Подписать

В окне Подписание Подписать

После этого в области задач Подписи Действительные подписи

2.3.3. Просмотра свойств подписи

В области задач Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в документе.

Просмотр .

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо повторное добавление подписи в строку подписи.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документ станут недействительными.

появляется информационное окно

При нажатии кнопки Да и произведя любое действие с документом, все подписи в документ станут недействительными.

Недействительная подпись . В области задач Подписи Недействительные подписи.

Для этого в области задач Подписи Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в документе и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

При открытии подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007 используется КриптоПро CSP 3.6.1.

3. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

3.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

3.2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

3.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

3.4. Видимые строки подписи

3.4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Появится диалоговое окно Настройка подписи . В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

• в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
• в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
• в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
• в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
• для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
• для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК .

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

3.4.2 Добавление подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать . Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи , в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать .

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

3.4.3 Просмотр свойств подписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр .

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Если нажать кнопку Да , то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

3.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».

Была ли полезна информация? Да Нет

Не нашли ответ? Задайте вопрос специалисту

Спасибо за ответ

Установлены Федеральным законом от 06.04.2011 №63. С момента вступления упомянутого закона в силу и по настоящее время цифровые подписи получили довольно широкое применение. В статье расскажем, как подписать документ ЭЦП.

Законом установлены следующие области применения ЭП:

• при совершении сделок между хозяйствующими субъектами и физическими лицами;
• при оказании и исполнении государственных и муниципальных услуг;
• при совершении иных юридически значимых действий, в том числе и установленных другими федеральными законами.

Как подписать документ электронной подписью

Любые участники юридически значимых отношений могут установить между собой цифровой документооборот. Тогда деловые бумаги, завизированные ЭП, становятся равнозначными аналогам на бумажном носителе. Один из трех видов ЭП для обмена документами хозяйствующие субъекты выбирают самостоятельно.

Для исполнительных и муниципальных органов власти виды ЭП устанавливается постановлениями Правительства РФ. Это же касается и электронного документооборота (ЭДО) между официальными органами и юридическими, физическими лицами. Таким образом необходимость подписания деловых бумаг ЭП может быть установлена:

• по договоренности хозяйствующих субъектов между собой;
• постановлением Правительства для ЭДО с официальными органами.

Чтобы завизировать документ ЭП, необходимо получить сертификат подписи, удостоверяющий личность владельца ЭП. Сертификат выдается удостоверяющим центром, как правило, на год, после чего ЭП становится недействительной и ее следует продлить.

Какая ЭП необходима для электронного документа

Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая ЭП используется для регистрации в информационных системах госуслуг, при банковских операциях, в документообороте сторон при согласовании ее использования.

Усиленная неквалифицированная ЭП используется для участия в электронных торгах (по 44-ФЗ), для обмена деловыми бумагами с контрагентами, если сторонами согласовано ее применение.

Усиленная квалифицированная ЭП применяется для сдачи отчетности, для участия в электронных торгах на всех площадках, для работы с любыми информационными системами для получения услуг от государственных органов.

Для использования ЭП на компьютере должны быть установлены:

1. КриптоПро CSP.
2. Сертификат удостоверяющего центра.
3. Личный сертификат.

Чтобы проверить наличие последней версии КриптоПро CSP, нужно открыть панель управления компьютера и найти ярлык программы.

Открыть вкладку с описанием программы КриптоПро CSP и убедиться, что установлена последняя версия ПО.

Как подписать электронной подписью документ Word

В MS Word 2010 для создания цифровой подписи нужно выполнить следующие действия:

1. Открыть вкладку «Файл» и выбрать «Сведения».

1. На вкладке «Сведения» нажать кнопку «Защита документа», откроется список команд.

1. Выбрать команду «Добавить цифровую подпись», после чего появится диалоговое окно, в котором можно выбрать сертификат, указать цель подписания и нажать кнопку «Подписать».

Как подписать электронной подписью документ pdf

Бывает необходимо завизировать ЭП файлы в формате pdf. Для этого существует специально разработанный программный продукт «КриптоПро PDF».

Как подписать ЭЦП документ pdf прямо из программы Adobe Acrobat Reader? Для этого нужно в открытом файле перейти в раздел «Редактирование», выбрать вкладку «Установки». В открывшемся разделе «Категории» перейти на «Цифровые подписи» и выбирать нужную.

В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.

Как подписать файл с помощью ЭЦП

Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

1. ViPNet CryptoFile;
2. КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile

С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием.sig

Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.

Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.

КриптоАРМ

Минусы: платное программное обеспечение;

Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.

Как подписать pdf с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО .

Плюсы: Электронная подпись видна в документе.

Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)

также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:

В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:

Подписываем документ pdf с ЭЦП

Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать

В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»

Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.

После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.

Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.

Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:

Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.

Как подписать документ Word с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

— платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:

Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Внимание : Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Как подписать договор с помощью ЭЦП

В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.

Как подписать доверенность с помощью ЭЦП

Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.

Вопросы:

Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП

— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

Как выглядит документ подписанный ЭЦП

— Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение.sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.

Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.