Как пишется служебная записка на имя начальника. Служебная записка: правила составления и наглядный пример

Как написать служебную записку?

Служебной запиской называют специальный дополнительный документ, являющийся главным основанием для руководителя, желающего принять то или иное решение в форме локального правоустанавливающего акта. Служебная записка, с точки зрения делопроизводства и трудового права, не является обязательной, но она может быть установлена локальными нормативно-правовыми актами предприятия. Этот вид документов зачастую применяется на практике, но во всероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует. Итак, давайте рассмотрим, как правильно написать служебную записку.

Особенности служебных записок

Зачастую служебные записки составляются для решения вопросов относительно информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. Проще говоря, служебной запиской является переписка между несколькими структурными подразделениями. Чаще всего они содержат предложения или просьбы. В отличие от докладных записок, служебные создаются, чтобы поддерживать связь между отделами на горизонтальном уровне, то есть они создаются от имени работника и пересылаются на имя работника. Составляются они только в том случае, когда должность отправителя равнозначна должности получателя. Если же служебную записку составляет руководитель, то чаще всего она касается решений об отправлении в служебную командировку.

Если будет выявлен факт изготовления продукции с некоторым браком, то при наличии нескольких жалоб покупателей, руководитель организации имеет право отправить в адрес аттестационной комиссии служебную записку, в которой будут подробно описаны причины несоответствия работника тем требованиям, которые предъявляются к его должности. На основании служебной записки будет произведена дополнительная аттестация сотрудника. Также служебные записки используются и для того, чтобы был сокращен испытательный срок для определенного работника. Такая служебная записка составляется на имя генерального директора. Если же говорить о юридической значимости служебных записок, то можно отметить, что они могут являться доказательствами в суде.

Правила составления записки

Пишется служебная записка на обыкновенном листе формата А4. На нем в обязательном порядке указываются реквизиты, размещенные в соответствии с ГОСТами. Такими реквизитами являются:

наименование подразделения

регистрационный номер

название документа

текст

адресат

подпись отправителя (указать должность).

Чтобы знать, как написать служебную записку, необходимо учесть, что такой документ оформляется привычным шрифтом величина букв 14, междустрочный интервал 1,5. Прописными буквами пишется наименование документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА). Располагаться надпись может как посередине, так и около границы левого поля. Дату необходимо писать строго арабскими цифрами, например, 02.01.2013. Если на предприятии действует регистрационная система, то на служебной записке проставляется также и регистрационный номер. В результате передачи служебной записки составляется резолюция по затронутому вопросу.

Такой вид документа как служебная записка может иметь и краткий заголовок, который передаёт суть проблемы. В его формулировке согласно правилам оформления документации обязательно включить букву «о». Например, «о направлении К. в командировку». Делится текст служебной записки на две части. В одной части пишут факты, которые стали основанием для составления документа, а во второй фиксируются все выводы и решения. Если в записке имеется приложение, то о нем делается отметка в оформлении. Теперь вы знаете, как написать служебную записку. Образец её представляет собой пустой бланк документа, рассмотренный ниже:

Начальнику Производственного отдела Иванову В.К. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ В связи с изменением производственных мощностей нового оборудования в помещении № ___. прошу направить специалиста для дальнейшего устранения неполадок.

Таков образец написания служебной записки.

Мета

Как написать служебную записку и правильно ее оформить.

Июнь 5th, 2013 admin

На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить?

Служебная записка – это не основной, а дополнительный документ, на основании которого принимаются окончательные решения работодателем или руководителем. На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства. Но как дополнительно установленный локальный нормативный акт ее вполне возможно использовать. В классификаторе управленческих документов такого понятия как «Служебная записка» не значится. Но на практике такой вид документа широко используется.

Служебная записка чаще всего – это внутренняя переписка между отделами. Она обычно содержит какое-то предложение или просьбу. В большинстве случаев записки содержат информацию об организационном, материально-техническом или хозяйственном обеспечении организации, а также имеет характер информативного содержания.

Служебные записки составляются работником или руководителем какого- то подразделения на имя руководителя или определенного специалиста другого подразделения, т.е. обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне. Служебные записки пишутся и направляются от одного руководителя подразделения другому, или от одного сотрудника другому, если они равнозначны по статусу. Если статусы разные, то это считается докладной запиской.

В случае, если работник едет в командировку, начальник отдела командировочного работника пишет служебную записку на имя директора. На основании нее затем издается приказ на командировку.

Служебная записка может быть написана в аттестационную комиссию, если работник не соответствует занимаемой должности. Это могут быть случаи, когда работник постоянно изготавливает брак, либо на продавца постоянно жалуются покупатели. Аттестационная комиссия сможет принять решение о досрочной аттестации сотрудника.

Служебные записки составляются в случае экономической необходимости линейных руководителей, либо если есть возможность заключения договора.

На практике служебные записки используют для разных целей. Например, служебную записку может писать начальник отдела на имя руководителя о сокращении испытательного срока для какого-то работника.

На основании служебной записки, содержащей информацию о производственных показателях отдела, написанной на имя директора, может быть издан приказ о премировании работника или всего отдела.

Служебные записки могут быть использованы как доказательства в суде (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.06.2011 по делу N А72-6396/2010) .

Как написать служебную записку? Служебная записка обычно составляется на бумаге формата А4, но в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты: дата и номер служебной записки, наименование структурного подразделения, заголовок к тексту и сам текст, наименование адресата и подпись составителя записки с указанием его должности.

По ГOCTy для текстов, содержащих справочную информацию, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, интервал между строчками 1,5.

В наименовании документа пишется заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА», который может быть расположен в центре или с левой стороны листа.

Дата проставляется арабскими цифрами, например, 15.06.2013 или буквами и цифрами. Например, 15 июня 2013г.

Кто регистрирует служебную записку? Регистрирует ее или тот, кто выписывает служебную записку, или кто получает. Это зависит от системы организации документооборота в организации.

Когда служебная записка рассматривается, она визируется подписями заинтересованных лиц, и на ней накладывается резолюция руководителя – это письменное решение руководителя по теме служебной записки, что является окончательным этапом рассмотрения служебной записки.

Заголовок служебной записки может кратко раскрывать ее тему. Причем заголовок пишется в предложном падеже. К примеру, «О направлении Дмитриева К.Н. в командировку».

Текст служебной записки состоит из двух частей. Первая часть содержит информацию о том, что побудило сотрудника составить этот документ. Во второй части сотрудник излагает свои выводы, предложения и просьбы. Помимо этого в текст может быть добавлена еще одна часть: анализ сложившейся ситуации. Таким образом, служебная записка может содержать: причины написания записки, анализ получившихся фактов и выводы об изменении данной ситуации.

Образец служебной записки (пример оформления служебной записки):

Директору ООО «Малинка»

Козлову Р.В.

от начальника отдела продаж

Кругловой Н.Ж.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

02.06.2013 № _________

На основании увеличения поставок нашей продукции за май 2013г. в два раза и перевыполнении плана отделом продаж, прошу вас премировать работников всего отдела.

Показатели эффективности продаж прилагаются.

Что такое служебная записка и для чего она нужна

Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

Что это такое?

Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.

В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда - пути решения.

Служебная и докладная: сходства и различия

Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.

Составление служебных записок для начальства

Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка - это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное - описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто потеряна. Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба не дойдет до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, - это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

Служебные записки в другую организацию

Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки - для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.

Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.

В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.

Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова Служебная записка пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.

Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.

Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение - это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Как правильно оформить служебную записку

На работе часто составляются служебные и докладные записки. Вроде бы ничего сложного. Но когда мне недавно поручили написать служебную записку, я решила все же уточнить, как правильно ее составить. Любопытно, но я выяснила, что мне надо составить не служебную записку, а докладную. Давайте разберем, в чем разница между докладной и служебной и как их надо составлять.

Любой официальный документ отличается от обычной записи тем, что он должен соответствовать требованиямиГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", потому что имеет юридическую силу. Какие же требования предъявляются к составлению докладной и служебной записок?

В них должны присутствовать следующие пункты:

2) наименование адресата (кому направляется документ)

3) наименование вида документа («Служебная записка»)

4) заголовок к тексту (например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О получении полисов страховой медицины»). Однако это факультативный элемент

6) подпись составителя – в правом нижнем углу (с указанием должности в левом нижнем углу напротив подписи)

7) дату составления (обычно в левом углу, оформляется или арабскими цифрами: 5.02.2013, или буквенно-цифровым способом: 5 февраля 2013г.)

8) виза – иногда проставляются визы заинтересованных лиц под подписью составителя: инициалы и фамилии визирующего, его подпись и дата

9) регистрационный номер (он проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – зависит от принятой системы регистрации в организации).

По ГOCTy текст документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Название документа располагается по центру страницы пишется либо прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), либо строчными (докладная записка) через 2 межстрочных интервала.

Докладную записку– адресуют вышестоящему лицу (руководителю подразделения или организации). В этом документе необходимо подробно изложить суть вопроса, по которому вы обращаетесь: предмет вопроса, ваши предложения, аргументация и выводы (вам необходимо побудить руководство к действию, к принятию определенного решения). Иногда цель докладных записок – сообщать о ходе выполнения работ, в этом случае они составляются регулярно.

Если докладная записка адресована руководителю организации, то она может оформляться на листе бумаги (формат А4). Если документ направляется в вышестоящие инстанции (он уже является не внутренним, а внешним документом), то его необходимо оформить на бланке организации.

Обычно текст докладной записки состоит из двух-трех смысловых частей. Первая часть содержит факты, которые стали причиной ее написания (эта часть констатирует), вторая часть производит анализ представленной ситуации и предлагает варианты решения (эта часть анализирует – она не всегда присутствует в документе), третья часть представляет выводы и предложения (эта часть резюмирует).

Служебную записку используют, когда поднимаемый вопрос находится в пределах внутриструктурной компетенции и не требует обращения в вышестоящие инстанции. Служебные записки функционируют между руководителями и сотрудниками одинакового должностного статуса. С помощью этого документа обычно решаются вопросы материально-технического, информационного обеспечения и т. п. (сломался компьютер, закончилась бумага).

Текст документа начинается с изложения факта, по которому обращается автор, а затем выражается просьба или предлагаются пути разрешения производственной ситуации.

Таким образом, различия докладной и служебной записок лежат в аспектах их функционирования: докладная записка оформляется для движения по вертикали (вышестоящим руководителям или организациям), служебная – по горизонтали (линейным руководителям)

Давайте рассмотрим, как писать свои жалобы и предложения.

1)определите цель обращения (зачем вам нужна помощь?)

3) определите основные мысли, сформулируйте их наиболее конкретно и выразительно, не забывая про важные детали.

Результативность служебной записки будет зависеть от обоснованности ваших идей.

Длина служебных и докладных записок может быть разной. Одни могут состоять из нескольких предложений, другие могут занимать несколько страниц. Во втором случае вторая и каждая следующая страница должны содержать заголовок с именем адресата, номера страницы и даты. Иногда в такой заголовок включается и тема служебной записки.

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

Общий отдел Начальнику отдела АХР

А.И. Петрову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

О проведении ремонтных бытовых работ

В связи с тем, что в кабинете № 367 сломался дверной замок, прошу произвести его ремонт.

И.С. Иванова Иванова

Председатель профкома Начальнику транспортного цеха

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Прошу Вас выделить автотранспорт для перевозки новогодних подарков с кондитерской фабрики до предприятия. Общий объем груза – 100 коробок 50 х 20 х 40, общий вес 1 тонна. Автотранспорт должен быть в 9.00 5.12.2012 г. по адресу: ул. Калганова, д. 67. Водитель должен иметь при себе путевой лист.

Председатель профкома

И.Р. Сергеев

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В соответствии с планом работы ООО «Феникс» на 2012 г. производственный цех осуществляет издание ряда брошюр объемом 6–8 печ. л.

Для выполнения операций по сшиванию брошюр такого размера имеющиеся в отделе скобосшиватели типа «A» и «B» не пригодны, так как толщина изданий превышает допустимую для них норму (до 5 печ. л. включительно). Использование клеевой машины «C» нецелесообразно с экономической точки зрения, кроме того, оно требует больших временных затрат.

Сшивание брошюр объемом 6–8 печ. л. удобнее всего производить с помощью проволокошвейной машины класса «D». Ее стоимость в фирме «Стан» составляет _______ млн. рублей. При существующем режиме работы экономическая эффективность от эксплуатации машины приведет к покрытию затрат на ее приобретение в течение 1 года и 7 месяцев (расчеты экономической эффективности прилагаются).

В связи с изложенным прошу выделить средства для закупки проволокошвейной машины класса «D».

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Начальник производственного

цеха Л.П.Свият Свият

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка - один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов , связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения .

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе . В список реквизитов входят:

1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
2. Наименование официальной бумаги.
3. Дата написания и номер.
4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Часто текст записки начинается со слов «Довожу до вашего сведения…», после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

Как правильно составить и написать?

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма . Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев :

• описание основной проблемы;
• просьба;
• отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела , подающего служебную . Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи , сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю , от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки . Данный документ может быть оформлен, если:

• сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
• у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из кого-либо из работников .

В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения , зафиксированного в документе.

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних сотрудников;
• работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

На отгул

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято , используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

• выполнял работу сверхурочно;
• работал в выходные или праздники;
• имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
• принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
• работника;
• в счет отпуска.

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины , по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально , он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: .

О проведении мероприятий

Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику . Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости - контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

О предоставлении информации

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий .

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально , дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины , по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: .

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов - наличие экстренных ситуаций , в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: .

О создании нового структурного подразделения

Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

• повышение уровня нормирования труда;
• более оперативное решение определенных задач;
• улучшение с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие - носитель информации , передаваемой между структурными подразделениями компании.

Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.

Они бывают:

1. Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Бланк служебной записки

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор может поставить свою резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.

Образец для бюджетной организации

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2019 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Формальность, отнимающая время и силы, - именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Зачем нужны записки

Прежде всего, все записки - это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Чем записки различаются между собой

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

Характеристики	Докладная записка	Служебная записка	Объяснительная записка
Суть записки	информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе; содержит выводы и предложения составителя	<или> информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления; <или> содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение	Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.). При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записк ист. 192 , ч. 1 ст. 193 ТК РФ ; Письмо Роструда от 01.06.2011 № 1493-6-1
Направленность	Обращение к руководству: <или> от работника к руководителю отдела; <или> от руководителя отдела к руководителю компании; <или> от руководителя филиала к руководителю головного подразделения	Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию	Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему
Виды записок по назначению	<или> инициирующие принятие решения; <или> чисто информативные; <или> отчетные		<или> объясняющие действия конкретного работника (подразделения); <или> описывающие какое-либо событие
Структура	I раздел - изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел - при необходимости - анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел - описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять		I раздел - изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел - описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию. Не содержит выводов и предложений
Виды записок по степени доступности	<или> открытый документ; <или> конфиденциальный документ
Примеры записок	Предложение о премировании конкретного работника	Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день	Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29)утв. Инструкцией ЦСУ СССР от 24.11.82 № 613

В налоговых целях записки всякие важны

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо вп. 1 ст. 252 НК РФ , например:

• служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн оПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498 ;
• для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр ап. 1 ст. 252 , подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани йПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 ;
• объяснительная записка может пригодиться:

• <или> для получения вычета по НДФЛ на ребенк аподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ , если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет ыПисьмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@ ;
• <или> для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ ыПисьмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13 .

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ ап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ .

Как правильно составлять записки

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Утверждена приказом по ООО «Альфа»
от 27.12.2011 № 123

Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

• наименование структурного подразделения - составителя записки;
• наименование вида документа - докладная, служебная или объяснительная записка;
• дата документа - дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
• адресат - ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
• заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
• отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
• подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Бухгалтерия

Генеральному директору
ООО «Альфа»
И.И. Стасову

Начальнику отдела кадров
С.В. Климовой
Причины, указанные в объяснительной,
признать неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в форме замечания к Т.И. Богдановой

Главному бухгалтеру
А.Д. Жаровой
Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
от 30.08.2012 № 12

О причинах утраты оригинала ГТД

Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

С документом ознакомлены:

30.08.2012

Главный бухгалтер

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации , благодаря которому начальству удается максимально быстро и эффективно решать рабочие ситуации. Ее главной целью является донесение до ведома руководящего состава информации, касающейся возникшей на производстве или внутри коллектива проблеме либо конфликтной ситуации.

Также в этом документе могут отражаться предложения сотрудников относительно увеличения эффективности труда, повышения производительности и прочих рабочих моментов.

Федеральным законодательством, действующим на территории России, не определяется служебная записка в качестве обязательного документа, поэтому не существует ее унифицированной формы . Но, несмотря на это, многими субъектами предпринимательской деятельности она закрепляется в локальных нормативно-правовых актах, например, в учетной политике.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели самостоятельно разрабатывают форму документа, учитывая при этом основные рекомендации специалистов.

Служебные записки носят справочно-информационный характер . Их задействуют при проведении деловой переписки внутри организации в качестве дополнительного документа.

Целью служебных записок является освещение вопросов, связанных с производственной деятельностью какого-либо отдела, цеха или подразделения, или с определенным сотрудником.

Такой документ не имеет унифицированной формы, поэтому составляется произвольно. Несмотря на отсутствие жестких требований со стороны Федерального законодательства относительно оформления, служебная записка должна содержать все обязательные реквизиты и сведения :

1. В верхнем правом углу необходимо написать ФИО и должность руководителя, которому адресовано обращение.
2. По центру, немного ниже, пишется наименование документа: «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»
3. Проставляется его регистрационный номер и дата составления.
4. В заголовке должна отражаться информация, касающаяся предмета записки (в предложном падеже).
5. В тексте должна содержаться информация, которая отражает цель составления документа: изначально описывается какая-либо ситуация, а после этого излагается просьба, замечание или предложение.
6. В нижней части записки следует указать ФИО составителя, его должность и подпись.

Стоит отметить, что служебная записка может быть не только объяснительной, но и докладной. Например, в первом случае документом обеспечивается между сотрудниками организации связь на горизонтальном уровне – начальник структурного подразделения готовит на имя другого начальника структурного подразделения служебную записку.

Во втором случае документ адресуется на имя вышестоящего руководства. В нем рассматривается какой-либо рабочий вопрос, по которому вносятся определенные предложения и конкретные выводы. На докладной записке руководитель проставляет свою резолюцию и обязательно заверяет ее подписью и датой.

Если рассматривать такой вопрос как цель составления служебной записки , то здесь нельзя не упомянуть о ее прямом отношении к бухгалтерскому учету. На основании этого документа бухгалтера имеют законное право списывать на издержки отчетного периода некоторые расходы. Например, сотрудник организации оплатил транспортные расходы, рекламу, приобрел оборудование и прочие товарно-материальные ценности, необходимые для осуществления хозяйственной деятельности.

В данном случае служебные записки будут рассматриваться в качестве документов первичного учета и им должно быть обеспечено такое же хранение.

В чем разница между докладными и служебными записками, можно узнать из видео.

Кто может писать

Служебные записки могут писать все, без исключения, работники организации, официально состоящие в ее штате. Как правило, необходимость в составлении этого документа возникает тогда, когда сотрудник сталкивается с какой-либо проблемой.

Но, при этом должно быть соблюдено одно условие – в записке излагается информация о вопросе, который входит в компетенцию оформляющего ее работника.

Посредством таких документов налаживается коммуникация между сотрудниками одного уровня . Очень часто записки отправляют руководители подразделений, отделов, цехов своему прямому руководству, в которых они хлопочут за своих подчиненных.

В том случае, когда рядовые работники направляют записки начальству, то они рассматриваются в качестве докладных. Отправитель должен понимать, что только правильно составленный документ позволит ему добиться выполнения озвученной в нем просьбы. Именно поэтому вся информация должна излагаться очень кратко, но емко.

В связи с тем, что служебная записка является внутренним документом организации, ее форма должна утверждаться руководством и фиксироваться в учетной политике либо локальных нормативно-правовых актах. Ее можно составлять как на бумажном носителе информации, так и в электронной форме.

Но в любом случае в нижней части документа должна будет стоять «живая» подпись автора . В большинстве случаев такие записки оформляются в одном экземпляре. Но, если сотрудник работает на крупном предприятии, от него могут потребовать составления документа в двух, а то и в трех экземплярах.

В этом документе необходимо указывать точные количественные показатели :

• размеры премиальных, заработных плат, отпускных и прочих денежных выплат;
• даты, например, точный день отбытия работника в командировку;
• товарно-материальные ценности (указывается полный список всех объектов, о которых упоминается в обращении) и т. д.

Также придется перечислить все основания для мер, предпринимаемых при решении возникшей ситуации. Указываются данные о каждом фигуранте служебной записки.

Начинать составлять документ необходимо с шапки. Здесь следует указать полное название субъекта предпринимательской деятельности. В обязательном порядке проставляется дата и город, в котором оформляется документ.

Если документ составляется рядовым работником, то его необходимо будет заверить у начальника отдела , в котором он работает. Только после этого записка передается по месту назначения. В обязательном порядке сотрудник должен убедиться в том, что его официальное обращение было зарегистрировано в соответствующем учетном регистре.

Как правило, каждый субъект предпринимательской деятельности должен иметь журнал учета внутренней документации. В противном случае старательно составленная записка может легко затеряться среди плотного потока документов.

Чтобы не допустить никаких ошибок при оформлении документа, физические лица должны воспользоваться инструкцией:

1. Берется листок бумаги, формата А4.
2. В верхнем углу, с правой стороны, создается шапка. В первой строчке указывается полное наименование субъекта предпринимательской деятельности. В следующей строчке пишется Фамилия, Имя и Отчество того сотрудника, кому адресовано обращение. В третьей строчке пишется ФИО и должность работника, который составляет служебную записку.
3. Пропускается несколько строк и по центру пишется название документа. В нижней строчке указывается дата составления и регистрационный номер, который должен соответствовать записи из учетного регистра. В обязательном порядке пишется город, в котором официально зарегистрирован субъект предпринимательской деятельности, у которого трудится составитель записки.
4. Через строчку пишется короткое заглавие документа, составитель тезисно должен обозначить проблему, о которой будет вестись речь.
5. Во второй части записки необходимо описать суть возникшей проблемы. Крайне важно отметить имеющих к ней отношение ответственных лиц, с указанием ФИО и занимаемых должностей.
6. Предлагаются варианты решения вопроса.
7. В нижней части документа проставляется подпись составителя с указанием его ФИО и должности.

При составлении служебной записки в электронном виде следует действовать по инструкции . Готовый вариант документа перенаправляется по электронной почте адресату. Его следует сохранить в исходящей корреспонденции, а также на флешке, также необходимо обеспечить сохранность уведомлению о прочтении письма.

Состав, форма, типы

Служебные записки классифицируются в зависимости от смысла изложенной в них информации:

• аналитические;
• пояснительные;
• докладные;
• объяснительные.

Они могут предназначаться как для внутреннего, так и для внешнего использования . Во втором случае таким способом ведется переписка с компаниями-партнерами при возникновении каких-либо сложных рабочих моментов. Что касается внутреннего документа, то на его основании руководством принимаются ответственные решения, издаются приказы и распоряжения.

В большинстве случаев такая документация используется для коммуникации отделов. В ней отражаются просьбы и предложения, а также важная информация относительно хозяйственного или материально-технического обеспечения организации.

С их помощью обеспечивается связь на горизонтальном уровне . В том случае, когда статусы фигурантов будут разными, тогда документ будет считаться докладным.

Например, один работник направляется в командировку. Начальник его отдела пишет служебную записку на имя руководителя организации . На основании этого документа издается приказ, оформляется командировочное удостоверение, выдаются денежные средства на расходы.

Также можно рассмотреть еще один пример. В компании создана аттестационная комиссия. Начальник отдела подает ее членам служебную записку, в которой указывается, что конкретный сотрудник не соответствует занимаемой должности, например, на него постоянно поступают жалобы, он изготавливает много бракованных изделий и т. д. В этом случае члены комиссии на основании полученного документа могут принять решение о переаттестации работника.

Начальник отдела может написать служебную записку на имя руководителя организации о сокращении испытательного срока для новичка , так как он отлично справляется со своими обязанностями и имеет достаточный уровень квалификации для постоянного замещения вакантной должности. Такой документ может выступать в качестве основания для премирования какого-либо работника на основании производственных показателей. Он принимается к рассмотрению представителями закона в качестве доказательной базы, когда спорные ситуации разрешаются в рамках правового поля.

Многие физические лица не понимают, в чем заключается отличие служебной записки от докладной. Это объясняется тем, что оба документа предназначаются для уведомления руководства о каких-либо рабочих моментах, происходящих в организации.

Им следует понимать, что докладная предназначена для сообщения начальству о возникших проблемах, а служебная, помимо такой информации, содержит еще предложения относительно решения возникших вопросов .

При составлении обращения, адресованного руководству, необходимо учитывать такие нюансы :

1. Документ оформляется в свободной форме.
2. Должна быть четко описана суть проблемы.
3. Следует указать все пути решения.
4. Документ необходимо зарегистрировать в соответствующем учетном регистре.
5. Чтобы предотвратить возможность утери записки, можно ее составить в двух экземплярах. Один передастся руководству через секретаря, а второй останется у сотрудника (на бланке будет стоять подпить, дата принятия, регистрационный номер).

Если планируется обмениваться служебными записками между обособленными подразделениями организации, то необходимо учитывать такие моменты :

В том случае, когда служебная записка будет направлена другому субъекту предпринимательской деятельности, то составитель должен учесть такие нюансы :

1. Служебная записка может иногда выполнять функции внешнего документа. Таким способом сотрудничающие между собой субъекты предпринимательской деятельности обмениваются информацией.
2. В данном случае служебная записка рассматривается в качестве документального подтверждения просьбы или претензии со стороны одного делового партнера к другому.
3. Документ оформляется на фирменном бланке организации в свободной форме.
4. К записке может прилагаться сопроводительная документация, подтверждающая изложенную информацию.
5. Составлять необходимо два экземпляра, один передается компании-партнеру, а второй остается у другой организации. На втором экземпляре адресат должен поставить мокрую печать, дату и подпись, а также указать регистрационный номер.
6. Храниться такой документ должен до тех пор, пока возникшая ситуация полностью не разрешится.
7. Если компания-партнер дала письменный ответ на полученное обращение, то его следует зарегистрировать и хранить вместе со служебной запиской.

Бывает ли электронный вариант

Федеральное законодательство, действующее на территории России, позволяет субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно решать, каким способом они будут вести документооборот. Сегодня многие коммерческие организации и индивидуальные предприниматели используют электронные формы документов.

Составленные справки и служебные записки передаются по отделам посредством интернета. Но, если планируется информировать вышестоящее руководство о крайне важной ситуации, которая попадает под действие «коммерческой тайны», то сотруднику необходимо задействовать для заверения личную электронно-цифровую подпись .

В том случае, когда работник изложил свои мысли на бумажном носителе информации, он может отсканировать бланк и отправить его на электронную почту своей организации. Если он будет использовать при отправке личный почтовый ящик, зарегистрированный на его имя, то необходимость в подписи служебки отпадет.

Что касается формата электронного документа, то он ничем не отличается от своего бумажного аналога. Отправитель, во избежание досадных недоразумений, должен учитывать следующие нюансы :

1. При отправке электронного письма нужно запрашивать уведомление о том, что адресат прочел послание. Такое уведомление будет выступать в качестве доказательства того, что при возникновении какой-либо сложной ситуации ответственное лицо своевременно отправило записку.
2. Документ оформляется шрифтом «Times New Roman», размер которого должен быть в диапазоне 12-14.
3. Дата должна проставляться в формате: 01.01.2018 или 01 января 2018 года.
4. Название документа должно размещаться по центру листа.

Ниже представлен мастер-класс по переводу служебных записок в электронный вид.

Значимость документа

Польза от составления такого рода документа заключается в том, что он выступает в качестве доказательства работы конкретного специалиста, решающего находящиеся в его ведении проблемы. Например, если такой сотрудник не может самостоятельно справиться с конкретной ситуацией, то он может посредством служебной записки привлечь к ее разрешению других специалистов.

Таким образом, он автоматически снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение вопроса.

Дополнительная польза от такого рода документа состоит в том, что он является прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

При возникновении спорной ситуации, в которой руководство или контролирующие органы будут пытаться найти виновных, записка поможет понять, кто виноват.

Из-за того, что служебные записки не относятся к категории обязательных документов, используемых для внутренней коммуникации организации, многие кадровики очень несерьезно и безответственно подходят к вопросу их хранения.

Их следует располагать в сухих и проветриваемых помещениях, чтобы на бумажные носители информации не оказывалось негативного воздействия влагой и прочими агрессивными средами.

После передачи служебных записок по прямому назначению за их сохранность должны отвечать кадровики . Документы, оформленные на бумажных носителях, помещаются в сейфы, так как в них может присутствовать конфиденциальная информация.

Доступ к ним будет получать только ответственный сотрудник, утвержденный соответствующим приказом . Все бумаги подшиваются в отдельную папку, но если они подавались в электронной форме, то для их хранения задействуется флешка.

Что касается сроков хранения, то субъектам предпринимательской деятельности нужно учитывать такие нюансы :

1. Если в таких обращениях сотрудники делают важные доклады, вносят рационализаторские предложения и отражают другую важную информацию, то их срок хранения не должен быть менее 5 лет.
2. В том случае, когда служебные записки не содержат никакой важной для работы субъекта предпринимательской деятельности информации, то их хранить можно не более года.
3. Если служебные записки отражают информацию о сотрудничестве компании с ее иностранным партнером, то их минимальный срок хранения не должен быть меньше 15 лет.

Стоит отметить, что руководитель организации может по своему усмотрению продлевать срок хранения такой документации, издавая соответствующий приказ.

Какие бывают служебные записки? Ответ на вопрос — на видео.