Как отправляется факс. Отправка факса через интернет
Статьи и Лайфхаки
К сожалению, далеко не каждый владелец мобильного устройства знает о том, как принять факс в телефон . А ведь это немногим сложнее, чем , столь расхваленной Apple. Именно так: все отправленные на его факс сообщения он сможет принять на свой сотовый аппарат при соблюдении определённых условий.
В нашей статье мы расскажем о том, как осуществляются отправка и приём факсов с мобильных устройств, а также о специальном программном обеспечении, используемом для этого.
Отправка и приём факса с телефона
Современный сотовый аппарат является не только устройством связи, но и служит для передачи нужной информации.
Если его владельцу нужно регулярно принимать, а также отправлять факсы, но он не имеет для этого физической возможности (например, постоянно путешествует и не имеет возможности всегда находиться у настольного ПК), он может задействовать в этом свой телефон.
Чтобы отправить факс с сотового аппарата, следует выполнить следующие действия. Для начала звоним в службу поддержки и запрашиваем у консультанта подключение услуги приёма и отправки факсов. При этом нам понадобится подключение дополнительного телефонного номера, который бы использовался для передачи информации. Не лишним будет уточнить и расценки на эту услугу, чтобы точно знать, на какую сумму следует пополнить свой баланс.
Производим синхронизацию своего мобильного устройства с компьютером. Для этого удобнее всего использовать data-кабель или Bluetooth. На мониторе компьютера должно появиться уведомление об обнаружении нового устройства.
Может потребоваться предварительная инсталляция драйверов (обязательна при подключении через data-кабель). Как правило, диск с ними можно найти в комплекте поставки телефона.
Итак, всё установлено, и мобильное устройство подключено к компьютеру и обнаружено им. Запускаем ПО и убеждаемся в том, что компьютер действительно видит наш телефон.
В поисковой строке через меню «Пуск» компьютера вводим слово «факс». Поиск должен выявить соответствующее приложение. Запускаем его, нажимаем «Файл» и выбираем необходимую операцию. Подключаемся к факс-модему.
Прописываем в открывшихся окнах соответствующие настройки. После этого перед нами должна появиться форма для отправки факса. Вводим текст нашего сообщения (не забыв указать тему) и номер телефона, после чего нажимаем кнопку отправки. Итак, наш факс отправлен.
Инструкция по приёму факса в мобильный телефон
Для приёма факса нам нужна особая программа, а также телефон со встроенным модемом.
Если в нашем сотовом устройстве встроенного модема нет, следует удостовериться в том, что возможно подключение внешнего модема. Выяснить это наверняка можно в руководстве к телефону или на официальном сайте компании-производителя.
Итак, как принять факс в телефон? Так же, как и в случае с отправкой факса, начнём со звонка оператору, а также запроса подключения услуги приёма и отправки факсов.
К сожалению, многие отечественные операторы сегодня предлагают лишь отправку факса, а потому следует предварительно убедиться в такой возможности. Примером компании, предлагающей приём, является МТС, хотя всё зависит от региона.
На наш телефон производим инсталляцию ПО для работы с факсимильными сообщениями. Примером подходящей программы является WinFax, хотя тут мы действуем на собственное усмотрение. Рекомендуется избегать неизвестных сайтов, а также проверять антивирусом загруженные файлы, иначе мы рискуем повредить свой телефон.
Также осуществляем настройку мобильного устройства, о соответствующих событиях, вводим контактные данные и т.д.
О последующих действиях абонент должен будет заранее проконсультироваться со своим сотовым оператором.
Если вы в процессе работы впервые столкнулись с , то вам необходимо с ним как можно скорей разобраться, чтобы приступить к полноценному труду во благо предприятия. В статье мы опишем принцип работы факса, то, как им правильно пользоваться и какие основные неисправности факса можно встретить в повседневных рабочих буднях.
Для чего нужен факс?
Если говорить просто, то факс – это техническое устройство, при помощи которого можно принимать и получать документы на любом расстоянии. При этом в процессе его работы приходит сканирование документа, преобразование данных в электросигналы, их зашифровка и отправка по каналам телефонной связи. В момент приема факс работает как модем и принтер – он расшифровывает принятый сигнал и распечатывает документ на бумаге.
Как принять факс?
Чтобы разобраться, как пользоваться факсом, нужно поэтапно разобраться с приемом и передачей документов. Начнем с приема. Скажем сразу, что это сделать проще простого. Принимать факсы можно как в ручном, так и автоматическом режиме.
Ручной режим: вы снимаете трубку, слышите фразу «Примите факс», отвечаете «Принимаю» и нажимаете на зеленую кнопку. Остается лишь дождаться полного выхода документа. Не забудьте сразу проверить качество печати, читабельность текста, после чего подтвердите факт приема и только потом кладите трубку.
В автоматическом режиме вы настраиваете количество гудков, после которых аппарат начнет сам принимать послания. Этот режим удобен для специально выделенных факсов либо для факсов-телефонов в отсутствии сотрудника, ответственного за прием.
Как отправить документ по факсу?
Чтобы правильно отправить факс, вам нужно знать номер телефона абонента. Перед тем как начать звонить ему, нужно заранее подготовиться: вставить документ в приемник вниз текстом, убедиться, что он лежит ровно, без перекосов и набрать номер. Далее вы спрашиваете, готов ли человек принять факс от вас, и когда получите положительный ответ, нажмите на кнопку «Факс/старт».
После – спросите у собеседника, пришел ли факс, насколько он читабельный, ровный. Теперь можно разъединяться. В ряде 
случаев нужно как при приеме так и при передаче факсов говорить свои данные: «факс принял/факс отправил…» и свои Ф.И.О.
Если факс не принимает документы
Типичные неисправности в работе факса – это зажеванная бумага, в рулоне закончилась бумага, нет захвата отправляемого документа, пустой или черный факс. Если не уверены в своих знания тонкостей исправления этих неполадок, обратитесь к более знающим людям за помощью. Со временем вы всему научитесь сами, и работа с этим аппаратом станет сплошным удовольствием.
Офисная техника всегда вызывает некоторые затруднения у новых сотрудников. В частности, такая работа, как использование факса может поставить человека в тупик. Хотя на самом деле все очень просто. Ведь управление этим сложным устройством сведено к манипуляциям всего несколькими кнопками на панели.
Факс - это устройство, посредством которого можно принимать и отправлять цветные или черно-белые печатные сообщения. Факс - устройство многофункциональное, и его можно настроить на разные режимы работы. Например, для приема сообщений в автоматическом, ручном режиме или в режиме автоответчика.
Как правильно пользоваться факсом, настроенным на ручной режим?
Дать определенные советы по настройке режимов факса достаточно сложно, поскольку сколько моделей этих устройств, столько и нюансов. Обратитесь к инструкции факса, чтобы точно узнать, какие кнопки стоит нажимать, чтобы перевести МФУ (многофункциональное устройство) в режим ручного приема факсов.
После этого прием сообщений будет осуществляться следующим образом: звонит факс, вы снимаете трубку, абонент вам сообщает, что отправляет факс. Вы нажимаете кнопку «Старт» и ждете, пока из аппарата появится лист бумаги. Достаете его, проверяете, все ли четко отпечаталось, прощаетесь и кладете трубку на место.
Чтобы отправить факс, вы берете необходимый документ, вставляете его в нижний лоток аппарата, набираете номер абонента. Когда он возьмет трубку, представляетесь и сообщаете о том, что сейчас придет факс. Затем нажимаете кнопку «Старт». Не кладите трубку. Пока факс идет, в трубке будет тишина. В это время можно спокойно пообщаться с коллегами на любые темы, абонент на том конце провода вас все равно не услышит. Как только факс прошел, и в трубке раздался характерный гудок, связь между вами и абонентом снова восстанавливается. Дайте человеку минуту, чтобы он проверил качество печати, и только после этого прощайтесь и кладите трубку.
Как использовать факс, настроенный на автоматический прием сообщений?
Когда на факсе выбран автоматический режим, горит кнопка «Автоответ». Факс сам включается для приема сообщений, как только пройдет определенное количество звонков. То есть, если, например, телефон звонит 10 раз, и никто из сотрудников не снимает трубку, включается режим приема факсимильных сообщений. Число звонков задается вручную в меню «Параметры».
Использование факса в режиме автоответчика
Если вы звоните в какую-то компанию в выходные или в ночное время, когда сотрудников нет на месте, то можете нередко попасть на автоответчик. Он поприветствует вас и предложит отправить факс после гудка. Подобная функция также задается в меню «Параметры» и имеется во всех современных факсах.
Среди возможностей современных факсов также: отправка групповых сообщений, переадресация факсов, блокировка нежелательных сообщений, функция быстрого набора, телефонная книга и многое другое. Задать те или иные параметры на многих факсах можно посредством всего 2-3 кнопок.
Разновидностей факсимильных устройств сегодня великое множество. Создатели факсов позаботились, чтобы интерфейс устройств был максимально упрощен. Поэтому у вас точно не возникнет затруднений в плане, как правильно пользоваться факсом. Приобретя устройство, внимательно изучите инструкцию, где подробно описаны возможности данного факса и параметры его настройки.
Современные технологи позволяют быстро пересылать копии документов не выходя из офиса. для этого нужно знать, как пользоваться факсом.
Для чего нужен факс и какой он бывает
Бывают моменты, когда нужно срочно отправить кому-то копию документа, а высылать по почте – слишком долго. Для таких случаев какая-то умная голова и придумала специальный аппарат – факс. Этот аппарат либо совмещают с телефоном, и он работает, используя телефонные линии, либо подключают к компьютеру и он работает через модем, либо факс встроен в многофункциональное устройство и работает «в компании» с принтером, сканером, ксероксом и так далее. Кстати, об интернете. В последнее время наряду с факсами, подключенными к компьютеру, используется еще одно удобство – WiFi-роутер. Как им пользоваться, можно прочитать в статье «Как подключить и настроить WiFi роутер».
Как и принтеры, факсы бывают черно-белыми или цветными, а также струйными или лазерными. Данный факт предопределяет вид используемой бумаги: термобумага или обычные листы А4-формата.
Как отправлять документы через факс
Поскольку наиболее часто используется факс, подключенный к телефонной сети, то рассмотрим сначала именно этот случай. Итак, чтобы отправить документ, нужно приготовить документ и вложить его лицевой стороной вниз в специальный лоток. Далее, вызовете абонента и скажите ему, чтобы принял факс. После этого нажмите кнопку «Старт». Во время отправки факса голосовая связь не работает.
Она возобновляется после завершения передачи. Современные аппараты позволяют отправлять факс одновременно нескольким получателям.
Бывает так, что абонента на месте не оказалось, но его факс настроен на автоматическое получение сообщений. В этом случае, если трубку никто не взял, вы услышите, в конце концов, сигнал, который будет означать включение факса.
Как получить факс
Прежде всего, нужно убедиться в том, что в вашем аппарате есть бумага. Далее, ответив на звонок, и услышав просьбу принять факс, нажмите кнопку «Старт» и дождитесь распечатки. В некоторых случаях (зависит от аппарата), вам может понадобиться выбрать цветную или монохромную печать.
Если вы ожидаете получение факсимильного сообщения в течение дня, но вынуждены отлучиться, то установить свой аппарат в автоматический режим. В этом случае вам нужно выставить количество гудков вызова, после которого включится факс.
Помните, что не стоит доверять свои документы посторонним. Если вы принимаете важные сообщения по факсу, то старайтесь делать это лично. А если сообщения приходят на компьютер, то установите надежный пароль и меняйте его регулярно. Как это сделать написано в .
Как отправлять и получать факсы через компьютер
Прежде всего, вам потребуется факс-модем. Это устройство может встроенным в ваш компьютер или подключаемым снаружи через ЮСБИ-порт. Когда устройство подключено и готово к использованию, нужно откорректировать соответствующие настройки Windows (найти их несложно через меню «Пуск»). После этого вам придется настроить факс-сервер. Ничего сложного в этих процедурах нет. Достаточно лишь следовать инструкциям и указаниям на экране.
Часто для этого вам может потребоваться разрешение администратора системы. Кроме того, скорее всего, вам потребуется легальная версия Windows. Если вы сомневаетесь в своих силах, то чтобы избежать лишних затрат и потерь, обратитесь по вопросам настройки к специалистам.
О том, как пользоваться факсом при помощи компьютера, подробно рассказывается в этом ролике:
Конечно, к каждому факсу всегда есть инструкция. Только вот не во всех случаях она хранится. Поскольку принципы работы аппаратов всех фирм одинаковые, зная их, вы легко сможете разобраться в этом деле. Итак, как же отправить факс?
Стоит сразу отметить, что чаще всего факсом пользуется одновременно несколько человек на предприятии. Чтобы ваше письмо получил адресат, обязательно составьте сопроводительное. Сопроводительное письмо должно состоять из таких данных:- должность и Ф.И.О. адресата;
- краткая информация о содержании письма, а также количество приложенных страниц;
- Ф.И.О. и контактный номер телефона отправителя (на тот случай, если получающая сторона захочет отправить факс в ответ или связаться для уточнения данных).
И помните, что передавать секретную или личную информацию можно лишь в том случае, если вы уверены – на другом конце провода тот человек, кому она адресована. Также нередки ситуации, когда машина адресата настроена на автоматический прием. Поэтому позвоните по личному номеру адресата и предупредите его о передаче документа.
