Как изменить фамилию в трудовой. Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества (образец)

При изменении фамилии необходимо внесение изменений во все личные документы: паспорт, водительское удостоверение, банковский счет, трудовую книжку и т. п. Исправления в большинстве документов (например, в паспорте) не разрешено, поэтому в этом случае нужно обменивать документ. Другое дело – трудовая книжка, она не подлежит замене. Здесь допускается корректировка. Рассмотрим, как при изменении фамилии корректируется запись в трудовой книжке.

Документы, необходимые для исправления

Для того чтобы сотрудник отдела кадров смог исправить фамилию в трудовой, работник должен представить документ, в котором указана причина смены фамилии, и гражданский паспорт с новыми данными.

Перечень исходных документов:

• свидетельство о заключении брака;
• св-во о расторжении брака;
• иные документы, выданные государственными органами РФ.

Сведения об исходнике должны быть занесены в трудовую книжку.

Процедура корректировки личных данных

Дополнительная информация

Изменение данных производится на основании заявления работника. Форма заявления стандартная, с просьбой о внесении изменений. Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника. Если же по каким-либо причинам это не было сделано, то исправления вносятся следующим работодателем данного гражданина.

Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии. Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.2003 года).

Делается это следующим образом:

• недействительная фамилия вычеркивается одной чертой, а рядом (в этой же строке или над ней) пишется новая;
• на первом развороте слева, на внутренней части обложки трудовой книжки, вписываются реквизиты документа-основания (номер, серия, дата выдачи). Заверяется данная информация подписью (с расшифровкой) сотрудника, вносившего изменения, и печатью организации.

Для наглядности можно посмотреть образец корректировки:

Копии документов, представленных для исправления фамилии, заверяются начальником отдела кадров (или руководителем организации) и вкладываются в личное дело работника.

Смена фамилии в прочих рабочих документах

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии – это лишь часть необходимых действий, корректировке подлежат и другие индивидуальные рабочие формуляры сотрудника.
Это следующие документы:

• личное дело,
• карточка формы Т-2,
• счет сотрудника формы Т-54,
• табель рабочего времени,
• график выхода сотрудников в отпуск,
• платежные ведомости и прочие бухгалтерские документы.

Подробно о том, как внести изменения в трудовую книжку

Последствия отсутствия корректировки фамилии в трудовых документах

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества или вследствие других причин – обязанность отдела кадров, но инициировать это должен сам сотрудник путем устного или письменного заявления об этом. Если работник не предоставит информацию для изменения своей фамилии в трудовой книжке, то это может иметь негативные последствия. Дело в том, что документы с неактуальными персональными данными перестают быть действительными.

Случается, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В этом случае необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Простой пример: гражданка Иванова после замужества не сочла нужным подать заявление на корректировку фамилии в трудовой книжке. Спустя год она вышла на пенсию. Сотрудники Пенсионного фонда не смогли своевременно оформить ей пенсионное пособие ввиду несоответствия фамилий, указанных в ее гражданском паспорте и трудовой книжке. Ситуация разрешилась лишь спустя несколько месяцев, после долгого разбирательства и приведения документов в порядок.

Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях

Трудоустройство гражданина РФ на постоянном месте работы подтверждается записью в трудовой книжке. Этот документ содержит информацию о персональных данных ее владельца, его образовании, стаже трудовой деятельности и занимаемых должностях.

Любой гражданин РФ имеет право, при наличии уважительных обстоятельств, изменить свои персональные данные, к которым относится и фамилия. Сведения об этом находят отражение в трудовой книжке.

Наниматель получает сведения о перемене гражданином анкетных данных только от него. Сотрудник, имеющий трудовую книжку (формуляр), обязан предоставить документы, удостоверяющие факт изменения фамилии. Они станут основанием для внесения соответствующей записи в трудовую.

Регламент работы с формуляром, являющимся главным документом о трудовой деятельности, строго регламентирован нормами законодательства. Его соблюдение позволит избежать ошибок в работе.

Смена фамилии

Внесение изменения в отметку о фамилии сотрудника в трудовой производится в строгом соответствии с законодательством РФ . Этот документ не подлежит замене, например, как паспорт. Для документооборота организации смена сотрудником имени влечёт изменение его персональных данных, которое оформляется юридически и закрепляется приказом.

Запись осуществляется на основании личного заявления гражданина и документов , подтверждающих смену. Обязанность сотрудника об извещении работодателя о перемене анкетных данных не закреплена в законах. Работодатель может закрепить в изданных документах требование о своевременном извещении и мерах дисциплинарного воздействия за нарушение сроков. Для этого должны быть соблюдены :

• закрепление обязанности в должностной инструкции, трудовом контракте или локальных актах (пример - положение о персональных данных);
• указанные документы содержат сведения о сроке извещения;
• работник письменно ознакомлен с содержанием документов, что подтверждает его личная подпись.

Сотрудник, изменивший персональные данные, предоставляет в организацию документы, среди которых будут :

• паспорт, оформленный на новую фамилию;
• свидетельство о браке;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство о смене фамилии;
• свидетельство о рождении.

Вопреки мнению о том, что меняют фамилии только женщины в связи с регистрацией или прекращением брачных отношений, ее может сменить любой гражданин РФ независимо от пола и возраста, что закреплено в ст. 19 Гражданского кодекса РФ .

Юридическим основанием для обновления записи в формуляре станет приказ руководителя организации, составленный на основании принятого заявления и подтверждающих документов.

Наличие приказа позволяет приступить к записям в трудовой книжке. Осуществлять их ранее прямо запрещено нормами права - Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (пункт 2.3), Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») — пункт 26.

Образец приказа о смене фамилии

Оформляет запись только тот сотрудник, в чьи должностные обязанности входит данное полномочие . Обычно это специалист по кадрам. При отсутствии должностного лица — руководитель организации. После завершения процедуры сотрудник знакомится под роспись с преобразованиями в основном документе.

Если после трудоустройства на работу сотрудника выявлен факт того, что личная информация не изменена, пометку осуществляет кадровая служба на новом месте трудоустройства с соблюдением всех процедур и правил.

Запись в трудовой

Вносить запись в трудовую книжку нужно предельно точно .

Внимательное ознакомление с образцом поможет сделать все грамотно и без ошибок:

Целесообразно соблюдать такие правила в процессе записи :

1. На первом титульном листе трудовой книжки перечеркнуть непрерывной линией старую фамилию. Оптимально использовать ручку с черной или синей пастой. Она не должна мазать или оставлять глубокие следы на бумаге.
2. Рядом (если позволяет место) или выше произвести новую запись о личных данных.
3. На внутренней части обложки, на чистом месте, произвести надпись о причине внесения изменений, с указанием реквизитов подтверждающих документов, к которым относится название, номер, серия и дата выдачи.
4. Заверить внесенную информацию личной подписью сотрудника, сделавшего ее и печатью организации (при наличии). При постановке печати размещать ее следует так, чтобы записи оставались легко читаемыми, но с экономией площади бумаги.

Внося изменения следует учесть, что любой гражданин имеет право на неоднократное изменение анкетных данных, в том числе имени. Записи следует делать разборчивым убористым почерком, экономя место. Использование римских цифр и сокращений запрещено.

Примеры вносимых изменений могут выглядеть следующим образом :

1. Фамилия Лисицына изменена на фамилию Скворцова на основании свидетельства о расторжении брака 1-ВА № 963247 от 15.01.2018, выданного Ленинским отделом ЗАГС г. Самары и паспорта 25 89 654789, выданного 21.01.2018 г. ТП УФМС России по Ленинскому району г. Самары.
2. Фамилия Соколова изменена на фамилию Абрамова на основании свидетельства о перемене имени или фамилии 1-ВА № 214746 от 02.02.2018, выданного Павловским отделом ЗАГС г. Троицка и паспорта 74 00 652146, выданного ТП УФМС России по Павловскому району г. Троицка в 17.02.2018 г.

Пошаговые инструкции

Действия сотрудника, изменившего персональные данные, и его работодателя в вопросе записи изменений в трудовую книжку различаются. Сотрудник обязан сделать следующее :

1. Получить документ об изменении данных, на его основании оформить новый паспорт.
2. Известить работодателя об изменении персональных данных, предоставить копии документов. Закон не обязывает гражданина писать заявления, однако оно может быть предусмотрено внутренними актами организации.
3. Ознакомиться с приказом о внесении изменений в трудовую книжку.
4. Ознакомиться с трудовой книжкой, содержащей внесенные поправки, убедиться в отсутствии неточностей в написании слов и реквизитов документов.
5. Получить на руки второй экземпляр трудового договора или служебного контракта, содержащие сведения об изменении персональной информации (при необходимости).

Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке

Работодатель организует и контролирует наличие следующих мероприятий :

• проверяет поступившие документы на предмет наличия ошибок и неточностей;
• издает приказ о внесении изменений в трудовую книжку, знакомит с ним гражданина;
• осуществляет запись в трудовую;
• знакомит гражданина с внесенными изменениями в трудовой;
• вносит изменения в иные документы, в том числе отчетные по бухгалтерии - СНИЛС, банковская карта, выданная предприятием для получения заработной платы и др.

Вовремя неоформленные документы о смене персональных данных могут привести к неприятностям. Это повлияет на отчисления в ПФР, которые будут производиться на несуществующего человека, на выплату заработной платы, в случае появления у банка сведений о смене фамилии и отправке выплат на закрытую карту.

Видео, на котором рассказывается о том, как внести изменения в трудовую.

Нормативная регламентация

Документов, регламентирующих взаимодействие субъектов трудовых отношений, издано много. Это и законы, и подзаконные акты.

В Федеральном законе «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ , фамилия — это персональные данные конкретного человека, которые могут меняться. Порядок внесения изменений прописан в этом Законе.

Порядок работы с трудовыми книжками четко регламентирован рядом документов .

Ст. 66 Трудового кодекса РФ обозначила понятие «трудовой книжки», как о главном документе, содержащем сведения о стаже и трудовой деятельности гражданина. Кодекс не обозначил отдельные моменты, связанные с трудовой. Ст. 309 ТК РФ обязала работодателя делать запись в книгу о приеме сотрудника на работу.

Порядок ведения трудовой, оформления и хранения отражен в нормативно-правовых актах :

• Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») ;
• Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» .

В Постановлении № 225 указывается, что фамилия гражданина вносится в соответствии с паспортом владельца. Вывод: смена паспорта по причине изменения фамилии требует внесения корректив в трудовую книжку .

Постановление №69 поясняет процесс того, как исправить записи в книжке . Допускается при предъявлении подтверждающих документов, говорящих о правомерности внесения изменений, перечисляет их пошагово, расписывает процесс.

Изменение записи о личных данных гражданина, к которым относится фамилия, в трудовую книжку осуществляет сотрудник кадровой службы или руководитель организации. Запись производится в соответствии с документами, подтверждающими ее правомерность.

Смена фамилии в трудовой книжке - образец того, как правильно это сделать, вы найдете в нашей статье. Трудовая книжка служит подтверждением стажа, поэтому руководитель обязан заполнять ее в соответствии с требованиями законодательства. В интересах же работника — проверять правильность вносимых в документ записей.

Как составить запись об изменении фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин представляет трудовую книжку на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.

Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).

Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье .

Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено (п. 2.3 постановления Минсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69 и п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака. Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).

Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:

• паспорт с новой фамилией;
• свидетельство о заключении брака;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство об изменении фамилии.

На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2018

Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Итак, работник сменил фамилию и получил на руки новый паспорт. Кадровик на титульном листе трудовой книжки аккуратно одной линией зачеркивает старую фамилию работника и сверху или рядом на той же строке пишет новую.

Обратите внимание! Перечеркнутая надпись должна читаться без усилий.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровик обязан пояснить, на основании каких сведений он внес исправление в документ. Сведения о подтверждающих поправки документах должны включать их название, серию и номер, дату. Пояснение должно быть заверено печатью компании или кадровой службы и подписью ответственного сотрудника.

Мы подготовили образец правильной замены фамилии работника в трудовой книжке:

Итоги

Алгоритм изменения персональных данных работника в трудовой книжке прост: нужно получить от него подтверждающие документы и правильно указать изменившиеся сведения. Трудовая книжка должна содержать актуальную информацию, поэтому не забывайте напоминать сотрудникам о необходимости вовремя уведомлять о смене фамилии или иных данных.

А о том, что делать, если вы или ваш работодатель потеряли трудовую книжку, расскажет статья .

Как правильно скорректировать трудовую книжку при смене фамилии сотрудника? Какие еще документы надо поправить? Читайте в нашей статье, скачайте все готовые образцы

Читайте в нашей статье:

В каких случаях производится изменение фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка должна отражать актуальные сведения о ее владельце. Поэтому при любом изменении паспортных данных соответствующая информация вносится в этот документ. Часто возникает вопрос, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. В этом нет необходимости. Новый документ не оформляют, а вносят коррективы в старый.

Фамилия сотрудника может измениться в следующих ситуациях:

• Вступление в брак . Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, иногда неоднократное, – самый частый вариант для обращения к кадровику. Либо обратная ситуация – развод с возвращением девичьей фамилии.
• Исправление ранее неверно внесенной в книжку фамилии . Такой повод встречается редко, так как книжка проверяется при заполнении несколько раз - и самим кадровиком, и работником. Тем не менее, описки и казусы случаются (например, если фамилия ё-фицирована). При этом не имеет значения, в какой момент замечена ошибка и кем она была допущена.
• По личным причинам. Например, из-за неблагозвучия .

Уведомление нанимателя об изменении в паспортных данных либо замеченной ошибке в трудовой должно происходить как можно быстрее. Обязанность внести поправки возлагается на кадровый отдел актуального места работы. Если человек в текущий момент не трудоустроен – коррективами займется кадровик на следующем месте работы.

Любые самостоятельные исправления, даже если книжка находится на руках у сотрудника, недопустимы и считаются порчей документа.

Как оформить изменение фамилии в трудовой книжке

Алгоритм внесения исправлений выглядит так:

Шаг 1. Работник обязан предоставить копии и оригиналы документов, удостоверяющие смену фамилии. В пакет документов могут входить свидетельство о заключении либо расторжении брака, о рождении и др., подтверждающие сам факт процедуры изменения. Но на практике в первую очередь нужен именно паспорт, являющийся основным удостоверением личности. Указать как основания можно все документы либо только паспорт.

Шаг 2. Далее сотрудник пишет заявление с просьбой изменить личные данные в кадровых документах. Оно составляется в свободной форме на имя руководителя организации. Указываются реквизиты организации, ФИО руководителя, должность и ФИО работника, излагается сама просьба, перечисляются приложения. Дата и подпись обязательны.

Шаг 3. Работодатель выпускает приказ. В нем фиксируется распоряжение для кадровика внести новые сведения.

Шаг 4. Ответственный кадровый работник оформляет книжку. Важно соблюдать целый ряд правил:

• Неактуальная запись аккуратно зачеркивается чертой, сохраняя ее прочтение.
• Новая фамилия пишется над ней либо на свободной строке для фамилии.
• Излишне напоминать, что почерк должен быть разборчив. Паста для ручки используется только синего либо черного цветов.
• На чистом форзаце (оборотной стороне обложки) сообщается, что в книжку внесена новая фамилия, указывается документ-основание. Отмечаются ФИО, должность кадровика, ставится роспись. При наличии ставится печать.

Иногда смена фамилии происходит несколько раз, и предусмотренного места не хватает. В таком случае используется форзац, а когда и он заполнен - заводится вкладыш. Отметка о смене фамилии ставится на внутренней стороне обложки вкладыша. Исправление фамилии на титульном листе книжки несложно. Но надо быть крайне внимательным при заполнении, чтобы избежать ошибок.

Обратите внимание

Если меняет фамилию сам кадровик, ответственный за заполнение книжек, нужно заверить правки подписью руководителя организации.

В какие еще документы следует внести изменения

Обратите внимание

Из-за особого статуса директора перечень таких документов шире, чем у рядового сотрудника. О том, что у руководителя организации новая фамилия, должны знать налоговая служба, внебюджетные фонды, участники общества, банк и деловые партнеры. И об этом тоже .

Смена фамилии сопровождается заменой большинства документов, содержащих персональные данные. Трудовую книжку полностью переоформлять не требуется, но исправления должны быть сделаны по определённым правилам.

Смена фамилии в трудовой книжке: действия работника

Как правило, человек меняет фамилию по трём причинам:

• замужество;
• расторжение брака;
• смена имени или фамилии по собственному желанию гражданина.

Процедура сопровождается заменой основных документов, которые содержат персональные данные гражданина - паспорта, свидетельства СНИЛС, водительского удостоверения и т. п. Но если гражданин официально трудоустроен, то предстоит внести изменения и в кадровые документы организации, в которой он работает.

Поэтому после получения документов с новыми данными работник должен уведомить своего работодателя о произошедших изменениях. А для того чтобы работодатель внёс исправления, нужно представить в кадровый отдел подтверждающие документы:

• новый паспорт;
• в зависимости от основания - свидетельство о заключении или расторжении брака, о смене имени.

На практике встречаются случаи, когда работник обращается в отдел кадров с просьбой исправить данные, а работодатель просит его написать заявление, в котором он официально просит внести изменения в его документацию. Закон не обязывает работника это делать. Согласно законодательству, работодатель в любом случае обязан внести соответствующие изменения в трудовую книжку. Однако процесс заполнения заявления не составляет особого труда. Всё же я рекомендую работнику писать такое заявление, поскольку оно сможет юридически обезопасить обе стороны в конфликтной ситуации.

Пошаговая инструкция для кадровика: как исправить фамилию

Алгоритм действий при внесении изменений следующий:

1. Согласно пункту 2.3 Правил , изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки, где указаны персональные данные работника - титульный лист. Для этого необходимо одной тонкой чертой зачеркнуть неактуальные данные работника так, чтобы можно было прочесть написанное ранее. Рядом или сверху над зачёркнутой фамилией аккуратно вписать новые сведения.

   Фамилия аккуратно зачёркивается тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее указанные сведения

2. На оборотной стороне обложки надо указать причину и основания, поясняющие, почему были внесены изменения, - дату, серию и номер документа, подтверждающего произошедшие изменения. Запись заверяется расшифрованной подписью руководителя, начальника отдела кадров или другого уполномоченного лица. В конце записи ставится печать организации или кадрового отдела (при наличии печати).

   На тыльной стороне обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника

Закон не требует сопровождать изменение фамилии в трудовой книжке изданием отдельного приказа. Но если внутренний документооборот предприятия предполагает такое действие, приказ оформляется. Им же можно распорядиться внести изменения в другие учётные документы и назначить ответственное за это лицо.

Какие ещё документы предстоит поменять

При смене персональных сведений о работнике придётся внести исправления и в другие документы, содержащие его данные. Как правило, ими являются:

• книга учёта движения трудовых книжек;
• лицевой счёт (форма № Т-54);
• личная карточка работника (форма № Т-2);
• трудовой договор и дополнительные соглашения.

Кроме того, не стоит забывать, что работодателю необходимо получить пенсионное свидетельство (СНИЛС) работника в случае, если он не произвёл замену документа самостоятельно.

Видео: как внести изменения в трудовую книжку

При смене персональных данных работника важно помнить: работодатель внесёт необходимые исправления в трудовую книжку, но только после того, как работник представит ему документы, подтверждающие изменения.