Главная » Накопительная » Как хранить заявления о приеме на работу. Срок хранения заявления о приеме на работу

Как хранить заявления о приеме на работу. Срок хранения заявления о приеме на работу

Вопрос Добрый День. Подскажите пожалуйста заявление о приеме на работу вкладывается в личное дело сотрудника или прикалывается к приказу и хранится в папке где хранятся приказы? Благодарю. Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке. Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет.

Заявления на прием и увольнение хранение

Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.
Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.
4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет.

Хранение заявлений.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… не любо — не слушай, а врать не мешай)))У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #3 11 мая 2012, 7:46 Я все заявления от работников храню в личном деле. Ко всем заявлениям на прием, увольнение и отпуска копии приказов в личное дело.

Все в хронологич. порядке. Мне так удобно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива.

А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Где хранится заявление о приеме на работу?

Пример заполнения основного раздела журнала: Заявление - документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д.ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1.

ТК РФ и другие. Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме.

Заявление работников — как правильно хранить?

Лизонька Россия, Тольятти #7 11 мая 2012, 12:04 смотрю я на вас и думаю, это не столь важно где и как хранить заявления или у меня все неправильно?у нас все заявления прикрепляются к приказам, не складываются по личным делам, зачем они там? скажите, пожалуйста, если так нельзя Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #8 11 мая 2012, 12:06 Ну лично для меня — так нельзя. Особенно об увольнении Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

Инфо

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1): а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих Пост.** 75 л. ЭПК (1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве 665 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 л.

Если в организации ведутся личные дела, то в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, заявления о приеме на работу и увольнении, включенные в их состав, имеют срок хранения 75 лет, а для некоторых работников (руководителя организации; постоянных членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания) эти документы должны храниться постоянно. Если же личные дела в организации не формируются, то такие заявления хранятся 5 лет. Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми.

Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Angelok Российская Федерация, Жемчужина Кубани #14 11 мая 2012, 13:53 Дарина, основание к приказу-приказ? или я чего то не понимаю? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Змеюковна Российская Федерация, Москва #15 11 мая 2012, 14:11 Лизонька писал(а): смотрю я на вас и думаю, это не столь важно где и как хранить заявления или у меня все неправильно?у нас все заявления прикрепляются к приказам, не складываются по личным делам, зачем они там? скажите, пожалуйста, если так нельзя сроки хранения разные у приказов и заявлений, срок хранения заявлений включенных в личное дело 75 лет, срок зачвления не включенных 5, состав личного дела коморганизация определяет сама Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Важно

Личная карточка работника

Нужно ли хранить заявления работников? если да, то каков срок хранения?

Внимание

Примечание: Приказы нужно оформлять на все отпуска за свой счет и отражать предоставление этих отпусков в карточке Т-2. Для предоставления оплачиваемого отпуска в стаж не включается время отпусков за свой счет свыше 14 дней суммарно за рабочий год.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Важную информацию о том, кому положен отпуск без сохранения заработной платы вы найдете в материале здесь. Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п.

1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Заявление работников — как правильно хранить?

Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

от 100 до 300 руб. для граждан;
от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п.

Хранение заявлений о приеме на работу

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится пон ятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений. Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством. Нужно ли заводить личные дела сотрудников организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав).
ЭПК* Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет ЭПК Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет ЭПК Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет ЭПК Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу 1 год Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования** Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет * ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Номер статьи Вид документа Срок хранения документа* Примечания * Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». 1 2 3 4 665 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 л.

Сколько времени хранятся заявления работников в организации

Хорошо, если вы их делаете на основании Постановлений, Приказов Правительства РФ, Президента, а если Вашему боссу приспичило, шоб стена была красно-зелено-желтая — ну фен-шуй у него так лег, или пятка чесалась правая, у любого приказа должно быть основание. И какое может быть основание для красно-зелено-желтой стены? Приказ директора, протокол собрания учредителей.

И наконец — Договор подряда Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения заявления на отпуск (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Апелляционное определение Судебной коллегии по уголовным делам Верховного Суда РФ от 17.10.2017 N 66-АПУ17-17
Приговор: По п. п. "а", "в" ч. 2 ст. 146 УК РСФСР за разбой; п. "а" ст. 102 УК РСФСР за убийство.
Определение ВС РФ: Приговор изменен: исключена ссылка на ст. 40 УК РСФСР при назначении наказания по совокупности преступлений, так как одно из преступлений, входящее в совокупность, совершено в период действия УК РФ; смягчено наказание по п. "а" ст. 102 УК РСФСР и по совокупности преступлений, так как судом допущена ошибка в выборе редакции ст. 62 УК РФ, применению подлежала данная статья в ред. ФЗ от 29.06.2009 N 141-ФЗ. Считает недостоверной справку УВД, подтверждающую, что Г. на момент совершения преступления находился в отпуске с выездом в г. Киев, поскольку на момент ее выдачи истекли сроки хранения соответствующих документов, о чем указано в ответе его защитнику на аналогичный запрос.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Срок хранения заявления на отпуск

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
На основании личного заявления о предоставлении отпуска с оплатой проезда на себя и членов семьи к месту отдыха и обратно, на основании справки, выданной Главным агентством воздушных сообщений Республики Саха (Якутия), о примерной стоимости проезда Т. была предоставлена предварительная компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. После этого на основании личного заявления Т. с ним было прекращено действие трудового договора, поскольку Т. не представил подлинники проездных и перевозочных документов, подтверждающих целевое расходование денежной суммы в виде предварительной компенсации.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: ...Сотрудник без сообщения причин совершил длительный прогул, уведомления о даче объяснений, отправленные по почте, не доставлены (вернулись по истечении срока хранения). Через месяц он прислал заявление на льготный отпуск и оплату. Каковы действия работодателя? Обязан ли оплатить отпуск? Вправе ли уволить?
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017) "Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017

Нормативные акты : Срок хранения заявления на отпуск

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) 665

Позднее, ООО "В" в адрес <...> было направлено повторное письмо исх. N 583 от 11.12.2017, по содержанию аналогичному письму исх. N 911 от 22.09.2017, которое вернулось в ООО "В" по истечению срока хранения в почтовом отделении, в связи с неполучением указанного письма <...> 29.03.2018 г. <...> обратился в ООО "В" с заявлением о заключении договора на отпуск питьевой воды (вх. N 346) и с заявлением о разъяснении причин отказа в заключении договора на поставку холодной воды (вх. N 345). Ответ ООО "В" (исх. N 297 от 11.04.2018) на указанные заявления <...> получил лично на руки 12.04.2018 г.

Часто при трудоустройстве возникает вопрос о необходимости заполнять заявление о приеме.

Далеко не все люди знают, что сейчас этот документ не является обязательным при трудоустройстве.

Но, все же, во многих организациях просят написать такое заявление при трудоустройстве.

Общая информация

Заявление о приеме на работу - это документ с просьбой о приеме на работу. Такое заявление обычно пишут соискатели, когда они прошли все собеседования и уже трудоустраиваются.

Этот документ обычно является более важным для кандидата на трудоустройство, чем для работодателя . Дело в том, что после такого заявления человек больше уверен, что он будет принят. Для работодателя заявление не имеет какой то смысловой нагрузки.

Обязательно ли заявление о приеме на работу?

При подачи документов, стает вопрос нужно ли заявление о приеме на работу? Заявление о приеме на работу не является обязательным . Хотя практически любой кадровик попросит кандидата написать такое заявление, оно не будет нести какой-то смысловой нагрузки для работодателя.

Как писать?

Как правильно составить заявление о приеме на работу? Какой то утвержденной формы такого заявления нет. Обычно такое заявление пишут в произвольной форме . Также не важен его формат, его можно сделать в печатном варианте или написать от руки.

Конечно же есть некоторые требования к оформлению, то есть, вверху документа должна быть шапка, где написано, кто и кому пишет это заявление. Далее должно быть тело заявления и в конце должна быть дата написания и подпись заявителя. Это стандартная форма составления заявления . Особых изысков не требуется.

На чье имя нужно писать?

Правильное заявление о приеме на работу следует адресовать директору предприятия.

Что кандидат должен написать в заявлении?

В теле личного заявления о приеме на работу кандидату в свободной форме нужно указать должность, которая является желаемой для кандидата. Также необходимо указать дату, с которой кандидат сможет начать работать.

Еще можно уточнить, что будущий работник уже ознакомлен с такими документами, как коллективный договор, правила внутреннего распорядка.

Кроме того, работник знает, какие права и обязанности будут у него на рабочем месте и проинструктирован по ТБ и пожарной безопасности.

Кроме всего прочего, необходимо указать дату подачи такого заявления.

Подпись заявителя

Подпись ставится обычно в конце документа, в правом нижнем углу.

Правильный образец заполнения личного заявления о приеме на работу - как написать?

Кто визирует такое заявление?

Виза на заявлении о приеме на работу ставится работником отдела кадров:

у руководителя кадровой службы для того, чтобы подтвердить вакансию;
у руководителя того структурного подразделения, куда трудоустраивается кандидат.Это важно, потому что в тексте визы часто указывают испытательный срок, который назначили кандидату;
у руководства бухгалтерии для того, чтобы руководитель внес ставку оклада и внесения определенных условия материальной ответственности.

Резолюция на заявление

Это указание руководителя в письменном виде о порядке, в котором должен исполняться или использоваться документ.

Кто составляет резолюцию?

Ее составляет руководитель предприятия.

Структура резолюции

В резолюции нужно указать дату начала работы, ее вид (основная работа или работа по совместительству) и срок трудового договора.

Лицо - ответственный исполнитель . Обычно ответственным исполнителем за заполнение резолюции является руководитель фирмы.

В чем суть резолюции?

Суть резолюции заключается в том, что руководитель ознакомлен с заявлением.

Сроки исполнения - в резолюции руководитель сам может установить сроки исполнения заявления.

Подпись руководителя . После написания резолюции руководитель ставит там свою подпись. Подпись можно поставить чуть ниже резолюции.

Дата резолюции ставится также чуть ниже. Обычно сначала ставится дата, а лишь потом подпись.

Правила оформления резолюции

Резолюция может быть стандартной. В этом случае ее можно напечатать уже на заявлении, руководитель ставит только лишь подпись и дату. Если руководитель пишет разные резолюции для документов, то в этом случае, ее можно писать и от руки.

Место резолюции - в правом верхнем углу самого первого листа заявления, перед основным текстом. Если необходимо оформить сложную по содержанию резолюцию или несколько резолюций, а также если невозможно разместить ее там, где обычно, можно разместить ее на любом свободном месте листа.

Образец резолюции на заявлении о приеме на работу:

Сроки исполнения резолюции

Срок резолюции данного документа не установлен законом. Следует обратить внимание на сроки исполнения резолюции, которые приняты в делопроизводстве компании. Именно таковым будет срок исполнения и этой резолюции.

Место и срок хранения

Сколько храниться заявление о приеме на работу?

Этот документ можно хранит как в личном деле работника, так и не в нем. Если заявление хранится в личном деле, то срок хранения составляет 75 лет . Если в отдельной папке, то 5 лет.

Хотя этот документ и требуется во многих компаниях, он не является обязательным.

Большого юридического значения он не имеет. В отличие от приказа об увольнении, к составлению такого документа не выставляется строгих правил. Оно заполняется в относительно свободной форме.

Как написать заявление о приеме на работу?

При трудоустройстве гражданин должен передать будущему работодателю установленный пакет документов. Полный перечень таких документов содержится в ст. 65 Трудового кодекса РФ – к ним относится:

паспорт;
трудовая книжка;
документ воинского учета (для лиц, являющихся военнообязанными);
диплом, подтверждающий наличие образования у соискателя (в случае, если работа требует наличия специальной подготовки);
СНИЛС (страховое свидетельство).

Это обязательный перечень, но наниматель может потребовать дополнительные документы: справку об отсутствии судимости, о привлечении к административному наказанию за потребление наркотиков и некоторых другие. Соискатель обязан их предоставить только в случае прямого указания в законе на это, то есть требование работодателя должно быть обосновано. Пакет документов подается вместе с заявлением о приеме на работу.

Как писать заявление о приеме на работу правильно и какие особенности необходимо учесть, рассказывается в данной статье.

Образец заявления

В крупных компаниях обычно есть бланк заявления о приеме на работу. В этом случае гражданину остается только внести необходимые данные. Или же соискателю предоставляется образец, в соответствии с которым должно быть написано заявление. Но чаще работники отдела кадров просто сообщают соискателю реквизиты организации-работодателя, ФИО и должность руководителя, на имя которого должно быть подано заявление, и предлагают соискателям самостоятельно написать заявление о приеме на работу, образец заполнения при этом не предоставляя. Поэтому работнику приходится искать шаблон заявления о приеме на работу в других источниках.

Норм, согласно которым нужно написать заявление, не установлено, и поэтому оно оформляется в произвольном виде, письменно, на листе формата А4. При этом есть сведения, которые при написании нужно отразить обязательно:

реквизиты оранизации – наименование и форма собственности, Ф.И.О. руководителя и должность — к примеру, генеральному директору ООО «Ответ»;
сведения о соискателе – Ф.И.О, адрес места жительства, контактный номер телефона, паспортные данные;
наименование документа («заявление о приеме на работу»);
текст, содержащий просьбу о приеме на работу с указанием должности, на которую претендует заявитель (к примеру, «прошу принять меня на должность кассира»);
дата, с которой заявитель просит его трудоустроить.
дата составления документы и подпись заявителя.

В некоторых случаях также может потребоваться указать:

структурное подразделение, в которое трудоустраивается соискатель;
условия приема (в порядке перевода, по совместительству, на полставки, для выполнения определенных работ, для замещения временно отсутствующего работника и т. д.);
дополнительные условия (в случае, если они не противоречат закону).
Заявление от иностранных граждан и от лиц младше 18 лет.

Далеко не всегда в качестве соискателей выступают граждане Российской Федерации, достигшие 18-летнего возраста. Часто на работу может устраиваться несовершеннолетний или иностранный гражданин. Отличается ли в этом случае форма заявления о приеме на работу, образец которого был представлен выше или нет?

В случае, если на работу устраивается иностранец, пример написания заявления о приеме на работу возможно использовать тот же, что и для граждан РФ (и в целом процесс трудоустройства будет незначительно отличаться, за исключением неообходимого пакета документов). Но при трудоустройстве несовершеннолетнего лица существует ряд нюансов, которые необходимо учесть работодателю.

При заключении договора с несовершеннолетним работодатель должен руководствоваться ст. 63 ТК РФ. Так, самостоятельно подать документы (в том числе и писать заявление о приеме на работу, образец 2017 года) может только лицо, которому исполнилось 16 лет (и в некоторых случаях - 15 лет). С 14 лет лицо, которое хочет трудоустроиться, вправе выполнять легкий труд, если предоставит работодателю письмо с согласием одного из родителей (или иных законных представителей) на это. Лицо моложе 14 лет вправе работать с согласия родителей в кинематографических организациях, театре, цирке. При этом родители должны оформлять и подписывать за них трудовой договор.

Рассмотрение заявления

Как правило, оформление заявления производится после того, как все этапы (собеседование, тестирование и т.д.), предусмотренные работодателем, пройдены и вопрос о трудоустройстве гражданина решен (но встречаются и исключения). Когда соискатель закончил заполнять заявление, оно передается руководителю, который, в свою очередь, ставит резолюцию – принять на работу.

В случае, если руководитель решил принять соискателя, все сведения и документы передаются на оформление в отдел кадров и бухгалтеру, а между сторонами заключается трудовой договор (срочный, временный или бессрочный). Далее издается приказ о назначении на должность, и работник может приступать к своим трудовым обязанностям. Все необходимые документы остаются у работодателя, который обязан хранить их в соответствии с установленными требованиями – до момента увольнения сотрудника.

В случае же увольнения работника, наниматель должен будет вернуть ему основные документы, но заявление выдано не будет и останется у работодателя. Срок хранения заявления установлен законодательно. Заявление о приеме на работу (бланк 2017 года) попадает в разряд документов по кадровому обеспечению и, согласно пункту 656 раздела 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, хранится в организации 75 лет.

danetnavernoe.com

Как подать заявление о приёме на вакантное место?

О начале трудовых отношений между работником и работодателем свидетельствует заключённый контракт - основной документ, важный для обеих заинтересованных сторон. Заявление от работника также традиционно подаётся работодателю перед заключением трудового контракта.

Хотя оно уже утратило свою актуальность (по состоянию на 2016 год этот документ можно вовсе не писать), заявлению придаётся немалое значение, как бумаге, гарантирующей приём на вакантное место. То есть, заявление, прежде всего, важно для самого работника. А для работодателя оно особого значения в наши дни уже не имеет.

Многие кадровики при этом ссылаются на перечень документов, приведённый в 65-й статье ТК, в котором заявление не указано в качестве обязательного документа для заключения трудового контракта. Нет у такого заявления и единой формы для составления - пишут его часто от руки, в свободной форме излагая свою просьбу о приёме на работу. Этот «лишний» документ работодателю приходится хранить в течение пяти лет, а если заявление вложено в личное дело сотрудника, его срок хранения придётся продлить до 75 лет.

Следует отметить, что практика подачи заявлений в подобных ситуациях сохранилась на большинстве предприятий. Документ, несмотря на определённые сложности с его хранением и частичную утрату юридической ценности, позволяет в будущем решать конфликтные ситуации, возникающие между работником и его работодателем.

Функции документа

Как было сказано выше, заявление приносит психологический комфорт претенденту на рабочее место. Принятое заявление указывает на то, что работодатель обратил внимание на кандидата и готовит подписание трудового контракта.

Кроме того, такие заявления помогают наладить оборот документов на предприятии или в организации, являясь очень важными для сотрудников кадрового отдела.

Если работодатель настаивает на подаче документа, а будущий сотрудник отказывается от его составления, ссылаясь на положения 65-й статьи Трудового кодекса, кадровый отдел может указать претенденту на необходимость подачи этой бумаги, участвующей в документообороте конкретного юридического лица. То есть, запрет ТК в этом случае не имеет отношения к ведению локальной документации.

Сотруднику также необходимо указать, что в случае возникновения спорных ситуаций судебные инстанции и проверяющие органы уделят внимание, в том числе, и заявлению, поскольку в нём отражено свободное волеизъявление сотрудника и зачастую дана краткая характеристика вакантной должности, на которую претендует работник.

Также необходимо понимать, что в определённых случаях подачи заявления нельзя избежать согласно Трудовому кодексу. Такое исключение касается трудоустройства муниципальных и государственных служащих. Согласно ФЗ под номером 79 (26-я статья, часть вторая) и ФЗ под номером 25 (16-я статья, часть третья) заявление входит в список документов, требующихся для подписания трудового контракта с государственными служащими и чиновниками.

В подобных случаях важен факт ознакомления со служебными инструкциями (регламентом) и распорядком, который претендент на должность подтверждает в составленном и поданном заявлении.

Структура документа

Бланк распечатывается на компьютере и заполняется будущим сотрудником либо его можно составить в письменном виде, написав от руки. При этом необходимо придерживаться структуры документа. В его шапке делается обращение к руководителю организации или предприятия, с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Также указывается полное наименование организации, учреждения или предприятия.

Ниже вписывается ФИО претендента на вакантную должность и адрес его постоянного проживания. Иногда здесь же вписываются данные паспорта.

В теле документа кратко излагается основная просьба (цель его составления). Например:

Его структура включает дополнительную информацию о прилагаемых документах. В бланках других предприятий этого пункта может не быть.

Нюансы оформления

Документ пишется или печатается на стандартном листе формата А4 .

Единой или унифицированной формы для этого документа трудовым законодательством не установлено, однако, на многих предприятиях и в организациях имеется готовый бланк с образцом заполнения, на который необходимо ориентироваться при составлении документа.

Готовый документ проходит регистрацию и подаётся ответственным работником руководителю организации или предприятия. На заявление накладывается резолюция, после чего оно передаётся в кадровый отдел для подготовки трудового контракта.

После чего заявление подшивается в личное дело работника и сохраняется в архиве организации или предприятия в течение 75 лет.

У предпринимателей, ведущих частную деятельность, учётная документация может вестись не в полном объёме. Например, на работников не заводятся личные дела. По этой причине заявления хранятся отдельно в течение пяти ближайших лет.

А если соискатель несовершеннолетний?

Трудовое законодательство допускает приём на вакантные должности несовершеннолетних лиц. Такими считаются дети в возрасте от четырнадцати до восемнадцати лет (26-я статья Гражданского кодекса). На их труд законодательством наложено множество ограничений. Например, они касаются поднятия тяжестей или работы с токсичными веществами.

Если работодатель всё-таки решил взять на работу несовершеннолетнего гражданина, заявление за него составляется лицом, могущим согласно 28-й статье ГК совершать сделки за ребёнка (опекуном, родителем или усыновителем). Документ заполняется по общепринятым нормам и содержит те же самые основные пункты, что и для взрослого работника.

Акты выполненных работ

Более 1000 актов выполненных работ на одном сайте!

Заявление о приеме на работу: как составить, сколько хранить, как утилизировать

До недавнего времени прием на работу сотрудника не обходился без составления и подачи им соответствующего заявления. С 2016 для коммерческих организаций данная процедура была упразднена и сейчас, законодательно, этот документ не требуется. Но это не значит, что его не надо составлять.

Обязательно ли составление документа при трудоустройстве

По существующим на данный момент правовым нормам регулирования трудовых взаимоотношений, заявление на прием при трудоустройстве подавать необязательно. После успешного прохождения собеседования сотрудник вправе сразу заключить с компанией-работодателем трудовой договор, отражающий все нюансы будущей работы. Это, согласно ТК, будет служить началом трудовых взаимоотношений.

Тем не менее, приказ о приеме на работу в большинстве организаций составляется на основании заявления. Поэтому его все же стоит предоставить в отдел кадров.

Обратите внимание, что при трудоустройстве в бюджетную или муниципальную организацию данная процедура остается обязательной, согласно ст 26 ФЗ № 79 и ст. 16 ФЗ 25.

Когда нужно составить заявление

Законодательная регламентация сроков написания заявления отсутствует. На практике, оно происходит параллельно с подачей требуемых на основании ст. 65 ТК для приема на работу документов. Также оно может быть составлено заранее.

По факту написания и подачи HR регистрирует документ в журнале входящей корреспонденции, после чего передает бланк для резолюции руководителя. В случае подписания заявления оно подшивается к личному делу сотрудника. Таким образом, происходит оформление на работу.

Как составлять документ – правила и нюансы

Стандартизированный бланк заявления отсутствует. В разных организациях оно может выглядеть по-разному. Однако, независимо от формы, работник должен написать его собственноручно или набрать на компьютере, поставив свою подпись ручкой.

Начинается написание заявления с верхнего правого угла стандартного листа А4. В нем указывается, кому направлен документ: название организации, руководящая должность, ФИО руководства или же уполномоченного сотрудника отдела кадров.

После этого с новой строки посередине страницы, согласно требованиям делопроизводства компании, пишется наименование документа, то есть слово «Заявление».

После этого делается отступ (несколько строк) и излагается основная часть. Ее начинают со слов «Я прошу принять меня на работу», если иное не предусмотрено делопроизводством работодателя. После этого указывается будущая должность и отдел.

На этом можно закончить, а можно прописать дату трудоустройства, указать, является ли работа основной или нет (в случае совместительства) или предоставить другие сведения по соглашению с HR.

После этого снова нужно сделать от ступ в несколько строк, слева указать дату оформления заявления, а справа по линии проставить собственную физу и расшифровать ее, указав свои ФИО.

По факту рассмотрения заявления руководством им ставится резолюция в виде надписей «Не возражаю», «Оформить», «Принять на работу», «Разрешить» или «Утверждаю».

Сколько хранится заявление

В случае, если документ был составлен и имеет юридическую силу, законодательство обязывает работодателя соблюдать правила и сроки его хранения.

Срок хранения заявления отсчитывается с 01 января нового года, регламентируется документами Росархива (от 06.02.02 г.) и составляет не менее 75 лет в случае ведения отделом кадров личных дел и 5 – если таковая практика отсутствует.

Как утилизируется документ

Утилизация подобных документов регламентирована законодательными актами. Приказом администрации формируется экспертная комиссия из 3 и более человек, проводящая соответствующую экспертизу и, по результатам которой, составляющая акт. Только после этого заявление может быть уничтожено шредером.

akti-vipolnnenyh-rabot.ru

Как написать заявление о приеме на работу по совместительству

Совместительство определяется трудовым законодательством как выполнение в свободное от основной работы время других обязанностей. Для трудоустройства по совместительству в некоторых случаях требуется от работника написать заявление о приеме на работу, образец которого можно скачать ниже.

Заявление не является обязательным по трудовому законодательству, но может потребовать в конкретном месте трудоустройства по причине наличия такового требования у работодателя. То есть по закону совместителю не нужно писать заявление, достаточно оформленного трудового договора и приказа о приеме на работу по совместительству, но работодатель вправе попросить о написании такой бумаги работника.

Если работа по совместительству будет выполняться на протяжении ограниченного срок, то есть с работником заключается срочный трудовой договор, то заявление нужно писать по такому образцу.

Необходимо различать совместительство и совмещение. Последний вариант предполагает доплату за дополнительную работу или задания без заключения второго трудового договора. Оно оформляется приказом по основной деятельности на основании служебной записки руководителя. Заявление сотрудника в этом случае не требуется, согласие его выражается подписью об ознакомлении с приказом. Условия и доплата оговариваются в дополнительном соглашении к основному трудовому договору.

Совместительство может быт внешним и внутренним. Первое представляет собой обычный прием на работу и отличается лишь особенностями хранения и ведения трудовой книжки.

Внутреннее совместительство оформляется работодателем по заявлению сотрудника. В соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ приказ о приеме на работу является основанием для заключения трудового договора. Заявление о приеме не является обязательным, но профессиональные юристы рекомендуют написать его для исключения возможности предъявления претензий касательно принуждения выполнять дополнительную работу.

Как пишется правильно заявление о совместительстве

В заявлении указываются все необходимые реквизиты организации, а также должность уполномоченного. Нельзя писать заявления на имя лица, не имеющего доверенности заверять кадровые документы.

Пример написания текста заявления:

«Прошу принять меня на должность старшего инспектора отдела кадрового администрирования на о,5 ставки с 01.10.2017.»

То есть в тексте пишется просьба принять в штат, указывается должность, подразделение, дата начала работы, факт совместительства, а также дата начала работы.

Заявление заверяется актуальной датой, подписью и расшифровкой подписи работника. После чего регистрируется в книге входящей корреспонденции отдела кадров и помещается на хранение в личное дело.

Совместительство может быть оформлено не только на 0,5, но и 0,25 ставки. Время работы оговаривается по согласованию с работодателем. Однако важно помнить об ограничениях, которые наложены законодателем. Совместителю по второй должности устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени, не более 4 часов в день. Особое внимание уделяют сотрудникам, работающим в условиях суммированного учета рабочего времени с периодом в квартал или год. Связано это с рисками перелимита сверхурочных часов. Количество их не должно превысить 120 в год.

Вопреки сложившимся представлениям никакие визы, например « Утвердить» или «Принять» на заявлении о приеме на работу не ставятся. Это не станет причиной административного наказание, но является нарушением кадрового этикета. Согласие работодателя с условиями приема работника по совместительству подтверждает подпись уполномоченного лица на приказе и трудовом договоре. Дата заявления и дата приема могут не совпадать.

Трудовым законодательством оговорены случаи, в которых внутреннее совместительство невозможно или имеет ограничения:

Несовершеннолетние сотрудники
Работа во вредных или опасных условиях труда по обеим должностям
Отдельные категории работников: судьи, сотрудники прокуратуры, государственные и муниципальные служащие, адвокаты, руководители охранных предприятий, сотрудники органов внутренних дел, служащие Банка России, водители метро, железнодорожных составов, воздушных и водных судов.

Как и в случае со стандартным приемом на работу, работодатель проверяет наличие у сотрудника медицинских противопоказаний и допусков, а также ознакамливает с результатами специальной оценки условий труда по второму месту работы.

Нежелательно совместительство по одной и той же должности, поскольку трудовой инспектор может расценить это как сокрытие сверхурочной работы и нежелание оплачивать ее в удвоенном размере.

Образец оформления

Образец заявления о приеме на работу по совместительству - скачать.

Как можно написать и грамотно оформить жалобу на управляющую компанию в жилищную инспекцию? Жилищная инспекция – это первая инстанция, в которую обращается недовольный жилец после того, как управляющая компания не исполнила его требования, изложенные в претензии. Некоторые потребители коммунальных услуг и вовсе […]
По закону военного времени 1983 Формат: SATRip, AVI, XviD, AC3 Режиссер: Игорь Слабневич Жанр: военный Продолжительность: 01:15:11 Год выпуска: 1983 В ролях: Ольга Агеева, Владимир Широков, Борис Сморчков, Игорь Ясулович, Алексей Ясулович, Раиса Рязанова, Николай Маковский, Татьяна Кочемасова, Майя Булгакова, Наталья […]
Жалоба губернатору Если другие региональные органы власти не смогли решить проблему, остается жалоба губернатору. Такой документ может обратить внимание на сложившуюся ситуацию, ведь губернатор является главным должностным лицом региона, осуществляющим контроль за деятельностью региональных структур. Мы поможем […]
Расприватизация или отмена приватизации квартиры: как происходит? Как отменить проведенную когда-то операцию? В стремлении оформить свои права на жилплощадь большинство граждан прошли процесс бесплатной приватизации. В настоящее время ажиотаж, связанный с планами отмены бесплатного проведения процедуры прошёл. Люди […]
Бланки налоговых деклараций Предлагаем вашему вниманию бланки декларации по всем видам налогов и сборов: 1. Налог на прибыль. Внимание с 10.02.2014 отчет по налогу на прибыль подается по новым образцам деклараций, утвержденных приказом Миндоходов № 872 от 30.12.2013.1. 1. Налоговая декларация по налогу на […]
Как с вами связаться? Онлайн-сервисподготовки декларации по единому налогу для УСН за 2018 год Сервис позволяет: Подготовить отчет Сформировать файл Протестировать на ошибки Распечатать отчет Отправить через интернет! Скачать новую форму бланка декларации по единому налогу для УСН за 2016-2018 г.г. […]

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

Организационные.
Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
Справочно-информационные.

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

Сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень) в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Согласно Перечню срок хранения конкретного заявления работника зависит от того, с какой областью отношений было связано его написание.

Заявление, связанное с разрешением трудового спора, заявление о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий должны храниться 5 лет, если экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п.п. 584, 699 Перечня),

Заявления, входящие в состав личного дела работника - 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» или постоянно - в зависимости от категории работника (п. 656 Перечня); - заявления, не вошедшие в личное дело - 5 лет (п. 665 Перечня);

Заявления претендентов на замещение вакантных должностей - 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п. 672 Перечня); - заявления лиц, не принятых на работу - 3 года (п. 663 Перечня);

Заявление о согласии на обработку персональных данных - 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п. 666 Перечня);

Заявления по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов - 5 лет после урегулирования конфликта, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п. 679 Перечня);

Заявления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов - постоянно (п. 680 Перечня);

Заявления о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих - постоянно (п. 682 Перечня). Как следует из п. 1.2 Перечня, все указанные в нем правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

www.bashinform.ru

Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

«Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет - в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания - тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Сколько можно хранить заявления о приеме на работу? Какова процедура уничтожения заявления о приеме на работу по истечении срока хранения?

По закону заявление о приеме на работу не считается обязательным документом при оформлении трудоустройства нового сотрудника. Но многие компании ввели у себя правило — такой документ составлять. А, как известно, вся кадровая документация должна сохраняться в течение определенного периода времени. Так какой продолжительности равен срок хранения заявлений о приеме на работу. Что говорится по этому поводу в законе? Какие из заявлений надо сохранить, а от каких можно избавиться? Давайте разбираться!

Начнем с того, что с 13 марта 2016 года изменились правила хранения кадровой документации. Нововведения коснулись и сроков сохранности личных документов работника.

Так, если организация ведет личные дела сотрудников, то заявление о приеме на работу можно хранить в их составе. Такие документы хранятся в течение 50 лет. Но новые положения применяются лишь к документации, созданной после 2003 года. Более ранние дела сохраняются, как и раньше, 75 лет.

Исключением являются личные дела руководящих лиц и работников с наличием государственных наград или почетных званий. Такие документы хранятся постоянно.

Срок хранения заявления начинается с первого дня его составления.

Все документы одинакового срока хранения, не вошедшие в личные дела, подшиваются в общие папки. Касается это и заявлений о трудоустройстве. Хранятся заявления о приеме на работу в таком случае на протяжении пяти лет.

А вот срок хранения такого заявления от соискателя, не принятого на работу, составляет 3 года.

После завершения срока хранения заявлений сотрудников на прием на работу просто уничтожить документы запрещено. Процедура утилизации выполняется соответственно строгой регламентации.

Обязательно в комиссию входит лицо, ответственное за архивное хранение документации, например, руководитель архива. Целесообразным считается присутствие в составе представителя того архивного учреждения, куда передаются все документы организации.

Все организации, а также индивидуальные предприниматели, обязаны соблюдать сроки хранения архивной документации, в том числе, и различных документов по личному составу. А знание сроков хранения позволит работнику кадровой службы не только соблюсти требования закона, но и систематизировать работу с документами.

m.pro-personal.ru

Несмотря на непродолжительный срок хранения заявлений на отпуск, значение данного вида документов сложно переоценить. Расскажем, в каких случаях без них не обойтись, и рассмотрим порядок архивного хранения кадровой документации.

Заявление на предоставление отпуска - документ, с которым так или иначе приходилось сталкиваться каждому кадровику. Если работодатель со всей строгостью подходит к вопросам кадрового делопроизводства, без письменного заявления сотрудники не уходят даже в ежегодный оплачиваемый отпуск. Но в большинстве коммерческих организаций очередной отпуск «по расписанию» предоставляется на основании актуального графика, а заявление подается в отдел кадров лишь в исключительных случаях - например, если сотрудник хочет взять отпуск за свой счет в связи с особыми обстоятельствами или планирует уходить в «декрет». Чтобы избежать ошибок в оформлении процедуры, нужно четко знать, какого мнения во всех вышеперечисленных случаях придерживается закон.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Если сотрудник уходит в ежегодный отпуск по графику, в котором указаны точные даты начала и завершения отпускного периода, никакие дополнительные заявления не нужны. Конечно, работодатель может закрепить требование о необходимости подачи такого заявления на локальном уровне. Но если работники отдыхают по заранее утвержденному расписанию, отсутствие письменного заявления не считается нарушением с точки зрения трудового законодательства. В нем возникает потребность, когда оплачиваемый отпуск предоставляется:

не по графику (переносится на другие дни или месяцы по личным или производственным причинам);
в соответствии с графиком, в котором не прописаны точные даты начала и окончания отпускного периода;
новому сотруднику, не внесенному в общий график.

Есть и другие ситуации, в которых без заявления не обойтись. Речь идет о предоставлении отдельных видов отпуска:

учебного;
по беременности и родам ;
по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет.

Важно: всегда оформляется в письменном виде просьба о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, если он совпал с декретным или пришелся на период временной нетрудоспособности сотрудника.

По общему правилу заявление подается за две недели до предполагаемой даты начала отпуска. При этом так называемые «отпускные» выплаты, если речь идет об оплачиваемом отдыхе, сотрудник должен получить минимум за три дня до его начала.

Если рассматривается непредвиденная, форс-мажорная ситуация, в связи с которой сотруднику срочно понадобилось освобождение от работы на несколько дней - например, болезнь или смерть родственника, необходимость ухода за ребенком-инвалидом и т.д. - двухнедельный срок позволено не соблюдать. В помощь кадровику - статьи «Как предоставить отпуск без сохранения зарплаты » и «Отпуск за свой счет : рассмотрим особенности». Вы узнаете, кому неоплачиваемый отпуск положен по закону и как его продолжительность влияет на отпускной стаж, а также нужно ли выплачивать пособие по временной нетрудоспособности, если до начала болезни сотрудник взял несколько дней отдыха «за свой счет».

Особых требований к оформлению отпускных заявлений законодатель не предъявляет. Следовательно, каждая организация может разработать собственный шаблон или же принимать к рассмотрению письменные обращения, составленные в произвольной форме (тем более что особой сложностью они, как правило, не отличаются и содержат всего 1-2 пункта). Например, типовое заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска выглядит следующим образом:

А если освобождение от работы «за свой счет» потребовалось сотруднику в связи с семейными обстоятельствами, можно составить такой лаконичный документ:

В наше время многие совмещают работу с получением профессионального образования, поэтому время от времени нуждаются в освобождении от производственных обязанностей для посещения лекций или сдачи экзаменов в вузе. Такой отпуск называется учебным. Подробности - в заметке «Какие гарантии предусмотрены для сотрудника, который совмещает работу с обучением ». В этом случае в заявление вписываются даты начала и окончания периода учебы, указанные в справке-вызове:

Аналогичным образом оформляется письменная просьба об уходе в «декрет», которую беременная сотрудница за две недели до его начала подает в отдел кадров:

Не секрет, что беременность дает работающей женщине право на определенные льготы. Если в коллективе есть женщины, ожидающие ребенка, рекомендуем ознакомиться со статьей «Что поменять в работе сотрудницы, которая сообщила о беременности ».

Еще одна расхожая ситуация - прекращение трудовых отношений с сотрудником, не успевшим отгулять очередной ежегодный отпуск. Работодатель по закону обязан компенсировать неиспользованные отпускные дни одним из двух способов, предусмотренных ст.127 ТК РФ: в денежной форме либо через предоставление отпуска с последующим увольнением. Если работник выбирает второй способ, он должен изъявить свое желание в письменной форме:

Как видно из примеров, все заявления такого рода объединяет схожесть структуры и формулировок. Основная часть документа начинается с фразы «Прошу предоставить. » и дополняется кратким описанием просьбы. Сложившаяся практика требует указывать:

наименование документа и дату его составления;
сведения о должностном лице, к которому обращается заявитель, с указанием должности и ФИО;
сведения о заявителе с указанием должности, ФИО и структурного подразделения;
дату начала и окончания отпуска, а также его общую продолжительность в календарных днях.

К заявлениям на отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, как правило, применяется несколько иной подход - более строгий и формальный, поскольку речь идет не только о продолжительном отсутствии сотрудника на работе, но и о назначении денежного пособия. Можно ли получать одновременно зарплату и пособие по уходу за ребенком? Да, но только в некоторых случаях, о которых расскажет наш эксперт в статье «Пособие по уходу за ребенком плюс зарплата: когда это допускает закон».

В роли заявителя может выступить мать или отец ребенка, бабушка или дедушка, любой другой родственник, опекун, попечитель или другое лицо, планирующее осуществлять за фактический уход за малышом.

название организации-работодателя;
статус, подробные паспортные данные и адрес заявителя;
дата начала «декрета» (и дата его окончания, если она известна заранее);
дата составления документа;
фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка;
тип назначаемого пособия;
реквизиты для выплаты пособия.

Важно: к заявлениям часто прилагаются документы, подтверждающие право работника на отпуск определенного типа - справка-вызов из вуза, свидетельство о смерти родственника или рождении ребенка, листок нетрудоспособности и т.д.

На законодательном уровне срок хранения заявления на отпуск в 2017 году закреплен «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010г.).

Согласно «Перечню», все заявления, включаемые в личное дело сотрудника, хранятся в течение 75 лет вместе с другими материалами дела. Личные дела отдельных категорий работников - руководителей компаний или специалистов, имеющих ученые степени, государственные звания, премии и награды, - подлежат постоянному хранению. Каждое дело сдается в архив вместе с описью содержимого: договоров, заявлений, справок, анкет.

Но есть один нюанс. Дело в том, что заявления на ежегодный отпуск, независимо от времени его предоставления (по графику или нет), не подшиваются в личное дело сотрудника, поэтому хранятся всего лишь 5 лет - как и другие виды заявлений, справок и служебных записок, не включаемых в личные дела. Хранить в течение 75 лет положено лишь заявления на отпуск:

по уходу за ребенком;
без сохранения заработной платы;
предоставляемый лицам, работающим в тяжелых, вредных или опасных условиях.

Сколько хранятся заявления на отпуск, предоставленный в связи с учебой? Все те же пять лет, в отличие от заявлений об оплате учебных отпусков, которые работодатель может хранить и дольше - в течение всего времени, когда они могут понадобиться, но не менее 5 лет. Подробнее об архивном хранении кадровой документации читайте в статье «Правила и сроки хранения кадровых документов».

В статье «Как подготовить кадровые документы к передаче в архив » эксперт разъясняет порядок проведения экспертизы и рассказывает, как передать на хранение электронные документы. Советуем также прочесть статью «Как выявлять и уничтожать устаревшие документы », чтобы знать алгоритмы и способы уничтожения бумажных и электронных носителей с истекшими сроками хранения.

Безусловно, соблюдать срок хранения заявлений на отпуск работников необходимо. Но не менее важно соблюдать законодательные требования к условиям хранения кадровой документации. Обеспечение сохранности и возможности последующего использования документов по личному составу (как в текущей деятельности организации, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан) - прямая обязанность работодателя. Читайте об этом в статье «В компании нет архива . Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию».

К сожалению, далеко не каждая компания в состоянии выделить отдельное специализированное помещение под архив и штатную единицу для его обслуживания. Поэтому работодатели нередко хранят документы, завершенные в делопроизводстве, в отделе кадров. Но сперва нужно убедиться, что помещение подходит для этой цели - оно должно быть сухим, неаварийным, пожаробезопасным, без доступа яркого солнечного света. Резкие колебания температуры и влажности в архивном помещении недопустимы, в противном случае документы придут в негодность задолго до истечения срока хранения.

Чтобы отделить архив от текущей документации, часть комнаты оборудуют сейфами или надежно запирающимися несгораемыми шкафами. Доступ посторонних лиц к содержимому архива строго ограничивается. Если нет возможности включить в штатное расписание должность архивариуса, его функции поручаются сотруднику отдела кадров, службы делопроизводства или любого другого структурного подразделения компании.

Возлагая на работника дополнительные обязанности в порядке совмещения, не выходите за рамки разумного. Статья «Совмещение должностей . Какие есть ограничения» содержит подробные ответы на самые популярные вопросы

Просмотров