Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив. Подготовка кадровых документов к архиву пошаговая инструкция Архивные вопросы в кадровом деле

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения (до 75 лет и более). Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно.

Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

• оформлению дел;
• описи документов.

Правила формирования дел

1. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

2. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным.

3. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

4. Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру.

5. В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг (карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т.д.). Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию (у автора будет свой второй экземпляр или копия). Как правило, это касается переписки.

6. Проекты, дублетные экземпляры и документы, подлежащие возврату, не должны включаться в дела.

7. Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы.

8. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий.

9. Дело не должно превышать 250 листов. В противном случае необходимо формировать части (тома).

10. Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг (в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения).

11. Приложения должны быть присоединены к соответствующим документам.

Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.

* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов

1.Формирование в дела приказов по личному составу

При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения
Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000) имеют сроки хранения :
- 75 лет ЭПК;
- 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).
Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.
Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела - 5 лет.
Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.
При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ №1-к или №5-лс.
Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например, об отпуске - «о»: приказ № 1-о.
Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т.д. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.
При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.
В дела с приказами по личному составу не помещаются документы - основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело : «Документы - основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.

2.Формирование в дела личных карточки работников

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.
Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту.
После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.
Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются.

3.Оформление в дела личных дел

Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках. В текущем делопроизводстве допускается хранить личные дела в папках-скоросшивателях или иным образом, но при передаче на хранение в архив дела переплетаются или подшиваются в специальные обложки для документов длительного хранения, как того требует ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».
Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления.
В личное дело включаются :
- анкета (личный листок по учету кадров);
- копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.); - копия страхового пенсионного свидетельства;
- трудовой договор;
- копия приказа о приеме работника на работу;
- опись документов, имеющихся в личном деле.
По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.
В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение). В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись.
Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел.
В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»: предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, т. е. в текущем делопроизводстве.
Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер.
При увольнении работника его личное дело закрывается и перемещается в архивную часть службы кадров. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников

4.Формирование в дела договорных документов

Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела. В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками». Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.
После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников». В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Как организовать хранение документов?

При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).
Различают две стадии хранения документов:
Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).
Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).
В организациях, не имеющих специального помещения (архива), хранение - и текущее, и архивное - может осуществляться в службе кадров, это не запрещено. В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы.
В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.
Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.
В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются (желательно это делать в шредере - бумагорезательной машине). Компьютеры отключаются от сети.
После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов, только после этого начинается подготовка документов к архивному хранению.

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье.

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив?

Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. Так, если в организации архивирование еще ни разу не проводилось, а срок ее деятельности составляет уже несколько лет, одного сотрудника может быть попросту недостаточно, чтобы обработать весь массив документов.

В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров.

Какие документы подлежат архивированию?

В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом. Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба.

Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:

Не знаете свои права?

• трудовые договоры — 75 лет,
• личные дела сотрудников — 75 лет,
• документы о премировании — 5 лет.

В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников. После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение.

Куда передаются документы из отдела кадров?

Под архивом могут пониматься:

• специализированные учреждения, где собираются документы федерального, регионального или местного значения;
• отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

Если в компании документооборот большой, то в ней учреждается архив, куда из всех подразделений сдаются на хранение документы. Если в организации отдельного архива нет, может быть принято решение подписать договор со специализированным учреждением, куда и будут в дальнейшем передаваться документы.

В то же время есть ряд документов, имеющих статус не просто архивных, а документов Архивного фонда РФ. Такой статус по закону получают документы, имеющие особую ценность для общества и государства (ст. 3 ФЗ «Об архивном деле»). Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением (ч. 7 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле»).

При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение.

В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение. Этим может заниматься и ликвидатор (ликвидационная комиссия), но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. к. иначе их не примут на хранение.

Что включает в себя подготовка дел к архивированию?

Как будут подготавливаться документы для передачи в архив организации, решается индивидуально. Так, в одних случаях в структурных подразделениях проводится минимальная работа по сбору и систематизации документации, после чего уже в архиве ответственные сотрудники проводят все необходимые работы по определению документов на хранение; в других же составление подробной описи передаваемых дел может требоваться уже от самих подразделений.

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года:

• каждое дело формируется в соответствии с номенклатурой;
• дела, в которые входят документы со сроком хранения более 10 лет, подшиваются и нумеруются;
• при необходимости составляются внутренние описи;
• в конце каждого дела прикрепляется лист-заверитель;
• оформляются обложки дел;
• составляется опись всех передаваемых в архив дел.

Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Таким образом, процедура архивирования подразумевает, что кадровые документы пройдут экспертизу, в рамках которой будет определена их ценность и необходимость дальнейшего хранения с указанием сроков, и все отобранные для хранения документы будут систематизированы и учтены. Уже на этапе архивации документов внутри компании необходимо так построить работу в этом направлении, чтобы сформированные дела отвечали требованиям законодательства в сфере архивного дела. Только тогда при дальнейшей передаче дел в архивные учреждения не нужно будет совершать дополнительных действий по их оформлению.

За время своего существования любая организация «обрастает» огромным количеством документов, отражающих ее жизнедеятельность. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Б. АЛЬБРЕХТ, заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России.

За время своего существования любая организация «обрастает» огромным количеством документов, отражающих ее жизнедеятельность. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Борис АЛЬБРЕХТ , заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России.

Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы ?

Что относится к документам по личному составу?

Прежде всего необходимо уточнить, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу. Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые работником с работодателем).

Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:

• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);
• документы по аттестации и установлению квалификации;
• различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);
• документы, подтверждающие вредные условия производства;
• списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
• книги прописки жильцов;
• а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Сохранность документов

Известно, что в соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения . Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации - Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права. Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых актов , определяющих порядок хранения и работы с документами по личному составу. В нем указывается, что в случае ликвидации организации (предприятия) документы по личному составу должны передаваться правопреемнику, а при отсутствии такового - в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Государственной (ныне Федеральной) архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов.

Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало учреждениям и организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение социальных прав граждан. Следовательно, должен быть разработан комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования документов по личному составу. Это вопросы правового положения архива , его материально-технической базы (помещение и оснащение), штатной численности, организации и практики работы.

Ответственность

Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена Уголовным кодексом РФ.

Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.

Статус архива

На практике существует и развивается только сеть архивов и хранилищ системы Федеральной архивной службы (или при муниципальных образованиях). В других случаях отдельных архивов или хранилищ документов по личному составу не создается.

Как правило, юридическое лицо если и создает архив , то документы по личному составу в нем хранятся наряду с другими видами документов. Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс.

Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов. Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.

Основные технические требования к архиву

Нет необходимости подробно описывать технические требования к помещению архива . Все параметры достаточно четко изложены в специальных нормативно-методических пособиях. Отметим лишь, что это помещение должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

Более сложен вопрос по определению штатной численности работников, необходимых для обслуживания архива , так как утвержденных нормативов по этому вопросу не имеется. Однако необходимые расчеты можно сделать на основании применения Укрупненных норм по делопроизводственным и архивным работам, разработанным Всероссийским институтом документоведения и архивного дела в 1991 году. Эти расчеты показывают, что на обслуживание 5 тысяч дел, хранящихся в архиве , и проведение с ними всего комплекса работ (обеспечение физической сохранности, учет, комплектование архива , выдача дел во временное пользование, исполнение справок социально-правового характера) необходим как минимум один штатный специалист, обладающий достаточной квалификацией. К тому же следует учесть, что в настоящий момент в условиях проведения пенсионной реформы резко возросли объемы справочной работы. Только государственные архивы за 2002 год исполнили более 9 млн социально-правовых запросов. К сожалению, нет данных, сколько подобных запросов было выполнено архивами организаций и предприятий, но можно предположить, что это тоже гигантская цифра.

Подготовка дел к сдаче в архив организации

Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива . Комплекс работ по передаче документов в архив , в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

• 1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.
  2. Оформление дел в соответствии с установленным порядком.
  3. Экспертиза ценности документов и дел.
  4. Описание дел, передаваемых в архив организации.
  5. Передача документов в архив организации.

Итак, рассмотрим особенности формирования некоторых видов документов по личному составу в документальные комплексы (дела ).

1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела .

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т. д. Данные виды приказов хранятся 5 лет. Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.

2. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

3. Личные дела . В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле , в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

• порядковый номер документа, включенного в опись;
• номер и дата документа (если это необходимо);
• наименование документа;
• количество листов в документе;
• примечание;
• итоговая запись о количестве документов, включенных в личное дело .

Оформление дел

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

• оформление обложки дел по установленной форме;
• нумерацию листов в деле ;
• составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле ;
• составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
• подшивку или переплет дела .

На обложке дела указывается:

• наименование организации;
• индекс дела по номенклатуре дел организации;
• заголовок дела ;
• даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);
• количество листов в деле .

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела .

Экспертиза ценности документов и дел

Экспертиза дел проводится в несколько этапов:

• при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела , внесенного в номенклатуру;
• в процессе формирования дел ;
• при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого дела по всем входящим в него листам. Из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

Составление описей

Описи дел, в том числе и по личному составу, составляются по установленной форме отдельно от описей дел постоянного и временного хранения. Составляя описи дел, следует иметь в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2. Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица хранения. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

• каждое дело , вносимое в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;
• заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела ;
• если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела , а вместо остальных проставляется слово «тоже».

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела . В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их сохранности и выдачу необходимых сведений.

Работа с запросами

При выполнении социально-правового запроса работник архива или лицо, за него отвечающее, делает только архивную справку о месте работы, стаже, занимаемой должности.

Выборку бухгалтерских документов о полученной заявителем за требуемые годы зарплате делает бухгалтер организации, которому работник архива , в случае необходимости, представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива . Препроводительное письмо на бланке организации подписывается только руководителем организации или лицом, его замещающим. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации.

Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только самому работнику организации, руководителю структурного подразделения, в котором он работает, или руководителю организации. Остальные работники к документам по личному составу не имеют права доступа. Выдача дел производится только под расписку работника, которому дело выдается, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.

Архив ликвидированной организации

При ликвидации организации документы передаются или организациям-правопреемникам или преемникам функций. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив . Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту , который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников». Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать). Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Порядок подготовки дел к передаче в архив

Правил): — приказы (распоряжения) по личному составу; — списки личного состава; — карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи); — личные дела (при отсутствии отдельной описи); — лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); — невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); — акты о несчастных случаях. Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке.
Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Оформление дел Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

• нумерацию листов в деле;
• составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
• подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

• наименование организации;
• заголовок дела;
• даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);
• количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела.

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс. Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы.

Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Внимание

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников 4.Формирование в дела договорных документов Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела. В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками». Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников».
В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Необходимо соблюдать основные требования:

• в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);
• в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии.

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

• оформление обложки дел по установленной форме;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
• составление внутренней описи документов дела (если необходимо);
• подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

• наименование организации;
• индекс дела по номенклатуре дел организации;
• заголовок дела;
• даты дела (даты подписания приказов о приеме и увольнении);
• количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела. Сформированные дела подлежат оформлению.

Сдача в архив приказов по личному составу

• Все распорядительные бумаги – распоряжения, приказы, постановления.
• Списки работников.
• Карточки учета работников.
• Личные дела.
• Лицевые счета сотрудников.
• Наряды и табели.
• Трудовые договоры и соглашения.
• Протоколы заседаний.
• Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
• Книги учета приема и увольнения сотрудников.
Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:

1. Акты о производственных несчастных случаях – 45 лет.
2. Тарификационная ведомость – 25 лет.
3. Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет – 15 лет.

В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.

Инфо

Сохранность документов Известно, что в соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения. Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации — Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права. Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых актов, определяющих порядок хранения и работы с документами по личному составу.

При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.2.Формирование в дела личных карточки работников Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов — по алфавиту.После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели.

Передача в архив приказов по личному составу

Готовим документы В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; — в дело формируются документы одного календарного года; — дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.