Исправление в путевых листах нарушение. Как правильно вносить изменения в путевом листе? Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

В служебной записке на имя директора просто изложите, что такого-то числа в Журнал регистрации путевых листов внесены 2 путевых листа со следующими дробными номерами (и укажите их). Поставьте в известность бухгалтерию.

В служебной записке можно указать, что несовпадение номеров путевых листов и количества записей в Журнале за такую-то дату будет зафиксировано в итоговой записи Журнала в конце текущего года или месяца (это зависит от того, ежегодно или помесячно ведется у вас этот Журнал ). См. Пример 3.

И в этом случае появится надежда на нейтральную либо положительную резолюцию руководителя, например, «согласен».

Отметим еще, что записка, направляемая руководителю, обычно называется докладной (используется при вертикальных коммуникациях), а не служебной (предназначена для горизонтальных коммуникаций). Но если в вашей организации такое деление не принято, то придерживайтесь существующих правил.

Когда календарный год или месяц будут заканчиваться, не забудьте в соответствующей итоговой записи указать, сколько записей за 2018 год / месяц было внесено в Журнал регистрации, т.к. их количество не будет совпадать с порядковыми номерами путевых листов в Журнале (см. «2» в Примере 2).

Первичными документами строгой отчетности являются сами путевые листы, а не Журнал, в котором они учитываются. Но правила ведения Журналов как учетных документов тоже необходимо соблюдать.

Помните, что в процессе регистрации документы идентифицируются одновременно и по дате, и по номеру. В данном случае номер в Журнале может быть оформлен с дробью (это допустимо, но крайне нежелательно, поскольку сразу выдает нарушения в учете), а вот дата выдачи путевого листа должна быть правильной (и это самое главное).

Что же касается отметки «исправленному верить», то придется вас разочаровать. Этот вариант считается устаревшим и в настоящее время не рекомендуется к применению. Все изменения в учетных документах должны быть зафиксированы иначе и быть подписаны лицом, которое назначено ответственным за ведение соответствующего учета. Заверить исправление необходимо в графе «Примечание» на свободном месте на этой же строке мелким почерком (см. отметки «1» в Примере 2). Например, если пропущены только номера, а дата выдачи осталась правильной, то в Журнале учета путевых листов это допустимо отобразить так:

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Как составить текст служебной записки на имя директора об ошибках, допущенных в Журнале учета путевых листов

Свернуть Показать

Сообщаю, что 15 марта 2018 года в Журнал выдачи путевых листов внесены путевые листы с дробными номерами:

• путевой лист Иванова Петра Петровича – за № 21/1,
• путевой лист Арбузова Клима Семеновича – за № 22/1.

Бухгалтерия поставлена в известность.

Общее количество фактически выданных путевых листов за март 2018 г. будет отражено в итоговой записи к Журналу.

Налоговики могут исключить расходы на бензин, если путевые листы были заполнены ошибками

Рассмотрим самые частые ошибки, допускаемые компаниями, на которые налоговики обратят внимание в первую очередь.

Не указан конечный адрес

Контролерам важно, чтобы путевые листы содержали описание маршрута следования автомобиля с указанием названий улиц, номеров домов и наименований компаний, как конечной или промежуточной цели следования. Если такие сведения не включены в путевой лист, налоговики могут посчитать, что поездка была фиктивной и исключить расходы по ней.

Что сделать?

Указывайте в путевом листе весь маршрут следования со всеми пунктами остановок.

Иногда сделать это затруднительно, например, при отсутствии точного адреса. В таком случае можно написать название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку на дороге или просто взять координаты из навигатора с указанием широты и долготы. Судебная практика доказывает, что такой способ защиты понесенных компанией расходов суды признают правомерным (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).

Выезд в выходной день

Руководитель может взять служебный транспорт в нерабочий день. Налоговики при этом вполне резонно могут решить, что поездка совершалась в личных целях, даже если на нее был грамотно оформлен путевой лист. Если организация не сможет оправдать такую поездку в выходной день, налоговики исключат понесенные расходы на топливо.

Руководитель имеет право ездить по делам компании в свой выходной на служебном автомобиле. Но оформлять такие выезды нужно по всем правилам - вписывать в табель учета рабочего времени выход в нерабочий день. Также могут потребоваться документы, подтверждающие такую необходимость.

Грамотный учет и ведение путевых листов поможет организовать программа Путевые листы от Бухсофт!

Поездки в одной и то же место

Может случиться так, что сотрудник совершает на служебном транспорте изо дня в день поездки по одному и тому же маршруту. Это насторожит контролеров. Особенно налоговики обращают внимание на такие поездки, совершенные руководителем компании. Инспекторы могут проверить каждый адрес, указанный в путевом листе, и если сделают вывод, что поездки носили личный характер, то расходы на топливо снимаются.

Нужны бумаги, которыми можно будет доказать оправданность поездок по делам фирмы.

Меньше вопросов у контролеров будет, если поездки совершаются в филиалы компании или к контрагентам, с которыми уже заключены договоры. Однако если сотрудник выезжает к потенциальным клиентам, нужно позаботиться о подготовке документов, которые подтвердят предстоящие совместное сотрудничество (переписка по электронной почте, отправка коммерческих предложений, заключение предварительных соглашений).

Развозка скоропортящихся продуктов не на спецтранспорте

Если компания осуществляет продажу или доставку продуктов питания и среди них есть скоропортящиеся, например, рыба, овощи и фрукты, молочные продукты, использование рефрижератора обязательно. Налоговики в ходе проверки обязательно обратят внимание на этот нюанс транспортировки. Если использовался обычный автомобиль, инспекторы вправе признать поездку фиктивной.

В летний период для скоропортящихся продуктов лучше осуществлять перевозку исключительно спецтранспортом, даже если от склада до точки продаж несколько метров. В противном случае придется доказывать реальность поставки. Кроме того, разгрузочно-погрузочные работы можно оправдать наличием транспортных накладных, фотоснимков отгруженного товара, видеозаписями с камер наблюдения.

Обратите внимание, если в процессе транспортировки в обычном автомобиле продукты испортились, списание расходов по ним возможно лишь в рамках естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Расход топлива выше, чем вмещает бак

Инспекторы могут проверить путевые листы на расход топлива. Иногда по документам выясняется, что расходы были больше, чем может вместить в себя топливный бак автомобиля. Если поездка долгосрочная заправляться придется не один раз, на каждую заправку должен быть чек с АЗС. Все чеки контролеры обязательно изучат. Если по одному из документов топлива оказалось больше, чем может вместить бак, инспекторы признают расходы завышенными и вычтут разницу.

Сравните путевые листы на расход горючего с реальной вместимостью бака. Узнать ее можно из документов на транспортное средство или на сайте производителя автомобиля.

Выявили, что водитель потратил больше, чем вмещает бак, просмотрите каждый чек с АЗС и потребуйте от сотрудника объяснений, зачем он купил больше топлива.

Не исключено, что часть бензина он залил в канистру, особенно, если поездка предстояла по местности, где невозможно будет позже заправиться. В таком случае нужно попросить водителя написать объяснительную, она станет оправдательным документом по расходам перед налоговыми инспекторами.

Путевые листы выписываются на все служебные транспортные средства, будь то легковые автомобили или . Без таких документов невозможно вести учет расхода горючего и контролировать пройденное расстояние. Занимается заполнением таких листов ответственное лицо, которое должно быть назначено директором предприятия. Обычно это диспетчер или старший механик. Оформление такого документа – дело непростое, оно требует знания многих нюансов, но, даже зная все тонкости заполнения, иногда можно допустить опечатки или ошибки. В данной статье мы поговорим о том, как правильно делаются исправления в путевых листах, чтобы они могли считаться верными с юридической точки зрения.

На что обращать внимание

Работая с путевыми листами, человек может допускать некоторые ошибки. Согласно Федеральному закону под номером 402 в ст. 9 , в первичной документации допускаются некоторые исправления, если они не противоречат федеральным законодательным актам. Любые правки должны подтверждаться подписями ответственных лиц и содержать точную дату. Подписи обязательно нужно расшифровывать. Это относительно новое требование. Главное, делая корректировку, не допустить при этом такие ошибки:

• Нет расшифровки подписи ответственного сотрудника.
• Не проставлена дата внесения изменения.
• Нет подписи человека, который составил документ.
• Внесенное изменение не содержит информацию о том лице, которое данное изменение внесло, и нет его подписи.

Во время заполнения путевого листа, когда правятся ошибки, корректором пользоваться воспрещается. Ведь в Федеральном законе четко прописано, что внесение правок возможно лишь одним способом, путем зачеркивания неверных данных и написания рядом с ними верных. Причем зачеркивать отдельные буквы или цифры воспрещается. Нужно зачеркнуть все слово или полную цифру. Подробный и наглядный образец исправлений, представленный , может стать хорошим примером, на который можно смело ориентироваться.

При исправлении ошибок в путевом листе корректором пользоваться воспрещается.

На вопрос, допускаются ли исправления в путевых листах, можно однозначно ответить, что допускаются. Но при этом обязательно следует соблюдать некоторые правила исправления, которые действуют для всех документов первичного вида. Федеральный закон № 402 как раз и говорит, можно ли делать такие корректировки, и ему надо следовать.

Ошибки в путевом листе опасны тем, что инспекторы могут исключить расходы на топливо, командировку, зарплату водителя. Проверьте свой бланк путевого листа.

Компания сама разрабатывает и использует удобный для нее бланк путевого листа. Типовой формы документа нет (письма Минфина России от 25.08.09 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308 и от 13.10.09 № 16-15/107268).

Включите в бланк все реквизиты, которые должны быть в путевом листе. Они перечислены в части II Обязательных реквизитов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152). С 26 февраля 2017 года этот перечень дополнен. Путевой лист должен включать отметку о техсостоянии авто (приказ Минтранса России от 18.01.17 № 17). А вот печать в этом документе больше не нужна.

БУКВА ЗАКОНА

Проверьте обязательные реквизиты «первички»

Инспекторы снимают расходы, если в «первичке» заполнены не все обязательные реквизиты. Оспорить доначисления не удастся даже в суде (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.01.17 № Ф02-7133/2016, Ф02-7330/2016 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.07.14 № А78-7040/2013).

Перечень обязательных реквизитов приведен в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Это:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование компании, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина и единица измерения;
• должность ответственного лица;
• подписи

Также надо учесть требования к первичным документам (см. врезку выше). Компания вправе включить в путевой лист дополнительные реквизиты - мы показали их на образце ниже (кликните, чтобы увеличить). Они обезопасят расходы на топливо.

Какие ошибки критичны, а какие можно не исправлять, видно из таблицы ниже.

При работе с путевыми листами зачастую возникают ситуации, в которых требуется внести изменения в путевой лист. В этой статье будет рассмотрен порядок внесения изменений в путевой лист и типичные ошибки при исправлении данных путевого листа.
Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Напомним, что с 01.01.2013 утратил силу Закон ¹ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором в п. 5 ст. 9 говорилось, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских, но при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Как видно в приведенных выдержках из законов ¹ 129-ФЗ и ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», для путевого листа, как первичного документа, изменилось немногое: добавилось требование к расшифровке подписей лиц, заверяющих внесенные в документ изменения.
Рассмотрим данные изменения на примере путевого листа, составленного диспетчером. При исправлении в путевом листе, например, показаний спидометра на начало или конец рабочего дня диспетчер указывает дату внесения изменений, свою фамилию и инициалы, заверяет внесенные изменения своей подписью.
При внесении изменений в путевой лист следует обратить внимание на отсутствие следующих возможных ошибок:

Ошибка ¹1
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и расшифровки подписи лица составившего документ, в частности диспетчера. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их составившие и подписавшие.
Ошибка ¹2
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и подписи лица, составившего документ. Такое изменение путевого листа является не действительным и, как следствие, не действительным становится весь документ.
Ошибка ¹3
Отсутствует расшифровка подписи лица, составившего документ.
Ошибка ¹4
В разделе данных о возврате автомобиля не изменена фамилия и инициалы водителя, для исправления ошибки следует внести дополнительное изменение в раздел данных о возврате автомобиля, которое устранит противоречие в данных о водителе автомобиля, на который выписан путевой лист.
Ошибка ¹5
Отсутствует подпись лица, составившего документ.
Ошибка ¹6
Изменение, внесенное в путевой лист, не содержит информации о лице, составившем документ, и не подтверждено подписью данного лица. Согласно ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить изменения и заверять их подписью с указанием расшифровки, могут только лица, составившие данный документ.

Таким образом, при внесении изменений в путевые листы нужно руководствоваться ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и обращать внимание на отсутствие рассмотренных ошибок.