График отпусков образец заполнения. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать

График отпусков – это документ, который содержит сведения о предполагаемых датах отпусков всех работников организации. Его наличие и порядок составления регламентированы трудовым законодательством РФ.

График отпусков: ТК РФ

График отпусков должен быть в наличии у всех работодателей. Прямого указания на это в законодательстве нет, но такой вывод можно сделать из положений статьи 123 Трудового Кодекса РФ. В ней об этом документе говорится следующее:

• график является основанием для предоставления отпусков работникам компании;
• его нужно утвердить не позже, чем за две недели до начала нового года;
• дат, указанных в графике должны придерживаться обе стороны трудовых отношений.

В график вносятся все отпуска, которые положены работнику без согласования с работодателем и в предоставлении которых он не может отказать работнику.

График отпусков: форма Т-7

Для составления этого документа обычно используют унифицированную форму Т-7. График отпусков может также составляться и на бланке, который компания разработает самостоятельно, поскольку в настоящее время использовать унифицированы формы не обязательно.

Если образец графика отпусков на 2018 год предприятие будет составлять самостоятельно, то разработанный бланк обязательно нужно утвердить приказом по организации.

Но чаще для составления графика отпусков применяют унифицированную форму, которая является самой удобной для отражения информации.

График отпусков: образец заполнения 2018

Скачать заполненный образец можно . Унифицированная форма графика отпусков на 2018 год будет заполняться в три этапа:

1. заполнение данных об организации и о составляемом документе;
2. заполнение данных о работниках и запланированных датах отпусков;
3. заполнение графика в ходе работы: фактические даты отпусков, перенос, изменение и т.д.

Заполнение титульной части

Титульная часть включает в себя следующие реквизиты:

• полное наименование юридического лица;
• мнение представительного органа. Если на предприятии его нет, то отведенное для этого поле оставляют незаполненным;
• гриф утверждения руководителя. Ставится его подпись с расшифровкой и наименование должности. Место под печать здесь не предусмотрено, но согласно правилам составления деловых бумаг, гриф «Утверждаю» заверяется печатью;
• дата утверждения, проставляется с учетом установленных сроков;
• наименование документа и его реквизиты: номер, дата составления и период (год) на который он составлен.

Только при заполнении всех реквизитов график отпусков будет иметь силу юридического документа и его можно использовать при спорах с работниками.

Заполнение информации об отпусках

На втором этапе заполняется непосредственно график отпусков. Бланк этого документа представляет собой таблицу, разделенную на следующие колонки:

1. структурное подразделение, сюда данные вносятся, только если на предприятии есть разделение на отделы. Можно поставить сокращенное наименование предприятия;
2. должность, на которой числится работник.
   

   Обратите внимание! Если один человек работает на двух должностях (совместительство), то его вносят в график дважды.

3. полное ФИО работников фирмы;
4. табельный номер, в том случае если он есть;
5. количество календарных дней отпуска. Здесь проставляется продолжительность всех отпусков, только цифрами, поскольку единица измерения (дни) уже установлена в шапке таблицы.

Примеры заполнения:

• «28» (основной оплачиваемый отпуск);
• «28 + 5» либо «28,5» (основной и дополнительный отпуска).

1. дата отпуска по плану. Должно быть указано конкретное число, а не просто месяц. Если работник дробит отпуск, или ему положено несколько, то в скобках около даты можно давать пояснения. Можно также указывать начальную и конечную дату отпуска.

Примеры заполнения:

• «с 01 октября (основ.), с 01 декабря (доп.)»;
• «с 01.10.2018 по 28.10.2018, с 01.12.2018 по 05.12.2018 (доп.)»;
• «с 01 июня (14 дн.), с 01 сентября (14 дн.), с 01 декабря (доп.)»;
• «с 01.06.2018 по 15.06.2018 года, с 01.09.2018 по 14.09.2018 года, с 01.12.2018 по 01.12.2018 года (доп.).

Столбцы с 1 по 6 заполняются при составлении графика. Все остальные в ходе работы, в течение года.

После составления таблицы ставится подпись работника, который оформил график.

Изменения и дополнения графика отпусков

В столбцы с 7 по 10 вносится следующая информация:

1. Дата, когда работник фактически отгулял отпуск, она может не совпадать с той, которая указана в колонке 6.
2. Основание для перенесения отпуска. Сюда вносится наименование и реквизиты документа, согласно которому запланированная дата была изменена.

Пример заполнения:

• Заявление А.А. Кубикова от 12.03.2018 года;
• Приказ от 15.06.2018 года, № 45-К.

1. Вносится предполагаемая дата переноса, она должна быть указана в документе-основании.
2. Примечание. Данный столбец можно не заполнять, либо делать в нем различные пометки (уволен, внешний совместитель, отпуска отгуляны в полном объеме и т.д.).

График отпусков представляет собой сводную таблицу с датами предоставления отдыха всем работникам компании. Составляется он, как правило, на унифицированной форме Т-7. Ее бланк скачать можно по ссылке, приведенной выше.

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Компания вправе разработать собственный шаблон-образец, график отпусков утверждать по этому документу. Но его реквизиты должны обязательно совпадать с теми, которые включает унифицированная форма Т-7 график отпусков, бланк которой утвержден Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.

Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)

Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения

Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно .

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый не идет в отпуск в 2019-м, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике	Комментарий
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик» Приказ № 93 о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

- период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска	Буквенный код	Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)	ДБ	18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста	ОЖ	15
Оплачиваемый учебный отпуск	У	11
Неоплачиваемый учебный отпуск	УД	13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

1 2 3 5 6 48

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого отработано за I половину месяца
4
1	Петрова Елена Федоровна, бухгалтер	054	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	Я
			8	8	8	8	8										8

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .

Трудовое законодательство Российской Федерации требует своевременного оформления и ведения графика отпусков, как одного из важнейших документов в кадровом документообороте. Данная статья позволит работодателям подготовиться к новому календарному году и своевременно оформить график отпусков с учётом соблюдения всех законодательных норм и правил в 2018 году.

Для чего необходим график отпусков?

График отпусков является одним из важнейших документов в кадровом делопроизводстве, качественно позволяющий регулировать отпускные периоды сотрудников с учётом потребностей и возможностей организации, соблюдая при этом нормы трудового законодательства в части права работников на ежегодный отдых.

График отпусков в обязательном порядке должен быть там, где есть коллектив. Правовая форма в данном случае значения не имеет. Это может быть юридическое лицо (организация), так и физическое лицо (ИП).

График отпусков является унифицированной формой № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, но в действительности организация имеет право самостоятельно принимать решение заполнять указанную форму № Т-7 или разработать собственную, адаптированную для конкретной организации, форму документа (см. → ).

Ответственность наступает за отсутствие графика отпусков, а не за выбор той или иной формы документа.

Кто несёт ответственность за оформление графика отпусков?

Ответственность за наличие графика отпусков лежит на работодателе, который, в свою очередь, наделяет полномочиями за своевременное формирование графика специалистов кадровой службы.

Работники, имеющие преимущество в выборе периода отпуска

При составлении графика отпусков необходимо учитывать права отдельных категорий работников на предоставление им ежегодных отпусков:

Категория работников	Особые условия	Нормативный акт
Мужчины	Ежегодный отпуск предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя	ст. 123 ТК РФ
Лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях	Полное или частичное соединение ежегодных оплачиваемых отпусков	ст. 322 ТК РФ
Работающий родитель (опекун, попечитель)	Ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до восемнадцати лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка.	ст. 322 ТК РФ
Родитель (опекун, попечитель, приемному родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по желанию родителя в удобное для него время.	ст. 262.1 ТК РФ
Работники в возрасте до восемнадцати лет	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время	ст. 267 ТК РФ
Почётный донор России	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для него время.	ст. 23 Федеральный закон от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов» (с изменениями и дополнениями)
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и граждане, являющиеся полными кавалерами ордена Славы		ст. 9 Закон РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» (с изменениями и дополнениями)
Граждане Российской Федерации, оказавшиеся в зоне влияния неблагоприятных факторов, возникших вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС 26 апреля 1986 года, либо принимавшие участие в ликвидации последствий этой катастрофы.	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время.	ст. 14 Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (с изменениями и дополнениями)
Граждане Российской Федерации, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время.	ст. 2 Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» (с изменениями и дополнениями)
Супруги военнослужащих	Отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих	ст. 11 Федеральный закон от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изменениями и дополнениями)

Как внести в график отпусков данные нового сотрудника?

В случае, если график отпусков утверждён за 2 недели до наступления следующего года, а в начале нового года принят новый сотрудник – работодатель обязан учесть право работника на получение отпуска после 6 месяцев работы (ст. 122 ТК РФ).

В данном случае возможно 2 пути решения вопроса:

• составить к графику отпусков приложение, где будет указан период, когда вновь принятый работник будет находиться в ежегодном оплачиваемом отпуске;
• издать приказ о ежегодном отпуске на основании заявления работника.

Как внести изменения в график отпусков?

В соответствии со ст.123, 124 ТК РФ возможны случаи переноса ежегодного оплачиваемого отпуска по ряду причин:

Для того, чтобы внести изменения в график отпусков – необходимо издать приказ «О внесении изменений в график отпусков», где будет отражена новая реальность.

График отпусков на 2018 год

Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утверждён работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

График отпусков на 2018 год должен быть утверждён работодателем не позднее 17 декабря 2018 года.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков относится к категории нарушения трудового законодательства и влечёт за собой административные санкции (ст.5.27 КоАП РФ):

Категория нарушителя	Административное наказание
Должностное лицо	Предупреждение или штраф 1000-5000 рублей.
	Штраф 1000-5000 рублей
Юридическое лицо	Штраф 30000-50000 рублей
При повторном нарушении
Должностное лицо	Штраф 10000-20000 рублей или дисквалификация на 1-3 года
Индивидуальный предприниматель	Штраф 10000-20000 рублей
Юридическое лицо	Штраф 50000-70000 рублей

Вопросы и ответы

1. Обязательно ли учитывать мнение работников при формировании графика отпусков?

Ответ: Если сотрудник не относится к категории особых сотрудников, указанных в разделе «Работники, имеющие преимущество в выборе периода отпуска» – работодатель имеет право не учитывать его мнение при составлении графика отпусков.

1. Обязательно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

Ответ: Работодателю настоятельно рекомендуется знакомить работников с графиком отпусков, хотя законодательством Российской Федерации этот момент чётко не описан. Но во избежание спорных ситуаций ознакомить работников под подпись всё же необходимо.

1. Обязаны ли мы включать в график отпусков совместителей?

Ответ: График отпусков предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска абсолютно всем работника, в связи с чем включать в график отпусков необходимо как основных работников, так и совместителей.