Форма СЗВ-М: бланк и образец заполнения. Форма сзв-м (ежемесячный отчет в пфр) - скачать бланк формы Сзв м за сентябрь изменения

Наша статья поможет быстро сориентироваться с заполнением и своевременной сдачей формы СЗВ-М за сентябрь 2017 года. На что обратить внимание при заполнении этого отчёта в ПФР? Какой бланк использовать? Что с электронным форматом? Кому и в какой ситуации заполнять СЗВ-М, а кому нет? Рассказываем об этом отчёте в ПФР за первый осенний месяц. Также приводим образец заполнения, который можно скачать.

Кто обязан сдать за сентябрь

Задача представить в ПФР форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года стоит перед всеми работодателями-страхователями. В частности, это:

• компании и их подразделения;
• частные предприниматели (у которых есть работники и/или подрядчики);
• адвокаты, детективы, нотариусы и иные специалисты частной практики.

Кого указывать

В составе формы СЗВ-М за сентябрь 2017 года сотрудники ПФР должны увидеть информацию обо всех физических лицах, которые с 01 по 30 сентября включительно выполняли работу на основании трудовых соглашений. И не имеет значения:

• вела ли фирма (ИП) по факту деятельность в сентябре;
• были ли в сентябре начисления и выплаты в адрес «физиков».

Если же физлица выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового толка, то не запутайтесь. В 2016 году было ПФР было издано разъяснение, что данные по таким сотрудникам нужно включать при одновременном соблюдении 2-х условий (письмо от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581):

1. Исполнителям выплачено вознаграждение;
2. На сумму вознаграждения начислены взносы.

Однако по состоянию на середину 2017 года ПФР считает так: если в сентябре 2017 года вознаграждение по договору гражданско-правового характера вы не выплачивали и, соответственно, взносы на него не начисляли, то в форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года таких внештатников всё равно следует включить.

Чтобы понять – включать или не включать конкретное застрахованное лицо в СЗВ-М – необходимо исходить из следующего:

1. Какой вид договора заключен.
2. Действовал ли договор в отчетном месяце (если хотя бы 1 день, то включать в СЗВ-М нужно).
3. Не имеет значения в отчетном периоде – сентябре 2017 года – наличие фактов начисления и выплаты з/п (вознаграждения) по данному договору, а также фактов начисления взносов.

Каков срок сдачи

Напомним, что с 2017 года был смещен на 5 дней вперёд крайний срок представления СЗВ-М: с 10-го на 15-е число следующего месяца после отчетного месячного периода (ст. 11 Закона <О персонифицированном учете ПФР˃ № 27-ФЗ).

В итоге для сдачи СЗВ-М за сентябрь 2017 срок таков: не позднее 15 октября 2017 года. Однако это будет выходной день – воскресенье. Поэтому действует правило переноса на ближайший рабочий день.

Таким образом, сдать в подразделение ПФР отчет СЗВ-М за сентябрь нужно не позднее 16 октября включительно:

Если срок сдачи СЗВ-М за сентябрь 2017 года пропущен, страхователя оштрафуют на 500 рублей. Причем за каждого сотрудника, который должен быть заявлен в этой форме.

Если сдать дострочно

Представить форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года можно и досрочно. То есть, уже в сентябре. По закону дожидаться крайнего срока сдачи СЗВ-М за сентябрь 2017 года совсем необязательно.

При досрочной сдаче СЗВ-М за сентябрь 2017 года есть вероятность, что уже сданную в ПФР форму нужно будет уточнить. К примеру, когда новый человек принят на работу в последний день сентября, когда СЗВ-М уже сдана.

Форма бланка

Внешний вид формы СЗВ-М в 2017 году никак не изменился. Нужно по-прежнему использовать бланк, утвержденный постановлением Правления ПФР от 01 февраля 2016 года № 83п. Выглядит он так:

Традиционно форма СЗВ-М за сентябрь 2017 года состоит из 4-х разделов:

1. Реквизиты страхователя.
2. Отчетный период.
3. Тип формы.
4. Сведения о застрахованных лицах.

Скачать бланк СЗВ-М для отчета за сентябрь 2017 года на бумаге с нашего сайта можно по следующей ссылке.

Электронный формат

С 08 января 2017 года действует постановление ПФР от 07.12.2016 № 1077п, которое утвердило электронный формат сведений персонифицированного учета по форме СЗВ-М. Этот нормативный документ фонда содержит основную техническую информацию для отправки СЗВ-М за сентябрь 2017 года в электронном виде.

Вариант правильно сформированного имени файла для отправки СЗВ-М примерно такой:

Электронную СЗВ-М создают в формате XML в кодировке UTF-8.

Подробно ознакомиться со всеми техническими нюансами на нашем сайте можно здесь.

Чтобы подготовить электронный отчёт, с официального сайта ПФР – www.pfrf.ru – в разделе «Работодателям» бесплатно скачайте последнюю версию модуля проверки. СЗВ-М за сентябрь 2017 года можно перед отправкой в фонд проанализировать с помощью этого софта. Вот точная ссылка .

Нулевая форма: позиция ПФР

Нужно ли сдавать нулевой отчет СЗВ-М за сентябрь 2017 года? Вопрос интересный и спорный.

Гендиректор

Не нужно включать в СЗВ-М за сентябрь 2017 года единственного директора – учредителя. Об этом говорят разъяснения ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356 и Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587. Но только при соблюдении 2-х условий:

1. С ним не заключен трудовой контракт.
2. Он не получает никаких выплат от организации.

То есть: если в сентябре с директором не был заключен трудовой договор, и он не получил никаких выплат, то форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года таким фирмам без персонала можно вообще не сдавать.

Заметим, что ранее Пенсионный фонд настаивал: компания обязана сдавать СЗВ-М на единственного учредителя, даже если с ним не заключала трудовой или гражданско-правовой договор (письмо от 06.05.2016 № 08-22/6356). Поэтому до сих пор некоторые бухгалтеры предпочитают подстраховаться и всё же сдавать СЗВ-М с одним директором. Это, в принципе, не запрещено.

Отделение ПФР обязано принять СЗВ-М за сентябрь 2017 года, даже если в ней показан лишь один директор и с ним нет никакого договора.

Заполнение формы

Заполнение формы СЗВ-М за сентябрь 2017 года не имеет принципиальных особенностей. Только в поле «Отчетный период» укажите код месяца – «09». Он показывает, что вы сдаёте именно сентябрьский отчет. В остальном – всё стандартно. Далее приведен образец заполнения этой формы за сентябрь 2017 года:

Порядок сдачи

Форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года можно сдать в электронном виде или на бумаге (см. таблицу).

Штраф за сдачу СЗВ-М не в положенном виде – на бумаге/электронно – составляет 1000 рублей.

Копии сотрудникам

С 2017 года копии всех форм отчетности в ПФР работодатель обязан выдавать физлицам в следующие сроки (новая редакция п. 4 ст. 11 Закона <О персонифицированном учете ПФР˃ № 27-ФЗ):

• не позднее 5 календарных дней – с момента обращения лица (это общий случай);
• в день увольнения или расторжения гражданско-правового соглашения.

В форму СЗВ-М должны быть внесены сведения о сотрудниках, которые работают на вас как предпринимателя или на вашу компанию на основании официальных договоров — трудового, гражданско-правового или ученического. Внесение не зависит от того, вела ли компания или ИП деятельность в отчетном периоде, вам в любом случае нужно застраховать всех сотрудников и предоставить информацию о них в ПФР. Также имейте в виду, что у СЗВ-М нет нулевой формы. Так что этот отчет обязателен для любого работодателя:

• для российских и иностранных организаций, работающих на территории РФ, и их обособленных подразделений;
• для предпринимателей;
• для специалистов, ведущих детективную, адвокатскую или нотариальную деятельность, если в штате есть работники.

Предприниматели, которые работают без работников, не сдают СЗВ-М. Данные за себя в отчет включать не нужно (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Начиная с марта 2018 года в СЗВ-М нужно включать директора, если он единственный участник и собственник имущества организации.

Сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году

Данные нужно подавать каждый месяц. Если страхователь хочет, например, сдать информацию в Пенсионный фонд России за октябрь, то нужно это сделать до 15 ноября — это новое число определено в пункте 2.2 статьи 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если 15-е число месяца (после отчетного) выпадает на выходной, то сроки сдачи продлеваются до первого последующего рабочего дня.

Точные даты сдачи СЗВ-М и других отчетов в 2019 году можете посмотреть в нашем бухгалтерском календаре . Сроки сдачи отчетов за 2019 года с учетом выходных:

• за январь — до 15 февраля;
• за февраль — до 15 марта;
• за март — до 15 апреля;
• за апрель — до 15 мая;
• за май — до 17 июня;
• за июнь — до 15 июля;
• за июль — до 15 августа;
• за август — до 16 сентября;
• за сентябрь — до 15 октября;
• за октябрь — до 15 ноября;
• за ноябрь — до 16 декабря;
• за декабрь — до 15 января 2019 года.

Региональные отделения ПФР могут выставить графики сдачи отчетов для компаний. Такие графики есть во Владимирской, Новосибирской и Еврейской автономной областях. Особое внимание на график нужно обращать тем, кто сдает бумажный отчет. ПФР считает, что так спасает бизнесменов от очередей. За нарушение графика отделения нет штрафа — главное, отчитаться до 15 числа.

Отчет нужно сдать до 15 числа, но закон разрешает сделать это раньше срока. Однако, нельзя сдавать отчет раньше, чем кончится отчетный месяц. Иначе, ПФР вышлет отрицательный протокол. Это нужно, чтобы избежать неполного отчета: вы сдаете отчет 25 октября и в последние дни месяца принимаете на работу еще одного сотрудника.

Как и куда сдавать СЗВ-М в 2019 году?

Правило остается неизменным с 2016 года. Если в компании или у ИП 25 сотрудников и больше, сдавать отчет надо в электронном формате с электронной подписью. Если меньше 25 — можно сдать на бумаге. По обоим вариантам сроки одинаковые — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. За неверную форму отчета вас оштрафуют на 1 000 рублей, поэтому не забудьте перейти на электронный формат, когда возьмете на работу двадцать пятого сотрудника. В Контур.Бухгалтерии вы можете автоматически сформировать электронный СЗВ-М и быстро его отправить, если данные на сотрудников ранее были внесены в систему.

Сдать СЗВ-М нужно по месту жительства ИП или по месту регистрации компании. Если у организации есть обособленные подразделения с сотрудниками — сдайте отчет по месту регистрации обособки.

Как и когда корректировать СЗВ-М в 2019 году?

В ответ на отчет СЗВ-М вам могут направить уведомление с кодом ошибки 50, 20 или 30. Код 50 означает, что отчет не принят. Код 30 и 20- что принят частично. Всего Фонд может выявить 14 ошибок, они перечислены в таблице 7 постановления Правления ПФР от 07.12.2016г. №1077п.

Для каждой ошибки свои правила корректировки. В ответ на ошибку 50 нужно сдать отчет заново, а по недочетам, установленным кодами 20 и 30, — отправить дополняющий отчет. Для того чтобы исправить ошибку у вас есть 5 рабочих дней со дня получения уведомления.

Отчеты СЗВ-М делятся на три типа: исходный (код «исхд»), дополняющий (код «доп») и отменяющий (код «отм»). Исходный сдают в первый раз, дополняющий — если после подачи исходного произошли изменения, которые нужно учесть в отчете, и отмененный — если вы совершили ошибку и хотите отменить отчет.

Чтобы исправить ошибку с кодом 30 сначала подайте отменяющую форму на тех сотрудников, по которым были ошибки в отчете. Информация должна быть в исходной форме (с ошибкой). А затем подайте дополняющую форму на этих работников с исправленными данными.

Чтобы исправить ошибку с кодом 20 (неверный ИНН) сдайте дополняющую форму с исправленным номером налогоплательщика.

Будьте внимательны, составляя отчет. С 1 октября 2018 года вновь изменились правила, по которым надо исправлять информацию в отчете.

Если ПФР направит вам уведомление об ошибке, вы можете подать дополняющий отчет в течение 5 дней только по тем сотрудникам, которые указаны в уведомлении. При этом неважно, кто нашел ошибку раньше — Вы или Фонд. За каждого сотрудника, по которому не поданы данные, вас оштрафуют на 500 рублей. Кроме того, директор тоже может получить штраф — от 300 до 500 рублей.

Какие разделы входят в СЗВ-М в 2019 году?

Всего в отчете четыре раздела. Что в них должно быть?

• Раздел 1 : сюда вносятся реквизиты страхователя: наименование организации, номер регистрации организации в Пенсионном фонде, ИНН, КПП.
• Раздел 2 : информация об отчетном периоде.
• Раздел 3 : выбирается тип формы (исходная, дополняющая или отменяющая).
• Раздел 4 : заносятся сведения обо всех застрахованных сотрудниках — ФИО, СНИЛС и ИНН.

Сдавайте СЗВ-М в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит отчет и проверит его перед отправкой. Отчитывайтесь онлайн, ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату, обменивайтесь электронными документами с контрагентами и контролируйте финансы компании прямо в сервисе. Первый месяц работы — бесплатен для всех новых пользователей!

В мае 2016 года многие компании и предприниматели, выступающие страхователями при пенсионном обеспечении, сдали впервые новый отчет в ПФР, содержащий сведения обо всех застрахованных лицах - работниках организации. Для этой отчетности специально утверждена постановлением форма СЗВ-М. Законодательством предусмотрена обязанность ее подавать на регулярной основе.

Согласно нормативным актам ее необходимо оформлять всем хозяйствующим субъектам, в штате которых имеются наемные работники. К ним относятся как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели. При этом ИП, не выступающие работодателями освобождены от такой обязанности.

Страхователь должен подавать соответствующие сведения даже на лиц, с которыми заключены договора гражданско-правового характера, если он осуществляет начисление взносов в ПФР с их вознаграждения.

Отчет СЗВ-М сдается также организациями, деятельность в которых не ведется или у них отсутствуют работники вообще. В соответствии с законом у них всегда есть хотя бы один наемный сотрудник, которым выступает руководитель компании, очень часто он же единственный учредитель.

Основной целью ввода этой формы отчетности со стороны государства было получение возможности отслеживание работы вышедших на пенсию людей. В настоящее время же отчет подается абсолютно на всех работников независимо от их возраста.

СЗВ-М если нет работников

Данная форма не составляется предпринимателями, которые не поставлены на учет в ПФР в качестве работодателей и у них нет ни одного заключенного трудового или гражданского правового соглашения с физическим лицом.

В связи с особенностями осуществления определенных видов деятельности многие предприниматели работают в качестве юридических лиц. В них при регистрации они обозначили одного наемного работника - директора. Очень часто этому человеку, который, скорее всего, выступает еще и в качестве единоличного учредителя, не производятся никакие начисления и выплаты зарплат.

Важно! Однако, согласно действующим правилам такая компания все равно обязана в установленные сроки подавать данную форму. Нулевая отчетность СЗВ-М не предусмотрена.

Сроки сдачи СЗВ-М

Данный отчет является ежемесячным и должен представляться в органы ПФР регулярно в установленные законом сроки. В соответствии с нормами закона организациям и ИП нужно его сдать до десятого числа последующего за отчетным месяцем.

Впервые страхователи подавали форму по фактическим данным за апрель не позднее 10 мая текущего года. Для всех последующих установлены сроки:

• за май – до 15.06.2017;
• за июнь - до 15.07.2017;
• за июль - до 15.08.2017;
• за август - до 15.09.2017;
• за сентябрь - до 15.10.2017;
• за октябрь – до 15.11.2017;
• за ноябрь - до 15.11.2017;
• за декабрь - до 15.01.2017.

Важно! С 2017 года отчетность необходимо предоставлять так же ежемесячно, но не до 10 числа, а до 15 числа.

Компании могут сдавать отчет и ранее, в текущем месяце. Это не запрещено действующими нормами, но при этом они должны быть уверены, что до истечения данного периода в организации ни с кем не будет оформлен новый трудовой или гражданско-правовой договор.

Читайте также:

СЗВ М 2018 образец заполнения

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения.

Раздел 1

В разделе 1 записываются все данные о страхователе - индивидуальный номер, присвоенный в Пенсионном фонде, краткое название фирмы, коды ИНН и КПП.

Раздел 2

В разделе 2 нужно указать время, за которое подается форма. Код отчетного периода - это двузначный порядковый номер месяца, год – состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности при определении номера, в форме предусмотрены соответствующие коды и названия месяцев.

Раздел 3

В разделе 3 проставляется шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» – это исходная форма, т. е. та, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» – дополняющая форма. Данный код необходимо поставить тогда, когда исходный отчет уже был сдан, но его нужно дополнить другими сведениями. К примеру, человек вообще не был указан, или по нему были поданы неверные данные;
• «отм» – отменяющая форма. Этот код нужно использовать тогда, когда необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. К примеру, в форму были включены данные на сотрудника, который уволился, и в текущем периоде уже не работал.

Раздел 4

Раздел 4 - это таблица, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договора ГПХ . Она состоит из четырех столбцов. В первый записывается номер строки по порядку. Во второй - полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Далее проставляются личные номера - в строке 3 – СНИЛС, а в графе 4 – ИНН. Если у работника один из кодов отсутствует, то ячейку нужно просто оставить пустой, прочерк в таком случае не ставится.

Нет разницы в том, каким образом происходит внесение данных в таблицу - в алфавитном порядке по фамилии, или в разброс. Допустим любой способ.

Важно! Сюда нужно занести всех работников с договорами, независимо от того, получали они какие-либо перечисления или нет. Это значит, что в форму нужно включить сотрудников, которые находились в отпусках без содержания, по уходу за ребенком и т. д.

В конце отчета указывается должность руководителя, его Ф.И.О., дата заполнения, А сам он подтверждает правильность указанных сведений своей подписью.

Штраф за СЗВ-М

В случае непредставления отчета в установленные законом сроки, на работодателя будет наложен штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М. Он составляет 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не была отправлена информация. Это грозит серьезными санкциями для фирм с большой численностью работающих людей, поскольку опоздание с отчетом, содержащим 100 человек, будет караться штрафом в 50000 рублей.

Кроме этого, этот же штраф будет наложен и в том случае, если в отчете были представлены неполные или недостоверные сведения. Исчисляется он аналогично, за каждого работника с неправильными данными.

Здравствуйте, уважаемые предприниматели. Сегодня мы с вами поговорим о новом виде отчетности для всех работодателей, предоставляемой в Пенсионный фонд с 2018 года. Это отчет СЗВ-СТАЖ. Срок, когда СЗВ-СТАЖ нужно будет сдать с данными о стаже работников за 2018 год, определен законодателями до 1 марта 2019.

Отчет СЗВ-стаж: что это и кто его сдает

Данный отчет был разработан пенсионниками еще в январе 2017 г., но сдаваться впервые начал в 2018 году. До этого времени данные в ПФР представлялись лишь в исключительных случаях. К примеру, вы должны были выдавать в 2017 году копию СЗВ-СТАЖ на руки при увольнении сотрудника, а оригинал отправлять в Пенсионный фонд.

Почему же возникла необходимость в разработке дополнительного вида отчета? Дело в том, что начиная с 2017 г. единый расчет по взносам сдается в налоговую инспекцию, и Пенсионный фонд перестал получать данные о трудовом стаже ваших сотрудников. Поэтому и появилась новая отчетность. Кстати, отчет СЗВ-Стаж в чем-то немного схож с месячным СЗВ-М, к которому вы уже привыкли.

На основании данных отчета Пенсионный фонд получает сведения о работающих у вас пенсионерах, таким образом, корректируя индексацию их пенсий.

Что же за информацию содержит в себе эта новая форма СЗВ-СТАЖ? Если кратко ответить на поставленный вопрос — это дополнение к форме СЗВ-М, содержащее в себе сведения о стаже конкретного сотрудника, а также начисленных (уплаченных) страховых взносах.

Важно! Количество застрахованных лиц, представленное в форме СЗВ-СТАЖ, должно полностью совпадать с количеством лиц, отраженных в отчетах СЗВ-М в течение 2018 г.

Кто сдает СЗВ-СТАЖ? Этот отчет сдают все компании, имеющие наемных работников:

• юридические лица, в том числе имеющие обособленные подразделения;
• ИП, адвокаты, нотариусы.

ИП, нотариусы и адвокаты, не имеющие наемных сотрудников, освобождены от сдачи данной формы сведений о страховом стаже в ПФР.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ сдаются по итогам 2018 года. Срок сдачи отчетности - до 1 марта 2019 г.

Когда сдавался СЗВ-СТАЖ в 2018 году

В течение 2018 года бланк СЗВ-СТАЖ сдавался в следующих случаях:

• На уволенных сотрудников, о чем мы писали выше, другие работники в этот расчет не включались.
• Ваш сотрудник выходил на пенсию по возрасту.

Сдать форму в Пенсионный фонд нужно было в течение трех дней, со дня получения заявления от работника (пишется в произвольной форме) о выходе на пенсию. К примеру, сотрудник известил вас об этом 28.08 — до конца августа вы были обязаны представить СЗВ-СТАЖ на него.

Важно! Если в течение 2018 г. вы сдавали отчетность на работников, выходящих на пенсию с типом сведений «назначение пенсии», то по окончании года нужно эти данные продублировать, но уже в обычной форме СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». Сведения должны подаваться как на работающего пенсионера, так и на уволенного.

В 2019 году все вышеперечисленные случаи также будут служить поводом для того, чтобы сдать форму СЗВ-СТАЖ досрочно. Таким же образом нужно будет поступить и при реорганизации компании в форме присоединения, сдав отчет СЗВ-СТАЖ, не дожидаясь окончания календарного года.

Важно! Представить отчет в ПФР нужно в течение одного месяца после даты утверждения передаточного акта, но не позднее дня, когда будут поданы документы в налоговую для регистрации новой компании.

СЗВ-СТАЖ при ликвидации ООО и ИП

При отчет СЗВ-СТАЖ сдается в течение 1 месяца с момента утверждения промежуточного баланса. При СЗВ-СТАЖ представляется в ПФР в аналогичный срок, но не позднее даты внесения изменений в единый гос.реестр.

Инструкция по заполнению отчета СЗВ-СТАЖ

В отчете нужно отразить периоды работы ваших сотрудников, с которыми в истекшем году у вас были заключены:

• Трудовые договоры.
• Гражданско-правовые договоры.
• Договоры авторского заказа.

В том случае, если в отчетном периоде у вас не были заключены трудовые отношения с сотрудниками, то «нулевой» формат отчета СЗВ-СТАЖ представлять не нужно, т. е. при отсутствии стажа отчетность не сдается. В ней просто нет необходимости, так как процедуру контроля она все равно не пройдет. Отчет должен иметь хотя бы одну запись.

Если трудовые отношения все же были оформлены, но по ним не было выплат, то тогда отчет сдавать нужно. Отсутствие выплат по договорам не освобождает вас от обязанности сдавать отчетность по стажу работников.

По вышеуказанной причине при ликвидации компании СЗВ-СТАЖ сдается в течение месяца после даты утверждения промежуточного баланса, «нулевой» формат также не представляется.

Документ СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПРФ за №3-п от 11.01.2017. Общие правила его заполнения такие же, как и при формировании иных документов. Бланк можно заполнить как от руки, используя указанный ниже формат, так и помощи компьютера.

• Скачать бланк СЗВ-СТАЖ в формате Excel

Заполняя СЗВ-СТАЖ от руки, не забывайте соблюдать обязательный порядок заполнения:

• Данные вносятся темными чернилами, красный или зеленый цвет использовать нельзя.
• Если вы допустили ошибку, то придется заполнять лист заново.
• Вносить исправления в бланке, а также пользоваться корректором запрещено.
• При внесении в форму данных используйте только заглавные буквы .

Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ

В качестве примера заполнения бланка мы возьмем ИП, владеющего небольшим дизайнерским бюро и имеющего в своем штате наемных работников. Выполняя последовательные действия, вносим необходимые данные.

Раздел №1 «Сведения о страхователе»:

1. В поле «рег. номер в ПФР» пишем индивидуальный номер ИП, присвоенный пенсионниками.
2. Далее вносим — 12 знаков, поле КПП оставляем пустым. Если вы заполняете бланк с данными организации, то ИНН у вас составляет 10 знаков, а в поле КПП вносите присвоенный налоговиками номер, в зависимости от места ведения деятельности — по месту регистрации или в качестве обособленного подразделения.
3. В следующее поле заносим полную фамилию, имя, отчество предпринимателя. Организации вносят свое краткое имя, к примеру, ООО «Победа».
4. Далее разбираемся с верхним левым полем — «тип сведений». Выбирается поле, конкретизирующее цель подачи формы СЗВ-СТАЖ:

• Исходная версия будет означать, что данный отчет подается в ПФР первый раз.
• Дополняющая версия выбирается, если в отчет внесены изменения или дополнительные данные.
• Версия — Назначение пенсии. В этом случае в СЗВ-СТАЖе будут отражены сведения для назначения пенсии.

Переходим к разделу №2 «Отчетный период»:

Здесь все просто. Проставляем год, за который сдаем отчет. В нашем случае — это 2018.

Следующий к заполнению — раздел №3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»:

• Данные вносятся в табличном варианте, по каждому конкретному сотруднику с указанием ФИО и номера СНИЛС.
• В поле «Период работы» прописываются данные о стаже работника в течение отчетного года. Если сотрудник проработал целый год, то, соответственно, в клеточки проставляем первый и последний день календарного года - 01.01.2018; 31.12.2018. В иных случаях, к, примеру, при увольнении, записываем конкретное время работы сотрудника.
• В случае, если один и тот же работник был принят дважды в отчетном году — уволился, затем вновь трудоустроился, то второй период работы вносится под первым. ФИО в этом случае, повторно не прописывается.
• Если ваш работник собирается выйти на пенсию, то в полях проставляется ожидаемая дата.
• В столбце 11 вносим слово ДОГОВОР, означающее трудовые отношения с конкретным работником по договору подряда. Если все сотрудники отработали календарный год по трудовому договору, то тогда это поле не заполняем, оставляем его пустым. В том случае, если выполненная работа по договору подряда не оплачена, то в столбец 10 нужно проставить значение — НЕОПЛДОГ. По сотрудникам, с которым заключены только трудовые договоры, дополнительных расшифровок в столбце 10 не делаем. Оставляем это поле пустым.

Важно! Еще раз обращаем ваше внимание на то, что при заполнении бланка используем только ЗАГЛАВНЫЕ буквы.

• Выше мы рассмотрели пример заполнения столбца 11, если сотрудник проработал целый год, не находясь ни разу на больничном листе, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за детьми до 1,5 лет, а также в дополнительном отпуске.
• В случае, если вам необходимо внести дополнительные сведения в столбец 11, то руководствуйтесь разделом 2 «Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ», утвержденного ПФР 11.01.17 №3п. Приведем лишь самые основные:

«ВНЕТРУД» — период нахождения на больничном листе;

«ДЕТИ» — сотрудница в отпуске по уходу с ребенком от 0 до 1,5 лет;

«ДЛДЕТИ» — период нахождения в «декрете» с детьми от полутора до трех;

«ДЛОТПУСК» — ежегодный или дополнительно оплачиваемый отпуск;

«НЕОПЛ» — неоплачиваемые периоды. К примеру, простой по вине сотрудника, административный отпуск.

«КВАЛИФ» — период повышения квалификации сотрудника, с отрывом от производства.

В примере по заполнению формы СЗВ-СТАЖ мы показали как отразить страховые периоды по сотрудникам, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, на больничном листе, а также в «декретном» отпуске.

• При заполнении столбца 8 и 9 — «Территориальные и особые условия труда» проставляем специальные коды, руководствуясь вышеназванным Порядком заполнения формы. В случае, если вы не имеете документального подтверждения особых условий труда, то столбцы 9, 12, 13 не заполняйте!
• Если сотрудник уволен 31 декабря, то как это отразить в отчете СВЗ-СТАЖ? В этом случае, в графе 14 бланка СЗВ-СТАЖ проставляем знак Х.

Раздел №4 «Сведения о начисленных, а также уплаченных страх.взносах».

Раздел заполняется только тогда, когда вы сдаете отчет с признаком «Назначение пенсии», о чем вы указали в разделе 1. Он предназначен для внесения данных о сотрудниках, выходящих на пенсию. В этом разделе нужно ответить на два поставленных вопроса, заполнив соответствующие клеточки.

Раздел №5 «Сведения об уплате пенс. взносов по досрочным договорам негосударственного пенсионного страхования».

Раздел предназначен для внесения сведений на сотрудника, выходящего на пенсию. Дается расшифровка о периодах начисления и выплате взносов.

Мы разобрали самые основные моменты, как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ за 2018 год.

Скачать образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ

Ниже приводим образец заполнения данной формы:

• Скачать заполненный образец формы СЗВ-СТАЖ

Как заполнить форму ОДВ-1

Важно! Одновременно с отчетом СЗВ-СТАЖ сдаем опись ОДВ-1 , которая обобщает все данные основного документа.

• Скачать бланк ОДВ-1

Рассмотрим порядок заполнения формы:

• Верхние поля описи аналогичны СЗВ-СТАЖ — проставляются данные рег. номеров, наименование Страхователя.
• Опись может иметь три варианта. Соответствующее значение проставляем в нужной клеточке:

1. Исходное.
2. Корректирующее.
3. Отменяющее.

• Раздел 1 заполняется таким же порядком, как мы вносили данные в раздел 1 основного отчета.
• Раздел 2 имеет некоторую особенность. В нем два поля. В первом ставим О, а в поле, обозначающем год, записываем период, за который сдаем отчет. В нашем случае — 2018.
• В разделе 3 проставляем количество работников, на которых сдаются сведения в форме СЗВ-СТАЖ.
• В раздел 4 данные вносятся только в том случае, если представляются отчеты СЗВ — ИСХ или КОРР, имеющие отметку — ОСОБАЯ.
• Раздел 5 предназначен для работников, имеющих право на досрочные пенсионные выплаты.

Скачать заполненный образец ОДВ-1

• Скачать образец ОДВ-1

ВАЖНО! Не забудьте подписать, проставить дату сдачи, печать (при наличии), как основного отчета, так и описи.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника, выдача справки

При ему на руки нужно выдать выписку из отчета СЗВ-СТАЖ. Оригинал же направляется в пенсионный фонд, причем отчет будет содержать данные только уволенного сотрудника, других в него вносить не нужно. Что еще нужно учесть при заполнении бланка:

• Отчет будет иметь тип «Исходный». Отчетный период равен году увольнения.
• В графу «Период работы» будем вносить дату начала и окончания работы сотрудника в году увольнения. Если он работает с начала года, то начальный период будет - 01.2018, окончательный - момент увольнения сотрудника.
• Повторимся еще раз. Если сотрудник увольняется 31 декабря отчетного года, то в графе 14 проставляется знак — «Х».
• Разделы 4 и 5 в данном случае заполнять не нужно.

Куда и как предоставляется отчет СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ сдается в отделение Пенсионного фонда:

• Юрлицами: по месту нахождения компании.
• Обособленными компаниями: по месту их расположения.
• ИП: по месту проживания.

Для сдачи отчета предусмотрена два варианта:

1. На бумаге . Таким образом сдают отчет СЗВ-СТАЖ только те предприниматели, которые имеют в своем штате не более 25 сотрудников. Заполненный бланк отчета распечатывается в двух экз., делается опись ОДВ-1, данные о сотрудниках переносятся на карту памяти. На вашей копии отчета сотрудник ПФР делает отметку о принятии и копирует информацию с флешки.
2. Электронный формат. Таким образом сдают отчет предприниматели, у которых штат превышает двадцать пять человек. Отчет подписывается ЭЦП и отправляется в ПФР при помощи спец. оператора по передаче данных.

Шесть обязательных документов для увольняемых сотрудников

В последний рабочий день увольняемого работника обязательно выдайте ему следующие документы:

1. Справку СЗВ-СТАЖ.
2. Справку СЗВ-М.
3. Сведения о сумме заработка по форме Минтруда от 30.04.13 №182н (в ред. от 09.01.2017).
4. Выписку из «Расчета по страховым взносам», раздел 3.
5. Трудовую книжку.

Всегда помните о том, что нарушая порядок выдачи обязательных документов сотруднику, вы можете подвергнуться ненужным штрафным санкциям.

В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ

Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:

• В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
• Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
• Выбираем дату заполнения и отчетный год.
• Указываем тип представляемых сведений.
• Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:

• В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
• Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.

Скачать программу ПУ6 для заполнения СЗВ-СТАЖ .

Штраф за несдачу отчета СЗВ-СТАЖ

• Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
• Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
• Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
• За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
• Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).

И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:

• В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
• Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.

Заключение

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

Ошибка №1. Неверное имя файла

Имя файла должно соответствовать структуре, утвержденной ПФР. К примеру, в нем должен быть код территориального отделения ПФР. Когда хотя бы один элемент в названии файла отличается от нормы, отчет не пройдет.

Как исправить ошибку в имени файла отчета СЗВ-М за сентябрь 2017

Обновите свою учетную программу и выгрузите отчет заново. Тот же файл, который ранее не принял спецоператор, не отправляйте. Если просто поменять имя файла, то его внутренняя структура останется прежней. И его снова не примут.

Подобные ошибки возникают во время формирования отчета в учетной программе, которую вовремя не обновил производитель. Поэтому перед отправкой проверьте, корректно ли сформировалось имя файла.

Другой вариант – использовать бесплатные программы Пенсионного фонда РФ, которые можно найти на его сайте. К примеру, Документы ПУ 6 или ПД СПУ 2010.

Ошибка №2. Некорректно заполненный XML-документ

Проверяемый файл должен быть корректно заполненным документом. Код ошибки – АФ.КСФ.1.1.

У такой ошибки статус «50». Это значит, что расчет не примут и его нужно будет сформировать заново. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, то организацию оштрафуют.

Как должен быть заполнен XML-документ отчета

Любой файл с отчетом СЗВ-М должен соответствовать формату, указанному в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 7 декабря 2016 № 1077п. В нем подробное описание состава и структуры отчета.

Как исправить ошибку

Сверьте ваш отчет с требованиями к составу и структуре файла. К примеру, одна из возможных ошибок: учетная программа некорректно сформировала в файле номер территориального отделения ПФР. Исправьте ошибки в учетной программе и сформируйте отчет заново. Новый файл отправьте в фонд. Успеете сделать это до срока сдачи формы – избежите штрафа.

Тот же отчет, который прежде ПФР не принял, не отправляйте. Если имя файла в повторной отправке останется тем же, что раньше, проверочная программа фонда автоматически откажет в приеме.

Ошибка №3. Файл не соответствует XSD-схеме

Вы отправили электронный отчет СЗВ-М и получили от спецоператора уведомление об отказе в приеме с ошибкой:

Проверяемый файл должен соответствовать XSD-схеме. Код ошибки – АФ.СХ.1.1.

Где описана структура отчета СЗВ-М за сентябрь 2017

Любой файл с отчетом СЗВ-М – это набор допустимых элементов, каждый из которых должен быть на своем месте. Если порядок значений в файле нарушен, то такой файл не пройдет форматный контроль. Подробное описание состава и структуры отчета есть в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 7 декабря 2016 № 1077п.

Как исправить XSD-схему отчета

Сверьте ваш отчет с требованиями к составу и структуре файла. Зачастую причина в устаревшем формате. Обратитесь к разработчику учетной программы и попросите обновить ее. Если времени до срока сдачи отчета мало, то воспользуйтесь бесплатными программами, которые предлагает ПФР. Сформируйте отчет заново и отправьте в фонд.

Тот же файл, который в ПФР не приняли, не отправляйте! Если имя файла в повторной отправке будет прежним, то проверочная программа фонда автоматически откажет в приеме.

Ошибка №4. Электронная подпись в СЗВ-М не корректна

Отправили электронный отчет СЗВ-М и получили от спецоператора уведомление об отказе в приеме с ошибкой:

Электронная подпись должна быть корректной. Код ошибки – АФ.ЭП.1.1.

У такой ошибки статус «50». Это значит, что расчет не примут. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, то организацию оштрафуют.

Корректная подпись в отчете

Электронный СЗВ-М, как и другие отчеты, обязательно заверять усиленной квалифицированной подписью. Важно, чтобы подпись была выпущена уполномоченным удостоверяющим центром. Проверочная программа ПФР откажет в приеме отчета, если выявит, что подпись:

– недействительна;

– выдана неуполномоченным центром;

– принадлежит не тому, кто указан подписантом.

Как поставить правильную подпись

Проверьте реквизиты подписи отправленного отчета в личном кабинете на сайте спецоператора. Возможно, вы выбрали не ту подпись. Сформируйте отчет заново, подпишите корректной подписью и отправьте в ПФР.

Заново тот же файл, который фонд не принял, не отправляйте! Даже если переподпишете его правильно. В приеме файла с таким же именем проверочная программа ПФР России автоматически откажет.

Напомним, срок для СЗВ-М за сентябрь перенесен на день из-за выходных. Последний день, когда ПФР примет отчет без штрафов – 16 октября 2017 года.

См. https://www.glavbukh.ru/news/26344-oshibki-szvm-ne-primut