Эффективная планерка. Служебное совещание: секреты эффективного проведения

Большинство менеджеров по продажам умеют отлично общаться и продавать, но, к сожалению, стабильность, следование плану работ, анализ и разбор предпринятых усилий - не являются их сильной стороной. Если у менеджера в текущем месяце много заказов, он неминуемо расслабляется: начинает совершать меньше холодных звонков, перестает работать с «уснувшими» клиентами.

На планерках руководитель отдела продаж может отметить намечающийся спад в работе менеджера и довести до сведения сотрудника, что его отлынивание от работы замечено и поставлено на контроль. Разумеется, менеджеры будут всячески противиться участию в планерке, ссылаясь на то, что у них совершенно нет времени, и вот прямо сейчас горит сделка. Нужно понимать, что именно руководитель через планерки реализует функцию административного управления и организует планомерную, без спадов и авралов работу команды.

Как же организовать и провести планерку наиболее эффективным образом?

Время

Планерки нужно проводить с утра. Если рабочий день начинается с планерки, менеджеры перестанут опаздывать на работу, кроме того, планерка даст заряд для работы в течение дня.

Отчетность

На планерку менеджеры должны приносить свои отчеты за предыдущий день: журнал звонков и встреч и отчет по продажам. Первый документ показывает, как менеджер использовал рабочее время, второй - каких результатов он достиг. Часто даже на этапе подготовке к планерке менеджеру становиться очевидно, что он затрачивал усилия не в том направлении, а результативность его работы могла бы быть выше. Еще один документ, который менеджер готовит к планерке - список планируемых звонков и встреч. Это важно! Во-первых, готовый список говорит о том, что менеджер может приступать к работе сразу по завершении планерки, а во-вторых, руководитель может скорректировать этот список, выделить приоритеты.

Регламент

С одной стороны, планерка не должна превращаться в многочасовое собрание, с другой стороной формальный сбор на пять минут тоже не принесет своих результатов. При правильной организации вполне можно уложиться в полчаса. В начале планерки руководитель проверяет отчеты сотрудников, а в случае невыполнения плана (по звонкам, встречам или продажам) выясняет причину: ошибка, халатность или объективные обстоятельства. Работе каждого сотрудника дается объективная оценка. Это может быть простое устное замечание или похвала, главное, чтобы менеджеры по продажам чувствовали постоянный контроль со стороны руководителя - в этом случае они начинают работать на порядок лучше.

Планёрка – важная часть рабочего процесса. Однако она может как стать стимулом для сотрудника, опорным пунктом и трамплином, так и напрочь отбить всё желание работать. Как проводить совещания, чтобы «зажечь» подчинённых? Как сотрудникам вести себя на собраниях, чтобы потратить время с пользой?

Для чего нужны планёрки?

Около года я работала в редакции журнала о строительстве и домах. Издатель, она же владелец, очень любила планёрки. Мы собирались в её кабинете каждое утро на полтора-два часа и смотрели спектакль одного актёра. Озвученная цель данного собрания – рассказать, в какой стадии сейчас отношения с рекламодателями. Скрытая – объяснить, какие неудачники собрались за этим столом. Мне (редактору) и дизайнеру тоже нужно было присутствовать. «Освобождение» получала только бухгалтер: ей нужно было постоянно мониторить счёт на предмет поступления денег, которые никак не поступали. Потому что вместо работы мы сидели на планёрке.

Мы бы и рады были послушать, что о нас думает наш наниматель, и посмотреть, как она умеет продавать по телефону, но работа-то стояла. Дело в том, что деньги в редакции появятся в том случае, если менеджеры продадут рекламу. Чтобы назначить встречу с потенциальным рекламодателем, нужно до него дозвониться. А застать кого-то на месте реальнее всего было с 9 до 10, после народ расходился по своим планёркам, производствам и встречам. В общем, звонить нужно было как раз в то время, когда мы сидели в директорском кабинете.

Разорвать этот замкнутый круг не представлялось возможным. Нет, мы говорили, что менеджерам нужно к телефону, а редактор с дизайнером хотели бы вернуться к журнальным полосам. Мы много раз просили перенести планёрку на другое время. Но если собираться ради собрания, забыв про выгоду для компании, хорошие времена наступят нескоро.

1. Составьте план:

какова основная цель встречи: рассказать о нововведениях, выслушать мнения, решить проблему, собрать отчёты и пр.,

какие вопросы нужно обсудить в первую очередь,

что можно будет пропустить и решить в рабочем порядке, если не останется времени и т.д.

2. Определите цель

Сформулируйте запрос в формате результата. Не «обсудить проблему», а «выработать решение проблемы».

3. Зафиксируйте договоренности и закрепите ответственность со сроками

Если возникает предложение по решению, результатом совещания будет договоренность о том, какие будут шаги, кто берет на себя ответственность и в какие сроки.

4. Установите «удобное» время

Чтобы сотрудники не растягивали доклады, были более собранными и быстрее думали, назначьте совещание за час до обеденного перерыва или окончания рабочего дня. Затянут – пропустят обед или пойдут домой позже. А этого, понятно, никому не хочется.

5. Будьте ближе к народу

Если вы хотите добиться откровенности от подчинённых, выслушать, что они действительно думают по этому вопросу, сядьте среди них. Когда вы во главе стола, вы – начальник, и ваше мнение приоритетно. Когда вы сидите рядом с сотрудником, вы – коллега, готовый к совместному обсуждению и поиску решения.

Генеральный директор ООО «Складовка», сеть складов индивидуального хранения вещей (Self storage), skladovka.ru

Собрание всегда должно быть подготовлено руководителем с точки зрения вопросов, которые вы хотите обсудить. До начала лучше разослать повестку, по которой вы хотите получить ответ или организовать обсуждение. Собрание должно закончиться протоколом, где фиксируются принятые решения, срок исполнения и ответственные.

Каждое совещание проводится по принципу преемственности, чтобы люди понимали логику развития проектов и имели возможность дать обратную связь, сообщить о проблематике, которая возникла в процессе исполнения решений.

Очень полезны совещания на объектах, а не в кабинете руководителя. На месте сразу видно, что реально происходит на объекте, что нужно сделать для него, чтобы он достиг намеченных целей.

Рабочие встречи руководителя организации с представителями подразделений позволяют в итоге отслеживать, идет ли каждое подразделение и предприятие в целом к намеченной цели или отклоняется от нее.

Директор по развитию компании «ЦентрАгро»

В нашей компании совещания классифицированы: советы, комитеты, встречи, которые в свою очередь имеют чёткий временной регламент и повестку. Только ситуационные совещания по форс-мажорам не имеют заранее определенной повестки. К остальным готовятся документы заранее и рассылаются по почте заинтересованным сторонам.

На совещаниях установлены правила:

не перебивать друг друга;

не выходить;

выключать телефоны;

являться вовремя.

Эффективность совещаний повышается за счет подготовки и предварительной рассылки документов, чёткому расписанию совещаний для планирования рабочего времени работников.

Планёрки на расстоянии

С каждым годом становится всё больше компаний, которые отказываются от офисов и переходят на . Как же проводить планёрки, когда все сотрудники живут не только в разных городах, но и в разных частях света?

Наталья Одегова

Основатель онлайн-тренинг-центра 1day1step.ru

Раньше я работала в крупной корпорации. Сейчас все мои сотрудники из разных городов и даже стран, и мы очень много общаемся онлайн. Предыдущий опыт позволил взять лучшее, и изменить то, что было явно неэффективно.

Люди работают онлайн для того, чтобы иметь больше времени, поэтому все планёрки сильно короче и гораздо результативнее. Мы не собираем на встречу людей, которые не могут оказать влияния на решение вопроса, и значит, не расходуем их время зря. Планёрка проходит сжато и только по делу. Нередко это созвон по скайпу на 5-10 минут с обсуждением конкретного вопроса.

Есть показатели, которые мы регулярно мониторим, но по ним мы вообще не созваниваемся, а выкладываем новые данные в общий чат и принимаем решения, обсуждаем новые шаги по улучшениям.

По срокам: так как у нас вообще много свободы, то я никогда не выжимаю кратчайшие сроки в проектах «на развитие», а спрашиваю: «В какой срок ты веришь? За какой срок можешь отвечать?» Такой подход позволяет сотруднику осознанно взять на себя ответственность и с большим желанием и удовольствием поработать над задачей.

И очень помогают промежуточные контрольные точки, когда я заглядываю в процесс и смотрю, в правильном ли направлении двигаются дела.

Оставьте телефон, планшет и прочие гаджеты в кабинете. Не стоит брать любимую игрушку на встречу с руководством.

Помните, что на собрании действует тот же принцип, что и в школе. Кто внимательно слушает, кивает и задаёт уточняющие вопросы, тот молодец. А зачем нам быть молодцами на работе? Правильно – чтобы про нас вспомнили, когда будут распределять премию.

Еще одно школьное правило – «глаза в глаза». Когда хвалят, отправьте руководителю открытый взгляд. Посыпалась ругань, начинайте выискивать самую интересную чёрточку на столе или уделите внимание своей ручке.

Записывайте всё, вообще всё . Потом разберётесь, что пригодится, а что можно выкинуть. Во-первых, начальники очень любят, когда их конспектируют. Во-вторых, записи – запасной аэродром, если понадобится скрыться . Кстати, между перлами руководителя можно фиксировать свои мысли.

Активно высказывайте своё мнение, если это предусмотрено форматом планёрки. Даже если вы поделитесь банальностью, вы всё равно будете выглядеть солиднее на фоне молчащих и разглядывающих ботинки сослуживцев. Сейчас главное - показать, кто здесь самый активный участник.

Про сон, зевоту и отсутствующий взгляд даже не говорим. Вы и сами понимаете, что это неуместно.

Если совсем одолела скука, попробуйте работать в уме. Составьте список дел, подумайте о своем проекте глобально. Или просто помечтайте.

эффективно проводить совещания, чтобы «зажечь» подчинённых? Как сотрудникам вести себя на собраниях, чтобы потратить время с пользой?"/>

Планерки, оперативки и собрания – это неотъемлемая часть рабочего дня практически каждого сотрудника. Руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью самостоятельно проводить ежедневную планерку. Но как часто бывает, этому никто особо не учит. Поэтому часто возникает вопрос – как проводить планёрку?

Цели проведения планерки

Первое что необходимо сделать это определить цели, которые вы хотите достичь проведением планерки. Как правило основная цель таких совещаний – это создание единого информационного пространства среди всех сотрудников, как следствие достижение более высокой и слаженности работы. Планерки помогают решить следующие задачи:

1. Постановка целей и задач на команду;
2. Доведение общей информации до всего коллектива;
3. Решение общих вопросов;
4. Мотивация и вовлеченность персонала;
5. Обучение сотрудников, за счет передачи лучших практик;

Согласитесь, достижение таких целей представляет большой интерес для любого управленца. Поэтому практика планёрок столько распространена в бизнесе. Но добиться эффективности от собраний не так просто, важно придерживаться четко прописанному плану действий и готовиться к каждой планерке.

План проведения планерки

Итак, мы определили, что собрание штука важная и полезная, но, чтобы не превратить этот инструмент в очередную бесполезную пытку подчиненных, руководителю стоит подойти со всей серьезностью к подготовке планерки. Ранее мы обсудили цели проведения совещания, задача руководителя в зависимости от цели составить план проведения планерки. Естественно собрание для продавцов и для ТОП менеджеров будет кардинально отличаться друг от друга. Хотя сама структура проведения будет примерно одинаковой.

Очень важным моментов в проведении любого собрания, как можно быстрее давать возможность высказаться подчиненным. Желательно с первых минут вовлечь как можно больше участников планерки. Это поможет настроить команду.

Секреты успеха планерки

Самое важное! Чтобы собрание было интересное, вы должны к нему готовиться. Успех собрания зависит от нескольких важных факторов:

1. Информационная составляющая. Информация, которая доводиться на собрании должна быть полезной и интересной. Если информация скучная и однообразная, то делайте интересный способ подачи информации. Убирайте скучную и не полезную информацию;
2. Эмоциональная составляющая. Даже самая интересная тема может быть загублена неправильной подачей. Вспомните ваших преподавателей из университета, на каких-то лекциях вся аудитория спит, а на другие полный аншлаг.
3. Лидер, который проводит собрание. Чем авторитетнее ведущий, тем лучше его воспринимает аудитория. Если у вас авторитет не высок, внимательно работайте над 1 и 2м пунктами.

Правила проведения планерки

Опоздавшие сотрудники

На собрание всегда кто-то норовит опоздать. Такие сотрудники вносят большой деструктив и сними нужно отчаянно бороться. Прощу всего договориться предварительно со всеми участниками команды что мы делаем с опоздавшими. Есть несколько примеров: опоздавший приносит всем кофе или фрукты, опоздавший рассказывает анекдот, опоздавший поёт песню и т.п. Самое главное, чтобы правила все знали и все им следовали. Если правило продуманной и принятое коллективом, то вы сократите опоздания до минимума.

Одно и тоже время проведения собраний

Очень важно соблюдать чёткий график проведения собраний. Нет ничего хуже внеплановых собраний, это срывает планы подчиненных, не даёт им нормально подготовится. К таким собраниям отношение изначально негативное, что не располагает на рабочий лад.

О любом собрании нужно оповещать заблаговременно, лучше всего не менять даты и время собраний без лишней необходимости.

Не затягивать время собраний

Очень важно следовать таймингу, если вы определили, что собрание не должно длиться больше 30 минут, значит держите слово. Чем дольше собрание, тем оно менее эффективно. Если нужно решить сложные вопросы и требуется длительное время на проработку деталей, то создавайте рабочие группы компетентных сотрудников. Часто большая часть собрания тратиться на проработку организационных моментов, и большая часть слушателей вообще вылетает из диалога.

Говорит только ведущий

Часто наблюдаю картину, когда сотрудники бояться своего босса и в итоге собрание превращается в монолог диктатора. Как правило всё это происходит при гробовой тишине, а воздухе чувствуется напряженность. Директивный стиль управления не уместен на собраниях, он противоречит сути этого мероприятия. В идеале, на планерке должны высказаться все участники.

Обсуждение частных вопросов

Иногда один из участников планерки может попытаться использовать данное мероприятие для решения своего частного вопроса. Сотруднику публичная постановка вопроса как правило выгодна. Такой подход может превратить собрание в балаган. Поэтому нужно сразу пресекать подобные манипуляции и назначать время для решения частных вопросов.

Влияние собрания на работу

Всё о чём вы договорились на собрании должно выполняться и с вашей стороны. Если нет контроля, сотрудники быстро адаптируются и перестанут выполнять ваши распоряжения.

Как проверить эффективность собрания

Эффективность собрания достаточно легко проверить. Спросите ваших подчиненных что было на собрании? Через 5 минут после собрания, через 3 часа и на следующий день. Ответы на эти вопросы это обратная связь для организатора планерки. Если информации много, заставляйте сотрудников вести записи. Но фиксировать информацию в любом случае все должны.

2016 год – это время проверки компаний на прочность, и в связи с этим сейчас, как никогда раньше, необходимо ежедневно держать руку на пульсе своего отдела продаж. Представляю вашему вниманию несколько основ, соблюдая которые ваш отдел продаж станет более собранным и эффективным.

По-хорошему, в компании должны быть 2 встречи руководителя с менеджерами: первая – общая, на утренней планерке, вторая – индивидуальная, вечерняя встреча, во время которой руководитель тщательно вникает в результат деятельности своих людей, разбирает сложные ситуации, проводит индивидуальную мотивацию. Но сегодня речь пойдет именно об общей утренней планерке, которая является незаменимым инструментом для управления отделом продаж и поддержанием в тонусе своих сотрудников.

Цели утренней планерки:

1. Подведение итогов вчерашнего дня

2. Планирование рабочего дня

3. Контроль реальности достижения планов месяца и выработка плана “Б”

4. Обучение менеджеров на конкретных примерах с помощью деловой игры

5. Проверка уровня энергетики менеджеров и их дополнительный заряд, мотивация

То есть, для руководителя отдела продаж, планерка – это та лакмусовая бумажка качества его работы, которая поможет ему вовремя среагировать на ситуации, которые обычно приводят к невыполнению планов, ошибкам при общении с клиентами или увольнению менеджеров.

Итак, 10 Правил эффективной утренней планерки РОПа:

1. Периодичность.

Утреннюю планерку нужно проводить не от раза к разу, не тогда, когда у вас хорошее или плохое настроение, а ежедневно, в одно и то же время. Хорошая планерка будет ритуалом для начала работы, стартом активности менеджеров. У меня в практике много раз встречались примеры, когда плохо проведенная, или не проведенная вовсе планерка, рушила весь уклад дня менеджеров, портила настроение и убивала желание работать.

Во время утренней планерки менеджеры должны окончательно проснуться и поймать основную мысль: Стартуем!

2. Дисциплина

Эффективная планерка имеет четкую структуру, цели и тайминг (то есть, время, отведенное на планерку). Любое отклонение от структуры демотивирует менеджеров, соблюдение же общих правил – дисциплинирует и структурирует мысли.

Планерка должна начинаться и заканчиваться всегда вовремя. За 15 минут до начала планерки все должны присутствовать в офисе. Все чаепития – до планерки. После – только работа.

Менеджеры должны быть готовы к планерке, знать все свои текущие показатели и свои планы на день, а не считать цифры на калькуляторе, забирая время у всей команды, или отвлекаясь на подсчеты вместо того, чтобы слушать ту информацию, которую РОП хочет до всех довести.

Для качественной планерки, с деловой игрой, обычно достаточно 45 минут. Но, поверьте, эти 45 минут способны сэкономить массу времени в дальнейшем и принести гораздо больший финансовый результат.

3. Энергичность

Утренняя планерка – это зажигалка для глаз сотрудников.

Если планерка скучная, менеджеры заснут еще больше, и нужного эффекта вы не получите. Не размазывайте информацию, держите в голове цель и структуру, не давайте сотрудникам уходить с темы на тему, или задавать вопросы, которые касаются только одного.

Важно помнить, что планерка – это командная работа, а не утренние посиделки. Держите внимание каждого. Говорите только то, что касается всех.

4. Обучайте своих менеджеров постоянно!

Ежедневно, на вечерних встречах, вы выясняете у менеджеров, как прошел их день, какие у них были успехи, с какими трудностями они столкнулись, какие возражения клиентов не смогли обработать. Утренняя планерка позволяет вынести самые актуальные проблемы на общее обсуждение.

Для этого нужно, чтобы менеджер вкратце рассказал проблему, с которой он не смог справиться вчера, далее вы быстро повторяете теоретическую часть (например, блок «аргументация расчётным методом), и после этого устраиваете деловую игру, где роль клиента играет тот менеджер, который не справился с ситуацией. Далее, с помощью короткого мозгового штурма, всей командой накидываете варианты решения ситуации.

Особенно важно, чтобы каждый сотрудник команды принимал активное участие в поиске решений. Не давайте готовых ответов, самое эффективное обучение — не теория от руководителя, а нахождение идей через интерактивы.

Ежедневное обучение, дообучение и поддержка навыков менеджеров позволит вашим менеджерам постоянно развиваться, улучшать свои навыки продаж, не бояться трудностей «в полях».

5. Постоянно контролируйте запланированное

Планирование без контроля – деньги на ветер (с) старинная китайская мудрость

Думаю, здесь не нужно отдельно пояснять. Не проконтролируете раз, потом два – на третий менеджеры либо перестанут что-либо делать, либо начнут привирать.

6. Мотивация команды

Важно не просто обозначить результаты вчерашнего дня по всей команде в целом и по каждому в отдельности, но и обозначить лучших и худших за предыдущий день, и не бойтесь никого этим демотивировать – слишком маленькие временные промежутки используются, и у менеджеров каждый день есть шанс исправиться.

Используйте в качестве показателей не только финансовые (сколько продаж сделал, сколько денег принес), или показатели по активности (количество звонков, назначенных и проведенных встреч), но и качественные показатели (качество общения менеджера с клиентами). Можно как самостоятельно прослушивать звонки менеджеров, так же использовать отчеты отдела по контролю качества.

7. Конкретность в планах

Менеджер должен не просто рассказать о том, сколько продаж он сегодня закроет, сколько оплат соберет и сколько встреч сделает. Он обязательно должен подкрепить свои планы конкретными названиями компаний. Даже, если на сегодняшний день никаких ответов от клиентов у него не запланировано, менеджер должен рассказать, откуда он возьмет сегодняшний план, кому позвонит, к кому поедет, но компании должны быть названы, с четкими цифрами в деньгах и количестве.

Так же очень важно помнить, что ежедневный план менеджера должен отвечать достижению целей месяца. Если у вашего менеджера план на месяц – 1 000 000 рублей в оплатах, то он не может каждый день планировать собрать 20 000 рублей, так как такими темпами он план просто не сделает.

Ставьте амбициозные планы своим менеджерам. Если менеджер стесняется озвучивать амбициозный план, или ссылается на свое суеверие («не скажу, чтобы не сглазить», «я сейчас скажу больше, а ты мне вечером будешь мозг есть») – это нужно лечить, и чем раньше, тем лучше. Приучайте менеджеров к высоким планам, взращивайте их внутренние «лимиты».

Так же, менеджер должен верить в собственные цифры, не говорить «от балды», потому что надо, а четко понимать, что то, что он сказал – реально выполнимо и он знает, как на это влиять.

8. Проверьте готовность всей команды

Перед тем, как выпускать своих продажников в новый день, проверьте наличие у них всех ресурсов – как внешних (наличие презентационных материалов, визиток, баз для прозвона и пр.), так и внутренних – у всех ли горят глаза, или необходимо с кем-то остаться и дополнительно обсудить какие-то сложности, дать дополнительную индивидуальную мотивацию.

9. Мощный CTA в конце планерки

Придумайте какую-нибудь мотивирующую фразу, которая будет являться якорем для начала работы и давать дополнительный заряд энергии вашим менеджерам. Фраза может быть любая: «Команда, вперед!», или «Давайте сделаем это!», или «Все, погнали!»

Это так называемый якорь, который дает сигнал к тому, что все, утро закончилось, пора бежать и побеждать!

10. Визуализация

Обязательно внесите результаты планерки на доску показателей, чтобы менеджеры постоянно видели и свои результаты, и общий результат команды, а так же процент выполнения плана. Выглядеть такая доска может так:

И в качестве бонуса, чек-лист для оценки качества проведения утренней планерки для примера:

Как организовать и проводить утреннюю пятиминутку (оперативное совещание). Правила, советы, рекомендации. (10+)

Советы по проведению оперативного совещания

Оперативное совещание может быть очень эффективным управленческим инструментом, а может превратиться в мощный поглотитель рабочего времени, сильно снижающий эффективность работы. Как сделать, чтобы оперативка - пятиминутка приносила пользу, а не вред?

Цели планерки

Как часто нужно проводить планерку? Это зависит от того, ради чего мы ее проводим. Насколько быстро меняется ситуация, насколько часто необходимо проверять, выполняется ли план работ, и корректировать его.

Важно! На оперативном совещании невозможно принять сколько - нибудь ответственное решение, требующее проработки и обсуждения. Такие решения принимаются на более развернутых совещаниях. Их проведение описано в статье, на которую была ссылка выше. Планерка нужна для того, чтобы:

• либо убедиться, что все идет по плану,
• либо понять, что есть мелкие отклонения, которые могут быть решены в текущем порядке, путем советов или некоторой помощи отставшим,
• либо установить, что требуются более серьезные корректировки или новые проектные решения, назначить ответственных за проработку вопроса, подготовку и проведение полномасштабного совещания по указанному вопросу.

План, регламент оперативки

Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:

План работы . Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.

Регламент . На доклад каждого участника должно отводиться минимум времени. Обычно выделяется около пяти минут, но можно обойтись и меньшим временем. Могут быть частные случаи, когда, например, сотрудник докладывает новости. Ему нужно предоставлять время, исходя из объема новостей. На обсуждение выделяется столько же времени, сколько на доклад. Во время обсуждения можно задать уточняющие вопросы, давать короткие советы, договориться, что предстоит сделать сотруднику до следующей планерки. Если за отведенное на оперативке время обсудить вопрос не удается, то нужно запланировать его проработку после нее, с участием только тех сотрудников, которые имеют к вопросу отношение. Это позволит не отвлекать и не тратить время остальных, не имеющих к вопросу никакого отношения.

Протокол . Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.

Полезно ли оперативное совещание?

Правильно организованные пятиминутки позволяют:

• Всем сотрудникам быть в курсе хода работ.
• Каждому сотруднику четко представлять, что ему нужно делать прямо сейчас.
• Быстро диагностировать, когда сотрудник столкнулся с трудностями, оперативно помогать, советовать, подталкивать.

Пример протокола планерки

Я веду протокол в электронной таблице. В первом вертикальном столбце у меня перечислены все участники планерки. В первой строчке идут даты. На каждую дату берется два столбца. Первый заполняется на планерке в эту дату, а второй - на следующей планерке по итогам прошедшей недели одновременно с заполнением планов на следующую неделю. Первый столбец можно закрепить, а остальные постепенно сдвигать влево, чтобы видеть только прошлую и текущую даты. А если это необходимо, то можно посмотреть и предыдущие даты.