Доверенность на закупку товара образец. Доверенность от физического лица

Доверенность на получение товара или иных материальных ценностей – довольно значимый документ для многих организаций, который позволяет избежать многих осложнений и, банально, экономит время. Однако, составление документа имеет свои особенности, о них и пойдет речь в данной статье.

Документ, который дает право сотруднику организации выступать в качестве ее представителя при получении товара и других материальных ценностей, поставляемых по заказу или договору, называется доверенностью на получение материальных ценностей. Выдача подобной доверенности лицу, который не является сотрудником организации, не допускается.

Срок действия доверенности , как правило, устанавливается не более, чем на 15 дней, что напрямую зависит от возможности вывоза и получения товара по накладным, нарядам или счетам, т.е. документа, на основании которого она выдана. Кроме того, доверенность на получение товара может быть оформлена на один календарный месяц, если получение ТМЦ по доверенности выполняется в порядке плановых платежей.

Виды и форма доверенности на получение МТЦ

Данный документ широко вошел в практику деятельности российских компаний, он имеет унифицированную форму бланка М-2 и М-2а, каждый из которых требует правильного заполнения. Стандартной формой доверенности признается бланк М-2, а М-2а и используется лишь в тех случаях, когда получение товара у поставщика выполняется доверенным лицом организации на постоянной основе. Бланк доверенности М-2 состоит из отрывной части документа и корешка, который остается у бухгалтера организации, выписавшего документ, подшивается в отдельную папку и хранится в хронологическом порядке 5 лет вместе с другими подобными документами. Форма М-2а корешка не имеет, ее оформление регистрируется в специальном журнале.

Заполнение бланка доверенности на получение материальных ценностей

Важно! Обязательным реквизитом документа при заполнении является его дата. Если в доверенности не проставлена дата, то согласно п. 1 ст. 186 ГК РФ, она будет считаться недействительной! Также необходимо указывать номер доверенности и срок ее действия.

Основная часть документа заполняется по следующему принципу:

1. Графа «Организация» - прописывается полное или сокращенное наименование юридического лица, в соответствии с имеющимися учредительными документами, ее код по ОКПО.
2. Графы «Доверенность №» и «Дата выдачи» заполняется согласно последующему порядковому номеру документа и даты его составления, соответственно.
3. В графе «Доверенность действительна по…» прописывается последняя дата, когда документ можно использовать. Напомним, что, несмотря на , для этого документа стандартный срок действия составляет 15 дней или один календарный месяц при особых условиях.
4. Графа «Наименование потребителя и его адрес» заполняется в соответствии с учредительными документами организации, которая поставляет ТМЦ: прописывается полное или сокращенное наименование компании, а также ее юридический адрес.
5. Графа «Наименование плательщика и его адрес» заполняется в соответствии с учредительными документами организации, которая выдала доверенность: прописывается полное или сокращенное наименование компании, а также ее юридический адрес. Также, фиксируются номера банковских расчетных и корреспондентских счетов компании, наименование банка плательщика - это не обязательные реквизиты, они приписываются по договоренности сторон.
6. Графа «Доверенность выдана» заполняется на лицо, которому доверенность выдана: указывается его должность и ФИО в дательном падеже.
7. Далее фиксируются паспортные данные доверенного лица, по которому получают товарно-материальные ценности, указывается наименование документа, его номер, когда и кем выдан.
8. Таблица «Перечень материальных ценностей, подлежащих получению», расположенная на оборотной стороне документа, заполняется в том случае, если в предыдущей графе не приведены наименование товара, подлежащего выдаче, и их количество, в противном случае в таблице делается прочерк. Заполняя таблицу, наименование и количество товаров указывается прописью с большой буквы, в незаполненных строках данной графы обязательно ставится прочерк.
9. После таблицы с записями ставится подпись лица, на которого данная доверенность оформляется. Подпись удостоверяется руководителем организации и главным бухгалтером, заверяется печатью юридического лица.

Корешок доверенности на получение МТЦ позволяет учесть множество нюансов, связанных с ее выдачей: дата и номер документа, срок действия, должность ФИО доверенного лица, наименование поставщика и другое. Эта часть документа заполняется следующим образом:

1. Графы 1, 2, 4, 6-7 заполняются в соответствии с отрывной частью доверенности.
2. В графе 3 «Срок действия» указывается срок, в течении которого документ можно считать действительным.
3. В графе 5 «Расписка в получении доверенности» ставится подпись доверенного лица, после полного заполнения формы, в том числе, после проставления подписи руководителя и бухгалтера, а также печати.
4. В графе 8 фиксируется номер и дата накладной или иного документа, который является подтверждением получения ТМЦ по доверенности.

Важно! Доверенность, по которой организация получила ТМЦ, хранится в архиве 5 лет!

В случае, когда доверенность на получение товара не была использована доверенным лицом, она должна быть им возвращена в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения срока ее действия. Документ после принятия его бухгалтером хранится до окончания текущего года, доверенность погашается надписью «не использована» в графе 8 корешка или в журнале учета в графе «Отметка о выполнении поручения».

Получение товара по доверенности: основные правила оформления

Прежде чем приступить к вопросу выбора формы доверенности на получение товара, обозначим основные правила ее составления.

Доверенность на получение товара: заполнение в свободной форме или по форме М-2

Доверенность на получение товара от имени физлица может быть выдана в свободной форме и заверяется подписью доверителя.

Риски! Согласно п.2 ст. 312 ГК РФ, если представитель кредитора действует на основании исполненной в простой письменной форме доверенности, у должника есть право не исполнять обязательство данному представителю до того, как полномочия такого представителя будут подтверждены со стороны представляемого, в частности до предъявления представителем доверенности, удостоверенной нотариально. Исключениями являются случаи, указанные в законе, либо случаи, когда письменное уполномочие было представлено кредитором непосредственно должнику (п. 3 ст. 185 ГК РФ) или когда полномочия представителя кредитора содержатся в договоре между кредитором и должником (п. 4 ст. 185 ГК РФ).

От имени предприятий доверенность на получение товара может составляться как в свободной форме, так и на основе унифицированных бланков — М-2 и М-2а.

Различаются они по способу получения товара:

• для однократного получения товара применяется форма М-2 ;
• для систематического получения — М-2а .

Рекомендуем! Требования к содержанию типового бланка доверенности на получение товара установлены в постановлении Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а. Указанные типовые формы не являются обязательными к применению, однако на практике их используют чаще всего.

Вне зависимости от того, в какой форме оформляется доверенность на получение товара, она должна отвечать требованиям ст. 185-186 ГК РФ, т.к. на законодательном уровне установлены требования к содержанию такой доверенности, а не ее форме (постановление 3-го ААС от 07.12.2009 по делу № А33-10558/2009).

Где скачать бесплатно бланк доверенности на получение товара

Образец доверенности на получение товара в свободной форме скачать можно . Юридические лица, как говорилось ранее, часто используют в обороте доверенность по форме М-2. Соответствующие ссылки для скачивания имеются выше, а также в статьях «Доверенность на получение материальных ценностей - бланк» и «Как правильно оформить доверенность формы М2 - бланк?» .

Сведения, которые обязательно указываются в доверенности на получение товара по указанной форме:

• коды предприятия в соответствии с классификатором, а также ИНН, ОГРН, адрес предприятия, выдавшего доверенность;
• наименование организации, откуда следует получить товар, с указанием ИНН и адреса;
• дата, место, срок действия (во исполнение положений ст. 185-186 ГК РФ);
• паспортные данные доверенного лица;
• наименование товара, который нужно получить, его количество;
• печать, если она у организации есть;
• подпись доверенного лица (обязательный атрибут согласно судебной практике, см., например постановление 3-го ААС от 11.03.2012 по делу № А74-3431/2011).

Важно! Доверенность по форме М-2а содержит отрывной корешок, который хранится на выдавшем ее предприятии. Учет выданных доверенностей на получение товара в организации ведется при помощи журнала.

Обратите внимание! Выданная доверенность может быть прекращена по основаниям, предусмотренным п. 1 ст. 188 ГК РФ. Полезную информацию по данному вопросу можно найти в нашей статье «Срок действия доверенности не может превышать...» .

Итак, помимо унифицированных форм на предприятиях допускается использование доверенности в свободной форме. Эта же форма доверенности на получение товара используется от имени физического лица. Обязательному нотариальному заверению данные документы не подлежат.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Названный документ может быть:

• оформлен посредством внесения необходимых сведений в стандартные бланки М-2 и М-2а, введенные постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а;
• составлен в свободной форме.

Законодательством не ограничен перечень лиц, которым предоставляется доверенность на ТМЦ . Это может быть как сотрудник юрлица — получателя матценностей, так и лицо, не имеющее трудовых отношений с данной организацией (данное утверждение относится и к типовой в связи с утратой силы инструкцией Минфина СССР «О порядке выдачи…» от 14.01.1967 № 17).

Полномочия лица совершать действия от имени организации могут вытекать из обстановки, в которой производится передача ТМЦ (п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ). Например, согласно условиям соглашения продавец обязан доставить товар на территорию складских помещений покупателя. Сотрудники упомянутого склада числятся в штате организации и несут соответствующую материальную ответственность. В данной ситуации можно передать ТМЦ без запроса доверенности на получение материальных ценностей . То же касается и передачи ТМЦ кассиру или продавцу в магазине розничной торговли и т. д.

Правила оформления доверенности на получение ТМЦ в свободной форме (образец)

Данный документ должен быть оформлен в соответствии с нормами гражданского законодательства:

1. Составляться в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
2. Содержать следующую информацию:

• название документа, его номер и дату выдачи прописью (без указания даты составления доверенность признается ничтожной (п. 1 ст. 186 ГК РФ));
• место выдачи документа;
• наименование организации-доверителя, ее ИНН, ОГРН, место и дата регистрации, наименование регистрирующего органа, юридический адрес, должность, Ф. И. О. уполномоченного лица, наименование и реквизиты документа, на основании которого указанное лицо реализует свои полномочия;
• данные доверенного лица: Ф. И. О., дата рождения, реквизиты паспорта, адрес проживания;
• перечень полномочий и действий, которые организация доверяет совершить представителю (может быть конкретизировано, что доверенность дает лицу право на получение конкретного товара или в определенную дату, по отдельному договору купли-продажи и т. д.);
• срок действия (при отсутствии такого указания документ действует в течение 1 года с даты выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
• возможность/ невозможность передоверия;
• образец подписи представителя.

Доверенность удостоверяется лицом, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Требование о наличии в доверенности печати в настоящий момент гражданским законодательством не предъявляется, однако рекомендуется ее проставить (при наличии).

Образец доверенности на получение ТМЦ можно скачать ниже:

Где скачать унифицированный бланк доверенности на получение материальных ценностей

Бланк доверенности на ТМЦ по форме М-2 применяется для разового поручения, по форме М-2а — при регулярной передаче матценностей.

Бланк доверенности на получение материальных ценностей заполняется следующим образом.

Лицевая сторона:

• ОКПО организации, ее название.
• Номер доверенности, место и дата выдачи прописью.
• Срок действия определяется в соответствии с производственной необходимостью — на разовое получение ТМЦ или на конкретный период. Для удобства ведения бухгалтерского учета обычно устанавливается срок 1 месяц, но это необязательное требование.
• Сведения о потребителе (т. е. получателе) и плательщике: полное наименование и почтовый адрес. Если данные роли исполняет одно и то же лицо, то во 2-й строке пишется: «Он же». Рекомендуется также указать ИНН организации.
• Номер расчетного счета в банке и наименование банка (полностью).
• Должность, полностью Ф. И. О. и реквизиты паспорта лица, получающего полномочия.
• Название поставляющего матценности или товар лица и реквизиты документа — основания для передачи ТМЦ (например, договор купли-продажи № … от …» и т. д.).

Оборотная сторона:

• В таблице перечисляются все ТМЦ, которые представителю предстоит принять. Если остаются пустые поля, в них следует поставить прочерки.
• Подпись доверенного лица.

Доверенность удостоверяется подписью руководителя юрлица. ГК РФ отменена необходимость ее заверки подписью главного бухгалтера и скрепление печатью организации, однако рекомендуется по возможности проставлять их в предусмотренных в бланке местах.

Скачать доверенность на получение материальных ценностей установленного образца можно ниже:

Доверенность на получение ТМЦ (бланк М-2): оборотная сторона

Образец доверенности на ТМЦ по форме М-2 требует также заполнения специального корешка, включенного в унифицированную форму. В нем указываются все основные реквизиты выдаваемой доверенности на разовое получение ТМЦ:

• номер и дата выдачи;
• период действия (вписать, до какого числа);
• должность, Ф. И. О. представителя, его подпись;
• название поставщика;
• в столбце 7 — наименование и реквизиты документации, служащей основанием для приема ТМЦ представителем;
• в столбце 8 — реквизиты документа, подтверждающего исполнение поручения (например, накладная № … от …).

Такие корешки от разовых доверенностей стандартного образца сохраняются в типографской книжке (для этого на бланке доверенности на получение материальных ценностей предусмотрена линия отреза). По данным корешкам можно отследить каждый выданный бланк и результат его использования.

Таким образом, доверенность на получение материальных ценностей может быть составлена как в свободной форме, так и посредством заполнения специальных стандартных бланков. В соответствии с действующим законодательством круг лиц, которым может быть выдан данный документ, не ограничивается сотрудниками организации-доверителя.

Если организация получает товарно-материальные ценности (ТМЦ) по месту нахождения поставщика или денежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывается соответствующая доверенность. Выдача документа лицам, не работающим в организации, не допускается.

Доверенность на получение ТМЦ имеет типовые унифицированные бланки: формы № М-2 и № М-2а.

Если получение товара у поставщика регулярно осуществляется представителями организации, то в качестве бланка используется форма № М-2а, если нет - то форма № М-2.

Форма № М-2 имеет корешок, который заполняется бухгалтером, подшивается и хранится в хронологическом порядке. Другая форма доверенности корешков не имеет, поэтому ее регистрируют в специальном журнале.

Доверенность на получение товара и прочих ценностей выписывается бухгалтером в одном экземпляре.

Одним из основных и обязательных реквизитов документа является дата его составления. Если она не указана - доверенность считается недействительной. Также необходимо указать номер документа и срок его действия.

По законодательству РФ доверенность может выдаваться на срок до трех лет. На практике же организация-получатель определяет срок действия исходя из своих возможностей по оплате получаемого товара и его дальнейшего вывоза в соответствии со счетом, нарядом или иным документом, на основании которого производится сделка. Исходя из этого, срок действия документа обычно не превышает 15 дней, но если получение товара происходит регулярно у одного и того же поставщика, то доверенность обычно выписывают на один календарный месяц.

Ниже указываются реквизиты расчетного счета, наименование и адрес банка плательщика, паспортные данные сотрудника, поскольку для получения товара он должен будет предъявить паспорт.

Также прописывается полное наименование поставщика и наименование документа, на основании которого поставщиком выдаются ТМЦ. Такой документ может отсутствовать, например, в случае небольшой номенклатуры, невысокой стоимости получаемых материальных ценностей.

Оборотная сторона бланка доверенности представляет собой перечень ТМЦ, которые получает представитель покупателя, с их нумерацией по порядку, полным наименованием каждого товара (изделия), единиц измерения товара и их количества прописью (пишется с большой буквы, с начала графы, незаполненный остаток графы прочеркивается). Если на лицевой стороне бланка в документе на отпуск указаны наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество, то на оборотной стороне перечень прочеркивается.

Если в таблице остались незаполненные строки, то в них необходимо поставить прочерк.

Корешок доверенности позволяет учесть все основные моменты, связанные с её выдачей и использованием: номер, дату выдачи и срок действия, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер и дату документа, на основании которого поставщиком выдаются материальные ценности (графа 7), номер и дату документа, подтверждающего выполнение поручения.

Заверяется доверенность печатью организации, подписью работника (на корешке формы № М-2 или в журнале учета, если работнику выдается форма № М-2а), а также подписями руководителя и главного бухгалтера.

Если по каким-либо причинам доверенность на получение товара не была использована работником, он должен возвратить её в бухгалтерию на следующий день после истечения срока действия, где она будет храниться до конца текущего года, у лица, ответственного за их регистрацию. В этом случае доверенность погашается надписью "не использована" на корешке книжки доверенностей или в журнале их учета (в графе "Отметки о выполнении поручений").

Срок хранения доверенностей, по которым организация получила товарно-материальные ценности, составляет 5 лет.

Большинство из нас знают, что товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ) не отпускаются без соответствующей доверенности. Поэтому организации и предприятия должны оформить специальный документ на сотрудника. Но как правильно заполнить данную доверенность и каков порядок ее оформления знают не все.

Давайте детальнее остановимся на этом вопросе и рассмотрим основные моменты, связанные с правилами и порядком заполнения этого документа.

Что это за документ и зачем он нужен

Действительно, зачем нужна специальная доверенность? В соответствии с действующим законодательством, предприятия, уполномочивающие своих сотрудников на получение тех или иных товарно-материальных ценностей, обязаны выдать на них доверенность . Обычно, источник поступления товаров и ТМЦ – их покупка у поставщика, с которым и заключен соответствующий договор.

Все ТМЦ, отпускаемые по наряду, счету, договору, заказу или соглашению, требуют доверенности. Для того чтобы исполнить обязательство по договору, нужно передать ТМЦ, которые переходят в собственность покупателя. Сделать это может только физическое лицо, на которое и выдается предприятием доверенность на получение.

Давайте разберемся, что же это за документ. Доверенность представляет собой специальный документ, который призван подтверждать права и обязанности сторон . Он выдается одним лицом на имя другого и позволяет последнему представлять интересы перед третьими лицами. Таким образом, доверенность предприятия выписывается на сотрудника, который и будет получать ТМЦ у поставщика.

По общему правилу существует несколько видов доверенностей: генеральная, специальная либо разовая.

Что касается доверенности на получение ТМЦ, то ее относят к специальному виду, поскольку она уполномочивает на выполнение ряда однородных действий – получение товаров у поставщика. Ее основная цель, как правового акта, заключается в том, чтобы подтвердить полномочия доверенного лица перед третьим лицом.

В данном акте обязательно зафиксированы права и обязанности, которыми обладает доверенный. Четко обозначенные права и обязанности позволяют избежать неправомерных действий со стороны сотрудника, на которого выписана данная доверенность.

Все действия, ею предусмотренные, исключительно правомерные. Проще говоря, без нее нельзя получить товарно-материальные ценности.

Кем и когда он заполняется

Доверенность на получение ТМЦ выдается либо покупателю, либо продавцу. Этот документ также имеет важное значение, поскольку выдача ТМЦ без надлежаще оформленной доверенности грозит неприятными последствиями.

Продавец, передавший материальные ценности лицу, не имеющему доверенности, должен доказать, что он действительно отгрузил ТМЦ через суд. Судебная тяжба очень длительная и нередко дорогая, поэтому лучше заранее позаботиться о правильности процедуры передачи. Проверить полномочия по доверенности легко, и занимает этот процесс всего несколько минут.

Но есть и один исключительный случай. В случае, если ТМЦ доставляются на склад, принадлежащий заказчику, то доверенность не требуется. Презюмируется факт, что работники склада – это представители предприятия или организации, которые являются материально-ответственными лицами. Они имеют право принимать товары в соответствии со своими должностными обязанностями, поэтому и специальный документ не нужен.

Где будет происходить передача товара, определяется пунктами договора. В зависимости от этого и определяется потребность в доверенности.

Доверенность может быть выдана на любого сотрудника организации либо предприятия или на постороннего человека, который будет посредником при передаче ТМЦ. Также получателем может стать и транспортная организация, имеющая разрешительный документ. Предъявлять доверенность нужно до начала отгрузки . Без доверенности действует руководитель организации или директор предприятия.

Выдают доверенность на 15 дней, а если это плановые платежи, то на один месяц. Обратите внимание, что если дата окончания действия не прописана, то документ считается недействительным.

Как свидетельствует практика, доверенность не выдают на максимальный срок, ведь перечень материальных ценностей либо основание получения ТМЦ может измениться. Поэтому на предприятии делается один образец, и по нему в каждом отдельном случае выписывается доверенность. После отгрузки оригинал поставщик оставляет у себя, его прикладывают к накладной и передают в бухгалтерию.

Доверенность оформляют в одном экземпляре сотрудники бухгалтерии и выдают ее сотруднику под расписку.

Бланк, заполненный по всем правилам (об этом в следующем разделе статьи), заверяет руководитель предприятия или организации, свою подпись ставит и главный бухгалтер. Проставляется печать юрлица.

Немного об ответственных лицах. Главбух обязан следить за правильностью выдачи, за регистрацией и оформлением документа. В его обязанности входит и инструктаж доверенных лиц, которые получают ТМЦ. Он отвечает и за порядок хранения документов. Доверенное лицо несет материальную ответственность, поэтому с ним может быть заключен договор об ответственности. Этот человек обязан принимать меры, направленные на недопущение причинения ущерба ТМЦ, и немедленно сообщить об угрозе сохранности ценностей руководству.

Порядок оформления

Для доверенности предусмотрена унифицированная форма М-2 и М-2а . Они утверждены Постановлением Госкомстата. Можно сделать и собственную форму с учетом обязательных реквизитов, хотя большинство юрлиц пользуется уже готовыми бланками. Все доверенности вносятся в журнал регистрации и подлежат строгому учету. Лицо, которое является ответственным за регистрацию доверенностей, хранит документы 5 лет со дня окончания их действия.

Доверенность оформляется в письменном виде. Сначала рассмотрим произвольную форму. В шапку в обязательном порядке включаются следующие данные:

• название организации или предприятия;
• наименование документа;
• регистрационный номер;
• дата выдачи, указанная прописными буквами;
• место, где выдана доверенность.

Затем необходимо как можно полнее описать права и обязанности доверенного, срок его полномочий и может ли он передоверить получение ТМЦ другим лицам.

Основная часть содержит такие реквизиты:

• полное название предприятия или организации (должно совпадать с учредительными документами), юридический и фактический адреса, ИНН, ОГРН и иная регистрационная информация;
• должность и ФИО лица, который наделен правом подписи доверенностей от имени юрлица;
• информация о доверенном лице, его ФИО, паспортные данные;
• перечень действий, которые он может осуществлять;
• дата окончания полномочий доверенного лица;
• образец его подписи.

Как мы уже отметили ранее, есть две утвержденные формы. М-2 выписывается в том случае, если товар получается один раз . Если предполагается регулярное проведение операций, то нужна форма М-2а, по которой лицо сможет получать ТМЦ неоднократно .

Лицевая сторона формы М-2 содержит такие сведения, как:

• номер доверенности;
• даты начала и окончания ее действия;
• данные о получателе и плательщике, если это одно лицо, то во второй графе ставят «он же»;
• счет плательщика в банке;
• доверенное лицо – ФИО, паспортные данные;
• название поставщика;
• основание передачи ТМЦ.

Вторая сторона состоит из таблички с перечнем ценностей, которые получаются, в том числе их единица измерения и количество. Все строки таблицы, которые остались незаполненными, следует перечеркнуть с помощью символа Z. Под таблицей ставятся подписи лица, на которое составлена доверенность, руководителя и главбуха, затем – печать.

Недавно введено новое правило. Доверенность содержит в себе отрывной корешок, в котором указывается:

• номер и срок действия документа;
• ФИО, должность доверенного лица и его подпись;
• реквизиты документов, которые являются основанием получения ТМЦ и которые подтверждают их получение.

Этот корешок отрывается и передается в бухгалтерию. Он служит регистрационной записью по каждой выданной доверенности.

Форма М-2а идентична рассмотренной форме, кроме отсутствия в ней отрывного корешка.

Можно использовать и электронную форму. Пустые бланки внесены в базу данных предприятия. Такую доверенность можно заполнить при помощи компьютера и распечатать. На распечатанном бланке ставятся только подписи и печать. Второй вариант – распечатать пустой бланк и заполнить его от руки. Бухгалтера нередко применяют выписку доверенностей в программе 1С. Это значительно сокращает время на оформление, что особенно важно при значительном документообороте предприятия.

Как создать документ в программе 1С — на следующем видео: