Делопроизводство, ее роль в деятельности юриста. Юридическое делопроизводство - единая база и учет судебных дел Вопросы для повторения
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе нее принимаются управленческие решения.
По ГОСТ Р 51141-98: документирование = часть делопроизводства – запись информации на различных носителях по установленным правилам; документооборот – движение документов по организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (движение и учет документов).
Рис. Классификация делопроизводства
Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия, учреждения.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
6. Понятия официальный документ и служебный документ.
Официальный документ – это деловой документ, созданный юр. или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Служебный документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации (положения, уставы, распоряжения). Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Среди официальных документов выделяют личный, удостоверяющий личность человека или его права, обязанности, служебное либо общественное положение, и документ, который может содержать другие сведения биографического характера (визитка, удостоверение, студенческий билет).
Чтобы служить полноценным источником информации и иметь юридическое значение, служебные документы должны отвечать требованиям, установленным нормативными актами.
Соблюдение установленных требований составления и оформления служебных документов позволяет обеспечить юридическую силу документов, способствует их оперативному исполнению и последующему использованию в практических целях, создает предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей информации, сокращает затраты труда и средства на документирование и обработку документов.
Документами оформляются права граждан, учреждений и организаций. Право, узаконенное документами, регулирует отношения граждан в обществе и между физическими лицами.
Введение
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако-миться с основными профессиональными терминами и опреде-лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку-ментами.
Первоначально термин появился в устной речи (предполо-жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих-ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
Обеспечение своевременного и правильного создания до-кументов (документирование);
Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе-матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа-ми входит:
Прием и первичная обработка документов;
Их предварительное рассмотрение и распределение;
Регистрация документов;
Контроль исполнения документов;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов;
Их отправка;
Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер-мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
1. Предмет и задачи делопроизводства, ее роль в деятельности юриста
Основным видом делового текста является документ. Документ (слово латинского происхождения, которое означает «доказательство») - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет правовое и хозяйственное значение, и может служить письменным доказательством, а также есть источником разнообразных сведений дознавательского характера. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для поточной оперативной работы и для истории.
В широком значении этого слова документом можно считать какой--либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.
Управленческий документ вмещает информацию, которая возникла и используется в области управления. Таким образом, всякий документ – в первую очередь носит информацию, и это наиважнейшее его свойство, используемое в процессе управления.
Документ - это также своеобразный материал, «сырьё для обработки». Он должен быть доброкачественным: информация должна добываться быстро и продуктивно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере - документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст). Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную обработку их.
Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо удобными для чтения и по возможности наглядными.
Требование к документам, которые должны быть полноценным источником информации:
1.Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.
2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.
3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.
4. Документ должен быть составлен в установленной форме.
5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.
Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.
Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).
В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.
Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве.
Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Эта система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.
Бланк - это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.
«Если документ - лицо организации, то бланк - её визитная карточка». Так принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфичная работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста.
3. Организация документооборота
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. .
Документы, поступающие на предприятие проходят:
первичную обработку;
предварительное рассмотрение;
регистрацию;
рассмотрение руководством.
После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: " направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1. Документ в системе управления.
2. Основные понятия делопроизводства и документооборота.
3. История развития делопроизводства в России.
1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе - комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации
и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.
Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое органи- зационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА.
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Вышестоящие
указания |
||||
Администрация |
||||
управления |
||||
протоколы, |
||||
заключения |
делопроизводства |
|||
Исполнители |
||||
контроля |
служебные записки, |
|||
отчетность
Рис. 1. Информационные процессы предприятия
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управле-
Основные задачи делопроизводства:
создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия решений;
регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов
по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
простые средства (ручки, карандаши)
механические и электромеханические средства (пишущие машинки,
магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи
информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.
Организация документооборота на предприятии (см. слайд)
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утвер-
ждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ
До Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.
1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).
Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.
Характерные черты периода:
1. Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики
и дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).
2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик.
3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.
К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.
4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Матери-
алы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до-
кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.
5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.
Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма слу-
жил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой до-
кумента была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см
(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.
2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).
Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений
– приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.
Характерные черты периода:
1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие ), и канцелярию, и ар-
хив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении,
а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах.
2. Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги .
Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.
3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» дум-
ного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов.
(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.
4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен-
ным направлялись грамоты, указы и приговоры , из местных учреждений в приказы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные .
5. Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад-
6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.
3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).
Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело-
производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».
Характерные черты периода:
1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,
контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и
движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.
2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.
3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво-
дилось в присутствии двух свидетелей.
4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.
5. В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., при-
меняющиеся и в современном делопроизводстве.
6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.
7. Стали развиваться различные системы документации:
финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре-
дит», «баланс»;военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции;
договорная международная - ноты, меморандумы, депеши;
судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;
статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.
4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).
Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством . В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров.
Характерные черты периода:
1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства мини-
стерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.
2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.
3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно про-
водилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.
4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка вхо-
дили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.
5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.
6. Издавались сборники образцов документов – письмовники .
5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 –
Характерные черты периода:
1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управ-
ления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования).
2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства
(Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники. При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).
3. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.
4. В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».
Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству.
5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив.
6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы.
7. В 1980-е гг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов.
Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.
1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и норма-
тивных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.
Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты:
Законодательные и правовые акты РФ;
ГОСТы;
Нормативные документы;
Классификаторы;
Государственная система документационного обеспечения управления.
Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации:
Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах»
Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»
Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»
Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»
Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства.
Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию
Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.
Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.
Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления.
Наименование |
|
ГОСТ Р 6.30-2003 |
Унифицированные системы документации. Унифицирован- |
ная система организационно-распорядительной документа- |
|
ции. Требования к оформлению документов. |
|
Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России |
|
ГОСТ Р 51141-98 |
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения |
ГОСТ 6.10.1-88 |
Унифицированные системы документации (УСД). Основные |
положения |
|
ГОСТ 6.01.1-87 |
Единая система классификации и кодирования технико- |
экономической информации. Основные положения |
|
ГОСТ 6.10.5-87 |
Унифицированные системы документации (УСД). Требова- |
ния к построению формуляра - образца |
|
ГОСТ 6.10.4-84 |
Унифицированные системы документации (УСД). Придание |
юридической силы документам на машинном носителе и |
|
машинограмме, создаваемым средствами вычислительной |
|
техники. Основные положения |
|
ГОСТ 6.10.3-83 |
Унифицированные системы документации (УСД). Запись |
информации в коммуникативном формате |
|
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.
Нормативные документы
1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат
Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.)
Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.)
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.
Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.)
Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизи-
рованной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.)
Классификаторы
Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды.
Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.
1. Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.
2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
ВВЕДЕНИЕ
2. Порядок рассмотрения и исполнения документов в органах Прокуратуры Украины
3. Постановление о предании суду
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
В отличие от других социальных идей и политических ориентаций демократическое правовое государство при верховенстве правового закона и приоритете прав человека и гражданина практически воспринято обществом как будущее государственного строя Казахстана. Решение этой задачи связано не только с созданием современного законодательства, обеспечением законности деятельности государства и его органов, муниципальной системы и общественных формирований, надежной, быстрой и справедливой юстиции, независимого правосудия, но с преодолением достигшего опасных пределов правового нигилизма, находящегося ныне на грани беспредела во всех сферах государственной и общественной жизни, и, главное, формирование высокого уровня правовой культуры общества и каждого человека.
Необходимым условием развития этих процессов является их правовое сопровождение и обеспечение государством - единственной на территории страны политической организации, осуществляющей суверенитет, источник которого - народ Казахстана. Но государство и право имеют не только инструментальное значение и " самостоятельную ценность. Одновременно это право жить цивилизованной жизнью и средство обеспечить человеку соответствующие свободы". К этой цели общество придет только через повышение ответственности, возложенной " на институты государственной власти", решительные действия по экономическому, политическому и социальному реформированию, созданию качественной " правовой базы для таких действий".
Все вышесказанное можно претворять в жизнь имея высокую культуру производства и культуру управленческого труда, в котором важнейшую роль играет делопроизводство.
1. Предмет и задачи делопроизводства, ее роль в деятельности юриста
Основным видом делового текста является документ.
ДОКУМЕНТ - (слово латинского происхождения, которое означает “доказательство”) - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет правовое и хозяйственное значение, и может служить письменным доказательством, а также есть источником разнообразных сведений дознавательского характера. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для поточной оперативной работы и для истории.
В широком значении этого слова документом можно считать какой-либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.
Управленческий документ вмещает информацию, которая возникла и используется в области управления. Таким образом, всякий документ - в первую очередь носит информацию, и это наиважнейшее его свойство, используемое в процессе управления.
Документ - это также своеобразный материал, “сырьё для обработки”. Он должна быть доброкачественным: информация должна добываться быстро и продуктивно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере - документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст). Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную обработку их.
Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо удобными для чтения и по возможности наглядными.
Требование к документам, которые должны быть полноценным источником информации:
1. Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.
2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.
3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.
4. Документ должен быть составлен в установленной форме.
5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.
ПРИМЕЧАНИЕ. Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документы выполнены небрежно - значит в учреждении низкая культура труда (это, прежде всего, 5-6 экземпляров машинописи, где отдельные слова совсем неразборчивы, а общее содержание едва понятно; это документы, напечатанные на тонкой, прозрачной бумаге; это документы, на которых резолюция закрывает половину текста и т.д.)
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.
Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).
В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.
Единая государственная система делопроизводства. «Единую государственную систему делопроизводства» (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ней с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях. Данная система зарекомендовала себя с положительной стороны и до сих пор действует в с небольшими изменениями.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.
Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве.
Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Это система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.
БЛАНК - это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.
“Если документ - лицо организации, то бланк - её визитная карточка”. Так принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфичная работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста.
2. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ
2.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБРАЩЕНИЯ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Документы передаются на рассмотрение и исполнение не позднее следующего дня после их поступления, при поступлении в пятницу во второй половине дня - не позднее понедельника. Срочные документы исполняются немедленно.
Приказы, указания, обзоры и другие документы передаются для ознакомления по указанию руководителя прокуратуры или структурного подразделения.
Лица, которые ознакомились с документом, расписываются на нем на отдельной странице, указывая дату и фамилию и др.
Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение от одного исполнителя к другому, с одного подразделения в другой) производится только через работников канцелярии по резолюции руководства.
Наблюдательное производство передается в другое подразделение во временное пользование под расписку на карточке движения наблюдательного производства.
Передача наблюдательных производств для постоянного использования, а также жалоб, дел и писем по жалобам и делам ведется через алфавитную картотеку с отметкой в книгах учета, когда и кому переданы документы; бумаги, которые не касаются переписки по жалобам и делам, - через корреспондентскую картотеку.
Жалобы и заявления могут передаваться с одного подразделения в другой по соглашению руководителей структурных подразделений, а в спорных случаях - согласно с указанием руководителя прокуратуры, который ранее поставил резолюцию.
2.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Прием и первичную обработку входящих документов осуществляет в вышестоящей прокуратуре картотека или специально выделенный работник канцелярии, в районной, городской и приравненной к ним прокуратуре - начальник канцелярии, старший инспектор или инспектор.
Корреспонденция сортируется на:
- жалобы, письма, заявления, телеграммы граждан;
- документы, которые относятся к переписке по жалобам и делам;
- уголовные и гражданские дела;
- другие документы.
При этом отбираются документы, которые не подлежат регистрации. Руководителям вышестоящих прокуратур передают наиболее важные документы, которые требуют их решения.
Анонимные обращения не регистрируются. Если в них содержатся сообщения о преступлении или о лицах, которые их совершили, они отправляются в органы, ведущие оперативно-розыскную деятельность.
Жалобы и другие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме граждан или при выезде в другие прокуратуры, предприятия и учреждения, передаются ими для регистрации в установленном порядке не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.
Работникам картотеки запрещается принимать жалобы, письма, заявления и другие документы непосредственно от граждан. Заявитель может опускать жалобы в ящик “Для жалоб и заявлений”, который обязан быть в каждой прокуратуре и размещаться в доступном для граждан месте. Обращения граждан также принимаются оперативными сотрудниками на личном приеме.
Жалобы из ящика вынимаются ежедневно и передаются в подразделение, которое занимается предварительным рассмотрением этих документов. При этом в них выделяются и подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество; год рождения; когда, каким судом рассмотрено дело; по каким статьям осужден, привлечен к другой ответственности; адрес заявителя и текст просьбы; в правом верхнем углу первой страницы проставляются первые буквы фамилии лиц, на которые следует завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются карточки-отправления, а при наличии приговора делается отметка “см. приговор”.
2.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Регистрируются документы, которые требуют исполнения, жалобы граждан. Внутренние документы (приказы, указания, инструкции, задания и др.) регистрируются по тем же правилам, что и входящие документы. На таких документах проставляют индекс структурного подразделения и номер дело по номенклатуре, в которой они группируются.
Документы регистрируются на карточках. Исходящие документы не подлежат дополнительной регистрации. Регистрация документов в журналах (книгах) не разрешается.
Во время регистрации жалоб алфавитную карточку выписывают на лицо, касательно которого подана жалоба. Карточка-отправление - на заявителя, если жалоба поступила от другого лица.
При регистрации жалоб, по которым не заведено наблюдательное производство, а также жалоб к которым прилагаются копии приговора, решения, постановления, определения суда; выводы (справок, определений) о проверке дел; постановления о возбуждении дела или принятия его к производству, о продлении срока следствия, наблюдательных производств и других документов по делам -- алфавитные карточки заводятся на всех указанных в этих документах лицах (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.). Кроме алфавитных карточек на них выписывают справки.
После принятия решения по жалобе работник канцелярии структурного подразделения указывает на оборотной стороне справки номер заведенного наблюдательного производства или, если оно не заведено, дату, номер и кому направлена жалоба, а также фамилию исполнителя, который принял решение по жалобе, и возвращает справку в алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, а справка уничтожается.
2.4 РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ПРОИЗВОДСТВ
Учет наблюдательных производств осуществляется в каждом структурном подразделении в книге учета наблюдательных производств.
Переписка по жалобам, принятых к производству, ведется за номером наблюдательного производства, который складывается из индекса структурного подразделения, порядкового номера книги учета наблюдательных производств и двух последних цифр года принятия жалобы к производству.
Наблюдательные производства передаются оперативным сотрудникам с отметкой на карточке учета движения наблюдательного производства, какого числа, с каким документом (делом) и кому передано. Эти карточки сберегаются у инспектора по порядковым номерам.
По жалобам, направленным на рассмотрение в подчиненные прокуратуры и другие органы без контроля, наблюдательные производства не заводятся. Сопроводительные письма по ним направляются за номером структурного подразделения с буквой “Р”. Копии сопроводительных листов подшиваются в дело в порядке. Не допускается направлять одним сопроводительным письмом дела и документы, не связанные между собой.
2.5. РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ УГОЛОВНЫХ И ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ,
ЗАТРЕБОВАННЫХ В ПОРЯДКЕ НАДЗОРА
Уголовные и гражданские дела затрепываются, когда решение по ним вступили в законную силу, только в связи с обращением лиц, принимавших участие в рассмотрении дела, руководителей предприятий и организаций, которые являются сторонами в споре, поручением прокуроров высшего уровня либо когда решения касаются государственных интересов. Запрос подписывается руководителем прокуратуры или по его поручению руководителем структурного подразделения.
Уголовные, арбитражные и гражданские дела, которые проверяются в порядке надзора, а также дела с представлением подчиненных прокуратур и те, что пришли для утверждения обвинительного заключения, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в книгах отдельно по каждому разделу.
Дела, затребованные для обобщения судебной и прокурорской практики, в алфавитной картотеке не регистрируются, а только учитываются в книгах с отметкой “Для изучения”, наглядное производство по этим делам не заводится.
2.6 РАССМОТРЕНИЕ И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
- проекты нормативных актов;
- поручения Головы Верховной Рады, его заместителей и председателей постоянных комиссий;
- документы, которые исходят от Президента Казахстана, Премьер-министра Казахстана, вице-премьеров и членов правительства, руководителей Верховной Рады и правительства Республики Казахстана.
Заместители Генерального прокурора рассматривают обращения народных депутатов Казахстана, руководителей министерств, других центральных органов государственной исполнительной власти, спецуведомления, оперативные сведения относительно состоянию преступности, ответы на протесты, представления, другие документы, а также жалобы на решения начальников управлений и отделов, письма, сигналы о наиболее серьезных нарушениях закона.
Начальникам структурных подразделений на рассмотрение передаются планы работы коллегии подчиненных прокуратур и другие документы, отнесенные к компетенции управления, отдела; заявления и жалобы граждан на решения, принятые руководителями прокуратур Республики Казахстана, областей, городов Казахстана.
Руководитель прокуратуры или структурного подразделения обязаны рассмотреть документ не позднее следующего дня с момента регистрации, а срочные - немедленно и поставить резолюцию, которая должна иметь ясную и исчерпывающую резолюцию о порядке, характере, сроке исполнения, необходимости истребовании дела, других материалов либо выезде на место и др.
На документе должна быть только одна резолюция. Другая резолюция, которая не должна дублировать предыдущую, допускается только в случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения или уточняются исполнители. Прохождение документа с резолюцией со времени ее наложения руководителем к непосредственному исполнителю не должно превышать одного дня.
Резолюция пишется на свободном от текста месте, а если документ подлежит возврату, то на отдельном листе.
Если исполнение жалобы либо другого документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то эта жалоба либо документ передается непосредственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Он несет ответственность за исполнение и организовывает проверку жалобы либо проверку с документом в полном объеме, при необходимости снимает копии либо делает выборки и передает руководителю соответствующего подразделения. Вместе с другими управлениями, отделами готовит единое поручение, ответ заявителю или должностному лицу.
Ответственность за качественную и своевременную подготовку материалов одинаково несут все должностные лица, указанные в резолюции руководителя прокуратуры или структурного подразделения.
Срок исполнения документов, жалоб отсчитывается со дня поступления их в прокуратуру, а документов, которые требуют перевода, - со дня их перевода.
Если окончание срока исполнения выпадает на нерабочее время, то последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день.
Исполнитель несет ответственность за исполнение по существу и в установленный срок. Перед передачей подготовленного документов на подпись исполнителем проверяется его текст, правильность оформления, наличие необходимых виз и приобщаются материалы проверки.
3. Cоставить постановление о предании суду
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
11 марта 1998 г. г.Симферополь
Судья Железнодорожного районного суда г.Симферополя Иванов И.И., рассмотрев материалы уголовного дела по обвинению ТИТАРЕНКО АЛЕКСАНДРА ЕВГЕНЬЕВИЧА, 1980 г.р. по ст. ст. 86-1, 142 ч.3 УК Украины,-
У С Т А Н О В И Л:
Уголовное дело подсудно Железнодорожному районному суду г.Симферополя. По делу собрано достаточно доказательств для рассмотрения дела в судебном заседании. Действия обвиняемого квалифицированы правильно. Требования УПК при возбуждении уголовного дела и производства предварительного следствия соблюдены, обвинительное заключение соответствует материалам дела.
На основании изложенного и руководствуясь ст.ст.237,242,243 УПК Украины,-
П О С Т А Н О В И Л:
ТИТАРЕНКО АЛЕКСАНДРА ЕВГЕНЬЕВИЧА, 1980 г.р. предать суду по ст. 86-1, 142 ч.3 УК Украины.
Назначить дело к рассмотрению в открытом судебном заседании на 21 марта 1998г. в помещении Железнодорожного районного суда г.Симферополя с участием прокурора и защитника.
В судебное заседание вызвать всех лиц, указанных в списке обвинительного заключения.
Судья Железнодорожного районного суда г.Симферополя
ИВАНОВ И.И.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Конечно, в объеме 1-й контрольной работы трудно полностью осветить такую глубокую и обширную тему как ПРЕДМЕТ И ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА однако фундаментальные понятия и базовые положения в указанной работе приведены.
По ряду объективных и субъективных причин российская правотворческая мысль немного опережает украинскую, что дает нашим законодателям использовать положительный опыт накопленный российскими юристами после принятия тех или иных нормативных актов, и избегать ошибок, обязательно встречающихся на таком тернистом пути как правотворчество.
Используя положительный опыт не только России,но и других развитых государств, учитывая национальные и исторические особенности нашего народа Украина станет демократическим и правовым государством, которое займет свое достойное место среди развитых демократических государств.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Уголовно-процессуальный кодекс РК.
2. Краткий словарь архивной терминологии. М.: 1968.
3. Югов А. Думы о русском слове. М.,1972, с.54.
УТВЕРЖДАЮ
Проректор по учебной работе
С. А. Рогожин
Рабочая программа дисциплины
ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Направление подготовки
Юриспруденция
Направленность (профиль)
Все профили
Екатеринбург
ЦЕЛИ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
Целью освоения дисциплины Юридическое делопроизводство является приобретение студентами знаний по основным вопросам документоведения и делопроизводства в профессиональной деятельности юриста, в частности специальных познаний о документах, делопроизводстве и документообороте в юридических процессах, подготовки и исследования документов в процессе юридической деятельности, правового режима оборота и документирования информации, развитие и усвоение навыков делопроизводства и документооборота в профессиональной деятельности, приобретение практических навыков в исследовании и юридически правильного оценивания документов на практике и др. Данная дисциплина необходима для формирования профессиональных компетенций юриста.
ПЕРЕЧЕНЬ ПЛАНИРУЕМЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ ОБУЧЕНИЯ ПО ДИСЦИПЛИНЕ, СООТНЕСЕННЫХ С ПЛАНИРУЕМЫМИ РЕЗУЛЬТАТАМИ ОСВОЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ
Результатом освоения дисциплины является формирование у студентов следующих компетенций:
| Шифр | Результаты обучения | Уровень | |||||||
| компетенции | (этап) | ||||||||
| формирования | |||||||||
| компетенции | |||||||||
| ПК-7 | знать | -основные понятия и термины | |||||||
| Владеет | навыками | делопроизводства, | |||||||
| подготовки | документооборота | и | 4 | ||||||
| юридических | |||||||||
| документов | -содержание нормативно-правовых | ||||||||
| актов, регламентирующих работу с | |||||||||
| документами; | |||||||||
| -структуру | и | способы | |||||||
| документирования | правовой | ||||||||
| информации | |||||||||
| уметь | - использовать ресурсы библиотек | ||||||||
| и сети Интернет в целях | |||||||||
| проведения научных | исследований, | ||||||||
| подготовке | письменных | работ | |||||||
| (рефератов, | статей, курсовых и | ||||||||
| т.д.); | |||||||||
| ПК-13 | знать | -правила составления и оформления | 4 | ||||||
| Способен | правильно | и | документов, | в | том | числе | |||
| полно | отражать | относящихся | к | сфере | |||||
| результаты | профессиональной деятельности | ||||||||
| профессиональной | |||||||||
| деятельности | в | ||||||||
| юридической и иной | уметь | -правильно и | полно | отражать | ||
| документации | результаты | профессиональной | ||||
| деятельности в юридической и иной | ||||||
| документации; | ||||||
| -правильно оценивать форму и | ||||||
| содержание документов; | ||||||
| -организовывать | контроль | за | ||||
| сроками исполнения | документов; | |||||
| оформлять документы, составлять | ||||||
| на них описи, готовить документы | ||||||
| к передаче на архивное хранение. |
МЕСТО ДИСЦИПЛИНЫ В СТРУКТУРЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ
ПРОГРАММЫ
Учебная дисциплина «Юридическое делопроизводство» входит в число дисциплин по выбору студента вариативной части профессионального цикла учебного плана по направлению подготовки 40.03.01 «Юриспруденция».
Изучение данной дисциплины базируется на следующих дисциплинах: русский язык, логика, теория государства и права.
Для освоения учебной дисциплины, студенты должны владеть следующими знаниями и компетенциями:
Знать: основные правила орфографии, пунктуации, синтаксиса русского языка, в полном объеме усвоить понятийный аппарат теории государства и права.
Уметь: логически правильно излагать свои мысли письменно, грамотно составлять
Владеть: официально-деловым стилем письменной речи
Основные положения дисциплины должны быть использованы в дальнейшем при изучении следующих дисциплин: «Уголовный процесс», «Гражданский процесс», «Арбитражный процесс» в том числе «Юридическая служба в организации» и др., а также во время прохождения учебной практики.
ОБЪЕМ ДИСЦИПЛИНЫ В ЗАЧЕТНЫХ ЕДИНИЦАХ С УКАЗАНИЕМ КОЛИЧЕСТВА АКАДЕМИЧЕСКИХ ЧАСОВ, ВЫДЕЛЕННЫХ НА
КОНТАКТНУЮ РАБОТУ ОБУЧАЮЩИХСЯ С ПРЕПОДАВАТЕЛЕМ (ПО ВИДАМ УЧЕБНЫХ ЗАНЯТИЙ) И НА САМОТОЯТЕЛЬНУЮ РАБОТУ
Общая трудоемкость дисциплины составляет 3 зачетных единицы, 108 часов, в том
по очной форме обучения – аудиторных – 50 часов (лекций – 10 часов, практических занятий – 40 часов.), самостоятельная работа, включая подготовку к зачету
– 58 часов.
по заочной форме обучения – аудиторных – 8 часов (лекций – 2 часа, практических занятий – 6 часов.), самостоятельная работа, включая подготовку к зачету – 100 часов.
5.1 Тематический план изучения дисциплины
Для студентов очной формы обучения:
| Контактная | работа | Самостоятельная | |||||||||
| обучающихся | с | ||||||||||
| Наименован | работа | ||||||||||
| преподавателем | |||||||||||
| ие | |||||||||||
| Тема, раздел | |||||||||||
| лекции | практич. | в т. ч. в | оценочного | Кол-во | Наименование | ||||||
| занятия и | активно | часов | оценочного | ||||||||
| средства | |||||||||||
| др. | й форме | средства | |||||||||
| формы | |||||||||||
| Основные понятия о | Опрос | на | Самоконтроль, | ||||||||
| документировании и | занятиях, | письменные | |||||||||
| делопроизводстве | решение | задания | |||||||||
| задач | |||||||||||
| Организационно- | Опрос | на | Самоконтроль, | ||||||||
| правовые | и | занятиях, | письменные | ||||||||
| распорядительные | решение | задания | |||||||||
| документы | задач | ||||||||||
| Информационно- | Опрос | на | Самоконтроль, | ||||||||
| справочные | занятиях, | письменные | |||||||||
| документы, их виды и | решение | задания | |||||||||
| особенности | задач | ||||||||||
| Кадровое | Опрос | на | Самоконтроль, | ||||||||
| делопроизводство | и | занятиях, | письменные | ||||||||
| документирование | решение | задания | |||||||||
| трудовых отношений | задач | ||||||||||
| Судебное | Опрос | на | Самоконтроль, | ||||||||
| делопроизводство: | занятиях, | письменные | |||||||||
| понятие, | функции, | решение | задания | ||||||||
| общая характеристика | задач | ||||||||||
| Нотариальное | Опрос | на | Самоконтроль, | ||||||||
| делопроизводство: | занятиях, | письменные | |||||||||
| понятие, | общая | решение | задания | ||||||||
| характеристика | задач | ||||||||||
| Особенности | Опрос | на | Самоконтроль, | ||||||||
| делопроизводства в | занятиях, | письменные | |||||||||
| адвокатских | решение | задания | |||||||||
| образованиях | задач | ||||||||||
| Подготовка к зачету | Зачет | ||||||||||
| ИТОГО: | |||||||||||
Для студентов заочной формы обучения:
| Контактная | работа | |||||||
| обучающихся | с | |||||||
| Тема, раздел | преподавателем | Наименование оценочного средства | ||||||
| лекции | практичза | самостоя | ||||||
| нятия и | тельная | |||||||
| др. формы | работа | |||||||
| Основные | понятия | о | ||||||
| документировании | и | |||||||
| делопроизводстве | ||||||||
| Организационно- | Опрос на занятиях, решение задач | |||||||
| правовые | и | |||||||
| распорядительные | ||||||||
| документы | ||||||||
| Информационно- | Опрос на занятиях, решение задач | |||||||
| справочные | ||||||||
| документы, их виды и | ||||||||
| особенности | ||||||||
| Кадровое | Опрос на занятиях, решение задач | |||||||
| делопроизводство | и | |||||||
| документирование | ||||||||
| трудовых отношений | ||||||||
| Судебное | Опрос на занятиях, решение задач | |||||||
| делопроизводство:по | ||||||||
| нятие, | функции, | |||||||
| общая | ||||||||
| характеристика | ||||||||
| Нотариальное | Опрос на занятиях, решение задач | |||||||
| делопроизводство: | ||||||||
| понятие, | общая | |||||||
| характеристика | ||||||||
| Особенности | Опрос на занятиях, решение задач | |||||||
| делопроизводства | в | |||||||
| адвокатских | ||||||||
| образованиях | ||||||||
| Подготовка к зачету | ||||||||
| ИТОГО: | ||||||||
Тема 1. Основные понятия о документировании и делопроизводстве
Понятие информации, правовой режим ее документирования. Понятие документа, его свойства, способы документирования. Классификация документов. Понятие документирования, делопроизводства и документооборот. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Реквизиты документа: понятие, состав. Общие нормы и правила оформления документов.
Образованиях
Организация документооборота в адвокатских образованиях. Требования к реквизитам и бланкам документов и оформлению документов. Номенклатура и формирование дел адвокатского образования. Хранение документов, подготовка к архивному хранению.
5.3 Планы семинарских занятий (лабораторных работ, если они предусмотрены учебным планом)
Практическое и семинарское занятие 1. Основные понятия о документировании и делопроизводстве
Основные вопросы:
1. Понятие и виды информации.
2. Понятие и виды документов.
3. Понятие документирования, делопроизводства и документооборота.
4. Унификация и стандартизация документов.
5. Унифицированные системы документации.
6.Общие требования к оформлению документов.
7. Состав реквизитов документа.
Трудовых отношений
Основные вопросы:
1. Понятие кадрового делопроизводства.
2. Кадровая документация и ее виды.
3. Документирование трудовых отношений.
4. Унифицированные формы первичной учетной документации по труду и его оплате.
5. Конфиденциальность документов по личному составу.
Список литературы:
ПЕРЕЧЕНЬ УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ ОБУЧАЮЩИХСЯ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
Самостоятельная работа, наряду с лекционным курсом, является неотъемлемой частью изучения курса предпринимательского права.
Обоснование затрат времени на самотоятельную работу студентов (СРС) для студентов очной и заочной форм обучения.
Суммарный объем часов на СРС составляет 100 часов для студентов по очной форме обучения.
| Ссылка на | |||||||
| Тема | Виды работ | методические | |||||
| рекомендации | |||||||
| Тема | 1 Основные | Темы | докладов | ||||
| понятия | о | представлены | в | ||||
| документировании и | дополнительных источников | приложении 1; | |||||
| делопроизводстве | Задачи | представлены | в | ||||
| приложении 2 | |||||||
| Тема | Изучение понятийного аппарата темы, лекционного | Темы | докладов | ||||
| Организационно- | материала, глав рекомендованных учебников и | представлены | в | ||||
| правовые | и | дополнительных источников | приложении 1; | ||||
| распорядительные | Задачи | представлены | в | ||||
| документы | приложении 2 | ||||||
| Тема | 3. | Изучение понятийного аппарата темы, лекционного | Темы | докладов | |||
| Информационно- | материала, глав рекомендованных учебников и | представлены | в | ||||
| справочные | дополнительных источников | приложении 1; | |||||
| документы, | их виды | Задачи | представлены | в | |||
| и особенности | приложении 2 | ||||||
| Тема | 4. | Кадровое | Изучение понятийного аппарата темы, лекционного | Темы | докладов | ||
| делопроизводство | и | материала, глав рекомендованных учебников и | представлены | в | |||
| документирование | дополнительных источников | приложении 1; | |||||
| трудовых отношений | Задачи | представлены | в | ||||
| приложении 2 | |||||||
| Тема | 5. | Судебное | Изучение понятийного аппарата темы, лекционного | Темы | докладов | ||
| делопроизводство: | материала, глав рекомендованных учебников и | представлены | в | ||||
| понятие, | функции, | дополнительных источников | приложении 1; | ||||
| общая | Задачи | представлены | в | ||||
| характеристика | приложении 2 | ||||||
| Тема | 6. | Изучение понятийного аппарата темы, лекционного | Темы | докладов | |||
| Нотариальное | материала, глав рекомендованных учебников и | представлены | в | ||||
| делопроизводство: | дополнительных источников | приложении 1; | |||||
| понятие, | общая | Задачи | представлены | в | |||
| характеристика | приложении 2 | ||||||
| Тема 7. Особенности | Изучение понятийного аппарата темы, лекционного | Темы | докладов | ||||
| делопроизводства | в | материала, глав рекомендованных учебников и | представлены | в | |||
| адвокатских | дополнительных источников | приложении 1; | |||||
| образованиях. | Задачи | представлены | в | ||||
| приложении 2 | |||||||
ФОНД ОЦЕНОЧНЫХ СРЕДСТВ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ТЕКУЩЕЙ И ПРОМЕЖУТОЧНОЙ АТТЕСТАЦИИ ОБУЧАЮЩИХСЯ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
Данная дисциплина участвует в формировании компетенций на 4 уровне.
| Критерии оценивания формирования компетенций | Уровни формирования компетенций |
| Творческое продуктивное действие – самостоятельное конструирование | Четвертый (продвинутый) |
| способа деятельности, поиск новой информации. Формулирование | |
| оценочных суждений на основе имеющихся фактов и заданных | |
| критериев. | |
| Применение, начальное продуктивное действие – решает типовые | Третий (базовый) |
| задачи, принимать профессиональные и управленческие решения по | |
| известным алгоритмам, правилам и методикам поиск и использование | |
| информации для самостоятельного выполнения нового действия. Этот | |
| уровень предполагает комбинирование студентом известных алгоритмов | |
| и приемов деятельности. | |
| Понимание, репродуктивное действие – самостоятельное | Второй (пороговый) |
| воспроизведение и применение информации для выполнения | |
| данного действия. Студент на этом уровне способен по памяти | |
| воспроизводить ранее усвоенную информацию и применять | |
| усвоенные алгоритмы деятельности для решения типовых задач. | |
| Репродуктивная деятельность (узнавание объектов, свойств, процессов | Первый |
| при повторном восприятии информации о них или действий с ними). На | |
| этом уровне студент не способен самостоятельно, без помощи извне, | |
| воспроизводить и применять полученную информацию. Уровень | |
| абитуриента. |
7.1 Паспорт фонда оценочных средств по дисциплине
| Шифр | Результаты обучения | Оценочные | Оценочные | ||
| компетенции | (знать, уметь, владеть) | средства | средства | ||
| текущего | промежуточного | ||||
| контроля | контроля | ||||
| ПК-7 | знать | - основные понятия и термины | |||
| делопроизводства, документооборота и | Вопросы к | ||||
| Уровень 4 | документационного обеспечения; | Собеседование | зачету 2,3,4,5,7,8 | ||
| - содержание нормативно-правовых актов, | |||||
| регламентирующих работу с документами; | |||||
| - структуру и способы документирования | |||||
| правовой информации | |||||
| уметь | - использовать ресурсы библиотек и сети | Подготовка | |||
| Интернет в целях проведения научных | докладов | - | |||
| исследований, подготовке письменных | Решение задач | ||||
| работ (рефератов, статей, курсовых и т.д.); | |||||
| ПК-13 | знать | - правила составления и оформления | Собеседование | Вопросы к | |
| Уровень 4 | документов, в том числе относящихся к | зачету № 11,12 | |||
| сфере профессиональной деятельности |
| уметь | - правильно и полно отражать результаты | Подготовка | ||
| профессиональной деятельности в | докладов | Вопросы к | ||
| юридической и иной документации; | Решение задач | зачету № 11, 23, | ||
| - правильно оценивать форму и содержание | ||||
| документов; | ||||
| - организовывать контроль за сроками | ||||
| исполнения документов; оформлять | ||||
| документы, составлять на них описи, | ||||
| готовить документы к передаче на | ||||
| архивное хранение. |
7.2 Перечень компетенций с указанием этапов их формирования (представлен в разделе 2 рабочей программы дисциплины)
Вопросы к зачету
1. Правовая информация и ее структура.
2. Понятие делопроизводства, его цели и функции.
3. Законодательство о порядке использования государственного языка Российской Федерации при документировании официальной информации.
4. Понятие и виды документов.
5. Унификация и стандартизация документов.
6. Унифицированные системы документации.
7.Структура и содержание документа.
8. Состав и основные требования к оформлению реквизитов документа.
9. Организационно-распорядительные документы: понятие, состав, юридическая сила. 10. Характеристика федерального закона как документа, его структура и реквизиты. 11.Основные требования к оформлению распорядительных документов.
12. Понятие и назначение организационных документов.
