Что такое выписка из приказа — образец и пример оформления. Выписка из приказа и протокола

Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.

Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.

В каких случаях она делается?

Заверяется выписка из приказа пометкой «Верно» и личной подписью уполномоченного сотрудника, как правило, это руководитель кадрового органа. Обязательными являются расшифровка подписи с указанием даты заверения.

Должностное лицо пишет заверительную надпись от руки или же может воспользоваться специальным штампом, если таковой имеется.

Если документ предназначается для сторонней организации, то необходима печать. Ее оттиск должен захватывать подпись и фамилию должностного лица, заверяющего выписку из приказа.

Также на нейдолжна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации. Для внутренней работы заверительная надпись печати не требует.

Срок действия и срок хранения

Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.

Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.

Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.

Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.

Данная статья посвящена справкам, копиям и выпискам из документов. Копии и справки в настоящее время подготавливаются в каждой организации. А выписки применяются не на всех предприятиях.
Давайте рассмотрим требования к оформлению этих документов, а также определим их назначение.

Справка

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:

Фрагмент документа

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)

Свернуть Показать

В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:

• те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
• те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.

Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.

Внешние справки

Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:

• общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
• бланк конкретного вида документа (кроме письма);
• бланк письма.

Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):

Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным . Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.

В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два-четыре межстрочных интервала.

Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.

Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».

Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

Текст справки , как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…» .

Пример 1

Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5

Свернуть Показать

Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).

При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:

Пример 2

Свернуть Показать

Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.

Пример 3

Внешняя справка, оформленная на бланке формата А4

Свернуть Показать

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).

При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним - главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).

Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа - СПРАВКА.

Внутренние справки

При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия - на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см. Пример 4):

• наименование структурного подразделения - автора документа;
• наименование вида документа (СПРАВКА);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
• текст документа;
• адресат;
• подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте - без наименования организации).

Пример 4

Внутренняя справка

Свернуть Показать

Копия документа

Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа.

Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 No 477

«Копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

…При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.

Пример 5

Свернуть Показать

При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в <указывается наименование организации>». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Пример 6

Свернуть Показать

Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии ГОСТа Р 6.30-2003, а именно - в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».

Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.

Пример 7

Свернуть Показать

Пример 8

Свернуть Показать

Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично - на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).

Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.

Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила направления копии декларации об объекте недвижимого имущества, право собственности на который зарегистрировано органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, в организацию (орган) по учету объектов недвижимого имущества, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 31.08.2006 г. No 531

Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается.

Нумерация листов (страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа) на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.

Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.

В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г. No 4462-1 (в редакции от 19.07.2009 г.).

Выписка из документа

Выписка из документа - это копия части (частей) письменного документа.

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного вида. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 No 280 «Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации» утверждена форма выписки из протокола заседания Военного совета. Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться.

Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:

Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит

Кадровикам по роду деятельности часто приходится оформлять оригиналы и копии приказов, а также заниматься подготовкой выписок. Мы расскажем, в каком порядке оформляется выписка из приказа (образец есть в нашей базе), как ее правильно заверить, а также в каких случаях выписка из приказа по основной деятельности или по личному составу может с полным правом заменить основной документ.

Из этой статьи вы узнаете:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

• в каких случаях оформляется выписка из приказа;
• как сделать выписку из приказа-2017;
• как выглядит образец выписки из приказа о приеме на работу;
• где найти готовый образец выписки из приказа по основной деятельности;
• когда предпочтительнее сделать копию приказа.

Кадровая практика предполагает оформление выписок из приказов , распоряжений, трудовых книжек, учетных журналов и других документов. Это связано с большим объемом информации, содержащейся в деловых бумагах. Если возникает потребность только в малой части данных, вошедших в приказ или иной документ, готовится выписка.

Еще одна немаловажная причина - конфиденциальность. Документ, отдельные части которого содержат сведения с ограниченным доступом, нельзя просто взять и полностью скопировать. Конфиденциальная информация будет разглашена, а это недопустимо. Проще и правильнее сделать выписку, в которой отражаются строго определенные сведения.

Выписка из приказа

Правильно оформленная выписка из приказа (образец-2017 подскажет, как это сделать) считается самостоятельным документом, имеющим юридическую силу. По сути, это заверенная работодателем выдержка, отражающая отдельное распоряжение или указание.

Выписка из приказа о приеме на работу или любого другого документа - оптимальное решение в ситуации, когда исполнителю для решения конкретной задачи не требуется полный его текст. Несмотря на малый объем, по составу реквизитов и особенностям внешнего оформления она практически не отличается от подлинника.

Возникает резонный вопрос: кому и при каких обстоятельствах может понадобиться выписка из приказа об отпуске, образец которой вы найдете в нашей базе кадровых документов, приказа о приеме на работу или иного документа? Чаще всего с таким требованием обращаются представители органов социальной сферы (например, пенсионного фонда), прокуроры и судьи, инспекторы ГИТ и другие должностные лица.

Обычно запрос касается информации о конкретном работнике. Но распорядительный документ нередко бывает сводным и наряду с запрашиваемой информацией содержит сведения о других лицах, не имеющих никакого отношения к запросу. В этом случае нужно понять, как сделать выписку из приказа (образец-2017 послужит ориентиром), и выдать ее.

Может ли сам сотрудник обращаться с просьбой о получении выписки? Статья 62 Трудового кодекса РФ наделяет его таким правом. Более того, даже бывший сотрудник организации может обратиться за выпиской (например, для исправления неверной записи в трудовой книжке по новому месту работы). Все выписки и копии документов, связанных с работой, выдаются безвозмездно на основании письменного заявления сотрудника. Законодатель установил трехдневный срок, в течение которого необходимо оформить, заверить и выдать запрашиваемые документы.

Выписка из приказа: как правильно оформить

Оформление выписки из приказа - стандартная процедура, которая, тем не менее, может вызывать вопросы даже у практикующих кадровиков со стажем. Документы такого типа имеют юридическую силу только при наличии всех обязательных реквизитов и полном соответствии источнику в той части, которая интересует того, кто запросил документ.

Основанием служит оригинал приказа. Порядок действий следующий:

• сначала копируются «шапка» и преамбула приказа, а также его реквизиты - регистрационный номер и дата издания;
• заголовок «Приказ» заменяется формулировкой «Выписка из приказа»;
• соответствующий тематике запроса фрагмент распорядительной части документа переносится в выписку (см. образец);
• полностью прописываются инициалы, фамилия и должность руководителя, издавшего приказ;
• в нижней части листа обязательно оставляется место для заверительных реквизитов.

Убедитесь, что выписка содержит все без исключения реквизиты, используемые в подлиннике: наименование и юридический адрес предприятия, дату и место издания приказа, идентификационный номер налогоплательщика. Чтобы заверить документ, нужно сделать на нем пометку «Верно ».

Обычно этим занимается сотрудник, оформивший выписку - работник кадровой службы или секретарь. Заверитель обязательно указывает под пометкой свою должность и ФИО. Если документ занимает несколько страниц, заверяется каждая!

Затем проставляется дата оформления выписки и печать отдела кадров. Собственно, для документа, предназначающегося для внутренних нужд организации, этого достаточно. Но если выписка запрашивается с целью подачи в сторонние учреждения или организации, необходимо дополнительно заверить ее печатью предприятия.

Скачайте документы по теме:

Как сделать выписку из приказа по основной деятельности?

Чтобы понять, как это происходит на деле, рассмотрим образец выписки из приказа по основной деятельности . Приказы данной категории призваны решать основные стратегические и оперативные задачи, стоящие перед предприятием.

К ним относятся приказы о вступлении в должность руководителя компании и о досрочном сложении полномочий генерального директора, об утверждении штатного расписания, о введении на предприятии режима неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, о запрете курения на территории организации и т.д. Поможет понять, как оформить выписку из приказа, образец-2017 :

Как оформить выписку из приказа по личному составу?

Образец выписки из приказа о приеме на работу или любого другого распорядительного документа, имеющего непосредственное отношение к личному составу, почти идентичен выписке из приказа по основной деятельности. Но есть одно немаловажное отличие, о котором всегда следует помнить - отсутствие преамбулы, части, поясняющей причину издания приказа. В текст выписки из распоряжений по личному составу она не включается. Воспроизводится только информация, содержащаяся в распорядительной части документа.

Приказы по личному составу часто составляются с применением унифицированных бланков первичного учета, которые, как известно, имеют табличную форму и содержат всего одно распоряжение. Выписку из такого документа технически сложно выполнить. Поэтому если речь идет о решении, касающемся одного работника, целесообразнее сделать копию и заверить ее в обычном порядке.

• Т-1 (о приеме работника на работу);
• Т-5 (о переводе работника на другую работу);
• Т-9 (о направлении работника в командировку);
• Т-11 (о поощрении работника);
• Т-8 (о прекращении действия трудового договора с работником);
• Т-6 (о предоставлении отпуска работнику).

Но не для всех кадровых мероприятий разработаны унифицированные формы. Например, вынесение и снятие дисциплинарных взысканий, внутреннее совместительство, совмещение должностей оформляется распорядительными документами, составляемыми в свободной форме. Поэтому их содержание вполне резонно воспроизводить в выписке, если возникает такая потребность.

Кроме того, в кадровой практике применяются и унифицированные формы другого типа. В их наименовании присутствует индекс «а» (бланки Т-1а, Т-5а, Т-6а, Т-8а, Т-9а, Т-11а). Он указывает на то, что действие приказа распространяется на двух и более работников. Такие документы не копируют полностью, а оформляют выписку.

Пример выписки из приказа

Рекомендуется всегда иметь под рукой пример правильно оформленной и заверенной выписки из приказа. В этом случае просьба о выдаче документа такого типа однозначно не поставит кадровика в тупик. Вот пример, содержащий данные приказа о трудоустройстве работника:

Как видно из примера, выписывать нужно все значимые сведения, в том числе реквизиты документа-основания, указанного в подлиннике. После оформления и выдачи выписки не забудьте зарегистрировать ее в специальном журнале.

Большинство действий работников регулируют приказы. В некоторых случаях нужны выписки из соответствующих приказов. Они отражают суть распоряжений руководства.

Но как составить выписку из приказа верно? Выписка из приказа это краткая выдержка из наиболее важной части основного документа.

В нем отображаются самые существенные распоряжения, касающиеся деяний ответственных работников. Выписка может потребоваться для предоставления в пенсионный фонд либо другие инстанции.

Необходимые сведения

На практике выписка из приказа готовится, когда основной документ обладает большим объемом. При этом требуемые сведения занимают только небольшую часть.

Также выписка составляется, когда требуется частично сохранить конфиденциальность приказа. Издаваемые по организации приказы могут относиться к основной деятельности либо касаться личного состава.

Точно также различаются и выписки из приказов. Основными отличиями при этом становятся следующие моменты:

Приказы по предприятию могут быть весьма пространными. Это не удивительно, поскольку нужно детально рассмотреть все нюансы и подробно регламентировать каждую мелочь.

Это необходимо для предотвращения возникновения в будущем недопонимания, претензий и неясностей со стороны причастных работников.

Иногда работнику требуется официальный документ, чтобы подтвердить сведения из приказа в сторонних инстанциях. При этом предоставление копии приказа не всегда целесообразно.

Во-первых, нужная информация может содержаться всего в паре предложений и изучение нескольких листов приказа не требуется.

Во-вторых, в приказе может содержаться конфиденциальная информация, не предназначенная для третьих лиц. Потому наиболее рациональным считается составление выписки из приказа.

Что это такое

Выписка из приказа является официальным документом, который выдается по поступлении запроса. Он содержит информационный фрагмент из функционирующего приказа.

Например, субъекту может понадобиться выписка для доказательства стажа в процессе исчисления органами соцзащиты положенной трудовой .

Также потребоваться выписка может для предъявления оной в вышестоящие структуры либо при информировании государственных органов.

Документ дозволяет частично передать сведения из приказа, сохранив недоступность прочей части распоряжения. Выписка это акт, который содержит лишь те тезы приказа, каковые непосредственно требуются адресату.

В основном такой документ состоит из единственного пункта. Например, о назначении лица на должность, предоставлении отпускного периода или об увольнении.

Выписка является полноценным подтверждающим документом. Независимо от того как пишется текст документа, выписка обладает такой же юридической силой как и сам приказ.

С какой целью делается

Важнейшим предназначением выписки из приказа является сохранность служебной конфиденциальной информации.

Документ должен отражать только те пункты основного документа, какие прямо относятся к решению конкретных вопросов. Выписка содержит сведения о конкретном сотруднике.

Таковые могут потребоваться для предоставления в государственные или муниципальные органы. Выписки могут потребоваться для разных служб организации, которые связаны процессами деятельности.

К примеру, для начисления сотруднику зарплаты бухгалтерскому отделу требуется .

Отделу кадровой службы, для оформления личного дела, надобна выписка из . Может в кадровый отдел обратиться работник, утерявший трудовую книжку.

В доказательство своей трудовой деятельности ему могут понадобиться выписки из приказов о приеме на работу и .

Выписка из приказа должна быть представлена в трехдневный срок после запроса. Довольно часто выписки требуются для предоставления в контролирующие или вышестоящие организации.

При потере документов могут потребоваться выписки для представления в органы МВД или в . Выписки из приказов позволяют получить надобную информацию, подходящую по случаю.

Для чего бы ни понадобилась выписка из приказа, главной целью документа становится предоставление необходимых сведений относительно конкретного работника.

Из приказа берется определенная цитата и оформляется надлежащим образом. Новый документ получает название «выписка из приказа».

Правовая база

Но поскольку такой документ может включать сведения о других работниках, то сотрудник может получить только выписку.

Работодатель должен выдавать документы по требованию работника, если таковые хранят его индивидуальные данные.

В зависимости от предназначения различается оформление основной части документа. Для бухгалтерского учета потребуется указание таких данных как:

• фактической себестоимости поступивших средств и материальных ценностей;
• затрат на ремонт и обслуживание производственного оборудование;
• общепроизводственных и общехозяйственных расходов организации;
• объем незавершенного производства;
• количество готовой продукции.

Для целей налогового учета потребуются такие сведения как:

• распоряжение руководства об утверждении учетной политики;
• указание методов и способов начисления;
• учетные цены материально-производственных запасов;
• оценка сырья и материалов;
• порядок оценки незавершенного производства;
• расходы на ремонт основных средств, страхование имущества;
• начисленные по долговым обязательствам проценты.

О командировке

В выписке из указывается констатирующая часть основного документа. То есть излагается пункт, который непосредственно начинается со слова «Приказываю».

Например, «Приказываю направить в командировку Ф.И.О. (название должности) в г. ______ сроком на __ календарных дней, с 00.00.00 г. по 00.00.00 г. для исполнения служебного поручения». Оформляется выписка в обычном порядке.

Следует изложить и ту часть приказа, которая содержит основания для предоставления и перечень сопутствующих документов.

Например, «приказываю, предоставить Ф.И.О. (должность) отпуск с 00.00.00 г. по 00.00.00. г. Отпуск предоставляется в соответствии с утвержденным графиком отпусков».

По основной деятельности

Приказ организации по основной деятельности издается в целях совершенствования работы на предприятии.

В нем содержится информация о том, каким образом следует осуществлять трудовую деятельность и чем при этом руководствоваться.

Выписка из приказа может потребоваться как для сторонних организаций в качестве подтверждения основной деятельности предприятия, так и для структурных подразделений как изложение основных принципов работы.

В выписке из приказа по основной деятельности должна быть указана цель составления основного документа, а затем констатирующая часть.

Например, «в целях усовершенствования работ с документацией в организации и обеспечения ее сохранения, приказываю всем работникам с 00.00.00 г. следовать Правилам работы с документацией, зафиксированными в Инструкции по делопроизводству».

Пример документа (образец)

В качестве наглядного образца может быть рассмотрена по личному составу.

Образец из приказа о приеме на работу выглядит следующим образом:

Оформить выписку из любого приказа вовсе не так сложно, как может показаться. Главное соблюсти все требования к документу и использовать только актуальные сведения.

Важно помнить, что выписка из приказа это официальный документ и подходить к его составлению нужно со всей ответственностью.

Размер распорядительного акта может отличаться в зависимости от его содержания. В случае с документами большого объема, подготовка полной копии ради выписки одного или нескольких абзацев не имеет смысла. Значительно легче подготовить выписку, которая будет содержать в себе все необходимые сведения. Помимо этого, подготовка данного свидетельства позволяет сохранить конфиденциальность информации о деятельности самой компании. Ниже мы предлагаем поговорить о том, как сделать выписку из приказа и рассмотреть правила составления подобной документации.

В практической деятельности выписка из приказа готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности

Зачем нужна выписка из приказа

В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов. Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов. Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны. Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках. В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта.

Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:

1. По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
2. По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.

Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа. Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.

По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.

Основные отличия выписки от копии

Работники, не знакомые с правилами делопроизводства ошибочно считают, что выписка и копия приказа являются равнозначными документами. Довольно интересен тот факт, что в сфере юриспруденции, данные документы имеют равнозначную законную силу. Главным различием этих бланков является их содержание. Копии распорядительных актов изготовляются при помощи ксерокса. Это означает, что данный бланк содержит в себе всю информацию, что и оригинальный акт.

Выписка из приказа содержит в себе лишь часть сведений, содержащихся в оригинальном документе. Как правило, делопроизводители или другие должностные лица копируют лишь распорядительную часть документа. Еще одним отличием между рассматриваемыми бланками является то, что при составлении выписки, лицо, заполняющее бланк, должно заверить документ личной подписью. В случае с копиями документов необходимость выполнения данных действий отсутствует.

При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”

Разновидности документа

Как уже было сказано выше, в делопроизводстве используются два вида выписок, различающихся между собой своим содержанием. Документ, посвященный личному составу, содержит в себе только информацию, связанную с работниками компании. Это означает, что в данном бланке отсутствует преамбула и пояснительная часть, где приводятся основания для выпуска распоряжения. В этом случае указываются лишь те сведения, что содержатся в распорядительном разделе акта.

Важно обратить внимание на то, что приказы, связанные с личным составом, изготавливаются в соответствии с требованиями контролирующих органов. Согласно действующему законодательству, должностному лицу, составляющему приказ о назначении или переводе сотрудника в новую должность, необходимо использовать унифицированную форму бланка. Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов. Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме. В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок составления приказов, связанных с назначением дисциплинарной ответственности. Это означает, что данный документ составляется в свободной форме, что значительно облегчает подготовку выписок.

Распорядительные акты, связанные с основной деятельностью компании, содержат в себе информацию о действиях руководства. К данной категории можно отнести документы о назначении либо увольнении генерального директора, акты, посвященные штатному расписанию или порядке выполнения работ. Выписка из подобной документации должна содержать в себе преамбулу, основную часть и раздел, поясняющий причину необходимости издания документа.

Как правильно оформить

Несмотря на то что содержание рассматриваемого бланка базируется на основном распорядительном документе, выписки рассматриваются как отдельный документ, обладающий собственной юридической силой. По словам экспертов, предназначение выписки оказывает непосредственное влияние на содержание бланка.

Выписка из приказа, как правильно оформить:

1. В первую очередь, указывается название компании. Для заполнения этого раздела необходимо получить информацию из «Устава». В случае с филиалами и представительствами, первостепенно указывается наименование вышестоящего органа, после чего фиксируется название подразделения.
2. Далее указывается номер, присвоенный приказу при регистрации, а также дата его составления.
3. «Тело» документа начинается с фразы «Выписка из распоряжения (приказа)».
4. При заполнении «тела» бланка следует учитывать его особенности. В случае с выпиской из приказа, связанного с деятельностью компании, приводится констатирующая часть основного документа. При составлении документа, касающегося личного состава, из оригинального акта копируется информация, которая идет после слова «Приказываю».
5. В последнюю очередь заполняется раздел, где указываются сведения о лице, подписавшем распоряжение.

О приеме на работу

Выписка из приказа о приеме на работу, образец которой будет приведен ниже, должна содержать сведения лишь об одном труженике, принятом в ряды организации. При составлении документа необходимо указать информацию о лице, выступающем в качестве работодателя . Далее указывается дата приема на работу, должность нового сотрудника и название структурного подразделения. Вышеперечисленная информация должна быть заверена подписью заполняющего бланк и фирменным штампом.

Составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

В действующем законодательстве отсутствует регламент, согласно которому оформляется этот документ. Это означает, что при формировании подобной документации, должностному лицу следует придерживаться общих правил делопроизводства. Образец выписки из приказа об увольнении должен в обязательном порядке содержать информацию о самом предприятии и труженике, с которым прекращены трудовые отношения. «Тело» документа начинается с формулировки «Выписка из приказа об увольнении».

Данный документ относится к категории актов, посвящённых личному составу компании. Это означает, что каждый работник, к которому относится данный бланк, имеет законное право ознакомиться с его содержанием. В шестьдесят второй статье ТК РФ говорится о том, что данный бланк может быть затребован не только увольняемым сотрудником, но и контролирующими органами.

Как правило, необходимость в составлении данного документа возникает при утере или порче трудовой книги. Именно это обстоятельство заставляет труженика обращаться в организации, где ранее велась трудовая деятельность. На основе полученных документов создается дубликат трудовой книги. Помимо этого, необходимость в получении выписки из приказа об увольнении может быть вызвана отсутствием отметки о величине трудового стажа в трудовой книге.

О командировке

Выписка из распорядительного акта о командировке должна содержать в себе реквизиты компании, наименование документа, регистрационный номер и дату составления. Далее копируется текст, содержащийся в распорядительной части оригинального акта. Составленный бланк должен содержать в себе подпись руководителя компании и её расшифровку. Информация, приведенная в выписке, должна быть заверена фирменным штампом компании.

Сроки, установленные для оформления выписок

Для того чтобы получить рассматриваемый бланк, работнику или сотруднику контролирующего органа необходимо составить письменную заявку на имя руководителя организации. В этой заявке следует указать основания для получения информации, приведенной в распорядительной документации. Заявка, поступившая от контролирующих органов или самого работника, должна быть в обязательном порядке зарегистрирована в специальном журнале. Этот шаг позволит минимизировать риск возникновения возможных конфликтов.

Согласно действующему законодательству, работодатель не имеет права отказать в оформлении бланка. В Трудовом Кодексе приводится ряд правил, согласно которым оформляется выписка. Срок оформления бланка составляет три дня с момента получения письменной заявки.

Выписка может потребоваться для предоставления в пенсионный фонд либо другие инстанции

Время действия и особенности хранения

В действующем законодательстве отсутствует регламент, ограничивающий срок действия рассматриваемого документа . Это означает, что выписка из приказа, образец которой приведен в данной статье, имеет бессрочный характер. Если подготовленный акт касается личного состава компании, он должен быть передан в кадровый отдел для хранения вместе с личным делом работника. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что срок хранения документа равен сроку хранения личного дела работника в пределах самой организации.

При каких условиях могут отказать в получении документа

Каждый работодатель должен придерживаться правил, изложенных в нормативно-правовых документах, выпущенных контролирующими органами. Согласно установленным правилам, каждый работник имеет законное право заполнить заявку о получении выписки из приказа о зачислении в штат, переводе, направлении в служебную поездку или других мероприятиях . Во второй части шестьдесят второй статьи Трудового Кодекса приводится перечень оснований, которые могут быть указаны сотрудником при составлении заявки. Как уже было сказано выше, срок оформления документа составляет три рабочих дня.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели пример составления выписки из распорядительного акта. Этот документ используется в качестве подтверждения различных фактов о личном составе компании и действиях работодателя. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что у контролирующих органов отсутствуют жесткие требования, регламентирующие составление бланка. Однако при создании документа необходимо придерживаться стандартных правил делопроизводственного процесса. Заполненный бланк должен быть заверен печатью руководителя и фирменным клише.