Что можно сделать из папок для детского. Оформление папок с документами образец

Всем доброго дня и плодотворных выходных!

Здесь Вы найдете пошаговый мастер-класс как сделать, а точнее переделать, обычную канцелярскую папку с файлами под ставшее сейчас очень актуальным, так называемое портфолио для школьника.

Такую оригинальную папку Вы сделаете всего за пару часов!

Для этого Вам понадобяться:

Папка с файлами,формат А4

Канцелярский резак

Металлическая линейка

Коврик для резки

2 листа кардстока 30*30 или тонкий цветной картон, или 2 листа плотной бумаги для скрапбукинга для форзацев

2 листа бумаги для скрапбукинга 30*30см для обложки

Тематические картонные наклейки (чипборд) или любые картинки на школьную тему

Клей Момент Кристалл, большой тюбик (маленького Вам не хватит)

Любая акриловая краска подходящего цвета

Кисточка

Переплетный картон толщиной 2мм для обложки

Простой карандаш (возможно)

Небольшой отрез ткани, подходящий по цвету

Лист тонкого картона А4

Клей-карандаш или густой ПВА (немного)

Первый этап: отрезаем у пластиковой папки крышки- обложку, оставляем по 1.5-2 см.

В итоге у Вас получится вот так:

Второй этап:

отрезаем по размеру наших файлов (22* 30см) два листа для форзацев

(у меня это веселенький зелененький кардсток- плотный, но тонкий картон размером 30*30, поэтому я отрезала только по одной стороне, на фото видна разметка коврика 22 см.)

3. Наносим на оставшиеся " крылышки" нашей папки клей и приклеиваем форзацы.

Для верности можно прострочить на швейной машинке. К тому же машинная строчка очень украшает. Если у Вас нет швейной машинки, ничего страшного! Значит будете приклеивать хорошенько:)))

Вот так будут выглядеть будущие форзацы. Их можно также оформить в технике скрапбукинга, но уже в самом конце.

4. Теперь берем переплетный картон. Он продается в любом магазине для художников. Бывает разного размера, я беру большие листы 70*100 и нарезаю нужного формата. В данном случае я вырезала две крышки размером 22,5см* 31 см, так как обложку лучше делать немного больше, чем основные листы.

Потом я крашу торцы и боковины крышек акриловой краской подходящего цвета, чтобы наша обложка выглядела красиво и эстетично.

5. Листы бумаги для скрапбукинга нарезаем под нашу обложку. 30*22см

Теперь понятно почему мы покрасили торцы и боковины обложки? Бумага для скрапбукинга выпускается в основном максимально формата 30*30, формат А4 пока еще достаточно редкий. Если Вы будете использовать дизайнерскую бумагу, которая обычно большого формата, то, естесственно, можете вырезать листы ровно по размерам обложки.

Листы для обложки тоже можно прострочить для красоты по периметру и приклеить к картону.

Я выбрала озорные зигзаги.

6. Теперь нам надо сделать корешок, соединяющий обложку.

У стандартной папки с 20 файлами размер корешка 1.5см. Если у Вас папка побольше, то измерьте корешок и начертите на тонком картоне такую схему. Корешок Х см + припуски с обеих сторон по 5 мм для свободного облегания (как выразились бы по швейной терминологии). Пробовала сделать припуск 7мм, оказалось большеват.

7. Берем лоскут хлопчатобумажной ткани (я выбрала светлый желтый цвет) чуть больше по высоте, чем Ваш корешок.

8. С помощью клея-карандаша приклеиваем ткань к заготовке корешка.Можно также приклеить густым ПВА-клеем, нанесенный тонким слоем.

Припуски ткани загибаем и приклеиваем на изнаночную сторону.

9.Когда ткань хорошо просохнет, прострочите корешок и припуски на машинке через каждые 5мм.

10. Приклеиваем по разметке крышки вот таким образом, снаружи. Клей лучше нанести 2 раза по инструкции, подождать пока чуть подсохнет и приклеить, сильно прижимая.

Обложка почти готова. Осталось соединить с форзацами.

11. Теперь довольно обильно, но равномерно наносим клей на всю поверхность форзаца и приклеиваем к обложке по очереди. Сначала одну сторону, потом вторую, когда первая сторона хорошо схватится! Причем надо довольно хорошо придавливать и проглаживать рукой всю поверхность, особенно у корешка.Не торопитесь, дождитесь хорошего высыхания одной стороны. Потому что, если поторопитесь, то форзац отойдет от основания.

Одна сторона приклеена. Начинаем приклеивать вторую...

Вот так выглядит приклееный форзац.

Декоративно-прикладное творчество обогащает, доставляет радость общения с настоящим искусством, приобщает детей к национальной культуре народа. Однако привить детям трудовые навыки, обучить ремеслу, воспитать и развить у них способность эстетического восприятия произведений декоративно-прикладного искусства на современном этапе не достаточно. Нужно привести обучение в соответствие с требованиями общества, а, следовательно, подготовить учащихся к новым социальным ролям – потребителя, предпринимателя, творчески мыслящей личности, способной преобразовывать искусственно-технологическую среду.

Педагогическая наука и практика встали перед задачей разработки новых подходов к преподаванию, направленных на развитие творческого, активного ребенка. Необходимо перейти к развивающему обучению, которое является одним из приоритетных направлений реформы образования в России. А задача педагога создать обучающую среду, которая позволит ребенку быть активным участником процесса познания, а не объектом, пассивно воспринимающим информацию и практический опыт. Таким инновационным подходом стал процесс дизайн технологической деятельности – активное включение учащихся в процесс проектирования и изготовления посредством проектов.

Результатами проекта являются:

Изделие

Умения и навыки, которые приобрели учащиеся в ходе разработки проекта

Сделанное учащимися изделие дает некоторое представление о процессе обучения, показывает на каком уровне освоены навыки, однако являет собой реальное отражение процесса обучения.

Составить дизайн-папку, правильно ее оформить – трудная задача для начинающего. Кроме того, приходя в творческое объединение дополнительного образования, дети часто морально не готовы к письменной работе над дизайн-папкой. Чтобы, облегчить эту задачу и ускорить процесс, возникла необходимость разработки дизайн-папки для учащегося, которая представляет собой комплект листов компонентов проекта на печатной основе, которую дети заполняют в ходе проекта (см. Приложение « ».

Каждый из нас имеет целые папки важных документов, которые нужно аккуратно беречь и хранить в целостности и сохранности. Но обычные папки, приобретенные в магазине, быстро портятся и не имеют привлекательный вид. Поэтому в этом мастер-классе мы будем учиться делать яркую и необычную папку для документов своими руками. Для этого нам не понадобятся много средств и времени, а результат превзойдет все ваши ожидания и фантазии. Техника «скрапбукинг» поможет превратить обычную канцелярскую вещицу в настоящий шедевр.

Для настоящей принцессы

Такая функциональная и красивая папочки для первого документа малышки каждый раз будет напоминать вам об этом важном и запоминающимся событии, как рождение ребенка.

Папка — очень просто скрап-объект, поэтому с ней справятся даже начинающие мастерицы.

Чтобы сделать папку для ребенка, нам пригодится:

• коврик для нарезания;
• железная линеечка;
• канцелярский ножик;
• ножницы;
• инструменты для биговки;
• канцелярские зажимы или скрепки;
• швейная машинка или нитки с иглой для ручного шитья;
• клей «Момент»;
• клей-карандаш;
• двусторонний скотч;
• два листа скрапбумаги;
• 2 листа картона (26,5×19,5 см);
• файлик для документов;
• ткань для обложки;
• синтепон;
• маленькие магниты;
• декор.

В начале работы необходимо определиться с размером поделки. Если само свидетельство 25×18 см, то изделие должно быть крупнее, например, в формате 26×19 см. Размер обложки — 26,5×19,5 см. Высота — 26,5 см, а ширина — 5 см.

Устанавливаем магнит на первую часть обложки. Для этого взять одну часть из картона и найти серединку на длинной стороне. Приложить магнит в 2 см от края, как показано на фото:

Затем обводим карандашом.

Канцелярским ножом прорезать по контуру верхний слой картона.

Любым удобным инструментом аккуратно убрать внутренние слои картона, чтобы в образовавшуюся дырочку поместился магнитик.

Края зачистить пилочкой для ногтей. Магнит не должен смещаться и выступать над поверхностью. Приклеиваем магнит в отверстие.

Затем нам необходимо провести вдоль соединительной полоски от картона первую линию сгиба.

И на расстоянии два сантиметра — вторую.

Внутри проводим еще две линии сгиба для плавности закругления корешка.

После промазываем боковую часть корешка и приклеиваем к обложке.

Таким образом приклеиваем и вторую деталь обложки. Хорошо прижимаем, чтобы не попал воздух.

Стоит обязательно следить корешком, чтобы все детали лежали ровно.

Ждем пару минут и складываем папку. Обращаем внимание на все стороны, чтобы не было перекосов.

Пока клей окончательно не высохнет, не стоит закрывать папку, так как один из магнитов может вылететь. Затем перевернуть обложку лицом и промазать клеем-карандашом все, включая корешок.

Уложить обложку на кусок синтепона и прижать.

Готовим ткань для обложки. Перед работой ее необходимо хорошо прогладить, чтобы не было складок и заломов. Также можно накрахмалить. Далее отрезать от приготовленной ткани полоску 5 см в ширину:

Ею закрываем все корешки.

Припуски на подгиб ткани останутся такими же, примерно 1,5-м сантиметра. Оборачиваем обложку тканью с верхней стороны. Клеем-карандашом промазать край картона по длине обложки на ширину 1,5-2 см, излишки убрать.

Приклеить ткань к картону, начиная с середины. Очень аккуратно приклеивать на углах.

Также вырезать место для магнита.

Приступаем к отстрочке. Прострочить нашу обложку по периметру.

Следующий этап — декорирование в технике «скрапбукинг». Для декора нам пригодится:

• вырубка из скрапбумаги;
• корона из плотного картона;
• пара брадс;
• чернила для эмбоссинга;
• специальная пудра и фен для эмбоссинга;
• штамп.

Одну сторону короны смочить прозрачным чернилом и засыпать золотой пудрой. Затем нагреть феном, чтобы пудра расплавилась и образовала плотную металлическую поверхность. Наша корона готова:

На штамп с текстом «Свидетельство о рождении» нанести прозрачные чернила.

Поставить оттиск и засыпать пудрой.

Стряхнуть лишнее.

Все декоративные детальки приклеить на папку. На штампе установить брадс.

Обклеиваем форзац. При необходимости можно вшить файлики.

Тканевая папка для документов готова!

Видео по теме статьи

Здесь представлены лучшие видео для подробного изучения скрапбукинга.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел - дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

ПОСТОЯННО - ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее - Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

• Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией - источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

• Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации--преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос--ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

• Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

	Номер листа дела (тома)
Приказ от 12.01.2015 №1
Приказ от 13.01.2015 №2
Приказ от 13.01.2015 №3
Приказ от 16.01.2015 №4
Приказ от 19.01.2015 №5

• По алфавиту - например, фамилий или наименований проектов:

• Комбинированным способом - сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Лист-разделитель
Исх. № 53 от 14.01.2015
Вх. № 243 от 16.01.2015
Исх. № 105 от 23.01.2015
Вх. № 341 от 28.01.2015
Переписка с ООО «Василек»
Лист-разделитель
Вх. № 14 от 12.01.2015
Исх. № 18 от 13.01.2015
Вх. № 201 от 15.01.2015

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел - систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках--регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов - канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую--то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во--первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во--вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

• постоянного срока хранения;
• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• документы по личному составу (все , включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа--заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

• общее количество листов;
• пропущенные номера;
• литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 - 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из--за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

• о надорванных листах;
• склеенных листах;
• брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
• листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

• Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах - товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

• Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон-ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении - полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

• Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии
с рекомендациями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист-заверитель.

• Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») - длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том - примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем - уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно - все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет - просто выводятся с внутренней стороны без каких--либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до-кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

• Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то - ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

• Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

Рассмотрим 4 варианта того, как можно создать новую папку. Все они простые и не выходят за рамки несложной компьютерной грамотности.

I вариант. Чтобы создать папку Windows, надо сначала определить, где именно она будет находиться: на рабочем столе или внутри какой-либо другой папки. Соответственно заходим именно туда, где будет «дом построен», то есть, создана новая папка Windows.

Как на рабочем столе создать папку

1) Чтобы на рабочем столе создать папку, кликаем правой кнопкой мыши по свободному (пустому) месту на рабочем столе.

Контекстное меню “Создать папку”

2) Таким образом открывается контекстно-зависимое меню, в котором следует кликнуть по опции «Создать».

3) В появившемся окне будет предложен список того, что можно создать, из которого надо выбрать «Папку».

4) Вы увидите маленькое окно с надписью «Новая папка», в котором будет мигать курсор, приглашая Вас ввести название для папки.

Имя для новой папки

Если название не вводить, то папка по умолчанию будет называться «Новая папка». В принципе, в любой момент Вы ее можете переименовать, о чем речь пойдет ниже.

Отклоняясь от темы, замечу, что выражение « » означает, что создатели программного обеспечения думали-думали и приняли решение за пользователя (т.е. за нас с Вами), что в конкретном случае можно поступить так, как предлагается. В данном случае рекомендуется согласиться «по умолчанию» с названием «Новая папка».

Но такое название плохое, так как по прошествии некоторого времени сложно вспомнить, что хранится в папке с таким неказистым именем. Поэтому вместо выбора «по умолчанию» лучше ввести «собственное» имя папки.

Введя имя, надо нажать на клавишу Enter или щёлкнуть мышкой за пределами рамки для ввода имени. Если была допущена ошибка при вводе имени, ее легко исправить. Для этого надо щёлкнуть по ошибочному имени папки мышкой, т.е. выделить это имя, а затем нажать на клавишу F2 и можно редактировать имя папки.

Если надо создать папку внутри существующей папки (), кликаем по свободному месту в старой папке правой кнопкой мыши, затем по опции «Создать» и далее делаем все точно так, как описано выше.

Другие варианты, чтобы создать новую папку

II вариант:

Есть ещё один вариант для создания папки Windows. В строке меню в правом верхнем углу есть опция «Файл». Кликаем по ней, затем по «Создать» и, наконец, «Папку».

III вариант:

Открываем Проводник (Пуск – Программы – Стандартные – Проводник), заходим туда, где требуется создать папку. Затем в правом верхнем углу заходим в меню Файл – Создать – Папку.

Или можно щёлкнуть в свободном месте правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать Создать – Папку.

Проводник создаст новую папку в том месте, где Вы дали команду на её создание, и назовет её Новая папка. Вы можете ввести другое имя, о чем было рассказано выше в первом варианте.

Вариант с Проводником удобен, если Вы решились навести порядок в своих файлах и папках, так как здесь имеется каталог всего, что у Вас есть на компьютере. Можно сделать сортировку по новым или старым папкам, удалить ненужное.

IV вариант:

С помощью этого варианта предполагается создание новой папки в тот момент, когда Вы сохраняете какой-либо файл. Это удобно, чтобы сразу свои файлы хранить «по полочкам», чтобы впоследствии их можно легко было найти.

Допустим, Вы создаете файл или редактируете уже имеющийся. Файл, который в результате получится, можно сразу сохранить в новой папке (как говорится, «не отходя от кассы»). Для этого в меню «Файл» (в правом верхнем углу) выбираем опцию «Сохранить как».

В открывшемся окне кликаем по кнопке «Создать папку», в результате чего появляется папка с именем «Новая папка». Сразу можно ввести другое имя для папки, после чего вводится имя файла. Эта процедура пошагово (1-ый шаг, 2-ой, 3-ий, 4-ый) показана ниже на примере сохранения файла в Блокноте:

1-ый шаг – Кликаем по кнопке “Создать папку”

2-ой шаг – Вводим имя папки, нажимаем на Enter. Новая папка создана.

3-ий шаг – Нажимаем на кнопку “Открыть”, которая находится правее поля “Имя файла”. Таким образом попадаем в новую папку.