Акт несоответствия поступившего товара в 1с 8. Как зарегистрировать факт расхождения при поставке товаров? Регистрация расхождений при поставке товаров от поставщика

В этом уроке показано, как отразить расхождение с данными поставщика при поступлении товаров.

Для начала покажу, где включается эта функциональность:

Помимо расхождений при приемке, можно регистрировать также расхождения при возврате поставщику:

Акт о расхождении после поступления

Для регистрации расхождений с данными поставщика в системе предназначен документ Акт о расхождении после поступления . Быстрее и проще всего его создать на основании документа поступления:

Появляется карточка нового документа с заполненными полями:

По этому документу программа предлагает выбрать из двух вариантов: либо создать документ корректировки, либо исправлять исходный документ поступления. Остановимся на первом варианте.

На второй закладке документа указываются сведения о товарах (фактические данные и данные поставщика). Для пример введем одну недостачу и излишек:

В следующей колонке требуется выбрать вариант отражения расхождения в учете:

На выбор такие варианты:

Они разделены по 2-м смысловым группам: недостача согласована либо нет. Для примера выберем несогласованную недостачу и отнесем ее на счет сторонней компании (в этой роли может выступить сам поставщик либо сторонний контрагент, например, транспортная компания).

В нижней части формы документа находится легенда:

После заполнение сведений о расхождении необходимо изменить статус на Отрабатывается либо Отработан , для регистрации дальнейших операций по документу:

Для выполнения этих операций переходим по ссылке Оформить документы, при этом открывается форма помощника. На ней программа уже предлает выбрать одно из нужных действий (перечень таких действий меняется от характера расхождений и настроек документа):

Из документа можно распечатать следующие печатные формы:

Список актов о расхождении в программе можно найти здесь:

В соответствии с договором поставки поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности (ст. 506 ГК РФ). Количество, ассортимент и качество таких товаров определяются договором. Но возможна ситуация, когда при приемке товаров выявлено расхождение с данными сопроводительных документов или условиями заключенного договора. В этом случае покупатель составляет акт расхождения при приемке товара по качеству или количеству. Как составить такой акт, расскажем в нашей консультации и приведем образец его заполнения.

Кто и когда составляет акт о расхождении

Акт о расхождениях при приемке товаров составляется созданной для этого комиссией, в которую включаются представители покупателя и представитель стороны, передавшей товары покупателю (например, перевозчик). Желательно в указанную комиссию включить и представителя поставщика. Предполагается, что акт расхождения при приемке товара составляется в момент выявления такого расхождения при приемке товаров. Однако возможно, что такое расхождение будет выявлено и позже. На порядок актирования расхождений это не повлияет. В то же время, необходимо учитывать, что акт о расхождении будет являться основанием для последующего предъявления претензии поставщику или перевозчику в связи с или выявленным . И если договором не предусмотрено право покупателя предъявлять претензию в связи с последующим выявлением расхождений, а такое расхождение могло быть установлено при приемке, взыскать потери с поставщика или перевозчика при запоздалом выявлении расхождений вряд ли получится.

Форма акта расхождений при приемке товара

Обязательной для всех формы акта, которым бы оформлялось выявленное расхождение при приемке товаров, нет. Поэтому организация составляет такой акт в произвольной форме. Конечно, если договором не предусмотрено применение строго определенного бланка.

В этом акте необходимо указать сущность выявленного расхождения, при возможности дать его количественную и суммовую оценку.

К слову, акт расхождения по количеству может быть оформлен по аналогии с актом о недостаче товаров, форму которого мы приводили в отдельном .

При разработке акта расхождений может быть также использована, к примеру, форма Акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно- материальных ценностей (

Автоматизируйте оформление документов. Более 50 бланков!

Бесплатная онлайн программа для торговли и склада

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

Данная форма применяется для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Данная унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132.

Обратите внимание! Разница между формами № ТОРГ-2 и ТОРГ-3 состоит в том, что акт по форме ТОРГ-2 составляется на отечественные товары, а акт по форме ТОРГ-3 на импортные.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3 стр.4

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить акт о расхождении

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. В акте указываются только те товары, по которым было выявлено расхождение (по количеству или качеству). В конце акта делается отметка: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». В товарно-транспортной накладной делается отметка о составлении акта об установленном расхождении.

Обратите внимание! Акт составляется в четырёх экземплярах. Акт оформляется специально созданной комиссией и экспертом организации-получателя с обязательным участием представителей поставщика. Также акт может быть составлен представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации. Далее акты передаются в бухгалтерию с прикреплёнными счетами-фактурами, накладными и т.д. Печать в акте не ставится.

Шапка документа в акте заполняется так же, как и в форме ТОРГ-1 .

В акте указываются сведения о дате и времени прибытия товаров. Сведения о товарах заполняются по сопроводительным транспортным документам.

При заполнении таблицы расхождений по количеству мест и массе в актируемой партии товара, обнаруженных на складе товарополучателя, в строке «По документам поставщика» указываются сведения из товаросопроводительных документов, в строке «фактически» - фактическое наличие, в строке «расхождение +,-» указывается разница между количеством товара по документам поставщика и фактическим.

В поле «Заключение комиссии» записывают выводы приёмочной комиссии с указанием точного количества брака, боя, недостач товаров и общей суммы выявленных убытков.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести учет товаров на предприятиях торговли

КЛАСС365 это не только система учёта товара , он позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Покупатель (получатель), которому поставлены товары ненадлежащего качества, вправе предъявить поставщику требования, предусмотренные ст. 475 Гражданского кодекса РФ (п. 1 ст. 518 ГК РФ). В соответствии с п. 2 ст. 475 ГК РФ, в случае существенного нарушения требований к качеству товара (обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их устранения, и других подобных недостатков) покупатель вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы.

1. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ):

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Абзацем 2 п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ предусмотрено, что своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту торговых операций, утверждены Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Порядок документального оформления приёмки товаров изложен в Методических рекомендациях по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённых Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации).

В силу п. 2.1.7 Методических рекомендаций в случае несоответствия товаров требованиям договора поставки организация должна составить соответствующий акт, который будет являться юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Возврат продавцу товаров, не принятых на учёт покупателем

Если при приемке товара покупатель выявил несоответствие партии товара условиям, предусмотренным сторонами в договоре, то он составляет двусторонний акт о выявленных недостатках товара. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 утверждена унифицированная форма акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей № ТОРГ-2 (для импортных товаров - форма № ТОРГ-3).

Покупатель извещает поставщика о нарушении им условий договора и приглашает его представителя для участия в комиссии по приемке товара. Акт подписывают представители обеих сторон (возможно одностороннее составление акта при согласии поставщика или при его отсутствии), он служит основанием для предъявления претензий и исков.

Покупатель также должен выписать расходную накладную на возврат товара и передать её поставщику (п. 2.1.9 Методических рекомендаций по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённых Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5).

Учитывая, что форма расходной накладной не утверждена, она может быть разработана покупателем самостоятельно с учётом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» или воспользоваться товарной накладной (форма № ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132).

На товарной накладной (форма № ТОРГ-12) целесообразно сделать пометку «Возврат товаров с ответственного хранения» или «Возврат некачественного (некомплектного) товара с ответственного хранения», что поможет бухгалтерам обеих организаций отделить данную операцию от обычных поставок. ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах. Один экземпляр прикладывается к товарному отчёту, а другой - вручается покупателю и является основанием для обмена товара или получения денежной суммы за данный товар (п. 10.3 Методических рекомендаций по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённых Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации)).

Вместе с актом поставщику направляется претензия, которая составляется в произвольной форме (ст. 518-519 ГК РФ).

Возврат продавцу товаров, принятых на учёт покупателем

В случае выявления брака покупатель составляет акт об обнаружении недостатков товара (в произвольной форме с учётом требования ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Унифицированной формы акта некачественного товара после его приёмки на склад не существует, поэтому такой документ организация торговли должна разработать самостоятельно и его форму закрепить в приложении к учётной политике для целей бухгалтерского учёта.

При этом покупатель также может составить в данном случае и акт, составленный по форме № ТОРГ-2.

При возврате товара продавцом оформляется накладная по форме № ТОРГ-12 с пометкой «Возврат товаров с ответственного хранения» или «Возврат некачественного (некомплектного) товара с ответственного хранения», и указанием стоимости партии товара.

Таким образом, на основании вышеизложенного, можно сделать следующий вывод:

• исходя из Вашего вопроса, обнаружение бракованного товара покупателем происходит в период приёмки товара. Следовательно, в этом случае, по нашему мнению, составляется двусторонний акт о выявленных недостатках товара, документальное оформление по форме № ТОРГ-2 (для импортных товаров - форма № ТОРГ-3).

Если же бракованный товар был обнаружен после приёмки на учёт, то при его возврате применение самостоятельно разработанного покупателем «Акта о расхождениях…» правомерно.

При составлении двухстороннего документа необходимо выражение согласованной воли двух сторон и как следствие в данном документе должны присутствовать подписи (реквизиты) двух сторон. На этом основании, если рассматривать представленный в Вашем вопросе «Акт о расхождениях…», двухсторонним документом его назвать нельзя.

Исправления в первичных документах

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Аналогичное указание содержится в п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утверждённого Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее - Положение № 34н). (Письмо Минфина РФ от 25.01.2012 № 07-02-06/9).

Для сведения

Документом, регулирующим порядок внесения исправлений в первичные учётные документы, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утверждённое Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Согласно п. 4.2 указанного Положения, совершённые ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачёркивается неправильный текст или сумма и надписывается над зачёркнутым исправленный текст или сумма. Зачёркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. При этом исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Исходя из Вашего вопроса, исправления в ТН и ТТН производятся представителем Покупателя и заверяются у представителя Поставщика.

По нашему мнению, исправление отгрузочных первичных документов (ТН и ТТН) может вызвать вопросы со стороны налоговых органов.

Напомним, в соответствии с п. 2.1.7 Методических рекомендаций, в случае несоответствия товаров требованиям договора организация должна составить соответствующий акт, который в дальнейшем будет являться юридическим основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляется специальной комиссией, в которую входят представитель поставщика и материально ответственные лица торговой организации, хотя допускается составление акта и в одностороннем порядке (при согласии поставщика или его отсутствии). После составления акта делается отметка об актировании на товаросопроводительном документе к товару.

На этом основании можно сделать вывод о том, что комплект документов, состоящий из накладной по форме № ТОРГ-12, оформленной при первоначальной отгрузке, акта по форме № ТОРГ-2 (или акта, составленного в произвольной форме) и претензии будет надлежащим подтверждением фактически поставленного количества товаров, а также реально произведённых расходов.

2. В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее - Закон № 129-ФЗ) первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты

Первичные учётные документы организации подписываются лицами, которые являются ответственными за совершение операции (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ)

В п. 4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ предусмотрено, что своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Подпись на первичном документе

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами (п. 3 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ, п. 14 Положения № 34н).

Подтверждением передачи полномочий на подписание первичного документа может служить:

• приказ (распоряжение) руководителя организации, который следует дополнить приложением с образцами подписей уполномоченных лиц;
• доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ.

Если хозяйственная операция оформлена первичным документом, который подписан неуполномоченным лицом, он не может быть принят к учёту. Налоговые органы рассматривают это как грубое нарушение правил учёта, и привлекают к ответственности по ст. 120 НК РФ. Кроме того, в большинстве случаев подобное нарушение влечёт также доначисление налога.

Однако следует обратить внимание на то, что действующие налоговое законодательство не содержит норм, обязывающих налогоплательщика проверять полномочия лиц, подписывающих первичные документы.

Также, согласно правовой позиции Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении № 329-О от 16.10.2003, налогоплательщик не несёт ответственности за действия (бездействие) третьих лиц по выполнению возложенных на них обязанностей.

По смыслу положения, содержащегося в п. 7 ст. 3 НК РФ, в сфере налоговых отношений действует презумпция добросовестности. Правоприменительные органы не могут истолковывать понятие «добросовестные налогоплательщики» как возлагающее на налогоплательщиков дополнительные обязанности, не предусмотренные законодательством.

Это даёт основание судам вставать на сторону налогоплательщика в подобных спорах (Постановления ФАС Поволжского округа от 29.09.2009 № А55-4139/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 29.12.2009 № ВАС-16924/09), ФАС Центрального округа от 08.07.2009 № А48-4704/08-8).

Расшифровка подписи

Согласно абз. 1 п. 13 Положения № 34н расшифровка подписей отнесена к обязательным реквизитам первичного учётного документа.

При этом в ст. 9 Закона № 129-ФЗ не указано, что подписи на первичных учётных документах должны быть расшифрованы.

При этом унифицированные формы документов предусматривают расшифровку подписей.

Таким образом, если расшифровки подписи на первичном учётном документе нет, то налоговые органы могут предъявить претензии по этому вопросу.

Суды, как правило, приходят к выводу, что отсутствие расшифровки подписи само по себе не является основанием для пересчёта налоговой базы (Постановление ФАС Поволжского округа от 05.03.2008 № А57-4434/07-26 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 04.07.2008 № 8230/08)).

Руководитель

Консультационного отдела Левенец Н.В.

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Многие организации хоть раз да сталкивались с ситуацией, когда количество товаров, указанное в накладных, оказывалось меньше фактически поставленного. Какие документы должны быть оформлены в этом случае и как недопоставка повлияет на и налогообложение ?

Примечание
Мы не будем рассматривать ситуацию, когда товар покупателю доставляет перевозчик.

Фиксируем недостачу

Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладных, то первое, что нужно сделать, - зафиксировать это . Для этого есть унифицированные формы:
- акт по форме N ТОРГ-2 - оформляется при приемке товаров российского производства (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
- акт по форме N ТОРГ-3 - оформляется при приемке импортных товаров;
- акт по форме N М-7 - оформляется при приемке материалов.
Если по накладной поступает несколько товарных позиций, то в актах указывают только те из них, по которым выявлена недостача. А в конце документа делается отметка, что по остальным ТМЦ расхождений нет.

Совет
Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации).

В товарных накладных можно написать: "Составлен акт N __ от ___ в связи с расхождением данных, указанных в накладной, с реально поставленным объемом товара".
Но недостача может быть обнаружена не только в момент получения товара, но и позже. Например, при приемке вы пересчитываете лишь общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недовложение. Тогда зафиксировать недостачу можно актом произвольной формы.
После составления акта нужно оформить претензию и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. Сделать это надо либо в установленный договором срок, либо, если такой срок не установлен, как можно быстрее после обнаружения недостачи. Если затянуть с выставлением претензии, поставщик может и не удовлетворить ваши требования (Пункт 1 ст. 483 ГК РФ).
В зависимости от условий договора поставки вы можете заявить в претензии, что вы (Пункт 1 ст. 466 ГК РФ):
(или) отказываетесь от товара, а если товар оплачен, требуете возврата денег;
(или) требуете передать недостающее количество товара;
(или) согласны на меньшее количество товара и, если товар был оплачен, требуете возврата части денег.
В последних двух случаях поставщик должен внести изменения в ранее оформленный счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.10.2008 N 03-07-09/34), заверив их подписью руководителя и печатью с указанием даты внесения исправлений (Пункт 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Вносить исправления в данные накладных необязательно. Факт недопоставки будет подтверждаться актом.

Учитываем налоговые аспекты недопоставки

Последствия для покупателя

По мнению контролирующих органов, до получения исправленного счета-фактуры вы не вправе заявить к вычету НДС по всей партии доставленного товара (Письмо Минфина России от 03.11.2009 N 03-07-09/53; п. 1 Письма ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@). А далее встает вопрос: получив такой документ, когда следует заявить вычет - в периоде, когда товар был оприходован, или в периоде получения исправленного счета-фактуры? А если недопоставка была обнаружена в следующем квартале, после того как декларация по НДС с заявленным по всему товару вычетом уже была сдана, как тогда поступить: сторнировать в периоде оприходования товара лишь часть вычета или отсторнировать весь вычет и заявить его заново уже в периоде получения исправленного счета-фактуры? Конечно, если спорить с налоговиками не хочется, то лучше применять вариант, когда вычет заявляется в периоде получения исправленного счета-фактуры. Тогда вам придется оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором товар был оприходован.
Но можно с этим и не согласиться (Пункт 1 ст. 172, п. п. 2, 5 ст. 169 НК РФ). Покупателям удавалось отстоять вычет в периоде поставки товара, но делать это им приходилось в суде (Постановления ФАС ЦО от 12.04.2010 по делу N А35-513/2007; ФАС СКО от 07.04.2010 по делу N А15-1680/2009). А в отдельных случаях суды соглашались в этом вопросе с проверяющими (Постановления ФАС ВСО от 03.04.2008 N А33-12941/07-Ф02-1131/08; ФАС ПО от 08.07.2008 по делу N А55-14520/07).
Кстати, на оформление счета-фактуры отводится 5 календарных дней с даты поставки товара (Пункт 3 ст. 168 НК РФ). Если вы сообщите поставщику о факте недопоставки в течение этого срока, то он сможет выставить вам новый, правильный счет-фактуру.

Последствия для поставщика

Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации) (Пункт 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/388). Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.
В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.

Отражаем недопоставку в бухгалтерском учете

Учет у покупателя

Недопоставка, выявленная при приемке товара, трудностей не влечет. Сумму "задолженности" за недопоставленный товар, до урегулирования претензии с поставщиком, нужно отразить по дебету счета 76-2 "Расчеты по претензиям" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Принимать же к учету вы будете то количество товара, которое фактически было поставлено.
Если же расхождение будет установлено уже после принятия товара на учет, то учетные данные нужно будет откорректировать.

Пример . Отражение в учете покупателя недопоставки, выявленной после принятия товара на учет

Условие

30 марта по накладной N 165 в адрес ООО "ТД "Мечта" были поставлены DVD-диски в количестве 100 штук по цене 236 руб. (в том числе НДС - 36 руб.) за единицу. Они доставлены в 10 коробках по 10 дисков в каждой. При передаче их в торговый зал было выявлено, что 5 коробок недоукомплектованы и вместо 10 содержат всего 9 дисков (общая недостача - 5 дисков), о чем был составлен акт N 2 от 11 апреля. Поскольку до передачи коробок в торговый зал они не вскрывались (упаковка не нарушена), выставлена претензия поставщику, которую он признал 25 апреля. Исправления в счет-фактуру внесены 25 апреля.

Решение

Бухгалтер ООО "ТД "Мечта" принял решение сторнировать в квартале поставки товара только часть вычета по НДС. В бухучете сделаны следующие записи.

Учет у продавца

Недопоставка, обнаруженная при приемке товара, особых затруднений не вызывает - вам нужно сразу сделать в учете записи на сумму реально поставленных товаров. А как быть, если недопоставка обнаружена уже после приема товара?
Ситуация 1 . Недопоставка выявлена после окончания отчетного периода, но до конца календарного года . В этом случае потребуется отсторнировать излишне начисленные суммы дохода, НДС и себестоимость продаж.

Пример . Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной после принятия товара покупателем, но до окончания отчетного года

Условие

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Допустим, себестоимость одного диска составляет 150 руб.

Решение

В бухгалтерском учете поставщик делает следующие записи.

Ситуация 2 . Недопоставка обнаружена в следующем отчетном году, когда отчетность за прошлый год, в котором были отгружены товары, уже составлена, утверждена собственниками и сдана .
В этом случае сумму завышенных доходов от реализации нужно откорректировать через отражение прочих расходов, а себестоимость - через прочие доходы (Пункт 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н; п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). Корректировки вам нужно отразить датой признания претензии (Пункт 9 ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности", утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н).

Примечание
Для существенных ошибок установлен свой порядок исправления. Но вряд ли корректировка данных по недопоставке будет столь существенна.

Пример . Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной по окончании года и после составления бухгалтерской отчетности

Условие

Воспользуемся условиями предыдущего примера, но несколько изменим их. Допустим, товар был поставлен покупателю 25 декабря 2010 г. Из-за территориальной отдаленности покупателя претензия получена поставщиком только 5 апреля 2011 г. и признана им 8 апреля 2011 г.

Решение

Проводки по реализации товара не приводятся, поскольку они будут такие же, как в предыдущем примере.

Обратите внимание на то, что поставщик товара (в отличие от покупателя) счет 76-2 "Расчеты по претензиям" в рассматриваемой ситуации не может использовать. Задолженность покупателя до момента признания претензии продолжает числиться на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Отражение в учете недопоставки, выявленной сразу при приемке товара, каких-либо трудностей у вас не вызовет, потребуется лишь откорректировать счета-фактуры. Поэтому попросите своих складских работников быть более внимательными именно при получении товара. Чем тщательнее будет организована его приемка, тем больше вероятность, что впоследствии исправления в учет и отчетность вносить не придется.