А вы уведомили работников о предстоящем отпуске? Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить.

Инструкция

Составьте список коллег, которых вы желаете включить в рассылку. Проверьте, все ли адресаты имеют отношение к настоящему вопросу. И наоборот, вы можете пропустить человека, которого должны проинформировать своим письмо м о чем-либо. Изучите круг заинтересованных лиц. Решите, кого из сослуживцев вы поставите в поле «Адресат», а кого в поле «Копия». Обычно непосредственных исполнителей пишут в графу «Адресат», а тех, кто контролирует процесс либо участвует в нем косвенным образом, а также просто является заинтересованным сотрудником, в поле «Копия».

Подумайте, каким образом упорядочить имена получателей. Вам будет намного проще, если в вашей компании есть конкретные сложившиеся правила на этот счет. В противном случае, определить их очередность можно разными способами. Например, разместите их фамилии в алфавитном порядке. Можно использовать принцип старшинства. Лучше найдите какое-нибудь письмо , адресованное нескольким получателям и посмотрите, как это делает он. Скорее всего, это и является негласным стандартом вашей компании.

Укажите тему послания. Она должна кратко отражать его содержание. После этого переходите к телу письма. Соблюдайте правила деловой переписки. Вежливо поздоровайтесь с коллективом сразу и переходите к теме.

Пишите только по делу. Не упускайте важных подробностей, но и не разводите «воду». Цените время своих коллег. Если для того, чтобы лучше вникнуть в суть вашего сообщения, необходимо быть в курсе другой переписки, разместите цитаты внизу письма. Не забудьте попрощаться и пожелать всем продуктивного рабочего дня.

Источники:

• письмо об отпуске

Ежедневно в интернете публикуются различные цитаты, некоторые из которых становятся очень популярными и уходят в народ. Если вас заинтересовала та или иная цитата, вы вполне можете выяснить и личность ее автора.

Инструкция

Воспользуйтесь доступными средствами на ресурсе, на котором была опубликована приглянувшаяся вам цитата. Посмотрите, кто выложил ее на сайт. Это может быть один из зарегистрированных здесь пользователей или кто-то из администрации. Попробуйте обратиться к данному пользователю через службу внутренних сообщений ресурса и поинтересуйтесь, кто является автором цитаты, и из какого источника она была взята. Способы с администрацией сайта обычно указаны на его главной странице.

Введите полную цитату или ее большую часть в один из - и посмотрите на . Обычно тот ресурс, на котором цитата была опубликована раньше других, находится на одном из первых мест в выдаче результатов поиска. Изучите все ссылки, представленные на первой странице поиска, и посмотрите, на каком из сайтов указано имя автора.

Вы можете указать дополнительные параметры поиска, чтобы получить более точные результаты. Например, если вам известно примерное время, когда цитата в , установите при поиске соответствующие временные рамки. Теперь напротив каждой ссылки вы будете видеть точную дату размещения материала , что упростит нахождение источника цитаты.

Проверьте цитату на уникальность в одном из приложений по поиску . В выдаче результатов при этом обычно также указывается тот сайт, где фраза появилась раньше остальных. Если же вы слышали цитату от конкретного , обязательно обратитесь к нему лично и попросите подсказать ее источник. Вполне возможно, что он взял ее из какого-либо художественного фильма либо литературного произведения.

Совет 3: Как написать письмо-благодарность при увольнении

Увольнение – не всегда приятный момент, но если расставание с любимой организацией происходит в позитивной атмосфере, а коллектив стал практически семьей, хорошее благодарственное письмо станет изящным завершающим штрихом плодотворного сотрудничества.

Инструкция

Традиция написания прощальных строк при увольнении дошла до нас сравнительно недавно и прижилась не везде, но, тем не менее, она является показателем хорошего тона. Прежде чем составлять письмо-благодарность, нужно определиться с адресатом: оно может быть обращено как к самой организации (тогда стиль будет более официальным), так и к коллективу в целом, либо к каждому из сотрудников по отдельности. Такое письмо – наполовину деловой документ, являющийся важным элементом трудового этикета.

Благодарственное письмо, обращенное ко всей организации или руководителю, составляется по тем же правилам, что и обычное деловое письмо. Такой документ имеет «шапку» в верхнем правом углу листа, содержащую данные адресата (человека или организации). Далее следует обращение, начинающееся с ФИО или названия компании. Здесь можно использовать эпитеты (глубокоуважаемый, уважаемый). Далее – сам текст письма и подпись в левом нижнем углу.

Текст официального благодарственного письма, как правило, составляется на основе общепринятых фраз-шаблонов (выражаю глубокую признательность, выражаю искреннюю благодарность) и позитивных эпитетов, характеризующих совместную деятельность (четкий, прекрасный, надежный, добросовестный и т.д.). В подписи, кроме ФИО, указывают должность. Хорошим тоном считается начало подписи со слов «с уважением».

Письмо, обращенное к коллегам, хотя и является требованием бизнес-этикета, не должно быть слишком официальным. Начать его следует с информирования сотрудников о том, что вы покидаете организацию. По возможности, желательно указать причину такого решения, если она не является резко негативной или деликатной. Далее рекомендуется упомянуть о позитивных моментах совместной работы, общих достижениях. Важно отметить неоценимую помощь коллег в ваших личных победах.

Слова благодарности коллективу очень важны, здесь следует избегать официального тона. Искреннее обращение к сотрудникам обычно завершается предложением не терять связь. Здесь же можно оставить свои контактные данные: телефон, электронную почту или ссылку на страницу социальной сети. Подпись также лучше сделать неформальной, заменив фразу «с уважением» на «с самыми теплыми пожеланиями», «всегда ваш» и т.п. Вполне возможно, что сохранение теплых человеческих отношений с коллегами положительно повлияет не только на уровень эмоционального комфорта, но также и на дальнейшую карьеру.

Обратите внимание

В благодарственном письме всегда воздерживайтесь от описания негативных моментов. Если есть желание «выговориться о наболевшем», лучше оставить идею написания прощального письма.

Полезный совет

Стоит воздержаться от цветистых благодарностей и предложений сохранять контакт, если вы уходите в конкурирующую организацию.

Источники:

• Образцы и шаблоны документов
• Портал "Конструктор успеха"

Жизнь некоторых людей напоминает бурный океан со множеством неожиданностей. У других все идет спокойно, размеренно. В любом случае, встречаются значимые события и достижения, которые хочется отметить отдельно. В таких ситуациях друзья, знакомые, коллеги, родственники выражают восхищение через поздравительные письма.

Инструкция

Укажите факты, достижения, заслуги адресата, которые хочется запомнить на годы. Человек будет рад, если в письме окажется больше конкретики, особенно если он не рассказывал о чем-то лично. Приятно сознавать, что знакомые интересуются успехами. Пока пишите все на черновике.

Вспомните, какие препятствия пришлось преодолеть человеку, чтобы достичь текущего положения. За все приходится платить: кто-то вкладывает время, усердие, деньги на обучение. Некоторым приходится проходить через особые трудности, связанные с недостатком опыта, слабым здоровьем или другими причинами. Напишите список подобных моментов.

Отметьте качества характера, которые помогли адресату на пути к успеху. Не пишите общими фразами, которые применимы к любому человеку. Внимательно посмотрите на список из второго шага и напишите рядом ценное качество и доказательство, почему так считаете. Может получиться что-то подобное: целеустремленность, которая проявлялась, когда отключали свет из-за аварий, но человек находил возможность закончить написание книги.

Выделите из результатов первых трех шагов наиболее значимые моменты. Этот шаг необходим, чтобы письмо не было похоже на изложение биографии человека. Надо отразить суть, но не упустить важных нюансов.

Добавьте слова восхищения и уверенности в будущих победах. Изложение фактов могло быть не слишком эмоциональным, но теперь выразите все, что переполняет душу. Такая концовка письма напоминает горячее рукопожатие в конце речи.

По созданным материалам скомпонуйте черновик письма, чтобы посмотреть, надо ли что-то добавить или убрать.

Отложите написание письма на следующий день, чтобы еще раз убедиться, что все написано верно. Досадно сознавать, что в готовом письме что-то упущено. Когда будете переписывать текст, убедитесь, что ручка или фломастер хорошо пишут и не подведут, когда все будет почти готово.

Видео по теме

Полезный совет

Не распечатывайте текст на компьютере: через несколько лет поздравительное письмо станет более ценным, если оно было написано рукой отправителя.

Совет 5: Как написать благодарственное письмо сотруднику

Благодарственное письмо сотруднику является одной из форм нематериального поощрения членов коллектива. Строгих требований к его тексту не существует. Однако есть несколько традиционно сложившихся правил подготовки и оформления.

Инструкция

Выберите подходящее время для вручения сотруднику благодарственного письма. Достойным поводом для публичного выражения благодарности может быть успешное выполнение особого поручения, высокие показатели работы по итогам определенного периода, юбилей или профессиональный праздник.

Если вам предстоит написать письмо с сотруднику за подготовку важного мероприятия или за заключение выгодного партнерского соглашения, поговорите с его непосредственным руководителем. Начальник структурного подразделения расскажет о вкладе поощряемого сотрудника в реализацию конкретного проекта, а также охарактеризует его с профессиональной точки зрения.

Составьте текст благодарственного письма на фирменном бланке организации. В правом верхнем углу расположите штамп, в левом верхнем – наименование структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы сотрудника. Обращение оформите таким образом: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемая Мария Сергеевна!». Не используйте другие варианты, например, «дорогая», «господин» и т.д.

Укажите повод, по которому написано данное благодарственное письмо. Обращаться к сотруднику можете как от лица руководителя, который подпишет документ, так и от лица компании в целом. В первом случае начало письма будет звучать так: «Поздравляю Вас с перевыполнением в апреле на 100%», во втором так: «ООО «Зенит» выражает Вам благодарность за перевыполнение в апреле плана продаж на 100%».

Перечислите в тексте письма личные заслуги сотрудника при выполнении конкретного задания. Отметьте, что высоко цените его трудолюбие и преданность компании и надеетесь на дальнейшие профессиональные успехи. Сотруднику будет приятно прочитать, например, такую фразу: «Вы творчески подошли к выполнению проекта и приложили огромные усилия, чтобы закончить его к намеченному . Вы умело координировали работу группы и достигли впечатляющих результатов. Я высоко ценю Вашу креативность и эрудицию».

Если благодарственное письмо составляется по поводу юбилея сотрудника или в связи с профессиональным , постарайтесь больше узнать о его трудовой деятельности. Уточните количество лет, отработанных сотрудником в данной организации, должности, которые он занимал. Найдите конкретные факты, подтверждающие деловые качества сотрудника и его профессиональные достижения. Поинтересуйтесь мнением коллег об этом человеке.

Напишите текст письма на основе обобщенных сведений. В первом предложении после обращения укажите причину, по которой объявляется благодарность. Например: «В связи с празднованием Дня

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

• - в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
• Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

• Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
• В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
• Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске - в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в - закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях - одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Скачать образец уведомления

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике - его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

• Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
• Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
• Длительность периода в днях;
• Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
• Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Каждый житель РФ при трудоустройстве на постоянную работу имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Чтобы правильно оформить его, нужно знать критерии и аспекты составления документов. Это поможет избежать немало проблем. Сотрудники, которые скоро отправятся в отпуск, должны быть проинформированы специальным документом — уведомлением об отдыхе.

Уведомление о начале отпуска по графику

• Оповестить работника нужно за 14 календарных дней до наступления отпуска;
• Извещение должно быть подписано работником в качестве подтверждения об ознакомлении.

В письме Роструда под номером 1693 говорится о том, что работодатель может самостоятельно определить метод информирования сотрудников.

К примеру, может быть создан специальный журнал, образец которого представлен ниже.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Как говорилось выше, правила Трудового законодательства гласят о том, что сотрудника о предстоящем отгуле нужно уведомить, как минимум, за две недели. Он должен подписаться, если это письменное уведомление или приказ. Подпись будет подтверждать о том, что он был ознакомлен с этим документом.

В документе не обязательно писать о количестве дней. Достаточно указать период начала отдыха и его окончание. Как и другие уведомления и приказы, срок хранения на предприятии может быть в пределах 5 лет. Хотя об этом ничего в законодательстве не сказано.

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с или об . В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Пример уведомления об отпуске

Общество с ограниченной ответственностью «АстаСвет»

ОГРН 496876464684 ИНН 6569988989

юр. адрес: 238563, Россия, Кировская область, г. Нолинск,

пр-кт Коммунаров, 307а

Синициной Ирине Федоровне

ведущему специалисту

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2017 год (приказ генерального директора № 108 от 10.12.2016 г.) время начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска – 10 декабря 2017 г. Время окончания отпуска – 15 января 2018 г. (с зачетом праздничных дней).

Генеральный директор Долгоруков А.Р.

С уведомлением об отпуске ознакомлена.

20.11.2017 г. Синицина И.Ф.

Как составить уведомление об отпуске

Сотрудник кадрового отдела должен ознакомить сотрудника с датой начала отпуска. Не менее, чем за 2 недели. На практике желательно включить в текст документа также дату окончания законного времени отдыха. Ведь в коммерческих организациях часто встречается разделение отпуска на части.

Аналогично составляется документ и при направлении сотрудника в дополнительный отпуск в рамках гарантий и компенсаций отдельным категориям работников.

Иногда работодатель в силу экономических условий уведомляет работников об отпуске без сохранения заработной платы. Конечно, это не законно. Есть понятие простоя. Можно попробовать подать , . Взвесив желание работать в организации или добиться справедливости.

Когда вручать уведомление об отпуске

Предположим ситуацию, когда работодатель не успел уведомить работника о начале отпуска. В таких случаях все зависит от договоренности сторон. Работник вправе подать , которое начальник обязан рассмотреть положительно.

Помимо уведомления допускаются также:

• выдача копии приказа
• ведомость ознакомления с приказом
• ведомость ознакомления с графиком (с указанием на конкретную дата начала очередного отпуска)
• другие способы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления сотрудника.

Уведомление об отпуске вручается лично (при или составляйте соответствующий акт), либо направляется заказным письмом с (если сотрудник работает удаленно, в командировке, находится на больничном и т.п.).

05.12.2017, 11:40

Нужно ли составлять уведомление о предстоящем отпуске по графику, если сотрудник подписал согласованный график отпусков. В компании составлен график на предстоящий год, и работники компании ознакомлены с ним под подпись. Однако кадровик сомневается, обязана ли организация предупреждать сотрудников об отпуске, если работники участвовали в подготовке и согласовании графика. Расскажем в статье, нужно ли вручать уведомление о предстоящем отпуске. Образец документа, подготовленный нашими специалистами, поможет не тратить время на подготовку собственного бланка.

График – обязательный документ

Сотрудники, заключившие с работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) трудовой договор, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласованные с администрацией даты отпусков вносятся в соответствующий график. В нем указываются отпуска штатных работников на предстоящий год.

Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, на отпуск рассчитывать не могут, поэтому перерывы в их работе в графике отпусков не отражаются.

При составлении графика соприкасаются интересы работников и компании, поэтому в целях минимизации рисков возникновения конфликтных ситуаций с составленным документом работников знакомят под роспись. Нужно ли уведомление о предстоящем отпуске при таких обстоятельствах?

Помимо обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает крайний срок, когда документ должен быть обязательно утвержден. В соответствии с трудовым законодательством график на 2018 год нужно успеть подготовить до 18 декабря 2017 года. Так как 16 и 17 декабря – это суббота и воскресенье, то компании, работающие по пятидневной рабочей неделе, должны утвердить график не позднее 15 декабря.

Без уведомления не обойтись

Начнем с того, что говорит про уведомление о предстоящем отпуске ТК РФ. В соответствии с трудовым законодательством сотрудника нужно предупредить о начале отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Закон не уточняет, в какой именно форме должно быть сделано предупреждение, поэтому компании вправе самостоятельно установить форму уведомления о предстоящем отпуске (в 1С предлагается одно решение, в других бухгалтерских программах – другое).

Так, на практике работодатели используют всевозможные извещения и уведомления, а также ознакомительные ведомости и т.п. В общем, отсутствие жесткой регламентации данного вопроса играет на руку предприятиям. Один из вариантов предупреждения работников об отпуске – уведомление о предстоящем отпуске по графику (образец документа вы можете найти в конце статьи).

На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.

Предлагаем скачать бесплатно , разработанный нашими специалистами.

Если составлять уведомление по каким-либо причинам затруднительно, есть и другой вариант оповещения работников о предстоящем отпуске. Можно заранее составить приказ об отпуске по форме №Т-6 и ознакомить с ним работника под подпись. Понятно, что сделать это нужно за две недели до начала его отпуска.

Таким образом, кадровый специалист может использовать любой из предложенных вариантов. Можно вручать сотрудникам уведомление о предстоящем отпуске ( и образец заполнения приведены в статье), а можно ограничиться заранее составленным приказом (п. 4 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Подготавливая уведомление или приказ, или иное извещение об отпуске, необходимо помнить, что предупредить об отпуске нужно каждого сотрудника организации, в том числе и руководителя компании. Отметим, что уведомление о предстоящем отпуске генерального директора составляется в общем порядке.