1 с учет договоров. Согласование и учет договоров

Чтобы подписать договор с контрагентом, о нем нужно иметь такие сведения как ИНН и КПП, адрес, реквизиты банковских счетов и фамилии уполномоченных лиц. Не так давно в «1С:Бухгалтерии 8» появилась возможность формировать все необходимые реквизиты организации для вывода на печать или для отправки в электронной форме. Но это не все способы использования реквизитов контрагентов. Релиз 3.0.37.21 позволяет формировать тексты договоров непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 с использованием имеющихся реквизитов организации. О том, как работает новая возможность, читайте в материале экспертов 1С.

Для просмотра и редактирования уже имеющихся шаблонов необходимо открыть их список в разделе Справочники и группе Покупки и продажи (рис. 1).

Рис. 1. Шаблоны договоров в разделе Справочники

В типовой поставке присутствуют шаблоны трех видов договоров (рис. 2).

Рис. 2. Три вида договоров

Открыв любой из шаблонов, вы попадаете в конструктор текста (рис. 3). В нем можно редактировать уже имеющийся текст, для чего в командной панели есть все привычные пиктограммы текстовых редакторов. Кроме того, в тексте желтым цветом выделены шаблоны, позволяющие получать нужные значения из данных, содержащихся в программе - таких, например, как Полное наименование Организации и т.п. Такие конструкции могут быть вставлены в нужные места шаблона – с помощью кнопки Вставить в текст (рис. 4), или заменить уже имеющиеся.

Рис. 3. Редактирование шаблона договора поставки

Рис. 4. Добавление в текст имеющихся реквизитов с помощью кнопки Вставить в текст

Шаблоны можно не только редактировать, но и создавать новые, в том числе, взяв за основу уже имеющиеся. Для этого нужно лишь щелкнуть по кнопке Создать и выбрать в качестве основания один из трех имеющихся шаблонов и внести необходимые изменения в текст, либо создать свой шаблон с нуля.

Каким образом используется шаблон договора? К нему можно обратиться из формы элемента справочника Договоры, который в свою очередь открывается обычным путем (рис. 5,6).

Рис. 5. Справочник «Контрагенты»

Рис. 6. Справочник Договоры

И уже в открытой форме элемента справочника Договоры можно обратиться по кнопке Договор к списку шаблонов договоров для выбора и, выбрав нужный шаблон, получить макет печатной формы договора. Его следует внимательно проверить, при необходимости внести изменения (например, изменить падеж должности и фамилии руководителя), после чего воспользоваться кнопками Печать, Сохранить, Отправить (рис. 7).

Таким образом, создание печатной формы нового типового договора облегчается в разы и становится удобным как для бухгалтера, так и для руководителя: достаточно урегулировать с юристами текст договора, ввести его в список шаблонов, после чего добавить нового контрагента, его реквизиты, номер и дату договора, а затем сформировать текст для вывода на печать и сохранения в электронной форме. При необходимости ввести в список авторизованных пользователей информационной базы можно юриста организации или сотрудника коммерческого отдела, предоставив доступ только к пакету необходимых объектов для создания договоров.

На момент написания данного материала возможность работы с шаблонами договоров добавлена в типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» версии КОРП, в версии ПРОФ она появится с выходом очередного релиза.

Для начала надо определиться с требованиями к договорным документам и сделать классификацию видов договоров. В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:

• Доходные договоры,
• Затратные договоры,
• Дополнительные соглашения к договорам,
• Соглашения,
• Сопроводительные документы к договорам.

В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр "Является договором". Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.

При установке флага "Является договором" принудительно будут установлены следующие настройки:

использовать подписание должностным лицом - делает доступным для документа состояния Подписан / Отклонен и процесс "Подписание" (до релиза 2.1.7 и 2.1.8 использовался процесс "Утверждение"), а также появляются реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
вести учет по организациям - позволяет выбрать нашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
вести учет сторон - позволяет выбрать контрагента с кем заключается договор, при этом можно выбрать несколько контрагентов (до релиза 2.1.7 принудительно устанавливалась настройка вести учет по контрагентам);
варианта подписания устанавливается в состояние "Мы и контрагенты";
учитывать срок действия - добавляет реквизиты С, По, Бессрочный и Вариант продления на карточку договора;
учитывать сумму документа - включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС,
учитывать недействующие документы - позволяет расторгнуть договор. В карточке документа появляется флаг "Расторгнут" и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Полезным для договора будет включить настройки "Обязателен файл скан-копии оригинала" и "Обязательно указание ответственного".

Права доступа и папки внутренних документов договоров

Карточка документа-договора

Карточка договора очень похожа на карточку обычного внутреннего документа, но также несет дополнительную функциональность, которая установлена в настройках вида документа.

Автозаполнение шаблона файла договора

Как правило, у доходных договоров есть бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми для ускорения создания нового договора.
Правила автозаполнения начиная с редакции 2.1 заполняются у вида документа:

Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнения шаблонов файлов, с помощью которого можно заполнить поля в файле из карточки договора:

• номер договора,
• дата заключения договора,
• контрагент,
• срок действия,
• сумма,
• и другие.

Маршрут движения договора

Для создания маршрутов в системе 1С:Документооборот предусмотрен шаблон комплексного процесса, который определяет порядок движения договора. При этом, начиная с релиза 2.1.8, маршрут процесса можно рисовать в графической схеме.

Контроль возврата переданного экземпляра договора

С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат переданных договоров. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит Срок возврата.
Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом.

При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего (предмета переписки), система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи.
При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.
При поступлении входящего документа в ответ на подписанный исходящий 1с документооборот предлагает отразить возврат внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя в ранее созданной записи журнала передачи автоматически отмечается возврат документа.
В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.

Соглашения к договорам

По договорам практически всегда бывают нужны следующие виды соглашений:
дополнительное соглашение к договору (меняет какие-то условия договора, например срок действия),
соглашение о расторжении договора,
соглашение о неразглашении информации NDA.
Чтобы настроить связи между соглашением и договором необходимо сначала предусмотреть типы связей (раздел НСИ -> Типы связей), а затем сделать настройку связей (раздел НСИ -> Настройки связей).
Для дополнительных соглашений также бывает нужно настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора.

Во многих компаниях договоры с клиентами заключаются с определенной периодичностью, например, каждый квартал или год. В договоре часто прописываются дополнительные условия: тип цен продажи, а также указывается список товаров, обязательных для приобретения клиентом в течение срока договора.

Рассмотрим создание договоров с дополнительными условиями в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Пример:

Наша организация заключила договор с контрагентом «Мобил» на 1 квартал 2012 года. По условиям договора мы будем продавать товары по оптовым ценам. Кроме того в рамках договора контрагент обязательно должен приобрести следующие товары:

Договор с контрагентом создается в карточке контрагента. Откроем список контрагентов, найдем контрагента Мобил и откроем его.

Меню: Справочники - Контрагенты (покупатели и поставщики) - Контрагенты

Перейдем на закладку «Счета и договоры», в нижней таблице можно смотреть, редактировать, создавать договоры с контрагентом.

Примечание: один из договоров с контрагентом является основным - он автоматически проставляется в документы по контрагенту. Новый договор удобнее сделать основным, если вы планируете использовать его чаще других договоров с этим клиентом. Для того чтобы сделать договор основным, выделите его в списке и нажмите кнопку «Основной» над таблицей.

Нажмем кнопку «Добавить» и создадим новый договор.

В договоре указываем наименование - «Договор продажи 1 кв.2012», вид договора - «С покупателем», заполняем другие параметры (валюту взаиморасчетов, вид взаиморасчетов и т.д.).

На закладке «Дополнительно» можно указать тип цен продажи по данному договору. Выберем оптовый тип цен. Благодаря этому все продажи по данному договору будут автоматически оформляться программой по оптовым ценам.

Перед указанием самих дополнительных условий договор необходимо записать - нажмем кнопку «Записать».

Указание дополнительных условий по договору контрагента

Для указания условий договора используется специальный документ «Условия поставок по договорам контрагентов». Ввести документ можно в договоре на закладке «Условия договора».

Посмотреть список всех документов вы можете здесь:

Меню: Документы - Управление отношениями с клиентами - Условия поставок по договорам контрагентов

Создадим новый документ в нашем договоре с помощью кнопки «Добавить». В документе уже указаны контрагент и договор, период установим с 1 января по 31 марта 2012г.

В документе также указывается периодичность соблюдения условий. Программа будет проверять выполнение условий контрагентом в каждый указанный период. Т.к. у нас условия на весь срок действия договора, установим периодичность «Квартал».

• Общую сумму покупок
• Список покупаемых товаров с указанием количества, цены и суммы.

Способ 1

Указывается только общая сумма, список товаров не заполняется. В этом случае единственным условием договора является покупка на указанную сумму, какие именно товары приобретет клиент - не важно.

Способ 2

Указывается список товаров, необходимых для приобретения. Сумма рассчитывается автоматически. Таким образом, клиент по условиям договора обязан приобрести определенное количество товаров.

Способ 3

Указывается общая сумма, а также список товаров с ценами, отличными от оптовых цен. Т.е. по условиям договора клиент будет приобретать товар по другой, более низкой цене (программа будет автоматически подставлять эти цены в документы продажи). При этом он должен приобрести товары на указанную сумму.

В нашем документе мы заполним список товаров, укажем количество и оптовые цены. Для автоматического расчета общей суммы нажмем кнопку «Установить общую сумму».

Пример заполненного документа:

При этом мы даем контрагенту более низкую цену на ноутбуки. Оптовая цена на ноутбук в нашей организации - 12800 руб., а цену по договору мы установили в размере 11500 руб.

Для упрощения дальнейшей работы по контрагенту сделаем договор основным - нажмем в списке договоров кнопку «Основной».

Оформление реализации по договорам контрагентов с дополнительными условиями

В момент оформления заказов покупателей и реализаций товаров клиенту программа должна учитывать все настройки договора и дополнительные условия.

Создадим документ «Заказ покупателю».

Меню: Документы - Продажи - Заказы покупателей

В заказе выберем контрагента «Мобил», договор подставится автоматически, так как он является основным. Помимо этого в документе сразу подставился оптовый тип цен, т.к. мы выбрали его в договоре.

В списке товаров укажем 110 телефонов, 24 ноутбука, 3 телевизора. Обратите внимание, что цены на товары подставились автоматически. Цены на телефон и ноутбук определились по условиям договора (цена на телефон по условиям совпадает с оптовой, цена на ноутбук - не совпадает), а цена на телевизор - оптовая цена нашей организации.

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

Примечание: чтобы посмотреть оптовые цены, можно напечатать прайс-лист.

Меню: Справочники - Номенклатура - Печать прайс-листа

На основании заказа покупателя создадим реализацию товаров и услуг, не забудем ввести счет-фактуру.

Проверка соблюдения условий выполнения договоров контрагентами

В конце срока договора менеджерам важно проверить, выполнил ли контрагент указанные условия договора. Также важно контролировать выполнение условий в течение срока действия договора. В любой момент менеджер может посмотреть текущее состояние по условиям договора, для этого можно воспользоваться отчетом «Выполнение условий по договорам контрагентов».

Меню: Отчеты - Продажи - Выполнение условий по договорам контрагентов

В отчете мы увидим все договоры с дополнительными условиями.

В колонке «Сумма» мы видим необходимую сумму покупок (945000) и реальную сумму покупок по договору - (1157480). Значит, условие по общей сумме покупок клиент выполнил.

Далее в отчете выведен каждый товар из документа условий, количество, запланированное к покупке, и реальное количество купленных клиентом товаров. Мы видим, что условия по покупке телефонов клиент выполнил, а вот ноутбуки в нужном количестве куплены не были.

В данной настройке отчета мы видим также подробную информацию по каждому документу продажи клиенту. Отчет можно настраивать - устанавливать отборы по контрагенту или договору, менять состав выводимых данных. Настройка отчета выполняется по кнопке «Настройка».

Таким образом, мы создали договор с контрагентом и указали в нем дополнительные условия. В течение срока договора мы можем контролировать выполнение условий и корректировать взаимодействие с клиентом. Важно понимать, что программа не применяет никаких санкций к клиенту, даже если он не выполнил условия договора. Контроль выполнения условий договора и принятие решений по результатам работы остается за менеджерами.

Роль договорных документов

• Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы:

• Коммерческие предложения
• Договоры, дополнительные соглашения
• Приложения к договорам (спецификации, календарные планы)
• и прочие.

• Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия.

• Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Согласование договора

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Автозаполнение шаблона договора

• Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнение шаблонов файлов

• Позволяет заполнить поля в файле из карточки договора

• Номер договора
• Дата заключения договора
• Контрагент
• Срок действия
• Сумма
• и другие

• Поддерживается заполнение файлов Word и OpenOffice

Шаблон договора

Дополнительные реквизиты

• Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например:

• Предмет договора
• Условия платежа

Правила заполнения полей

• В качестве правил заполнения полей может быть указан

• Реквизит договора
• Выражение на встроенном языке

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Вид документа-договора

• Карточки договоров хранятся в справочнике «Внутренние документы»

• Для вида внутренних документов создан флаг «Является договором»

• Если флаг установлен, то документы такого вида считаются договорами

• Договоры имеют специальную карточку, на которой присутствуют особые реквизиты

Карточка договора

Учет по корреспондентам

• корреспондент, с которым заключен договора,
• контактное лицо корреспондента по этому договору,
• кто подписал договор от корреспондента.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов.

Сроки действия

• В карточке договора фиксируется

• начало действия договора,
• окончание действия,
• признак бессрочного договора,
• порядок продления договора.

• Эти данные используются для контроля и продления сроков действия

• подробнее будет рассмотрено далее.

Сумма и валюта договора

• В карточке договора фиксируется

• Сумма договора,
• Валюта договора.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов

Валюта договора

• Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют

• Курсы валют загружаются с сайта РБК

• Есть возможность настроить валюту по умолчанию

• Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например:

• счет, счет-фактура,
• накладная, акт приема-передачи,
• и прочие.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Согласование договоров

• Согласование договора наиболее важный и трудоемкий процесс

• В системе реализованы расширенные возможности согласования:

• Смешанное (последовательно-параллельное) согласование
• Согласование с условиями
• Механизм автоподстановок
• Согласование с учетом графиков работы
• Использование составных бизнес-процессов

Смешанное согласование

• В бизнес-процессе «Согласование»реализована возможность последовательно-параллельного согласования

• то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно,
• затем несколько следующих исполнителей – последовательно,
• затем следующие – параллельно
• и т. п.

Смешанное согласование

• В карточке бизнес-процесса наряду с имеющимися вариантами согласования «Все сразу»и «По очереди»добавлен вариант Смешанно.

• Если установлен вариант «Смешанно», то в табличной части появляется новая колонка «Порядок согласования».

• В этой колонке для каждого исполнителя можно указать порядок согласования – «После предыдущего»либо «Вместе с предыдущим».

Смешанное согласование

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «После предыдущего», задача будет формироваться после завершения задачи предыдущим исполнителем

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «Вместе с предыдущим», задачи будут формироваться одновременно с предыдущим исполнителем

• В табличной части «С кем согласовать»появляется также колонка «Шаг», в которой отображается шаг согласования для каждого исполнителя

Условное согласование

• Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например:

• договоры с суммой свыше 100 000 рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя,
• или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов.

• Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора.

• Только в версии КОРП

Создание условий

• Условие маршрутизации может быть создано в одном из трех режимов:

• в режиме конструктора
• на внутреннем языке «1С»
• в виде комбинации из других условий.

Создание условия в режиме конструктора

• Условие задается как комбинация правил отбора, накладываемых на реквизиты

• В правиле для реквизита указывается способ сравнения (равно, больше, меньше и т.д.) и значение с которым сравнивается

• Для построения условия могут быть использованы любые реквизиты договора,

• например, Сумма, Корреспондент, Срок действия и другие

• Также могут быть использованы дополнительные реквизиты договора

Создание условия на встроенном языке

• Условие задается в виде выражения на встроенном языке «1С»

• В выражении можно оперировать реквизитами договора

• Для упрощения написания выражения слева от поля для ввода текста располагается дерево реквизитов объекта

Комбинация условий

• Условие маршрутизации задается как логическая комбинация результатов выполнения других условий.

• При этом глубина вложенности условий не ограничена

• Условие маршрутизации могут быть указано для исполнителя в шаблоне согласования

• Тогда при создании согласования по этому шаблону исполнитель будет задействован только если условие выполнится

• В примере на картинке Федоров попадет в список согласующих, только если сумма договора больше 100 000 руб.

Использование условий маршрутизации

• Условие маршрутизации может быть указано при привязке шаблона бизнес-процесса к виду документа

• Тогда при создании бизнес-процесса из шаблонов будет выбран тот, для которого условие выполняется

• Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с маленькой.

Автоподстановки

• Механизм автоподстановок позволяет указать в шаблонах бизнес-процессов в качестве исполнителя имена специальных функций

• Функции должны возвращать ссылку на пользователя, роль, или массив пользователей и ролей

• При создании бизнес-процесса из шаблона система автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в бизнес-процесс

• В системе предусмотрен ряд преднастроенных автоподстановок, которые можно использовать в работе

Автоподстановки для договоров

• Для согласования договоров могут использоваться следующие автоподстановки:

• Все руководители автора бизнес-процесса
• Ответственный за документ
• Руководитель организации
• и прочие

• Состав автоподстановок можно расширять при внедрении

• Для этого в конфигурации предназначен специальный переопределяемый модуль

• Пример создания автоподстановок можно увидеть в конфигурации

Учет графиков работы

• При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей

• Например, если задача «Согласовать» создается в 17-00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10-00 понедельника

• Только в версии КОРП

Производственный календарь

• В карточке графика рабочего времени указывается производственный календарь

• Календарь определяет, какие дни в году являются рабочими, а какие выходным

Рабочее время

• В карточке графика работы на закладке «Рабочее время» указывается время начала и окончания рабочего дня

• При необходимости можно указать несколько перерывов

• Указанное рабочее время считается рабочим временем по умолчанию, обычно оно актуально для большинства рабочих дней

Особое рабочее время

• На закладке «Особое рабочее время»указывается особое рабочее время для некоторых дней.

• Например, для предпраздничных дней или дней, в которые проходит корпоративное мероприятие и т. п.

Указание графика работы

• Основной график работы указывается в настройках системы для всего предприятия в целом

• Особый график работы некоторого подразделения можно указать в карточке подразделения

• Особый график работы конкретного сотрудника можно указать в карточке пользователя.

• При формировании задач бизнес-процесса «Согласование» крайний срок исполнения задачи вычисляется исходя из графика работы исполнителя задачи

Составные бизнес-процессы

• Создан составной бизнес-процесс «Обработка внутреннего документа», реализующий общую схему создания и исполнения внутреннего документа.

• Составной бизнес-процесс позволяет выполнить согласование, утверждение, регистрацию, рассмотрение, исполнение внутреннего документа.

• Данный бизнес-процесс может использоваться для согласования и утверждения договоров, а также как образец для создания собственных составных бизнес-процессов

• Только в версии КОРП

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Контроль возврата переданного экземпляра

• Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок.

• Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту.

Передача корреспонденту

• В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента.

• Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан»можно указать контактное лицо.

Срок возврата

• В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ.

• Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Срок возврата».

Документы, находящиеся у корреспондентов

• Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи».

• Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами

Автоматическое отражение передачи корреспонденту

• При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи

• При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Сопроводительные документы

• С договором может быть связано значительное количество документов:

• приложения
• доп. соглашения
• протоколы переговоров
• протоколы разногласий
• подрядные договоры
• накладные
• переписка по договору
• и т.п.

• В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору

• Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору

• Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Механизм связей

• Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов

• Связь задается с использованием типа связи

• Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей:

• имеет доп. соглашения
• имеет акты \ накладные

• Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи

Настройка связей

• Типы связей, созданные в системе, должны быть настроены для использования в документах

• Для каждого типа связи указывается:

• из документов какого вида устанавливается данная связь
• на документы какого вида установлена данная связь
• данная связь может быть только одна или несколько
• есть ли обратная связь для связи данного типа

Создание связи

• Связь создается из карточки договора или другого документа

• При создании связи указывается тип связи и связанный документ

• При этом учитываются настройки типа связи, описанные ранее

Отчет по связям

• Имеется отчет, который позволяет просмотреть всю структуру связей по документу в виде дерева

• В отчете можно указать ограничение на количество уровней и установить отбор по типу связей

Контроль сопроводительных документов

• Механизм связей используется для контроля сопроводительных документов по договору

• Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п.

• Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору»

• Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Планирования исполнения договора

• Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов

• Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10-ое число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору», далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10-ое число последующих месяцев.

• Только в версии КОРП

Периодические бизнес-процессы

• При создании любого бизнес-процесса пользователь имеет возможность указать, что текущий бизнес-процесс должен автоматически повторяться по некоторому расписанию

• Для этого в карточках всех бизнес-процессов предусмотрена команда Настроить повторение… При ее нажатии появляется диалог создания расписания повторения.

• Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием.

Расписание повторения

• В диалоге расписания повторения указывается

• дата начала и дата окончания повторения,
• время, в которое будет создаваться бизнес-процесс,
• периодичность создания бизнес-процесса:
• ежедневно,
• еженедельно,
• ежемесячно.

• Если указано повторять еженедельно, то можно флажками отметить, в какие дни недели требуется повторение.

• Если указано повторять ежемесячно, то можно указать, в какие числа месяца требуется повторение.

Настройка повторения

• Все настроенные повторения доступны для пользователя в списке Настройка повторени я бизнес-процессов

• В списке можно просмотреть актуальные (выполняющиеся) и завершенные повторения.

• При необходимости можно изменить расписание повторения с помощью команды Расписание повторения или принудительно завершить повторение с помощью команды Завершить повторение .

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Учет срока действия

• В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия

• Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия

• В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце.

Продление срока действия

• В карточке договора можно указать порядок продления договора

• Для этого предназначен реквизит Продление , который принимает следующие значения

• Не продлевается (единичная хоз. операция, например, покупка недвижимости).
• Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда).
• Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против).
• автоматическое продление на год,
• на квартал,
• на месяц,
• на бессрочный срок.

Автоматическое продление

• Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную

• Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления.

• При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Расторжение договора

• Для учета расторгнутых договоров используется реквизит Расторгнут , в карточке договора.

• При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут

• доп. соглашение,
• решение суда и т.п.

Отчет по расторгнутым договорам

• Имеется возможность получить отчет по расторгнутым договорам

• В отчете выводится:

• дата и номер расторгнутого договора, контрагент
• когда договор был расторгнут, каким документом и пр.

Отчеты по договорам

• В системе предусмотрены различные отчеты для контроля и анализа учета договоров

• Список заключенных договоров
• Договоры с истекающим сроком действия
• Сопроводительные документы по договору
• Расторгнутые договоры
• Динамика сумм заключенных договоров
• Динамика количества заключенных договоров

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Прочие процессы

• К прочим процессам, актуальным для договорной работы относятся

• Потоковое сканирование документов
• только в версии КОРП
• Штрих-кодирование документов, поиск по штрих-коду
• только в версии КОРП
• Поиск документов (договоров) по атрибутам

Развитие практически любой компании непременно ведет за собой увеличение документооборота - как внутреннего, так и внешнего. Именно поэтому следует уделить особенно пристальное внимание автоматизации процесса учета договоров, что позволяет избежать ошибок при их составлении, а также сократить затраты времени на работу с данным видом документации.

«1С: Учет договоров»: подготовка, согласование, контроль

Среди основных возможностей следует выделить удобное формирование бланков таких документов, оптимизацию процесса подготовки договоров, ведение соответствующего журнала, хранение всех заключенных договоров, а также возможность удобной интеграции в другие ПП разработчика. Автоматизация учета договоров - это еще одна возможность данной программы.

Следует отметить, что данная программа для учета договоров может применяться на предприятии или же в организации, где такие документы составляют важную часть документооборота. Благодаря ее функциональным возможностям, отследить как сроки выполнения, так и дату подписания практически любого договора сможет как бухгалтерская служба предприятия, так и руководители подразделений либо же высшее руководство компании. «1С: Учет договоров» позволяет максимально оптимизировать документооборот, а также систематизировать заключенные договора (информация о них сохраняется в специальном журнале).

Немаловажно, что данные, обрабатываемые при помощи этого ПП, с легкостью могут быть перенесены в «1С: Бухгалтерский учет» (более корректное название - «1С: Бухгалтерия »). Если вам требуется программа, позволяющая максимально оптимизировать работу с договорами, то наиболее рациональным решением станет приобретение разработок компании 1С: учет договоров с их помощью ведется гораздо проще.

Подготовка такого вида документации в данном ПП осуществляется при помощи заполнения карточки договора, а также использования данных о контрагенте и типовых бланков. На основе этой информации составляется бланк договора, который можно формировать в текстовом редакторе.

Облегчит данный программный продукт и процесс согласования договора (маршрутизация составляется автоматически), а также его подписание.

Информация о каждом договоре, находящемся на стадии исполнения, также фиксируется программой, что значительно упрощает работу бухгалтерской службе, использующей разработки 1С: бухгалтерский учет в таком случае вести гораздо удобнее.

Если вам требуется лицензия на данный ПП, приобрести ее можно в нашей компании. Кроме того, предложим мы вам и другие разработки 1С, например, «