Трудовая книжка пустой бланк. Где приобрести бланки трудовых книжек. Какие бланки трудовых книжек сейчас в ходу

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно.

Трудовая книжка: бланк

Основным документом работника, удостоверяющим его стаж и различные события в процессе трудовой деятельности, является трудовая книжка. В этом документе работодателями фиксируются предусмотренные законом и подзаконными актами сведения, являющиеся своего рода «визитной карточкой» каждого работника. В частности, в этом документе отражаются наименования организаций (или ФИО индивидуальных предпринимателей), в которых работал гражданин, основания его увольнений, поощрения и прочие важные события.

Форма трудовой книжки, а также порядок включения в нее сведений регулируются законодательством РФ.

Работодатель при трудоустройстве работника забирает у него трудовую книжку (или заводит в случае трудоустройства впервые). Впоследствии трудовая книжка находится в кадровом подразделении работодателя (при наличии) и в нее вносятся соответствующие сведения о трудовой деятельности сотрудника. Необходимость нахождения трудовой книжки у работодателя обусловлена важностью этого документа, а также тем, что его ведение осуществляется исключительно работодателем.

Бланк трудовой книжки

Необходимость учета трудовой деятельности сотрудников, для которых работа является основной и продолжается более пяти дней, - это обязанность работодателей (организаций и индивидуальных предпринимателей), установленная трудовым законодательством Российской Федерации.

Для такого учета используется специальный документ - трудовая книжка.

В ней фиксируются все события, прямо или косвенно влияющие на трудовую деятельность работника и его стаж. Бланк документа и внесение соответствующих записей об указанных событиях строго регламентированы трудовым законодательством РФ.

Форма и порядок ведения трудовой книжки установлены двумя нормативными правовыми актами:

• Правилами от 16 апреля 2003 года (далее - Правила);
• Инструкцией от 10 октября 2003 года (далее - Инструкция).

Бланк рассматриваемого документа утвержден Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н .

Для чего нужна трудовая книжка

Трудовая книжка представляет собой небольшой по размерам многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Ее форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на всей территории РФ. В трудовой книжке формируется история трудовой деятельности и стаж наемного работника.

Трудовая книжка начинает заполняться на работника его первым работодателем. Этот документ подтверждает факт и периоды труда физических лиц у того или иного работодателя на определенной должности, а также иные факты, необходимость отражения которых в этом документе предусмотрена трудовым законодательством (основания увольнений, награды и прочее).

Таким образом, трудовая книжка - это основной документ о работнике, как таковом.

Важно, что рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя.

Законодательством предусмотрены случаи, когда работник имеет доступ к этому документу для проставления в нем своей подписи об ознакомлении. После ознакомления работника с записью указанное должностное лицо просит расписаться под ней в трудовой книжке и личной карточке.

Форма личной карточки содержится в Приложении к Постановлению Госкомстата России от 05 января 2004 года N 1 (унифицированная форма № Т-2).

Для того, чтобы подтвердить факт ознакомления с записями работодателя в рассматриваемом документе, сотруднику достаточно поставить подпись.

Сведения, вносимые в трудовую книжку

Как уже отмечалось выше, рассматриваемый документ содержит три основных блока сведений:

• основные сведения о работнике (титульный лист или обложка);
• сведения о трудоустройстве, переводах и увольнении (с указанием оснований);
• сведения о поощрениях со стороны работодателей.

Кроме этого, в бланк трудовой книжки вносятся сведения о правилах ведения и хранения этого документа. Правила печатаются Объединением "ГОЗНАК" Министерства финансов Российской Федерации на двух последних (42 и 43) страницах бланка.

Важно, что работодатель, заполняющий новый бланк трудовой книжки и допустивший ошибку, должен уничтожить его с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

Ошибки, допущенные впоследствии, могут быть исправлены в порядке, предусмотренном разделом III Правил.

Бланки трудовой книжки для работника платные (это правило касается и вкладыша в нее). Однако работодатель вправе сам определить, брать плату с работников или нет.

Важно, что если бланк испорчен по вине работодателя, то за последующий бланк плата не взимается.

Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативными актами трудового законодательства. В этой статье мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки впервые, о том, в каких случаях работодатель обязан завести трудовик, на основании каких документов вести учет трудовых книжек, когда их списывать и как правильно это оформить.

Общие сведения

Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовика и порядок:

— ведения и хранения трудовых книжек;

— изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.

Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно. Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Где взять бланки?

Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней являются бланками строгой отчетности, поэтому работодатель должен вести их учет. Порядок обеспечения работодателей этими бланками утвержден Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н. Изготавливает их объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Обеспечивают работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее организации, отвечающие требованиям ГОЗНАКа — ведущие организованный учет, обеспечивающие транспортировку и хранение бланков.

К сведению. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Чтобы получить бланки, работодатель должен заключить договор на возмездной основе с ГОЗНАКом или распространителями. Доставку бланков осуществляет служба доставки защищенной полиграфической продукции либо работодатель сам забирает их со склада ГОЗНАКа или распространителя. Приобретение иным способом бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

Учет трудовых книжек и вкладышей к ним

Каждый работодатель должен вести учет трудовых книжек: в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Мы рекомендуем назначить специально уполномоченное на ведение этой деятельности лицо, издав приказ, в котором указаны ФИО работника, его должность и ответственность. Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:

— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации. Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь.

Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовиков и вкладышей

Напомним, что в силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При увольнении работник должен расписаться в получении трудовика в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Если все-таки работник (либо в случае смерти работника его ближайшие родственники) не забрал трудовую, работодатель обязан ее хранить до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в силу п. 686 вышеназванного перечня. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а их бланков — пять лет (п. 695).

В период хранения работнику может понадобиться копия или даже оригинал трудовой книжки. С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее. Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки — в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся.

Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя. С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации. Однако мы считаем, что если в обособленном подразделении есть отдел кадров, есть лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту его нахождения.

Списание и уничтожение испорченных бланков

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уничтожение испорченных бланков должно быть оформлено соответствующим актом. Унифицированной формы для него нет, поэтому он оформляется произвольно.

Подведем итог

Итак, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны приобретаться работодателем. Кроме этого, в компании необходимо организовать их учет и хранение. Если трудовая книжка оформлялась впервые, с работника удерживается стоимость бланка. Несоблюдение же установленного порядка учета и хранения названных бланков является нарушением трудового законодательства, за которое в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ может быть применено административное наказание в виде штрафа, налагаемого:

— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

— на организацию — от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Бланк трудовой книжки , который заполняется для работников в настоящее время, действует с 2004 года, поэтому назвать его новым можно только условно. Все, что нужно знать о бланках трудовых книжек , вы найдете в этой статье.

Какие бланки трудовых книжек сейчас в ходу

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Каждый вновь поступающий на работу, имеющий в прошлом трудовой стаж, предъявляет ее работодателю в обязательном порядке. Последний продолжает фиксировать в ней все основные факты трудовой биографии сотрудника с момента приема и до увольнения. Если человек трудоустраивается впервые, трудовую книжку на него заводит работодатель.

Важно! Новый бланк может потребоваться и для восстановления утерянной трудовой книжки.

В любом случае следует всегда строго соблюдать форму документа. ТК РФ говорит нам о том, что трудовая книжка — это документ установленного образца. За историю своего существования бланк трудовой книжки несколько раз переутверждался. В настоящее время действуют все когда-либо существовавшие версии, а именно бланки образца:

• 1938 года (утвержден постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320);
• 1975 года (утвержден постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656);
• 2003 года (утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если новый работник предъявит вам книжку старого формата, которая до сих пор не закончилась, продолжайте заполнять именно ее. Менять бланк на новый не нужно.

Последняя версия трудовой книжки: нормативная база

Итак, форма нового бланка трудовой книжки и вкладыша к ней, а также правила ведения и хранения книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Вопросы их изготовления и приобретения регулируются приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

Правила заполнения книжек, а также формы регистров, которые требуются для их учета, содержатся в инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Где приобрести бланки трудовых книжек

Работодатель должен всегда иметь достаточный запас бланков трудовых книжек — на случай, если придет работник, нигде ранее не трудившийся, книжка на которого еще не заводилась. Размер запаса работодатель устанавливает сам исходя из того, как часто к нему приходят такие сотрудники. Кому-то достаточно 1-2 бланков, а кому-то требуется гораздо больше, например если широко распространена практика приема на работу молодежи, только что закончившей обучение.

Обратите внимание! На оформление новой книжки у вас есть неделя с момента приема сотрудника. Если вдруг бланка под рукой не оказалось, будут возможность и время его приобрести.

Бланками трудовых книжек работодатели обеспечивают себя сами.

Официальным и единственным изготовителем бланков в стране является объединение «ГОЗНАК». Приобрести бланки непосредственно там вряд ли получится. Объединение работает через официальных распространителей, список которых можно найти на его официальном сайте (http://goznak.ru/about/faq/?sphrase_id=53640).

В свою очередь, распространители тоже не занимаются продажей книжек в розницу. Если требуется небольшое количество бланков, их можно закупить в книжных магазинах или у продавцов канцтоваров. Как правило, они распространяют бланки на законных основаниях.

Главное — убедиться в том, что вы покупаете официальный бланк, имеющий все степени защиты, серию и номер. Если есть сомнения, можно запросить у продавца документы, подтверждающие законность продажи. Не стоит приобретать книжки с рук, в ларьках и переходах. Так легко нарваться на подделку.

Возможно ли бесплатно скачать бланк трудовой книжки

Трудовая книжка — документ строгой отчетности, имеющий уникальный серийный номер и соответствующую степень защиты. Она относится к защищенной полиграфической продукции, которая производится только объединением «ГОЗНАК» и распространяется с соблюдением определенных ограничений. Так что скачать бланк трудовой книжки для того, чтобы использовать его в работе, невозможно. Его можно применять только в качестве образца.

Такой образец вы найдете в нашей статье .

Неопытный кадровик может использовать скачанные бланки, чтобы потренироваться перед заполнением настоящих документов. Вот, пожалуй, и все варианты применения бланков из интернета.

Можно ли использовать бланк, который сотрудник принес сам

Так поступать не стоит. И вот почему:

• Во-первых, это нарушает требования приказа № 117н. В нем прямо указано, что обеспечение работодателей бланками трудовых может осуществляться только распространителями (юрлицами или ИП), которые отвечают требованиям «ГОЗНАКа».
• Во-вторых, при получении бланка от работника нет никаких гарантий его подлинности.

Так что оформлять нужно только заведомо законные и приобретенные в проверенном месте бланки трудовых книжек .

Важно! Стоимость бланка разрешается взимать с работника.

О налоговых последствиях выдачи работникам трудовых книжек читайте .

Итоги

Новым считается бланк трудовой книжки образца 2003 года, используемый с 2004-го. Бланки, применявшиеся ранее, в настоящий момент тоже вполне легитимны и применяются наравне с новым. Трудовая книжка относится к защищенной полиграфической продукции, имеет строгие особенности формы и четкие правила изготовления, приобретения и учета.