Оформление в «1С» отпуска в связи с болезнью. Оформление в «1С» отпуска в связи с болезнью Зуп 8.3 больничный во время отпуска

Материал актуален для слушателей курсов профессиональной переподготовки по направлениям:

Работник взяла в отпуск на 2 недели – четырнадцать дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), и во время отпуска заболела. В поликлинике ей выдали больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней, из которых 4 дня захватили отпуск).

Разбираем ситуацию:

Статья 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.) указывает, что работник может выбрать что-то одно из двух вариантов:

• продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
• выйти на работу по графику (через 14 дней), а дни по больничному перенести на другой период.

Во всех этих случаях работник должен предоставить в бухгалтерию или в кадровую службу лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный оплачиваются отдельно. Сам работник должен известить работодателя о болезни, сообщив о дальнейшем варианте оформления этих больничных: перенести или продлить отпускные дни.

Продление отпуска из-за больничных

Здесь бухгалтерам не нужно пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Продлевая отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, регистрируем невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился.

• Открываем кадровый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников».
• В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

При выходе на работу пятого июня, предоставив больничный лист, начисляем пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует (исправляет) зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

После этого исправляем исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности.

Конец отпуска у работника выпадает на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Отпуск в мае, больничный в июне

Обратите внимание, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только тогда, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а вот больничный уже отражается в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Перенос отпуска на другой период с перерасчётом отпускных

Дни отпуска, которые совпали болезнью переносятся на другой период. Здесь необходим перерасчет отпускных. Например, сотрудница решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. Перерасчет отпуска необходим, так как отпускные дни разрываются, где меняются расчетные периоды.

В «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при оформлении данного случая предусматривает почти такие же действия, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно:

• сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист».
• Исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не нужно, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Начисление дней отпуска будет происходить в будущем периоде, соответственно в отдельном документе «Отпуск».

Переплата отпускных

Количество отпускных дней и сумма отпускных при пересчете уменьшились, следовательно, есть переплата денежных средств данному работнику. Ее можно удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Сотрудник благополучно ушел в очередной отпуск, а по окончании отпуска вместо выхода на работу сообщил о внезапно наступившей болезни и как следствие просит продлить отпуск на период временной нетрудоспособности.

Знакомо? Думаю что "ДА", ответит почти каждый бухгалтер. Особенно летом. Много отпусков и много соблазнов: от мороженки с банальной простудой, до всевозможных летних развлечений, грозящих ушибами и переломами.
Вот и моих любимых клиентов в этом году не миновала чаша сия (я имею ввиду исправление отпуска, конечно), поэтому я решила написать небольшую статью по поводу такой ситуации, которая регулярно возникает в организациях.
Пример будем рассматривать в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Для редакции 2.5 исправление в программе делается аналогично.
Итак, сотрудник Остапенко Е.Д. в середине июля благополучно ушел в отпуск. В программе документ Отпуск рассчитан и выплачен.

По окончании отпуска сотрудник не вышел на работу 31.07.2017 в связи с болезнью. Этот факт в программе необходимо зафиксировать с помощью документа Прогул, неявка . Для создания этого документа переходим в раздел Кадры , открываем список всех отсутствий сотрудников:

И создаем новый документ с видом операции Прогул , неявка :

В этом документе отмечаем даты отсутствия сотрудника на работе. Обращаю внимание, что этот документ обязателен в том случае, если сотрудник еще не предоставил больничный лист и нам необходимо правильно рассчитать зарплату за июль. Если листок нетрудоспособности сотрудник принес, то отмечать отсутствие сотрудника на рабочем месте специальным документом необязательно. Достаточно сразу рассчитать больничный лист.

Зарплата за июль по организации рассчитана и выплачена. Т.е. период закрыт. Сотрудник приносит листок нетрудоспособности, который мы оформляем в программе:

При расчете больничного листа программа автоматически сторнирует начисление отпуска за пересекающийся с больничным период. Есть у меня очень любознательные клиенты, которые хотят понимать каждую цифру, полученную в программе и это правильно. Так вот, обычно они спрашивают "Откуда программа взяла вот такой НДФЛ?". Т.е. бухгалтер смотрит, что начислен больничный в сумме 10762,80. И с этой суммы НДФЛ должен быть
10762,80 × 0,13 = 1399
Откуда же взялась сумма 268 руб? Все очень просто. Ведь при расчете больничного листа была сторнирована сумма отпускных с 26.07.2017 по 30.07.2017 а это ни много ни мало -8704,40. Так вот 268 руб. это НДФЛ с разницы между больничным и сторнированными отпускными
(10762,80 - 8704,40)×0,13 = 268
Кстати, на закладке Пересчет прошлого периода вы можете проанализировать сторнирование. А при нажатии кнопки Показать подробный расчет информация будет еще больше детализирована:

Да, а что же нам делать с отпуском, который сотрудник просит продлить. Период закрыт и править июльский документ мы не можем.
В этом случае в программах 1С:ЗУП предусмотрен очень удобный механизм. Открываем первоначальный документ Отпуск и внизу документа видим гиперссылку Исправить :

У нас открылся новый документ, который будет являться исправлением предыдущего. Вот тут самое главное правильно указать новую дату окончания отпуска. Обратите внимание: начало отпуска менять не надо! А что же с окончанием? Сотрудник болел с 26.07.2017 по 06.08.2017 при этом отпуск был уменьшен на 5 дней (с 26.07.2017 по 30.07.2017). Тогда новой датой окончания отпуска будет 11.08.2017. Т.е. после окончания больничного продлеваем отпуск на 5 дней:

При этом обратите внимание: сумма начисленных отпускных НЕ ИЗМЕНИЛАСЬ по сравнению с предыдущим документом. И это правильно. Ведь сотрудник полностью получил отпускные в июле. И эта же сумма осталась в новом документе. Ничего доплачивать ему не надо. Просто он выйдет на работу на 5 дней позже, после окончания периода больничного.
Ну а что же НДФЛ в сумме 1131? Так это как раз та самая разница с больничным, что мы рассматривали раньше. Вместо 1399 руб. при расчете листка нетрудоспособности программа исчислила 268 руб. Недостающие 1131 руб. исчислены сейчас.
Вот и все. Возможно, вам покажется это немного сложноватым. Однако это только на первый взгляд. Проверив все сами, вы убедитесь, что программа нигде вас не обманывает. И главный критерий – суммы отпускных не меняются, средний заработок не меняется. Потому что за основу берется первоначальный расчет отпуска.
Надеюсь, моя статья была для вас полезной. Желаю вам не болеющих сотрудников, ну а если все же такая ситуация приключилась пусть программы 1С будут для вас надежным помощником в работе.
С вами была Виктория Буданова. Оставляйте свои отзывы, пишите, задавайте вопросы. Тем самым вы поможете нам искать актуальные темы для новых статей.

Нередко случается, что уйдя в отпуск, сотрудник заболевает и оформляет больничный. В таких случаях необходимо продлить ежегодный отпуск на количество дней больничного, пересчитать отпускные и выполнить начисление по больничному. Приведу пример выполнения такой операции в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 2.5.

Ситуация: Сотрудник, находящийся в отпуске с 1.08.2014 по 28.08.2014, оформляет больничный лист с 5.08.2014 по 11.08.2014, после чего он хочет продлить прерванный отпуск.

Исправление выполняется по нажатию на кнопку «Исправить» внизу формы соответствующего документа. Если в документе несколько сотрудников, то исправляем только строки одного сотрудника, по которому будет перерасчет.

В открывшемся документе-исправлении изменяем период отпуска в соответствии с условиями (рис.2)

Если продолжение отпуска после больничного не вводится отдельным приказом, то можно его указать в том же документе-исправлении третьей строкой, так чтобы общее количество дней отпуска по сравнению в первоначальным не изменилось.

Для исправления начислений нужно открыть документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций»рис. 3

В открывшемся документе необходимо так же исправить период отпуска и рассчитать документ заново рис.4

В документе появится отметка о сторнировании начислений прошлых периодов на закладке «Условия», а на закладке «Оплата» появится красная строка сторно рис.5

Обязательно проверьте расчет перед проведением документа! Если все рассчитано и заполнено верно, то документ записываем и проводим. Затем в обычном порядке выполняем начисление по больничному рис.6

Если все документы заполнены верно в плане пересечения периодов (больничный и отпуск не пересекаются), то программа проводит их, в противном случае будет выдано предупреждение и документ не проведется.

Итог начислений можно проверить по расчетному листку за два месяца, в нашем примере -август и сентябрь рис.8

В расчетном листе за сентябрь должен отразиться только НДФЛ с больничного листа, т.к НДФЛ с отпускных уже удержан в августе. Если в расчетном листе НДФЛ с отпускных удержался в обоих месяцах, необходимо будет создать документ перерасчета НДФЛ (Налоги-Перерасчет НДФЛ-Добавить). Рис. 9

рис. 9

Заполняем его следующим образом:

«Перерасчет за» = 2014(текущий год)

«Отразить в расчетах» = Сентябрь 2014 (месяц, в котором будем выравнивать НДФЛ, в нашем примере совпадает с месяцем начислений по больничному и перерасчету отпускных)

По кнопке «Добавить» добавляем физическое лицо, соответствующее нашему сотруднику и нажимаем кнопку «Рассчитать» в верху формы документа. Таким образом, после проведения документа излишне удержанный НДФЛ отсторнируется. Результат можно увидеть в расчетном листке и в отчете «Анализ начисленных налогов и взносов (НДФЛ)».

Александра Люфт. Специалист Линии Консультации.

При продлении отпуска, во время которого был больничный важно не забывать тот факт, что это можно сделать только если на больничном был непосредственно сотрудник!

Для начала создадим документ, в котором сможем зафиксировать начисления отпускных. Пусть, к примеру, наш сотрудник берет отпуск на 10 дней в какой-то период. Переходим на вкладку Кадры и выбираем пункт Отпуска . В открывшемся окне нажимаем Создать . Заполняем форму документа: месяц, организация, сотрудник, дата. Затем указываем период отпуска.

После внесенных данных документ автоматически рассчитывает необходимые суммы. Так, в поле Начислено видим сумму 22184,30. Представим, что наш работник на второй день отпуска заболевает и хочет взять больничный на 5 дней (до 6 марта). После окончания отпуска он со своим больничным заключением хочет продлить отпуск на количество дней равных по болезни.

В этом случае, у того, кто будет рассчитывать зарплату этому сотруднику есть два варианта начисления:

1. Больничный учитывается следующим месяцем .

Создаем новый документ на вкладке Кадры – Все кадровые документы - Больничный лист (за апрель 2015 г.)

Заполняем необходимые поля. Видим, что программа самостоятельно сделала перерасчет за последний период. После этого в табличной части документа на вкладке Пересчет прошлого месяца можем просмотреть детальную информацию.

Наши действия привели к тому, что программа ново созданным больничным отстрочила отпуск. Но все равно автоматически отпуск не продлится.

Рассмотрим вариант, где сотрудник все-таки хочет продлить отпуск. Переходим в документ под названием «Отпуск» , который мы создали ранее. После закрытия периода корректировка документа происходит следующим образом: для проведения данной операции внизу окна есть специальная гиперссылка с сообщением:

Нажимаем Исправить , и видим новый документ с теми же данными только другим месяцем. Увеличиваем количество дней на 5 по болезни и наблюдаем за автоматическим пересчетом.

Доступ к просмотру предыдущего документа находится по гиперссылке в правом нижнем углу.

2. Учет больничного тем же периодом, что и отпуск .

В этом случае нужно создать документ Больничный лист (за март) . Программа самостоятельно пересчитает и начислит больничные не затронув отпускные.

Данная операция не совсем корректна, поэтому сделаем пересчет документа Отражение зарплаты в бух.учете .