Образец заполнения журнала регистрации входящей документации. Образец журнала регистрации входящих документов
Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет
Регистрация документа — запись учетных данных о по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками и справочной работы по ней.
Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Следовательно, регистрация преследует три цели :
- учет документов;
- контроль за их исполнением;
- справочная работа по документам.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.
Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.
К документам, не подлежащим регистрации , как правило, относятся :
- информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
- все рекламные письма;
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
- печатные издания (книги, брошюры, журналы);
- пакеты с пометой «лично»;
- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
- информационные материалы и т.д..
Формы регистрации документов
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Существуют три формы регистрации документов:
- журнальная;
- карточная;
- автоматизированная.
Журнальная форма
Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы , например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа : секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.
Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:
Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков . Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.
Карточная форма
Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки , так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.
Автоматизированная форма
Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.
Регистрация входящих документов
Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.
В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:
- дата получения;
- входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
- автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
- дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
- регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
- заголовок (о чем документ);
- резолюция;
- срок исполнения полученного документа;
- исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
- N& дела (куда документ помещен после исполнения).
Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:
В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:
Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.
Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.
При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:
- вид документа;
- географическое местонахождение автора документа;
- автор резолюции;
- название структурного подразделения;
- количество листов в документе;
- количество листов приложений;
- связанные документы.
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.
Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки , но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.
С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):
- вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
- автор резолюции -список руководящих лиц организации;
- структурное подразделение — список структурных подразделений;
- исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
- № дела — связан с номенклатурой дел организации;
- связанные документы — эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Регистрация исходящих и внутренних документов
Регистрационные формы для исходящих во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:
- название подразделения, подготовившего документ,
- исходящий номер документа;
- дата документа;
- адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
- краткое содержание документа;
- фамилия исполнителя, подготовившего документ;
- контрольная дата ожидаемого ответа;
- ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
- номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).
Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.
Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.
Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.
Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.
При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:
- порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
- дата документа (регистрации);
- краткое содержание;
- подразделение, подготовившее документ;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении (ход исполнения);
- номер дела, куда подшит документ.
Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.
Каждый вид документа ( , ) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.
Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа.
Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента).
В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
| Дата и регистрационный номер | Корреспондент | Краткое содержание | Отметка о хранении |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации.
В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.
Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.
В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).
В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).
В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.
Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.
Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.
Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.
Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.
В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи.
Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.
В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.
Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.
Образец заполнения
Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.
Все листы журнала нумеруют и прошивают.
Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:
- дата поступления документа в организацию;
- номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
- лицо, от которого поступил документ;
- дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
- его содержание;
- ФИО и должность исполнителя;
- задание и срок исполнения этого задания;
- расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.
Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.
Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.
Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.
Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.
Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.
Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.
Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.
Речь идёт не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.
Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:
- быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
- оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
- по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
- пресечь регистрацию задним числом;
- подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.
Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.
Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.
Ответственные лица
Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.
Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.
Оформление книги учета
Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.
В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
Где она хранится?
Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.
Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.
В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:
- данные следует свести в таблицу;
- каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
- каждому документу присваивается свой уникальный номер;
- нумерация порядковая;
- форма имеет годовую периодичность.
- индекс;
- дата регистрации;
- адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
- краткое содержание;
- примечание.
Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.
Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:
- номер документа (указывается отдельно от номера записи);
- кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
- дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
- кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
- отметка об исполнении.
Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу – бумажному носителю – всё же предъявляются.
Пример документа на фото ниже:
Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.
Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.
Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.
Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.
Любая организация в обязательном порядке ведет перечень определенных книг учета, в которых отмечаются различные стороны деятельности внутри организации. Мы предлагаем ознакомиться с правильным ведением журнала , и . Также наши эксперты расскажут обо всех особенностях ведения , и .
Инструкция по заполнению
Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.
Общие рекомендации, постулаты, требования:
- уместно угловое расположение нумерации страниц;
- указывайте номера в верхней части листов;
- применяйте шрифт Times New Roman;
- 14 размер считается оптимальным;
- дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
- отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
- название учреждения должно быть центрировано;
- наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
- нумерацию страниц начинайте со второй.
Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.
В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.
Пример:
В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.
На картинке пример записей:
Срок хранения
Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.
Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.
Количество:
В наличии
X
Вы опять заказали тонкий журнал.
Возможно, Вам нужен журнал с большим количеством страниц и другими характеристиками.
Просим воспользоваться
калькулятором
