Как заверять документы "копия верна": образец. Правила заверения копий документов

На чтение 10 мин. Просмотров 47 Опубликовано 25.11.2018

Действующие законы предоставляют предпринимателям правило на выдачу дубликатов кадровых документов. Большинство копий, изготовленных организацией, используются для последующей передачи органам контроля. Некоторые из таких бланков необходимо заверять в нотариальной конторе. Многие начинающие бизнесмены часто задают вопросы, касаемо правильной заверки документов. В данной статье мы предлагаем обсудить вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации и несколько важных нюансов, связанных с этим процессом.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов

Для чего требуется заверение документов

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.

При составлении копии необходимо придерживаться правил, изложенных в действующих юридических нормативах.

Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов. Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов. Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков. Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг. В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.

Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры. Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию. Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения. Заверенная копия документа – это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру. Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:

1. Копия должна содержать в себе штамп или отметку, подтверждающие правильность информации.
2. При составлении дубликата необходимо указать местонахождение оригинального экземпляра. Данная отметка является одним из главных требований органов контроля.
3. Указание даты проведения операции, а также фамилии и должности работника, заверявшего бланк.

Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов. В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы. Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов. После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить. Скрепки должны располагаться в верхней части листа. Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата. Пломба должна быть заверена фирменной печатью. Часть оттиска должна быть расположена на самой пломбе, а вторая – на дубликате.

В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут

В чем разница между заверенной копией и оригиналом

Дубликат, подготовленный руководством компании, в точности воспроизводит текст оригинального бланка . Однако копия не является подлинником документа. При необходимости предоставления копии в государственные инстанции либо другие структуры потребуется заверить документ.

Для подготовки копии нужна качественная техника, способная с точностью воспроизвести содержание и вид основного бланка. Наличие загрязнений или нечитаемый текст может стать причиной для отказа в приеме бумаг. Этот фактор необходимо учитывать в обязательном порядке.

Установленные правила заверения

Вопрос о том, как правильно заверять копии документов, имеет высокую важность как для самих бизнесменов, так и наемных работников. Перед проведением этой процедуры необходимо ознакомиться с действующими правилами закона, касающихся конкретного вида документации. Некоторые документы работник может заверить самостоятельно. В иных ситуациях данное право предоставляется руководству компании либо нотариусу. Ниже мы предлагаем рассмотреть стандарты, разработанные для различных видов документов.

Трудовая книжка и паспорт

Стандартный порядок заверения документов подразумевает наличие на дубликате отметки с надписью «Копия верна». Данная процедура используется при заверении паспорта, трудовых книг, дипломов и свидетельства о браке. Для изготовления дубликата можно использовать ксерокс или компьютерный сканер.

Копии, сделанные данным методом, должны полностью соответствовать оригинальному бланку. Особое внимание необходимо уделить читабельности текста. Очень важно, чтобы человек, получивший дубликат, имел возможность расшифровать все печати и штампы, содержащиеся на странице. При подготовке дубликатов документов, состоящих из нескольких страниц, необходимо тщательно пронумеровать все листы.

Отдельного внимания заслуживает порядок изготовления дубликата трудовой книги. В этом случае более целесообразно подготовить выписку, содержащую ключевую информацию, интересующую органы контроля. В данном случае делается копия отдельных листов, которые заверяются специальной отметкой. Такие копии получают юридическую силу лишь при наличии подписи должностного лица и фирменной печати.

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации

Бумаги у нотариуса

Как правило, при первом обращении в государственный структуры человек получает список документов, которые нужны для решения конкретного вопроса. В данном списке приводится наименование отдельных бланков, нуждающихся в нотариальном заверении. Чаще всего необходимость в нотариальном оформлении возникает у субъектов предпринимательства. Обычные граждане прибегают к подобным услугам при оформлении доверенности, получении наследства либо заключении брачного контракта.

Минимальная стоимость данных услуг составляет около одной тысячи рублей. Вместе с подготовленной ксерокопией, сотрудникам нотариальной конторы нужно передать оригинальный экземпляр. Нотариусы обязаны отказать в оформлении документов тем гражданам, что обращаются за помощью, имея на руках лишь копию бумаг. Акты, заверенные в нотариальной конторе, содержат в себе отметку «Копия верна», а также реквизиты компании, предоставившей данные услуги. Правила заверения копий документов, установленные законодательными органами, обязывают нотариусов отказываться от заверения ламинированных бланков. Помимо этого, специалистам предоставляется право отказаться от заверения бумаг, в которых часть текста написана карандашом.

Переводы

Заверением документов на иностранных языках занимаются специализированные фирмы. Переводить официальные бумаги имеют право лишь дипломированные специалисты. В каждом регионе Российской Федерации действует несколько крупных бюро переводов. Здесь следует отметить, что данные документы не могут быть заверены нотариусом либо самим заявителем.

При подготовке подобных бланков необходимо учитывать требования инстанций, которым будет передан подготовленный документ. Некоторые инстанции требуют предоставления переведенного бланка, а другие – нотариального заверения перевода.

Документы для суда

Отметка «копия верна» на документах, образец фото которой представлены в данной статье, свидетельствует о том, что содержание дубликата полностью соответствует содержанию подлинника. Однако в некоторых случаях суд может отказать от рассмотрения подобных документов. Как правило, причина такого отказа объясняется отсутствием одного из обязательных реквизитов. Это может быть, как подпись должностного лица, завизировавшего акт, так и оттиск фирменной печати.

В некоторых случаях суд может рассмотреть и обычную ксерокопию, не содержащую никаких отметок. Однако решения, вынесенные на основании подобных актов, могут быть оспорены в более вышестоящих инстанциях. Для того чтобы снизить риск получения поддельных экземпляров, судебные органы обязывают всех участников процесса предоставлять письменные доказательства, оформленные согласно установленному порядку.

Копия - это документация, несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию

Справки для налоговой инспекции

Субъекты предпринимательства в ходе своей деятельности часто сталкиваются с необходимостью предоставления документов сотрудникам налоговой службы. Порядок изготовления копий отчетов и прочих актов заслуживает отдельного внимания. В девяносто третьей статье Налогового Кодекса говорится о том, что каждая переданная отксерокопированная страница или дубликат должны содержать в себе отметку с подтверждением актуальности представленной информации. Основываясь на этом правиле можно сделать вывод, что копия журнала или реестра, заверенные одним штампом, могут быть не приняты работниками ИФНС. Более того, предприниматели, подающие такую отчетность, могут получить штраф за нарушение правил делопроизводства.

Единственным исключением являются прошитые и пронумерованные отчеты, опломбированные специальной наклейкой. На эту наклейку ставится отметка с указанием количества страниц и подписью должностного лица. На границе наклейки и бумажного листа ставится фирменная печать. При получении подобных отчетов, органы контроля уделяют внимание целостности страниц. Очень важно, чтобы содержание подобных отчетов легко читалось.

Субъектам предпринимательства важно знать о том, как правильно заверить документы для налоговой. Использование вышеуказанной методики допустимо лишь в том случае, когда общее количество страниц составляет менее ста пятидесяти листов. В иных ситуациях, потребуется разделить отчетность на несколько равных частей. Многие эксперты рекомендуют предпринимателям использовать этот метод и при хранении подлинников отчетов. Такой подход позволяет значительно сократить риск возникновения конфликтов с налоговой службой.

Кто имеет право заверять бумаги

Использование услуг, предоставляемых нотариальным агентством, является одним из самых надежных методов заверения дубликатов. Заверение актов, оформленных субъектами предпринимательства, допускается лишь в том случае, когда составитель подлинника придерживался всех норм действующего законодательства. Заверить такой документ можно лишь при условии ее актуальности на момент посещения специализированного агентства. Отметка «Копия верна» необходима лишь в том случае, когда подлинник акта завизирован подписью должностного лица. Как правило, такая отметка требуется при передаче документов в государственные учреждения.

Копии, использующиеся внутри предприятия, могут быть заверены генеральным директором либо другим сотрудником, имеющим соответствующие полномочия. Чаще всего такие полномочия передаются главному бухгалтеру, руководителю кадровой службы, секретарю и делопроизводителю. Информация о наличии права подписи документов должна быть зафиксирована в должностных инструкциях работника. Акт, заверенный подписью лица, не имеющего соответствующих прав, теряет свою юридическую силу.

При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу

Как заверяются электронные документы

Заверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью. Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства.

Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений. Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков. К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.

Когда заверять бумаги необязательно

В некоторых ситуациях при оформлении дубликатов не нужно заверять представленную информацию. Как правило, органы, осуществляющие приемку документов, указывают необходимость предоставления дубликата или заверенной копии. Примером документа, не требующего заверения, является нулевая ставка НДС. Помимо этого, действующие законы разрешают использовать электронные формы отчетов, которые также не требуют заверений.

Арбитражный суд и контролирующие органы редко обязуют предпринимателей предоставлять распечатанные копии электронных бланков. Данный документ может быть рассмотрен и принят арбитражным судом и другими инстанциями. Действующие законы рассматривают подобные акты именно как дубликаты. Оригинальным бланком является документ, имеющий мокрую печать и живую подпись. Сегодня, судебные органы принимают от граждан электронные документы через специальный сайт в интернете. На таких сайтах расположена специальная форма, предназначенная для загрузки отсканированных страниц.

По мнению специалистов, при обращении в различные государственные учреждения необходимо иметь на руках не только дубликат, но и подлинник. Некоторые структуры могут попросить предоставить оригинальный документ и копию для того, чтобы сравнить их содержание. Особое внимание уделяется подписям и печатям.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели вопрос о том, как заверять документы, «копия верна», образец отметки нотариуса и другие нюансы, связанные с этим вопросом. Дубликат бланка должен в обязательном порядке содержать в себе информацию о лице, заверившем содержание акта. В качестве дополнительных реквизитов указывается дата изготовления копии. Акт, выданный организацией, должен быть заверен печатью и подписью руководителя. Такие документы могут быть переданы в суд, налоговую службу и другие государственные учреждения.

Вконтакте

Сегодня рассмотрим тему: "заверение копий документов в организации", постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи. Обращаем внимание, что перед заданием вопросов стоит внимательно прочитать статью, потому что большинство ответов там уже есть.

Как заверять документы “копия верна”: образец. Правила заверения копий документов

Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп – это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна».

Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.

Нет тематического видео для этой статьи.

Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.

Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.

Обычная копия с документа – это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.

При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.

Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.

На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.

Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных – «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью.

В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.

В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.

В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

• ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все локальные акты предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

• ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) – содержит понятийный блок.
• Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.
• Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X. Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.
• Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Нет тематического видео для этой статьи.

• Текст копии должен быть понятным.
• Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
• Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
• Указать фамилию и инициалы заверяющего.
• Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
• Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
• Заверять должно уполномоченное лицо.
• Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить “копия верна”, подпись и печать:

Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)

Генеральный директор Подпись А. А. Иванов

В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.

Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.

Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп - это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна».

Зачем это нужно?

Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.

Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.

Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет - бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.

Обычная копия с документа - это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.

Оригинал и заверенная копия: в чем разница?

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия - это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.

При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.

Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.

На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса - то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.

На бумаге

Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных - «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью.

В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

По закону

Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.

В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.

В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

• ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 - вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

• ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) - содержит понятийный блок.
• Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.
• Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X. Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.
• Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Основные правила

• Текст копии должен быть понятным.
• Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
• Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
• Указать фамилию и инициалы заверяющего.
• Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
• Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много - то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
• Заверять должно уполномоченное лицо.
• Проставление отметки о хранении оригинала - в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить "копия верна", подпись и печать:

Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)

Генеральный директор Подпись А. А. Иванов

Дата

Кто вправе заверять

В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.

Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.

В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров.

Тема «как правильно заверить копию трудовой книжки» будет рассмотрена в следующем разделе.

Если законом предусмотрено обязательное то, соответственно, сделать это вправе только данное лицо.

При свидетельствует только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать законность самого текста, полномочий подписавших лиц и пр.

Паспорт, трудовая книжка

Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно.

К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также - страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату. А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости.

Как правильно наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.

Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр. Штамп «копия верна» или «верно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает по настоящее время. Копия верна. Руководитель ОК. Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется.

Если страниц много…

Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно. Можно выделить 2 варианта действий:

• на каждой странице нужно ставить надпись о верности копии целиком;
• сшить документ скобой или нитками, пронумеровать, сверху первой страницы поставить «копия», на обратной стороне завершающего листа в точке соединения обозначить: «прошито, пронумеровано 50 листов», печать, оттиск штампа, дату, подпись и расшифровку уполномоченного лица. Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.

У нотариуса

Как выше было сказано, нотариус - специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.

Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.

Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.

Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава - от 500 руб.

Если закон не обязывает вас получать у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.

В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное - не забудьте взять с собой оригинал!

Для суда

Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны.

При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.

Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются обычные граждане. В таком случае процесс сверки копий с оригиналами происходит прямо в судебном заседании, где суд ставит свою удостоверительную надпись, или при подаче документов данное действие выполняет секретарь.

Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять. При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.

Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.

Убеждены, что данная информация, а также свежие новости в законодательстве и представленные образцы, как заверять документы «копия верна», помогут и вам. Если же возникают сложности, всегда можете обратиться к профессионалам своего дела.

Часто при ведении деятельности в организации требуется предоставить заверенную копию документа. Заверенная документация может потребоваться где угодно: при участии в тендере, при предоставлении документации контрагентам, даже при выдаче работнику копии трудовой книжки. Как правильно заверить копию документа разберем в этой статье.

Для чего нужна заверенная копия документа?

Любая компания сталкивает с тем, что нужно предоставить контрагенту или отправить налоговой или другим инстанциям копию документации. Более того, для некоторых инстанций требуется копия, которая заверена особым образом.

В современных нормативных актах термин, как «копия» не найти. Однако в ГОСТе Р 51141-98 под этой трактовкой понимается документ, который содержит всю информацию с оригинала и повторяет его внешне.
К сожалению, в отличие от подлинника, заверенная ксеро- или фотокопия не могут иметь должной юридической силы. Для того чтобы копия стала практически полноправным документом на нем нужно проставить необходимые реквизиты.

Заверенная копия может понадобиться в следующих случаях:

• для предоставления документации в государственные учреждения;
• для предоставления документации работнику (например, трудовая книжка);
• для предоставления документации контрагентам (например, договор);
• для того чтобы принять участие в тендере (обычно в тендерную комиссию направляется пакет документации).

Конечно, это далеко не полный перечень того, когда вам может потребоваться проставить реквизиты на документации.

В зависимости от случая различают обычное и нотариальное заверение. Так, чтобы выдать работнику копию трудовой книжки достаточно обычного, однако, при участие в тендере часто требуется нотариальное заверение документации. При заверении у нотариуса организация обязана заплатить пошлину, а также подождать какое-то время пока нотариус совершить данную процедуру. Если того не требует закон или конкретный контрагент организации, то бумага может быть заверена прямо в компании, проставлением необходимых реквизитов на ней.

Как правильно заверить копию документа в организации?

Организация имеет право самостоятельно проставить необходимые реквизиты только на те бумаги, которые принадлежат ей (договоры, письма и т. д.), а также ту документацию, оригиналы которой хранятся непосредственно в организации (например, трудовые книжки работников).

Для того чтобы проставить реквизиты в организации на бумаге необходимо указать:

• Надпись, подтверждающая, что на документации проставлены надлежащие реквизиты. Как правило, такую надпись можно поставить от руки, однако, в некоторых организациях есть специальный штамп на такие случаи.
• Должность лица. Проставляет реквизиты либо директор, либо главный бухгалтер. Также возможность заверения бумаг может быть предоставлена финансовому директору. Однако, обязанности на заверение определенных видов бумаг можно передать любому работнику: для этого потребуется выпустить только соответствующий приказ или доверенность.
• Подпись должностного лица и её расшифровка.
• Печать компании.
• Дата заверения. Дата указывается для того, чтобы проставление реквизитов было достоверным, ведь подлинник со временем может претерпеть изменения.

Если вы проставляете реквизиты на информацию, которая расположена не на одном листе, а на нескольких, то сначала документацию нужно прошить. Прошить документацию можно как с помощью дырокола и ниток, так и с помощью различных станков.

После того как документация прошита нужно проставить сквозную нумерацию (обычно номера страниц ставятся либо внизу в центре, либо в правом углу).

Нитки на последней странице нужно скрепить специальным стикером, на котором указывается что документ прошит и пронумерован. При скреплении ниток убедитесь, что их кончики выглядывают из-под стикера. Стикер крепится на бумагу обычным клеем.

После того как вы приклеили стикер, выполните действия по проставлению необходимых для заверения реквизитов. Как правило, подписи и надписи типа «Копия верна» ставятся около стикера, печать же организации обязательно должна заходить на него.

Оформление документов у нотариуса

Для того чтобы проставить реквизиты на бумаге нотариальным способом нужно найти нотариальную контору, которых в любом крупном городе сейчас много. С собой вам необходимо будет взять бумагу, паспорт, а также деньги для оплаты пошлины (для каждого типа бумаги размер пошлины свой).

Проставят реквизиты на бумагу у нотариуса вам не сразу. Как правило, в нотариальных конторах длинные очереди, более того, после того, как вы передадите сотруднику конторы бумаги, вам нужно будет подождать какое-то время пока над документом совершат все необходимые сверяющие и фиксирующие действия.
У каждого нотариуса существует реестр, в котором он ведет учет всех заверенных у него документов. При получении от вас потребуют расписаться в реестре. Копия, заверенная нотариусом, не имеет срока действия.

Конечно, далеко не все документы могут быть заверены нотариально. Так, не допускаются исправления, в том числе поправки, внесенные карандашом или ручкой. Текст, а также другие составляющие части, должны быть четкие и легко читаемые.

Если вы идете проставлять необходимые реквизиты к нотариусе не на один лист, а нанесколько, то вы обязаны предварительно скрепить листы, а также пронумеровать их, поставить печать организации и подпись лица, который заверил бумагу в организации.

Нотариус не может заверить любые медицинские бумаги, договоры, документацию, имеющую надпись «Секретно» и бумаги, с которых запрещается снимать копии.

Как заверить электронные документы?

Для того чтобы заверить электронную версию документации понадобится электронная подпись. Получить ключ электронной подписи можно в одном из удостоверяющих центров. Будьте предельно внимательны при направлении пакета бумаг на получение ключа: предоставляемые данные должны быть подлинными и максимально точными. Одно неверное слово и ключ не будет действителен.

Документ в электронном виде, заверенный электронной подписью, равносилен бумажной заверенной копии. Заверить электронным способом можно любые бухгалтерские и юридические бумаги (например, договоры, счета-фактуры, накладные и проч.).

Нельзя электронно заверять документы, относящиеся к бумагам строгой отчетности. На самом деле бумажные документы – это пережиток прошлого. Сегодня существует такое понятие, как электронный документооборот, при котором контрагенты могут обмениваться только электронными версиями необходимых бумаг, полностью исключив бумажный обмен. Даже если налоговая попросит предоставить счета-фактуры и акты для отчетности, вы всегда сможете направить им их электронные версии, заверенные ЭП.

Даже договор благодаря существованию такого инструмента как ЭЦП может быть представлен и подписан только в электронном виде. Конечно, прежде чем обмениваться только электронными версиями документации, контрагенты обязаны заключить некое соглашение о такой особенности их делового общения.

Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны

Вся российская документации изначально имеет юридическую силу только на территории нашей страны. Для того чтобы придать документации силу на территории другой страны, нужно документ легализовать.
Сначала вам нужно будет проставить реквизиты на скопированную документацию у нотариуса. Для этого следует принести в нотариальную контору оригинал, паспорт, а также заплатить пошлину. Бумага при заверении у нотариуса переводится на нужный язык.

После документ следует направить в Министерство юстиций для удостоверения подлинности реквизитов. Затем документ проходит процедуру в Министерстве иностранных дел, где на нем ставится соответствующая печать. Только теперь бумага готова к отправке в другую страну. Более простым вариантом легализации бумаги является апостилирование.

Апостиль – это штамп, на котором присутствует название страны, данные должностого лица, название организации и прочие нужные для легализации реквизиты. Более того, у каждого апостиля есть свой номер, который также будет указан в штампе. Чаще всего апостиль ставиться либо на английском, либо на французском языке. Апостиль ставиться либо на самой бумаге, либо к ней прикрепляется отдельный лист со штампом. Апостиль можно поставить в Министерстве юстиций.

Вконтакте

Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.

Из статьи вы узнаете:

Заверение копий документов 2017

Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.

Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

Когда может понадобиться заверение копий документов?

Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.

Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

• при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
• при выдаче сотрудникам;
• при представлении контрагентам;
• для направления в тендерную комиссию;

Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

сотрудников предприятия в “интересах граждан”;

третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;

Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

Читайте также:

Нотариальное заверение копий документов

В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

Правила заверения копий документов

В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота . Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

Порядок заверения копий документов: нормативная база

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении:

ГОСТ	Указ № 9779-х
Заверительная надпись «Верно» (Допустимо и более распространено «Копия верна»)
Должность сотрудника, заверившего копию
Личная подпись должностного лица
Расшифровка подписи
Дата заверения
	Отметка о месте нахождения оригинала
	Печать организации (если компания использует печать)

Несмотря на то, что Указ считается обязательным к применению, оформленную по его правилам копию могут не принять многие ведомства. В ней отсутствует расшифровка подписи должностного лица. Следование рекомендациям ГОСТа может привести к аналогичному результату. Отказ может быть вызван отсутствием отметки о месте нахождения подлинника. Многие организации, чтобы свести риск отказов к минимуму, используют в отметке все вышеперечисленные реквизиты.

Как правильно заверить копию документа: образец для организации

Согласно законодательству, любая организация может заверить копии принадлежащих ей служебных бумаг (писем, договоров, приказов) и документацию, подлинники которой находятся на хранении в компании (трудовые книжки сотрудников).

Чтобы заверить копию, необходимо проставить на ней соответствующую отметку, содержащую все реквизиты, определенные законодательством и правилами делопроизводства.

1. Надпись «Верно», удостоверяющая, что копия имеет все надлежащие реквизиты. Существуют разногласия по вопросу о том, как заверить документы правильно: надписью «копия верна» или «верно», использовать ли штамп или проставлять отметку от руки. Как показывает практика, широко используются оба варианта, но ГОСТ все же рекомендует проставлять отметку «Верно».
2. Должность ответственного лица (директора, главного бухгалтера, любого сотрудника, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом;
3. Подпись и расшифровка;
4. Печать организации;
5. Дата;
6. Место хранения оригинала.

Образец отметки о заверении копии

Право заверения копий документов

Одним из важнейших реквизитов отметки о заверении является наименование должности ответственного лица и его подпись с расшифровкой. Указ 9779-х наделяет правом заверения руководителя компании или иное уполномоченное лицо. Это должен быть сотрудник организации, наделенный определенными полномочиями, которые устанавливаются:

Локальными актами компании, приказом о праве заверения документов (приказ по основной деятельности), инструкцией по делопроизводству;

Доверенностью (для представления интересов компании в отношениях с третьими лицами);

Трудовым соглашением (в этом случае заверение копий служебных бумаг должно быть одним из положений должностной инструкции);

Что касается руководителя, его право заверения регламентируется Гражданским кодексом РФ и законами об определенных видах юридических лиц, а также уставом организации.

Как заверить прошитые копии документов

В некоторых ситуациях может возникнуть необходимость заверить копию многостраничного документа. Единых правил для этой процедуры на данный момент не существует, однако, в современном делопроизводстве принято следовать следующему алгоритму:

Изготовить копию;

Скрепить листы металлической скобой или нитью в месте, где отсутствует текст. Порядок листов должен соответствовать нумерации подлинника. Расположение цифровых обозначения в данном случае не имеет значения;

На место скрепления приклеивается бумажная наклейка с указанием числа листов и подписью ответственного лица с расшифровкой («Прошито и пронумеровано 82 листа»);

Поверх наклейки ставится печать организации. Оттиск должен захватывать часть наклейки, заходя второй половиной на копию;

В действующих нормативных актах нет прямого указания о необходимости скреплять листы документации. В этом случае отметка о заверении должна быть проставлена на каждом листе.