График отпусков на год унифицированная форма. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике	Комментарий
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик» Приказ № 93 о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

- период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска	Буквенный код	Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)	ДБ	18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста	ОЖ	15
Оплачиваемый учебный отпуск	У	11
Неоплачиваемый учебный отпуск	УД	13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

1 2 3 5 6 48

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого отработано за I половину месяца
4
1	Петрова Елена Федоровна, бухгалтер	054	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	Я
			8	8	8	8	8										8

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .

Чуть больше месяца осталось, чтобы успеть оформить расписание отдыха сотрудников. График отпусков на 2019 год нужно составить, заполнить и утвердить до 17 декабря 2018 года - читайте рекомендации, как это сделать, и скачивайте формы. За отсутствие графика ГИТ выписывает работодателям штрафы.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для юристов по трудовому праву и специалистов по кадрам. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Из статьи о графике отпусков на 2019 год вы узнаете:

По каким новым правилам надо составлять график отпусков на 2019 год

Согласно требованиям законодательства график отпусков составляют в конце текущего календарного года на следующий ( ТК РФ). Это расписание, по которому в следующем году работники компании будут отдыхать. Перед тем, как формировать график, издайте приказ о его создании и выясните пожелания сотрудников. Действует несколько прежних правил:

1. График отпусков - это обязательный документ для любой компании. Составлением его не нужно заниматься только работодателям-физлицам. Причем Роструд советует все равно утверждать график, если у такого работодателя много работников (). Также без графика на текущий год могут обойтись компании, которые только начали работать в этом году. Но на следующий расписание обязательно понадобится.
2. В законе нет указания, когда именно должен быть составлен график отпусков, но есть указание, до какого числа его необходимо составить и утвердить. Это делают самое позднее за две недели до наступления нового календарного года (ст. 123 ТК РФ). То есть в 2018 году нужно успеть до 17 декабря.
3. Выполнение графика - обязанность как компании, так и работников. Работодатель обязан отпустить сотрудника отдыхать в указанные сроки, а работник не может в одностороннем порядке изменить их. Если график понадобилось скорректировать, это делают по соглашению сторон.

При этом в 2018 году в ТК внесли поправку, которая расширила список лиц с правом получить отпуск в любое удобное время (). Теперь такая льгота распространяется на сотрудников, у которых трое и больше детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ). Новое правило следует учесть при составлении графика. Скачайте полный список сотрудников , у которых есть такая льгота.

Инспекторы ГИТ обязательно проверяют наличие графика в компании и за его отсутствие могут выписать штраф ().

Как использовать образцы

При подготовке графика отпусков можно скачать и заполнить типовую форму Т-7 либо создать график на основе этого образца. Если вы разрабатываете свой вариант документа, проследите, чтобы в нем были все необходимые графы.

Что включить в график и в каком порядке утверждают документ

С графиком отпусков работает кадровая служба компании либо сотрудники, которых специально наделили этими полномочиями. При заполнении :

1. Внесите в документ все оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные). В том числе отпуска «за вредность».
2. Включите сведения обо всех работниках, в частности, о работниках льготных категорий, а также о совместителях.
3. Если компания планирует разделить отпуска, отразите в документе, что работник на это согласился. Без его согласия делить отпуск нельзя (ст. 125 ТК РФ).
4. Укажите в графике неиспользованные дни отпуска за истекший период (ст. 124 ТК РФ).

Как указать даты в графике

В графике лучше указывать конкретные даты предстоящего отпуска, а не ограничиваться только указанием месяца. Прямого запрета на это нет, но отсутствие конкретной даты чревато дополнительными сложностями. Если прописали только месяц, рано или поздно придется определить конкретную дату начала отпуска. Это нужно для извещения работника о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) и оформления приказа. Первое необходимо сделать не позднее чем за 2 недели до начала отдыха, а второе - как минимум за 3 дня (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). То есть на выяснение этих подробностей понадобится дополнительно потратить внимание и время.

Как узнать о льготах на отпуск

Определить, есть ли в организации сотрудники, которые имеют право пойти в отпуск в удобное для них время, можно из личных карточек или личных дел. Информацию о малолетних детях или об особом статусе сообщают, как правило, еще на этапе заключения трудового договора.

Если работодатель не уверен в полноте сведений, то лучше разослать уведомления с просьбой представить подтверждающие документы. Без них можно сформировать график по своему усмотрению. Кроме того, нужно узнать подходящие даты отпуска. В уведомлении целесообразно перечислить, какие именно категории работников имеют подобные льготы. Бывает, например, что отпуск по беременности и родам начнется уже после утверждения графика, и у сотрудницы на руках нет больничного листа. Но работодатель может поинтересоваться, будет ли она использовать ежегодный отпуск до декрета, и учесть ее пожелание в графике. При необходимости дату начала отпуска сдвигают, указывая это в документе.

Как быть с внешними совместителями

Отдельного внимания требуют внешние совместители. Их отпуск включают в общее расписание. У совместителя запрашивают информацию о датах отдыха по основному месту работы. Сделать это лучше заранее, поскольку есть риск не успеть утвердить график вовремя. Учтите, что отпуск этому сотруднику придется предоставить одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Если работник-совместитель перенесет свой отпуск на основном месте, то работодателю по совместительству придется менять дату в своем графике.

Как разделить отпуск на части

Не всегда удается использовать отпуск целиком. Решают эту ситуацию просто: отпуск делят на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Закрепить такую договоренность можно разными способами. Некоторые работники пишут заявление, и тогда достаточно поставить визу «согласен» и учесть его пожелания в графике отпусков. В других организациях заключают соглашение о разделении отпуска на части. Если соглашение достигнуто, то в графике отпусков указывают даты, когда эти части будут использованы.

Как включить в график дни отдыха, которые работник не использовал

В графике должны учитываться все отпуска (в том числе неиспользованные), причем не только ежегодные, но и дополнительные. Если работник не отгулял отпуск целиком, оставшиеся дни нужно переносить на следующий год (ст. 124 ТК РФ).

Неиспользованные отпуска могут предоставляться либо в рамках графика, либо по соглашению между сторонами (). Но для работодателя удобнее включить такие дни в общий график, чтобы не забыть об имеющейся задолженности и избежать нарушений (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

Когда документ составили, выполните несколько шагов:

1. Если в компании есть профсоюз, у первичной организации нужно запросить ее мнение. С учетом времени, которое потребуется на получение мнения и последующие действия, закончите разработку документа не к 17, а к 4 декабря.
2. Утвердите график. Документ подписывают начальник кадровой службы и руководитель компании.
3. Ознакомьте работников с графиком. Хотя в законе напрямую это не требуется, на практике большинство контролеров ГИТ и судов считает, что знакомить необходимо. Проще всего включить в график колонку «Ознакомлен», где работники смогут расписаться и поставить дату ознакомления.

Вложенные файлы

• Шаблон графика отпусков.xls
• Образец графика отпусков.doc

График отпусков на следующий год надо утвердить не позднее 15 декабря. Узнайте, как составить, заполнить и утвердить идеальный график на 2020 год. Необходимые формы и образцы вы найдете в этом материале. Также можно бесплатно скачать график в excel.

По ТК РФ график отпусков необходим для установления очередности предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых периодов отдыха. Документ обязателен как для работодателя, так и для всех работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Составлять и утверждать график обязаны все организации, независимо от численности сотрудников.

ИП могут не составлять график и предоставлять работникам отдых по соглашению (ст. 305 ТК РФ). Однако желательно сделать это, тогда работники смогут своевременно отдыхать и не будет споров о порядке очередности отдыха.

График составляют и утверждают один раз в год - не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Ознакомить с графиком надо всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе надо оставить специальную графу, где сотрудники своей подписью подтвердят, что ознакомились с графиком и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.

График отпусков на 2020 год excel скачать бесплатно

График можно составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1) или по желанию разработать свой бланк. Хотя первый вариант - проще, многие организации используют готовую форму.

Тем, кто по каким-либо причинам не применяет типовую форму Т-7, а разрабатывает свой собственный произвольный бланк, за основу надо взять унифицированную форму и утвердить в учетной политике на 2020 год.

Как внести изменения в график отпусков на 2020 год

График обязателен для работника и работодателя, но это не означает, что в него нельзя вносить исправления. Если в течение 2020 года изменятся установленные сроки предоставления отпуска, например из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска, то необходимо внести корректировки.

Если сотрудник просит отпуск не по графику, то в документе нужно указать новую дату. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о предоставлении отпуска и переносе сроков и внести изменения в документ.

Многие компании стараются заполнить графу "фактическая дата отпуска" сразу, то есть как только работник написал заявление и издан приказ. Между тем делать записи в графике надо после выхода сотрудника на работу. Например, если в отпуске работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Если отпуск работник взял не так, как было запланировано, и фактическая дата начала отдыха уже стоит в документе, можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой "исправленному верить", поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр графика.

Если в декабре компания составила график, а в январе приняла на работу нового сотрудника или кто-то уволился, составлять отдельный документ не надо. Новеньким можно предоставить отдых только на основании заявления.

Хранить график надо всего один год с момента окончания действия. То есть график отпусков компания вправе уничтожить после 31 декабря 2020 года.

Отсутствие графика - нарушение, за которое предусмотрены штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

На что еще обратить внимание при составлении документа, рассказывает Иван Шкловец, замруководителя Роструда.

С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя

Всем работодателям в срок не позднее 15 декабря 2017 года (так как 17-е число выпадает на воскресенье) нужно утвердить график отпусков на 2018 год, согласно положениям статьи 123 Трудового кодекса РФ. Требованиям, нюансам и порядку утверждения этого документа посвятим две следующие статьи.

Зачем нужен график отпусков?

Ежегодно с регулярной периодичностью не позднее середины декабря компании и предприниматели во исполнение требований трудового законодательства составляют графики отпусков на следующий календарный период.

График отпусков - документ, в котором обозначено расписание ежегодных отпусков сотрудников с соблюдением определенной очередности. Такой подход обеспечивает пребывание на рабочем месте нужного для бесперебойного функционирования организации количества работников.

Порядок ведения и в целом наличие графиков отпусков в компании контролируют сотрудники трудовой инспекции, а иногда и налоговики.

Документ обязателен для всех юрлиц и ИП независимо от среднесписочной численности работников.

Исключение с 2018 года хотят сделать для организаций, относящихся к малому и микробизнесу. Однако до вступления в силу новых законодательных положений от такой обязанности не освобождены и эти работодатели.

График отпусков важен как для сотрудников, так и для самого работодателя, поскольку гарантирует соблюдение трудовых прав подчиненных и принуждает соблюдать букву закона.

Порядок утверждения графика отпусков

За правило принято применять унифицированную форму графика отпусков №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

В законодательстве нет прямого указания на невозможность составления собственной формы данного документа, тем не менее, важно понимать, что график отпусков - это учетная документация. Он важен и для финансовой деятельности компании, поскольку на его основании осуществляется порядок выплаты сотрудникам отпускных. Если в компании разработана собственная форма документа, правомерность ее применения следует отразить в учетной политике организации.

График отпусков 2018 заверяет подписью начальник отела кадров. Если такой должности в компании не предусмотрено, подписать документ может уполномоченный работник с правом подписи финансовой или правовой документации, например, ведущий юрисконсульт либо главный бухгалтер. Утверждает документ руководитель компании. Круглую печать на подписи директора в форме ставить не нужно, для этого даже на унифицированном бланке место не предусмотрено.

С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя. Для целей соблюдения графика всеми сотрудниками, каждого из них нужно ознакомить с документом под подпись. Для этого можно поступить двумя способами:

1. Попросить работников расписаться рядом с датой его предполагаемого отпуска в самом графике, для этого в унифицированной форме предусмотрена графа «Примечание».
2. Приложить к документу лист ознакомления, в котором каждый работник поставит подпись и дату.

Многие кадровики интересуются, обязательно ли формировать отдельный приказ об утверждении графика отпусков? Такой обязанности нет, так как в шапке формы гриф «Утверждаю» с подписью руководителя уже выполняет роль приказа.

Согласно положениям п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 хранить графики отпусков нужно один год после года формирования.

Таким образом, для графика отпусков на 2018 год срок действия -2018 год, а срок хранения начнется 1 января 2019 года, после 31 декабря 2019 года документ можно уничтожить.

Как вносить дополнения и изменения в график отпусков?

Невозможно предугадать на год вперед, что потребуются какие-либо кадровые перестановки, вынужденный перенос отпусков, необходимость отзыва и переноса отпускных дней, будут увольнения сотрудников. Поэтому изменение графика отпусков неизбежно.

Для этих целей в унифицированной форме предусмотрены графы с 7 по 10:

• Графа 7 - фактическая дата выхода сотрудника в отпуск.
• Графа 8 - документ, выступающий основанием для переноса плановой даты начала отпуска, например, заявление сотрудника о переносе отпуска с подписью руководителя структурного подразделения и руководителя компании (ст. 124 ТК РФ).
• Графа 9 - предполагаемая дата начала перенесенного отпуска.
• Графа 10 - примечания, где сотрудники могут, как мы отметили выше, ставить свою подпись, подтверждающую ознакомление с документом.

Все заявления и иные документы о переносах отпусков нужно хранить вместе с утвержденным графиком. А для графика отпусков на 2018 год целесообразно дополнить форму графой «С изменениями ознакомлен», где сотрудники будут ставить подпись после внесения связанных с ними изменений в документ.

Если в течение года на работу были приняты новые сотрудники, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя вносить дополнения в утвержденный график отпусков.

Так, предоставить отпуск новичку правомерно по одному его заявлению. Однако и запрета на внесение дополнений в документ в Трудовом кодексе нет. Потому, если было приятно много новых сотрудников, допустимо утвердить дополнительный график отпусков, в котором будут отражены сведения о планируемых отпусках только для них.

В следующей статье разберем нюансы законодательства, которые обязывают работодателей придерживаться некоторых требований и условий при составлении графиков отпусков.