Где в 1с 8.3 адв 1. Документы, подлежащие замене или переоформлению в связи со сменой фамилии

При изменении фамилии приходится менять или переоформлять многие документы, сведения о большей части которых необходимы кадровым работникам и бухгалтерам для ведения учета. О том, какие именно документы подлежат замене и каким образом отразить изменения в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" для "1С:Предприятия 8" рассказывает А.В. Ярвельян, ЗАО "Си Дата" в данной статье.

Паспорт гражданина РФ

ИНН

Трудовая книжка

Страховой медицинский полис

Водительское удостоверение

Заграничный паспорт

Документы, подлежащие замене или переоформлению в связи со сменой фамилии

При смене фамилии подлежат обязательной замене или переоформлению следующие документы.

Паспорт гражданина РФ

Согласно пункту 12 "Положения о паспорте гражданина Российской Федерации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола.

В соответствии с пунктом 15 того же положения, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.

ИНН

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.

Об этом гласят подпункты 3.1 и 3.8 "Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц", утвержденных приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178.

Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит "Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации", поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена Свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена Свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.

Страховое пенсионное свидетельство

На территории РФ на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится ПФ РФ в течение всей жизни застрахованного лица - так говорится в статье 6 Федерального закона от 31.12.2002 № 198-ФЗ.

При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола, новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

Для этого в течение двух недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в Пенсионный фонд РФ. После этого в течение месяца соответствующий орган Пенсионного фонда РФ выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель.

Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.

Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства, имея при себе паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность, и старое страховое свидетельство и затем там же получить новое.

Трудовая книжка

В соответствии с пунктом 26 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Таким образом, трудовая книжка при смене фамилии не заменяется на новую.

В существующую трудовую книжку работодателем вносятся соответствующие изменения.

Страховой медицинский полис

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования.

В большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна. Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель, неработающие граждане для обмена страхового медицинского полиса самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации, обслуживающей район, где они зарегистрированы постоянно или временно.

Водительское удостоверение

Согласно статье 28 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ (ред. от 01.12.2007) "О безопасности дорожного движения" основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами.

Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять.

Заграничный паспорт

Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако, если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит предоставлять общегражданский паспорт для оформлении визы будет невозможно.

Изменение данных при смене фамилии в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом"

При изменении работником фамилии, он должен предоставить работодателю информацию об изменившихся данных. В таком случае в информационную базу должны быть внесены следующие сведения:

• новая фамилия;
• новые паспортные данные.

Эти данные необходимы для корректного ведения кадрового и бухгалтерского учета, формирования отчетности. Также в информационную базу могут быть внесены сведения о новом страховом полисе, новых водительских правах, новом заграничном паспорте, но такие сведения носят информативный характер.

Также в информационной системе должен быть сформирован документ персонифицированного учета "Заявление об обмене страхового свидетельства", с помощью которого формируются данные в электронном и бумажном виде для передачи в пенсионный фонд.

Для наглядности рассмотрим процедуру ввода новой информации о работнике на примере.

Пример

Иванова Мария Алексеевна, дата рождения - 12.05.1973, паспорт 40 00 № 112233 выдан 33 о/м Московского района Санкт-Петербурга 25.07.2001 вышла замуж 07.12.2007 и взяла фамилию мужа - Сергеева. После смены фамилии поменяла паспорт, новые паспортные данные: 40 09 № 445566 выдан 33 о/м Московского района Санкт-Петербурга 15.01.2008.

Ввод сведений о новой фамилии

Для того, чтобы не только внести в информационную базу данные о новой фамилии работника, но и сохранить сведения о старой фамилии, а также корректно отразить момент смены фамилии, необходимо действовать следующим образом.

В карточке физического лица (элементе справочника "Физические лица") в поле "Имя" изменить данные в соответствии с новой фамилией работника (старая см. рис. 1, новая - рис. 2). Это наименование справочника - информация, которая будет использоваться для выбора и подбора физического лица в документах и других формах.

Затем необходимо ввести данные о том, с какого момента изменилась фамилия. Для этого нужно по кнопке "Подробнее" в верхней части карточки физического лица открыть форму ввода данных о фамилии, имени и отчестве. При этом в открывшейся форме отобразится существующая информация, то есть "старая" фамилия, а в качестве даты действия сведений будет указано начало прошлого века (в случае, если сведения о фамилии, имени, отчестве работника ни разу не изменялись) или дата прошлой смены данных.

В этой форме необходимо указать новую фамилию работника и дату, с которой новая фамилия вступает в действие.

После записи данных в форме, а также сохранения элемента справочника "Физические лица", по кнопке "История" в форме ввода данных о фамилии, имени, отчестве работника можно будет открыть для просмотра форму списка регистра сведений "Фамилия, имя, отчество физического лица", в которой отражена вся история изменения сведений (см. рис. 3).

Вышеприведенных действий достаточно, чтобы при последующем формировании отчетов измененная фамилия работника отображалась корректно, то есть, в нашем примере, при формировании расчетного листка за ноябрь 2007 года в шапке отчета будет указана фамилия "Иванова", а в расчетном листке за декабрь 2007 года - "Сергеева".

Ввод сведений о новых паспортных данных

Для ввода и хранения сведений об изменившихся паспортных данных используется похожий механизм. В форме элемента справочника "Физические лица" есть поле, в котором необходимо указать данные об удостоверении личности (поле "Удостоверение") - см. рис. 4.

Для ввода или изменения данных необходимо нажать на кнопку в правой части поля, при этом откроется форма ввод данных об удостоверении личности, в которой отобразятся актуальные на момент редактирования данные.

Для изменения паспортных данных необходимо ввести измененные сведения, а также дату, с которой эти данные вступают в силу.

После сохранения данных формы ввода сведений об удостоверении личности, а также элемента справочника "Физические лица" сохраняются измененные паспортные данные работника. Увидеть историю изменения паспортных данных можно в регистре сведений "Паспортные данные физических лиц" - см. рис. 5.

Данные о новом заграничном паспорте, водительском удостоверении, страховом полисе могут быть внесены в информационную базу в качестве свойств физического лица. На корректность работы системы отсутствие таких данных не повлияет.

Оформление заявления об обмене страхового свидетельства

Для передачи измененных анкетных данных работника в Пенсионный фонд, работодателю необходимо оформить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1, а также сформировать файл для передачи данных в электронном виде (см. рис. 6).

Для заполнения документа необходимо подобрать на закладке "Работники" список работников, для которых формируются заявления и указать дату последнего получения каждым работником страхового свидетельства. В нашем случае это единственный работник.

Если работник получал страховое пенсионное свидетельство или уже производил его замену на том же предприятии, на котором работает сейчас, и соответствующие документы персонифицированного учета оформлялись в той же информационной системе, программа хранит данные, указанные в страховом пенсионном свидетельстве работника. В таком случае с помощью кнопки "Заполнить" на командной панели закладки "Работники" автоматически заполняются данные на других закладках (см. рис. 7).

Если же в системе нет никаких документов персонифицированного учета на данного работника, то данные на закладке "Данные указанные в свидетельстве" будут заполнены в соответствии с актуальными сведениями о работнике, и их необходимо будет исправить вручную по данным старого страхового свидетельства. Данные на закладке "Изменившиеся данные" в таком случае тоже нужно заполнить вручную. Следует отметить, что не нужно указывать данные работника, если они не изменились по сравнению с данными старого страхового свидетельства.

После того как документ полностью заполнен, его нужно провести. При проведении документа производятся проверки соответствия данных документа стандартам и классификаторам ПФР. После проведения с помощью кнопок "Печать" и "Получить файл на диск" формируются печатные формы и файл для передачи в Пенсионный фонд.

Таким образом, при смене фамилии необходимо произвести замену некоторых обязательных документов. При этом работодатель принимает участие во внесении изменений в трудовую книжку, замене страхового полиса и замене страхового пенсионного свидетельства.

Возможности программы «1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0» позволяют вести персонифицированный учет данных сотрудников для целей государственного пенсионного страхования.

Анкета застрахованного лица

Если на работу устроился сотрудник, которому еще не выдавалось свидетельство гос. пенсионного страхования и не был присвоен страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), то работодатель обязан на такого сотрудника заполнить анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 и предоставить ее в орган ПФР. В программе это можно сделать с помощью документа «Анкета застрахованного лица».

Вкладка: Кадры - Анкета застрахованного лица

Также анкету можно создать путем добавления в журнал документов персонифицированного учета через .

В анкету необходимо занести сотрудников, указать их данные. Возможно автоматическое заполнение по кнопке «Заполнить», при этом табличная часть заполняется работниками, у которых нет страховых номеров. Из документа можно распечатать анкету АДВ-1 и опись АДВ-6-1, а также по кнопке «Записать файл на диск» сохранить данные в виде файла в формате ПФР. Для печати и сохранения в электронном виде необходимо, чтобы у работников были указаны паспортные данные (в справочнике «Физические лица»). После проведения документ становится недоступен для изменения.

Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства

Этот документ программы предназначен для формирования заявления об обмене страхового свидетельства АДВ-2 (в случае, если данные сотрудника изменились) или заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства АДВ-3 (в случае утраты свидетельства).

Вкладка: Кадры - Заявление об обмене, дубликате страхового св-ва

Также документ можно создать путем добавления в журнал документов персонифицированного учета через меню: Кадры - Документы персонифицированного учета ПФР .

В документе отмечается вид заявления: АДВ-2 или АДВ-3. Список работников необходимо занести вручную на закладке «Работники». По кнопке «Заполнить - заполнить заявления» можно произвести автоматическое заполнение раздела «Данные, указанные в свидетельстве» теми данными сотрудников, которые имеются в программе.

Важно: графа «Дата получения свидетельства» заполняется только в том случае, если сотрудник получил страховое свидетельство через нашу организацию. В ином случае графа не заполняется.

Раздел «Данные, указанные в свидетельстве» в заявлении об обмене страхового свидетельства АДВ-2 (заполнен автоматически, данные доступны для изменения вручную):

В заявлении об обмене страхового свидетельства (АДВ-2) необходимо заполнить раздел «Изменившиеся данные». При этом указываются только те данные, которые изменились, остальные поля остаются пустыми. Заполненный раздел «Изменившиеся данные» (сотрудница вышла замуж и сменила фамилию):

В заявлении о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3) на закладке «Работники» необходимо заполнить поле «Отметка о предоставлении сведений». Выбирается одно из значений: «Представлялись» (если наша организация уже предоставляла сведения по этому сотруднику в территориальный орган ПФР) или «Будут представлены» (если сведения еще не предоставлялись).

Для формы АДВ-3 раздел «Данные, указанные в свидетельстве» также заполняется автоматически (по кнопке «Заполнить» на закладке «Работники») или вручную. Раздел «Изменившиеся данные» для формы АДВ-3 не заполняется.

Из документа можно распечатать заявления АДВ-2 или АДВ-3 (в зависимости от вида) и опись АДВ-6-1, а также по кнопке «Записать файл на диск» сохранить данные в виде файла в формате ПФР. Для печати и сохранения в электронном виде необходимо, чтобы у работников были указаны паспортные данные (в справочнике «Физические лица»). После проведения документ становится недоступен для изменения.

Индивидуальные сведения о застрахованных лицах

Каждый работодатель обязан ежеквартально в установленной форме предоставлять в Пенсионный фонд индивидуальные сведения о каждом сотруднике, застрахованном в системе гос. пенсионного страхования. В эти сведения входят данные о стаже работы, начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» есть возможность автоматического формирования отчетности по персонифицированному учету. Предварительно должно быть выполнено начисление заработной платы и налогов (взносов) с ФОТ за соответствующий период. (Подробнее см. наши статьи «Настройка и отражение зарплаты в учете в программе «1С:Бухгалтерия 8 (ред. 2.0)» и «Страховые взносы в ПФР, ФОМС, ФСС в программе «1С:Бухгалтерия 8»)

Удобнее всего формировать отчетность по персонифицированному учету в специальной форме подготовки данных для ПФР.

Меню: Кадры - Подготовка данных ПФР

Вкладка: Кадры - Подготовка данных ПФР

Здесь необходимо указать организацию, отчетный период, состав форм. Затем по нажатию кнопки «Сформировать сведения» происходит автоматическое заполнение индивидуальных сведений по сотрудникам. Рассмотрим заполнение разделов формы.

В разделе «Комплекты документов (АДВ-6-2)» при автоматическом заполнении создана одна пачка документов с описью АДВ-6-2. При необходимости пачки могут быть добавлены вручную.

В разделе «Состав описи АДВ-6-2» указаны пачки по форме СЗВ-6-2 или СЗВ-6-1, входящие в данную опись. При автоматическом заполнении создаётся СЗВ-6-2. Пачки могут быть добавлены вручную. В этом же разделе указывается категория застрахованных лиц. По умолчанию стоит категория НАЕМ/РАБОТНИК, при необходимости ее можно изменить.

В разделе «Состав пачки СЗВ-6» указаны сотрудники, перечисленные в форме СЗВ-6. При выделении сотрудника справа отображаются данные по нему: страховой номер адрес, начисленные и уплаченные взносы, периоды работы. Раздел заполнен автоматически по данным программы, данные доступны для изменения вручную.

Таким образом, если у работников не было «особых периодов», например больничных, отпусков по уходу за ребенком и т.п., то все сведения, необходимые для предоставления в пенсионный фонд, формируются автоматически.

Если же такие «особые периоды» были, требуется ручная корректировка.

Предположим, что сотрудница Алексина в отчетном периоде была на больничном, ей было выплачено пособие по временной нетрудоспособности. Значит, индивидуальные сведения должны подаваться по форме СЗВ-6-1.

В этой же форме подготовки сведений для ПФР (закрывать или записывать не нужно) удалим Алексину из списка сотрудников. Затем в разделе «Состав описи АДВ-6-2» добавим еще одну пачку, укажем для нее форму СЗВ-6-1. Теперь в разделе «Состав пачки СЗВ-6» вручную добавим Алексину (при этом в разделе «Состав описи АДВ-6-2» должна быть выделена добавленная пачка СЗВ-6-1). Суммы вносов по сотруднику заполнились автоматически, а периоды работы добавляем и изменяем вручную. Для периода болезни в графе «Исчисление стажа» выбираем значение ВРНЕТРУД.

Аналогичным образом можно корректировать сведения в случае других особых периодов стажа, особых территориальных условий или условий труда.

Печать индивидуальных сведений, описей АДВ-6-3, списка застрахованных лиц доступна по кнопке «Печать», сохранение данных в электронном виде в формате ПФР - по кнопке «Файлы на диск». При этом происходит автоматическая проверка правильности заполнения сведений.

После нажатия «ОК» формируются документы «Опись сведений АДВ-6» и «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц», которые сохраняются в журнале документов персонифицированного учета (меню: Кадры - Документы персонифицированного учета ПФР ). Из этих документов также доступна печать сведений и сохранение в электронном виде.

Формы АДВ-2 и АДВ-3

Форма АДВ-2 передается в ПФР в случае изменения анкетных данных сотрудников, например, если сотрудница после замужества поменяла фамилию и документ, удостоверяющий личность.

Форма АДВ-3 передается в ПФР в случае потери сотрудником страхового свидетельства.

Анкетные данные сотрудников, используемые для заполнения форм АДВ-2 или АДВ-3. накапливаются в процессе эксплуатации системы.

Список передаваемых форм АДВ-2 или АДВ-3 формируется в документе Заявление об обмене, выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-2, АДВ-3) (меню Сотрудники › Персонифицированный учет › Пачка АДВ-2, АДВ-3 (обмен страхового свидетельства) интерфейса Кадровый учет организации ).

Документ прикладного решения обеспечивает формирование целой пачки документов по формам АДВ-2 и АДВ-3 в бумажном и электронном виде.

Форма документа заполняется в несколько этапов:

• Выбирается положение переключателя Вид заявлений , соответствующее нужной форме (АДВ-2 или АДВ-3).
• На закладке Сотрудники указывается список сотрудников, по которым передаются формы. В колонке Дата получения свидетельства указывается дата последнего по времени получения свидетельства этим сотрудником, если это произошло в нашей организации, в противном случае поле остается пустым.
• При помощи команды меню Заполнить › Заполнить заявления автоматически заполняется информация на двух других закладках; при этом данные на закладке Изменившиеся данные вводятся только для тех сотрудников, для которых была указана дата получения свидетельства (если у сотрудницы ранее была другая фамилия, то старая фамилия будет указана на закладке Данные , указанные в свидетельстве, новая фамилия - на закладке Изменившиеся данные ).
• Корректируется автоматически введенная информация на закладках Данные, указанные в свидетельстве и Изменившиеся данные .

Для вывода на принтер форм АДВ-2 или АДВ-3 следует нажать кнопку Печать .

Для получения форм АДВ-2 или АДВ-3 в электронном виде следует нажать кнопку Записать файл на диск . Чтобы просмотреть содержимое файла на экране компьютера, следует нажать кнопку Показать файл .

Перед получением форм в печатном и электронном виде система записывает документ и проверяет его на соответствие требованиям ПФР. При нарушении каких-либо требований система выведет соответствующее служебное сообщение.

Документ можно записать в информационную базу (кнопка Записать ) или записать и провести (кнопка ОК ). Проведение документа означает, что данные переданы в отделение ПФР, сам документ становится недоступным для редактирования.

Унифицированный бланк документа утвержден отдельным Постановлением ПФР от 11.01.2017 № 2п. Во втором приложении постановления чиновники представили образец заполнения сопроводительной описи. Отметим, что до 2017 года действовал другой бланк АДВ-6-1, но в настоящее время он не используется.

Действующая форма документа имеет название «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР» и представляет собой одну из отчетных форм в части предоставления сведений персонифицированного учета застрахованных граждан в ПФР.

Опись АДВ-6-1: скачать бланк

Когда нужно заполнять

Бланк-сопровождение придется составить при отправке в ПФР сведений по унифицированным формам:

1. Опись АДВ-1 ( мы приводили в другой статье) — создается при отправке индивидуальных сведений сотрудника на создание страхового свидетельства (СНИЛС) впервые.
2. АДВ-2 — если сотрудник изменил свои индивидуальные данные и необходима замена (обновление) СНИЛС.
3. АДВ-3 — отправка информации на создание дубликата СНИЛС, если работник его потерял или утратил.
4. СЗВ-К — при формировании сведений о стаже работника до 2002 года, составляется по индивидуальному запросу ПФ РФ.
5. Иные документы, предоставляемые страхователем в ПФР по индивидуальным запросам.

В большинстве случаев данный бланк — это сопроводительная опись АДВ-1 (бланк скачать выше).

Форма АДВ-6-1: образец заполнения

Сопроводительный бланк состоит из четырех условных блоков:

1. В первом блоке содержится информация о страхователе. Здесь необходимо указать регистрационный номер учреждения, выданный Пенсионным фондом, затем прописать ИНН, КПП и указать наименование. При смене названия либо в других исключительных случаях указываем дополнительную информацию в поле «Примечание».
2. Второй блок — это табличная часть, в которой представлены отчетные формы, поименованные выше. Здесь страхователь должен указать количество документов, направляемых в ПФР.
3. Третий блок заполняется при электронном документообороте с ОПФР. В блоке прописывают номер пакета, присвоенный электронной системой страхователя при отправке, а после получения система ОПС присваивает специальный номер данному пакету.
4. Четвертый блок — информация об исполнителе и руководителе организации-страхователя, их подписи.

Представляем пошаговую инструкцию заполнения на конкретном примере.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приняло на работу Ильину Марию Сергеевну, 1993 года рождения. У Ильиной М.С. отсутствует страховое свидетельство. Страхователь отправил в ПФР анкету застрахованного лица и сопроводительную опись АДВ-1 по унифицированной форме АДВ-6-1:

1. Заполняем сведения об организации-страхователе.

1. Указываем количество отчетных форм, направляемых в ПФР. В нашем примере это одна анкета формы АДВ-1.

1. Если документ составляется на бумаге, то заполнять третий блок не нужно. При составлении бланка в электронном виде с применением специализированных программ номера пакетов устанавливаются в автоматическом порядке.
2. Переходим к заполнению информации о подписантах. Указываем должность руководителя компании, фамилию и инициалы. Подписываем документ, заверяем печатью (при наличии). Указываем дату составления описи. При предоставлении документации в электронном виде формы следует подписать электронной подписью.

) для передачи в органы Пенсионного фонда производится в программе с помощью документа "Анкета застрахованного лица (АДВ-1) " (меню Кадры - Персонифицированный учет - Пачка АДВ-1 (анкета застрахованного лица) ).

В экранном документе указывается:

• в реквизите Организация - организация (или обособленное подразделение) из справочника Организации, по работникам которой подаются сведения;
• в реквизите Ответственный - лицо из справочника Пользователи, ответственное за ввод документа в информационную базу;
• в реквизите Формат файла выбирается формат файла для передачи сведений в пенсионный фонд России в электронном виде;
• в табличной части Работники организации указывается список работников организации, по которым необходимо подать анкетные данные в Пенсионный фонд России

Табличную часть документа можно заполнить автоматически списком работников организации, для которых в справочнике Физические лица не указан Страховой № ПФР . Для этого предназначена кнопка <Заполнить - Работниками без страховых номеров> . С помощью кнопки <Подбор> новые строки в табличную часть можно добавить путем множественного выбора из справочника Сотрудники организации .

При выборе работника реквизиты табличной части заполняются данными из справочника Физические лица : автоматически подставляются фамилия, имя, отчество, пол, дата и место рождения, адрес по регистрации, адрес фактического проживания, гражданство и телефон физического лица. При формировании печатной формы анкеты и файла для передачи в ПФР в электронном виде используются также сведения о документе, удостоверяющем личность физического лица. Все эти сведения должны быть предварительно заполнены в справочнике Физические лица .

С помощью кнопки <Записать файл на диск> производится выгрузка файла-пачки АДВ-1 в указанный каталог на магнитный носитель. Нажав на кнопку <Показать файл> , можно просмотреть содержимое файла-пачки.

Перед получением форм АДВ-1 в печатном и электронном виде производится проверка данных документа на соответствие требованиям Пенсионного Фонда России. При нарушении каких-либо требований выводится соответствующее служебное сообщение. Необходимо исправить ошибку, указанную в сообщении, и повторить выгрузку.

После подготовки документ можно записать в информационную базу (нажав на кнопку <Записать> ), а можно записать и провести (нажав на кнопку <ОК> ).

Проводить документ следует после того, как данные будут приняты территориальным органом Пенсионного Фонда России. При проведении сформированный файл сохраняется в регистре сведений Архив данных регламентированной отчетности , а проведенный документ становится недоступным для редактирования.

Физические лица, перечисленные в проведенном документе, не будут попадать в следующую форму АДВ-1 при ее автоматическом заполнении.

После получения работником страхового свидетельства, его номер следует ввести в программу в справочник Физические лица .

Рассмотрим пример

26.08.2011 г. в организацию "ИНКОМ ПЛЮС" принимается на работу Иванов Иван Иванович, 1991 года рождения, подлежащий обязательному социальному страхованию, но ещё не имеющий страхового свидетельства. Необходимо подготовить анкету застрахованного лица по форме АДВ - 1 для передачи в органы ПФР.

При регистрации приема на работу в программе вводятся персональные данные работника.

Указываются следующие сведения при регистрации нового сотрудника в справочнике "Сотрудники организации"

• фамилия, имя, отчество;
• дата рождения

Следующие сведения вводятся в справочнике Физические лица (переход в справочник Физические лица из формы элемента справочника Сотрудники организации осуществляется по ссылке "Более подробно о физическом лице")

• место рождения;
• паспортные данные;
• сведения о гражданстве
• контактная информация (адрес по прописке, адрес проживания, телефон)