Документы. Информация об изменениях
28 февраля 2019 , О господдержке промышленных предприятий, реализующих корпоративные программы повышения конкурентоспособности Постановление от 23 февраля 2019 года №191. В целях увеличения объёма экспорта конкурентоспособной промышленной продукции в рамках реализации федерального проекта «Промышленный экспорт» национального проекта «Международная кооперация и экспорт» определён порядок формирования и утверждения единого списка организаций, реализующих корпоративные программы повышения конкурентоспособности, являющихся производителями федерального и регионального значения. Также установлен порядок заключения соглашений о реализации корпоративных программ. Предприятия, заключившие соглашения о реализации корпоративных программ, смогут получить доступ к финансированию экспортных проектов, включая страхование соответствующих экспортных кредитов, и возможность использовать широкую линейку банковских инструментов.
27 февраля 2019 , Регулирование в сфере торговли. Защита прав потребителей Об установлении дополнительного реквизита кассового чека для товаров, подлежащих обязательной маркировке Постановление от 21 февраля 2019 года №174. В реквизите «код товара» кассового чека и бланка строгой отчётности для товаров, в отношении которых принято решение об обязательной маркировке, будет указываться код идентификации, позволяющий идентифицировать товар или код товарной номенклатуры. Установление дополнительного реквизита направлено на прослеживаемость и формирование прозрачной среды при обороте таких товаров.
26 февраля 2019 , Об изменениях в порядке использования иностранных спутниковых сетей связи на территории России Постановление от 21 февраля 2019 года №175. На российских операторов связи, использующих любую иностранную спутниковую систему, распространены требования об обязательности формирования российского сегмента иностранной спутниковой системы в составе станции сопряжения с сетями связи общего пользования и пропуска всего трафика, формирующегося абонентскими станциями на территории России, через такую станцию сопряжения.
26 февраля 2019 , Противодействие наркомании О совершенствовании контроля за оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ Постановление от 22 февраля 2019 года №182. Устанавливается контроль за легальным оборотом ряда веществ, используемых при незаконном изготовлении фентанила, находящихся в свободном обороте на территории России и не включённых в список наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю.
26 февраля 2019 , Старшее поколение О распределении межбюджетных трансфертов на создание системы долговременного ухода за пожилыми людьми и инвалидами Распоряжение от 23 февраля 2019 года №277-р. В рамках федерального проекта «Старшее поколение» национального проекта «Демография» предусмотрено создание системы долговременного ухода за людьми пожилого возраста и инвалидами. Средства в размере 295 млн рублей распределены между 11 субъектами Федерации на реализацию пилотного проекта по созданию системы ухода.
26 февраля 2019 , Арктическая деятельность Об ассигнованиях на научные исследования «Трансарктика-2019» Распоряжение от 23 февраля 2019 года №276-р. Из резервного фонда Правительства выделяются 868,75 млн рублей для организации и проведения комплексных научных исследований и государственного мониторинга состояния и загрязнения окружающей среды Арктики с использованием четырёх научно-исследовательских и научно-экспедиционных судов Росгидромета. Исследования «Трансарктика-2019» проводятся в контексте восстановления комплексных научных исследований Арктического региона, включая высокоширотную Арктику. Цель исследований – совершенствование системы гидрометеорологической безопасности морской деятельности России в Арктике для реализации научных и практических интересов государства.
26 февраля 2019 , Миграционная политика Об утверждении плана реализации первого этапа Концепции государственной миграционной политики на 2019–2025 годы Распоряжение от 22 февраля 2019 года №265-р. Планом, в частности, предусматриваются разработка проектов федеральных законов и других нормативных правовых актов, направленных на решение задач государственной миграционной политики, анализ и подготовка предложений по дальнейшему совершенствованию миграционного законодательства, оптимизация порядка предоставления государственных услуг и выполнения административных процедур.
25 февраля 2019 , Гуманитарные связи с зарубежными странами (кроме СНГ). Соотечественники Об одобрении Правительством Российской Федерации проекта Соглашения между правительствами России и Индонезии об упрощении визового режима взаимных поездок граждан Распоряжение от 22 февраля 2019 года №264-р. Цель Соглашения - упрощение процедуры выдачи краткосрочных виз для граждан двух стран на взаимной основе. Предусматривается возможность выдачи гражданам России и Индонезии многократных туристических виз сроком до шести месяцев.
25 февраля 2019 , Государственная политика в сфере научных исследований и разработок О порядке разработки и реализации комплексных научно-технических программ и проектов полного инновационного цикла Постановление от 19 февраля 2019 года №162. В целях формирования современной системы управления в области науки, технологий и инноваций, повышения инвестиционной привлекательности сферы исследований и разработок планом реализации Стратегии научно-технологического развития России предусмотрена реализация комплексных научно-технических программ полного инновационного цикла и комплексных научно-технических проектов полного инновационного цикла. Подписанным постановлением установлен порядок разработки, утверждения, реализации, корректировки и завершения таких программ и проектов.
Социальная поддержка отдельных категорий граждан О выпуске и распределении в 2019 году государственных жилищных сертификатов Распоряжение от 20 февраля 2019 года №252-р. В рамках госпрограммы «Обеспечение доступным и комфортным жильём и коммунальными услугами граждан Российской Федерации». В 2019 году планируется выдать 7151 государственный жилищный сертификат на общую сумму 16,24 млрд рублей.
22 февраля 2019 , Телекоммуникации. Электросвязь О создании Центра мониторинга и управления сетью связи общего пользования Постановление от 13 февраля 2019 года №136. Основная цель создания Центра мониторинга и управления сетью связи общего пользования – обеспечение целостности, устойчивости функционирования и безопасности сети связи общего пользования в связи с наличием потенциальных угроз информационной безопасности, которые могут оказать влияние на работу сетей связи операторов связи, сети связи общего пользования в целом, а также российского сегмента интернета.
22 февраля 2019 , Общие вопросы промышленной политики О запрете на допуск отдельных видов товаров машиностроения, происходящих из иностранных государств, для оказания услуг финансового лизинга Постановление от 19 февраля 2019 года №159. Установленный ранее запрет на допуск отдельных видов товаров машиностроения, происходящих из иностранных государств, распространён на оказание услуг финансовой аренды (лизинга). Это позволит защитить внутренний рынок, поддержать развитие национальной экономики, российских товаропроизводителей, будет способствовать стабилизации финансовой ситуации, дополнительной загрузке производственных мощностей предприятий, сохранению на них рабочих мест, в том числе в смежных отраслях.
1Постановление Правительства РФ от 25 августа 2012 г. N 851
"О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения"
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 1 апреля 2016 г. N 254 постановление дополнено пунктом 4
4. Установить, что Министерство экономического развития Российской Федерации является оператором официального сайта.
Официальный сайт размещается на технических средствах центров обработки данных, обеспечивающих функционирование и входящих в инфраструктуру, обеспечивающую информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.
Правила
раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения
(утв. постановлением Правительства РФ от 25 августа 2012 г. N 851)
С изменениями и дополнениями от:
17, 18 декабря 2012 г., 30 июля 2014 г., 30 января, 25 июля 2015 г., 29 февраля, 1 апреля, 15 октября 2016 г., 16 января, 10 июля 2017 г., 25 января, 31 октября 2018 г.
1. Настоящие Правила устанавливают порядок раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения.
2. Настоящие Правила не применяются в отношении:
а) проектов федеральных законов по вопросам:
федерального бюджета, бюджета государственных внебюджетных фондов и их исполнения, а также подлежащих внесению одновременно с указанными проектами федеральных законов;
правового режима государственной границы Российской Федерации;
изменения числа мировых судей и количества судебных участков в субъектах Российской Федерации;
б) следующих проектов нормативных правовых актов:
проекты нормативных правовых актов, содержащие сведения, отнесенные к государственной тайне, и сведения конфиденциального характера, а также проекты нормативных правовых актов (за исключением проектов федеральных законов), регулирующие отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации;
проекты нормативных правовых актов, указанные в пункте 60.1 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", а также в пункте 3.1 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";
проекты нормативных правовых актов, предусматривающие предоставление из федерального бюджета межбюджетных трансфертов, а также проекты нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, регулирующие отношения в области обеспечения исполнения федерального бюджета, кассового обслуживания исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, внутреннего государственного финансового контроля за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета;
проекты нормативных правовых актов по вопросам заключения, прекращения, приостановления действия, ратификации, денонсации международных договоров Российской Федерации и выражения намерения Российской Федерации не становиться участником международных договоров;
проекты нормативных правовых актов в области военно-технического сотрудничества Российской Федерации с иностранными государствами;
проекты нормативных правовых актов, обеспечивающие выполнение международных обязательств Российской Федерации в области нераспространения оружия массового поражения, средств его доставки, а также в области контроля за экспортом продукции военного и двойного назначения;
проекты нормативных правовых актов, регламентирующие вопросы организации, обеспечения деятельности и взаимодействия органов государственной власти при реализации ими мероприятий по борьбе с терроризмом, в том числе с финансированием терроризма (за исключением проектов федеральных законов и проектов нормативных правовых актов, затрагивающих деятельность юридических и физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей);
проекты нормативных правовых актов, подготавливаемые в рамках реализации федеральных проектов;
проекты технических регламентов;
абзац утратил силу с 30 марта 2018 г. - Постановление Правительства РФ от 25 января 2018 г. N 62
проекты федеральных норм и правил в области использования атомной энергии;
проекты федеральных стандартов бухгалтерского учета.
3. Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, или федеральный орган исполнительной власти, которому поручена подготовка проекта нормативного правового акта (далее - разработчик), осуществляет размещение на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", созданном для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения (далее - официальный сайт):
а) уведомления о подготовке проекта нормативного правового акта (далее - уведомление);
б) проекта нормативного правового акта;
в) информации о сроках общественного обсуждения уведомления и (или) проекта нормативного правового акта;
г) информации о результатах общественного обсуждения уведомления и (или) проекта нормативного правового акта;
д) информации о результатах рассмотрения проекта нормативного правового акта.
4. Информация, относящаяся к разработке проекта нормативного правового акта, указывается в паспорте этого проекта, который ведется разработчиком на официальном сайте.
5. Срок общественного обсуждения уведомления и (или) проекта нормативного правового акта определяется разработчиком и не может составлять менее 15 календарных дней со дня размещения на официальном сайте уведомления или проекта нормативного правового акта, за исключением проекта федерального закона, срок общественного обсуждения которого составляет 15 календарных дней.
Необходимость проведения общественного обсуждения уведомления при разработке проекта нормативного правового акта, не указанного в абзаце третьем настоящего пункта или в пункте 8 настоящих Правил, определяется руководителем (заместителем руководителя) разработчика. В случае если принято решение об отказе от проведения общественного обсуждения уведомления, уведомление на официальном сайте не размещается.
Уведомление при разработке проекта федерального закона подлежит обязательному размещению для общественного обсуждения на официальном сайте.
8. Общественный совет при разработчике вправе определить перечень проектов нормативных правовых актов разработчика, общий срок общественного обсуждения уведомления и проекта нормативного правового акта по которым не может составлять менее 60 календарных дней.
11. В случае если решением Правительства Российской Федерации (Президиума Правительства Российской Федерации) или поручением Председателя Правительства, в том числе принятым во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, установлен срок разработки проекта нормативного правового акта, не превышающий 20 календарных дней, общественное обсуждение такого проекта нормативного правового акта не проводится.
Руководителем (заместителем руководителя) разработчика может быть принято решение об отказе от проведения общественного обсуждения в отношении:
а) проектов нормативных правовых актов о признании утратившими силу нормативных правовых актов, разработанных на основании или во исполнение признанных утратившими силу нормативных правовых актов более высокой юридической силы;
б) проектов нормативных правовых актов, подготовленных в целях реализации решений Конституционного Суда Российской Федерации;
в) проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти об установлении цен (тарифов);
г) проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти о введении в действие (прекращении действия) международных стандартов финансовой отчетности, международных стандартов аудита;
д) проектов федеральных стандартов деятельности членов саморегулируемых организаций, утверждаемых в соответствии с законодательством Российской Федерации, - в случае, если ранее были размещены в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в соответствии с установленными правилами разработки таких стандартов;
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 16 января 2017 г. N 11 пункт 11 дополнен подпунктом "е"
е) проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации о внесении изменений в государственные программы Российской Федерации, предусматривающих дополнение государственных программ Российской Федерации приложением, содержащим правила предоставления субсидий из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации, или внесение изменений в указанное приложение.
Решение об отказе от проведения общественного обсуждения при разработке проектов нормативных правовых актов, определенных настоящим пунктом, размещается в паспорте проекта нормативного правового акта на официальном сайте одновременно с проектом нормативного правового акта до направления (при необходимости) проекта нормативного правового акта разработчиком в установленном порядке на согласование.
В этом случае пункты 13 - 21 настоящих Правил на указанные проекты нормативных правовых актов не распространяются.
13. Уведомление подписывается руководителем (заместителем руководителя) разработчика и содержит:
а) вид, наименование и планируемый срок вступления в силу нормативного правового акта, круг лиц, на которых будет распространено его действие;
г) срок, в течение которого разработчиком принимаются предложения, и наиболее удобный способ их представления;
д) иную информацию по решению разработчика, относящуюся к сведениям о подготовке проекта нормативного правового акта.
14. В случаях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576 "Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов", к уведомлению прилагается концепция проекта федерального закона.
15. В целях проведения общественного обсуждения уведомления информация о его размещении с указанием сведений о месте его размещения на официальном сайте (полный электронный адрес), сроке представления предложений и наиболее удобном способе их представления направляется разработчиком в следующие органы и организации:
а) Общественная палата Российской Федерации;
а.1) Экспертный совет при Правительстве Российской Федерации;
б) общественный совет при разработчике (в случае его наличия);
в) органы и организации, целью деятельности которых является защита и представление интересов потенциальных участников общественных отношений, на которые направлено правовое регулирование проекта нормативного правового акта;
г) иные организации, которые целесообразно, по мнению разработчика, привлечь к общественному обсуждению проекта нормативного правового акта.
Разработчик формирует на официальном сайте список получателей этих сведений и указывает адреса электронной почты, по которым осуществляется рассылка. Решение о направлении указанной информации в бумажном виде принимается разработчиком самостоятельно.
16. Разработчик рассматривает предложения, поступившие в установленный срок в электронной или письменной форме по результатам общественного обсуждения уведомления.
17. Разработчик не позднее 60 календарных дней со дня окончания срока общественного обсуждения уведомления размещает на официальном сайте сводку предложений, поступивших в рамках общественного обсуждения уведомления, с указанием позиции разработчика.
18. По результатам предусмотренного пунктом 16 настоящих Правил рассмотрения предложений разработчик принимает решение о разработке проекта нормативного правового акта или об отказе от его разработки. В случае принятия решения об отказе от разработки проекта нормативного правового акта разработчик размещает на официальном сайте соответствующее сообщение и сводку предложений, поступивших в рамках общественного обсуждения уведомления, с указанием мотивов принятия такого решения.
19. Разработчик размещает на официальном сайте проект нормативного правового акта с пояснительной запиской, содержащей необходимые обоснования реализации предлагаемых решений, сводку предложений, поступивших в рамках общественного обсуждения уведомления (в случае проведения такого обсуждения), с указанием позиции разработчика. Одновременно информация о размещении проекта нормативного правового акта на официальном сайте с указанием сведений о месте размещения проекта нормативного правового акта на официальном сайте (полный электронный адрес), сроке приема предложений и наиболее удобных способах их представления направляется в Экспертный совет при Правительстве Российской Федерации, а также в органы и организации, указанные в пункте 15 настоящих Правил. Разработчик формирует на официальном сайте список получателей этих сведений и указывает адреса электронной почты, по которым осуществляется рассылка. Решение о направлении указанной информации в бумажном виде принимается разработчиком самостоятельно.
20. Разработчик обязан рассмотреть все предложения, поступившие в установленный срок в электронной или письменной форме по результатам общественного обсуждения проекта нормативного правового акта, и не позднее дня направления проекта нормативного правового акта на согласование с федеральными органами исполнительной власти разместить на официальном сайте сводку предложений, поступивших в рамках общественного обсуждения проекта нормативного правового акта, с указанием позиции разработчика.
21. Доработанный с учетом предложений, поступивших в ходе общественного обсуждения, проект нормативного правового акта с материалами, указанными в пунктах 19 и настоящих Правил, и копиями наиболее значимых, по мнению разработчика, предложений направляется при необходимости разработчиком в установленном порядке на согласование.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 25 июля 2015 г. N 758 Правила дополнены пунктом 21.1
21.1. Заключение Экспертного совета при Правительстве Российской Федерации на проект нормативного правового акта, вносимого в Правительство Российской Федерации, при его наличии прилагается разработчиком к проекту нормативного правового акта.
23. Разработчиком в течение 10 календарных дней со дня принятия решения по проекту нормативного правового акта на официальном сайте размещается информация о результатах его рассмотрения Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, а также о направлении подписанного нормативного правового акта федерального органа исполнительной власти на регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.
24. В случае если проект нормативного правового акта был возвращен Президентом Российской Федерации или Правительством Российской Федерации на доработку, разработчиком может быть принято решение о проведении его повторного общественного обсуждения.
Повторное обсуждение проекта федерального закона не проводится.
25. Разработчик в течение 3 рабочих дней после официального опубликования нормативного правового акта размещает его на официальном сайте.
Закреплено, как федеральные органы исполнительной власти раскрывают информацию о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения.
Так, указанные органы размещают на официальном сайте, специально созданном для этого, уведомление о подготовке проекта нормативного правового акта, сам проект, информацию о сроках, результатах его общественного обсуждения. Также приводится пояснительная записка.
Сведения о разработке проекта указываются в паспорте этого документа, который ведется разработчиком.
Срок общественного обсуждения уведомления и (или) проекта акта определяется разработчиком и не может быть меньше 15 календарных дней с момента их размещения на официальном сайте.
Общий срок обсуждения составляет не менее 60 календарных дней, если разрабатываются проекты следующих актов. Федеральные конституционные законы, а также федеральные законы о защите прав и свобод человека и гражданина, охране правопорядка, проведении единой госполитики в области культуры, науки, образования, здравоохранения, соцобеспечения и экологии. В аналогичный срок обсуждаются новые государственные и федеральные целевые программы.
Разработчик обязан рассмотреть все предложения, поступившие в установленный срок. Он размещает сводку этих предложений с указанием своей позиции.
Если проект акта возвращен на доработку либо получил отрицательное заключение Минюста, Минэкономразвития или Минфина России и учет замечаний существенно изменит текст, разработчик может провести его повторное общественное обсуждение.
Установлено, что федеральные органы исполнительной власти размещают информацию о подготовке проектов актов и результатах их обсуждения до 15 апреля 2013 г. на своих официальных сайтах, а после - на сайте regulation.gov.ru.
Правила не применяются в отношении проектов техрегламентов, федеральных законов по вопросам бюджета страны, ратификации и денонсации международных договоров России. Речь идет и о проектах актов, содержащих гостайну, и др.
Постановление Правительства РФ от 25 августа 2012 г. N 851 "О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения"
Настоящее постановление вступает в силу по истечении 7 дней после дня его официального опубликования
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
названного постановления с 1 июля 2015 г.
Технический прогресс коснулся многих сфер деятельности человека. Одну из главных ролей в этом играют специалисты ИТ отрасли, благодаря которым осуществляется беспрерывный процесс создания и модернизации различных систем и программных комплексов. Это, в свою очередь, упрощает и делает более эффективной работу разных категорий работников.
Сегодня на многих предприятиях, в учреждениях, организациях (далее - предприятие) практически все документы создаются в электронном виде с использованием определенных технологий, автоматизируются процессы обработки данных. Так, уже многие делопроизводители или те, кто отвечают за учет и обработку документов на предприятиях, успели оценить старания программистов, которые с целью упрощения и оптимизации их работы, создают решения для автоматизации процессов делопроизводства, обработки документов и данных, создания и согласования электронных документов.
Законодательство об электронном документообороте
Основным нормативно-правовым документом, который регулирует процесс электронного документооборота на предприятиях в Украине, является Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 24 июня 2006 года № 851-15 (далее - Закон № 851).
Напомним, что документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а также комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Одним из обязательных реквизитов электронного документа является электронная цифровая подпись автора документа
В соответствии со статьей 9 Закона № 851 электронный документооборот (оборот электронных документов) - это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые исполняются с использованием проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.
Электронный же документ, согласно статье 5 Закона № 851, - это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.
Технологии для работы с электронными документами и данными
В соответствии с Законом № 851, электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, т. е. имеют доказательную силу, могут рассматриваться в суде, использоваться в государственных и коммерческих структурах. При этом следует заметить, что, к сожалению, уровень доверия к электронному документу еще достаточно низкий, сфера применения очень узкая, чего нельзя сказать о технологиях, использующихся для работы с электронными копиями бумажных документов, данными или информацией в электронном виде.
Указанные технологии предоставляют множество возможностей для:
автоматизации процессов коллективной работы, согласования проектов документов, которые могут быть представлены в виде текстов, расчетов, отчетных данных, чертежей и т. д.;
обработки официальных документов;
контроля исполнения;
организации архивного хранения и пр.
В зависимости от того, какую информацию содержит документ и на решение каких задач он направлен, используется та или иная технология. Соответственно, и технологии развиваются в разных направлениях в соответствии характером обрабатываемой информации и задачами, для которых эти технологии предназначены. На текущий момент существует несколько классов технологий, таких как ЕСМ (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) и т. д.
Для организации документооборота, автоматизации процессов согласования проектов и обработки документов используются технологии ЕСМ или СЭД (система электронного документооборота). Следует отметить, что если задачей ЕСМ является управление потоками информации, то СЭД - как правило, дает возможности по автоматизации процессов движения, контроля и учета документов. Следовательно, спектр задач, которые решает ЕСМ значительно больше, чем СЭД. Рассмотрим основные функциональные возможности технологий.
Основные функциональные возможности типовой СЭД:
электронная канцелярия (регистрация и ввод электронных копий документов в систему);
работа с проектами документов (согласование проектов документов);
контроль исполнительской дисциплины;
отслеживание движения документов на предприятии;
поиск и анализ информации в системе;
построение отчетности по контролю;
обеспечение безопасности информации.
Основные функциональные возможности технологии ЕСМ:
управление документами - экспорт (импорт) документов, контроль версий, библиотеки документов;
управление образами документов - загрузка, преобразование и управление бумажными документами;
управление записями - автоматизация политик хранения;
управление потоками работ - поддержка бизнес-процессов, передача документов (задач) по маршрутам, назначение задач исполнителям, отслеживание изменения состояний задач, ведение журналов аудита;
управление веб-контентом - управление веб-контентом и взаимодействием пользователей, создание рабочих областей;
управление мультимедиаконтентом - управление графическими, видео- и аудиофайлами;
управление знаниями - построение баз знаний для накопления и использования релевантной(сноска) для бизнеса информации;
документоориентированное взаимодействие - совместное использование документов и поддержка проектных команд.
Однако, несмотря на то, что в сравнении с ЕСМ СЭД используется для более узкого круга задач, вместе с тем она удерживает достаточно хорошие позиции на IT-рынке Украины. Это объясняется тем, что, во-первых, ЕСМ, в отличие от СЭД, рассчитана на большое количество разнонаправленных задач и поэтому чаще востребована именно в больших организациях, где автоматизация процессов документооборота лишь одно из требований к платформе. Ведь зачастую документооборот может быть одной из систем в общем корпоративном ресурсе, построенном с использованием технологий ЕСМ. Маленькие организации не ставят перед собой цель управлять информационными потоками в автоматизированном режиме, поскольку эти потоки небольшие и стоимость владения технологией значительно превышает экономию при автоматизации процессов управления информацией.
МАТЕРИАЛ ПО ТЕМЕ
Обзор глобальных вендоров ECM систем
Иными словами, использовать технологию ЕСМ в таком случае просто не имеет смысла. Во-вторых, ЕСМ - это платформа, на которой требуется проводить разработку или специфическую настройку, что также может оказаться дорогостоящей процедурой.
При этом СЭД, как правило, можно приобрести за сравнительно низкую цену в стандартной поставке, так называемой «коробке», которая будет включать минимальный функционал по учету документов для делопроизводителя или секретаря. Более того, СЭД не очень сложны в дальнейшей настройке и использовании, что снижает стоимость владения, чего нельзя сказать об ЕСМ.
Учитывая вышеописанное, ЕСМ системам следует отдать должное - при автоматизации процессов управления информационными потоками, консолидации информации они незаменимы и легко справляются с поставленными задачами.
Вместе с тем СЭД активно используются и в государственных структурах. Казалось бы, они имеют совсем немалые потоки документов, даже наоборот: например, один Кабинет Министров Украины обрабатывает порядка миллиона документов в год, каждое министерство - до двухсот тысяч, каждый из центральных органов власти - до десяти тысяч. И даже при такой нагрузке основной технологией обработки документов в органах государственной власти, все-таки является СЭД. Такая ситуация обусловлена в первую очередь тем, что основная задача, которая ставится перед технологией - это учет документов, а с этой задачей СЭД справляется отлично.
Однако в результате такого активного использования СЭД в государственном секторе она получила отпечаток в виде отражения в функционале «канцелярии государственного уровня». А поскольку коммерческим структурам сложные «номенклатурные» процессы зачастую не нужны, разработчики технологий нашли выход и из такого положения. Так, многие СЭД могут быть представлены в двух видах: для государственного и коммерческого сектора. При этом коммерческая версия, как правило, более простая в работе и восприятии интерфейсных форм.
Автоматизация современных процессов обработки документов
Потребности рынка диктуют и для СЭД, и для ЕСМ свои правила. Сегодня практически сформировался перечень определенных приоритетных требований, которые обязывают технологии предоставлять возможности для их автоматизации. Вот некоторые из них:
ведение канцелярии;
обращения граждан и организаций;
согласование проектов документов;
управление договорами;
управление командировками;
управление совещаниями и заседаниями;
управление тендерными процедурами;
электронные архивы и т. д.
Перечень указанных требований можно продолжить и к слову сказать, представленные на рынке СЭД и ЕСМ в той или иной мере отвечают этим потребностям.
Но эти потребности не диктуют необходимое присутствие электронного документа. В большинстве случаев автоматизируются только процессы обработки электронных копий. Конечно, есть небольшая группа электронных документов Однако следует заметить, что в эту группу попадают документы в основном временного хранения и «живут» эти документы в большинстве своем в коммерческих структурах. Такая ситуация связана с тем, что на сегодня нет четких норм закона, которые бы определяли каким образом будет храниться электронный документ, соответственно, и технологии не предоставляют возможности. Возможно, находясь в переходном периоде от бумажной канцелярии к электронному документу, появится необходимость случае передачи электронного документа на постоянное или длительное хранение предоставить его в двух экземплярах: бумажном и электронном.
Вести такой двойной учет экземпляров документов неудобно, однако это требование связано именно с возможностями по организации длительного хранения, которые в силу отсутствия нормативно-правовой на данный момент развиты хуже, нежели технологии для обработки оперативной информации. Безусловно, это не означает, что к технологиям для организации длительного хранения документов и самому электронному документу нет интереса. Напротив, практики и разработчики на профильных конференциях активно обсуждают стратегические вопросы и проблемы в этой сфере. Вот, например, некоторые из них:
старение носителей документов;
старение программного обеспечения;
старение форматов хранения и обеспечения целостности документа;
режимы хранения носителей;
необходимая обработка и восстановление записей.
Опыт зарубежных стран
Последние исследования в области архивного хранения электронного документа показали необходимость унификации процессов и используемых форматов на всех этапах его жизненного цикла. Так, например, австрийский государственный аппарат построил интегрированную систему управления электронными официальными документами и архивным процессом - «от создания до уничтожения», с целью обеспечения корректного управления электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.
В рамках проекта были реализованы процессы управления и обработки официальных документов федеральных ведомств посредством системы ELAK (Elektronisher Akt), а также внедрена спецификация формата межведомственного обмена документами под названием EDIAKT. Последний регламентирует, в частности, предоставление информации в государственные архивы и таким образом, определяет формат сдаточных информационных пакетов (SIP, Submission Information Package), которые могут вводиться в архивную систему.
МАТЕРИАЛ ПО ТЕМЕ
Эстония поделится опытом создания электронного правительства
В настоящее время Австрийская федеральная канцелярия финансирует поставку такой централизованной архивной системы, а также приобретение генеральной лицензии, которая позволит всем австрийским государственным органам воспользоваться преимуществами внедряемой технологии архивирования и обеспечения долгосрочной сохранности информации.
Централизованная архивная система введена в эксплуатацию в 2011 году. Первым ее пользователем стал Австрийский государственный архив. Система обеспечивает прием сдаточных информационных пакетов (в формате EDIAKT) в архив длительного хранения, а также все необходимые функции доступа, управления данными, их сохранности и администрирования. Благодаря этой системе удастся сохранить важные документы, которые, как предполагается, станут историческим наследием Австрии для грядущих поколений.
Проблемы украинского архивоведения
Большой объем работ предстоит выполнить совместными усилиями украинским ученым, документоведам, специалистам архивного дела и управленцам по обновлению нормативно-инструктивного аппарата, а также теоретических и методических разработок, связанных с принципами формирования Национального архивного фонда (НАФ), критериями ценности документов, технологиями хранения.
Среди стратегических задач прикладного архивоведения важное место занимает совершенствование организации и управления деятельностью архивных учреждений. К ним относятся:
поиск унифицированных форматов, новых методов отбора и регистрации документов;
классификация, учет и хранение документов;
обеспечение сохранности документов;
создание благоприятных условий для использования информационных ресурсов.
Особое значение в современных условиях приобретают автоматизированные информационные системы и пути их постепенного внедрения в архивную отрасль.
Очевидно, что пока не будут решены все эти стратегические вопросы, а автоматизированные системы и технологии не будут отвечать всем требованиям поддержки полного жизненного цикла электронного документа, полноценный электронный документооборот в Украине невозможен.
Однако отсутствие электронного документооборота не препятствует использованию автоматизированных систем для решения повседневных задач, связанных с учетом и обработкой документов. Использование СЭД или ЕСМ на предприятиях существенно экономят время и технические ресурсы. А грамотное внедрение технологии помогает найти баланс между затратами при ее покупке (владении) и сэкономленными ресурсами. Ведь правильное применение системы означает, что она работает на владельца, а не владелец на ее содержание.
бизнес-аналитик Казиева Нина
